FORMULIEREN EN LIJSTJES. Het kan handig, snel en plezierig! Overzichtslijstjes, takenlijstjes, presentielijstjes, enquêtes, intakeformulieren, planningssheets,. Allemaal bekende en vaak terugkerende speeltjes van de secretaresse. Meestal ziet het er prima uit als het de printer uitrolt. Maar is er wel gekozen voor het beste programma om dit te maken? En zijn ze wel slim en effectief gemaakt? Had het handiger of sneller gekund? Vast wel. Daarom enkele tips voor het Officepakket 2007/2010. Ze kunnen je kantoorwerkzaamheden in één klap een stuk aangenamer maken. EEN OVERZICHT VAN DEELNEMERS AAN EEN VERGADERING Je wilt graag een overzicht van wie er allemaal heeft gereageerd op een Outlookvergaderverzoek? Dat kan simpelweg door de vergadering te openen en te klikken op controleren>>traceerstatus weergeven. Het is ook mogelijk dit overzicht te kopiëren en plakken in Excel. Als je wilt maak je in 1 klik een overzicht van alle deelnemers in Excel die je vervolgens kunt gebruiken als presentielijst of deelnemerslijst voor de genodigden. Om dit te doen kies je controleren>>status naar klembord kopiëren en plak je dit in Excel.
WIL JE EEN KLEURRIJK LIJSTJE? In Excel 2007/2010 heb je de mogelijkheid in één keer de hele lijst te voorzien van fraaie kleuren. De afwisseling van lichte en donkere kleuren bevorderen de leesbaarheid en je krijgt er meteen filterknopjes bij voor het geval je ook nog wilt filteren of sorteren. Enige voorwaarde is dat de lijst uit aaneengesloten cellen bestaat. Klik vervolgens in een willekeurige cel in de lijst. Klik in het lint op Opmaken als Tabel en kies een kleurtje uit. SNEL DOORTELLEN MET DE VULGREEP Het voorbeeld geeft aan dat je in Excel tal van gegevens snel kunt invoeren door simpelweg aan de vulgreep (zwart blokje, rechtsonder in iedere cel) te trekken nadat je het eerste gegeven hebt ingevoerd. Heb je dit gedaan dan kun je door een klik op het icoontje onderaan het lijstje kiezen uit enkele variaties. Zo kun je bijvoorbeeld wel of geen weekend laten meetellen of de cellen kopiëren in plaats van door tellen. Wil je sprongen maken tussen getallen, voer dan twee getallen in>>selecteer deze beide getallen>>trek vervolgens de vulgreep naar beneden. VERVOLGKEUZELIJSTJE MAKEN OM TIJD TE BESPAREN EN SNELHEID TE WINNEN. Soms is het prettig als je er voor kunt zorgen dat gebruikers bij het invullen van een Excel-formulier slechts kunnen kiezen uit een beperkt aantal mogelijkheden. Dit voorkomt typfouten en maakt het makkelijker om de gegevens later te verwerken, bijvoorbeeld in een enquête. En stel, in een adressenlijst moet een keuze gemaakt worden uit een provincie. Omdat dit een vaak voorkomende actie is, die ook wat typwerk vraagt, is dit ook een mooi voorbeeld voor een validatielijstje in Excel. 2/2
Werkwijze: tabblad gegevens >> gegevensvalidatie >> instellingen >> toestaan:lijst >> bron: als je een lijstje ergens in een werkmap hebt kun je dat nu selecteren maar je kunt ook in dit vakje een opsomming typen die je scheidt met een ; (punt-komma). CELLEN BEVEILIGEN ZODAT GEBRUIKERS ALLEEN BEPAALDE CELLEN KUNNEN INVULLEN. Je hebt vast al eens een fraai opgemaakt Excelformulier compleet verbouwd zodat onbevoegden er niets aan kunnen veranderen maar wel lezen en invullen. Selecteer eerst de cellen die niet geblokkeerd hoeven te worden; de in te vullen cellen dus. Houdt daarvoor de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere cellen te selecteren. Klik dan met de rechter muisknop op één van de geselecteerde cellen >> Celeigenschappen >> tabblad Bescherming >> zet het vinkje bij geblokkeerd uit. We hebben nu de cellen aangegeven welke veranderbaar zijn en kunnen dan via Bestand >> info >> werkmap beveiligen (versie 2003:Extra >> beveiliging >> blad beveiligen) aangeven dat het werkblad mag beveiligd worden. 3/3
4/4
TAKENLIJSTJES IN ONENOTE Het minst bekende programma uit de Office-stal kan prachtige lijstjes maken met vakjes die je kunt afvinken. Er zitten er heel wat in het programma zelf maar je kunt ze ook helemaal zelf maken. Als voorbeeld mijn lijstje om de stappen in mijn trainingstrajecten bij te houden; van intake tot evaluatie. 5/5
GEBRUIKSVRIENDELIJKE FORMULIEREN IN WORD Hier en daar kom ik wel eens een verdwaalde InfoPath-liefhebber tegen maar over het algemeen zijn de formuliervelden in Word toereikend genoeg om prachtige lijstjes te maken. In het voorbeeld een formuliertje om de gegadigden voor de personeelsbarbecue te inventariseren. De getoonde velden zijn achtereenvolgens: een gewoon invulveld, keuzes die je kunt aanvinken, vervolgkeuzerijtjes die zich openbaren als je ze uitvouwt, een aanklikbaar kalendertje, en een doorlink naar je map met afbeeldingen. De reden waarom de formuliertool niet vaak wordt gebruikt is misschien wel omdat het te vinden is op het tabblad Ontwikkelaars. Dat staat niet standaard aan. Doe dit via bestand >> opties >> Lint aanpassen >> vink in de rechterkolom ontwikkelaars aan. Kies het besturingselement dat je wenst. Vul keuzevelden in door het veld te selecteren en in het tabblad op eigenschappen te klikken. Zo zie je maar, lijstjes maken kan zelfs leuk zijn! 6/6
7/7