COLLEGEVOORSTEL Datum vergadering : 28 juli 2015 Besluit : Openbaar Auteur : Renee Huisman Zaak-Adviesnr. : Z/15/EM-GD-01/025819-ADV-15-22891 Portefeuillehouder : J. (John) Willems WHC Besluit PUBER : Nee Agendanummer : Afdeling : Strategie, Beleid en Projecten (Adjunct) Hoofd : J. Starren - Stevens Paraaf: Datum stuk : 21 juli 2015 Aantal pagina s : 2 ONDERWERP: Zonnepanelenproject: Aanbestedingsproces ADVIES: - Instemmen met aanbestedingsprocedure; - Instemmen met aanbestedingsdocument selectiefase en selectiecriteria gunningfase. CIRCULATIE: AKKOORD BESPREKEN OPMERKINGEN Dieudonné Akkermans Mr. Jos Custers Jo Bisscheroux John Willems Drs. Armand Opreij Drs. Gerry Jacobs Mathea Severeijns ROUTING BESPROKEN MET Raadscommissie geen Portefeuillehouder Raad : Afdelingshoofd Ondernemingsraad : Financiën Persbericht : HRM Juridische zaken Communicatie Overigen 1 Behandeld door : Dhr. Bijlage(n) : *ADV-15-22891* Ons kenmerk : ADV-15-22891
COLLEGEBESLUIT 2
AANLEIDING Recent is de Beleidsnotitie Duurzaamheid 2015 2018 vastgesteld binnen de raad. De beleidsnotitie bevat een projectenplanning, waarbij aangegeven wordt welke activiteiten en projecten op welke termijn opgepakt kunnen worden. Het streven is om te starten met projecten waarbij burgersensibilisering het grootst is. Het zonnepanelenproject is de eerste aanzet in de uitvoering van de projectenplanning. Het project staat voor de compensatie van de CO2-emissie van de openbare verlichting. Wil men de uitstoot salderen middels duurzame energie dan zijn er ongeveer 4100 zonnepanelen nodig. Er zijn minimaal 100 deelnemers nodig om het project effectief uit te voeren. Gebruik zal worden gemaakt van daken van woningeigenaren, scholen, verenigingen en gemeenschapshuizen. Dit project is al door de gemeente Landgraaf uitgevoerd in samenwerking met de partijen Volta en Luxpark. Hierdoor kunnen we leren van hun succes- en faalfactoren, gebruik maken van een blauwdruk van de gemeente Landgraaf en de ervaring van Luxpark die de gemeente Landgraaf hierbij begeleid heeft. Het project is ingedeeld in 3 fases, namelijk een voorbereidingsfase, contractfase & aanbestedingsfase en een uitvoeringsfase. Het model Landgraaf heeft samengevat de volgende kenmerken: - Het project beperkt zich tot zonnepanelen; - De gemeente is opdrachtgever voor de plaatsing van zonnepanelen en regelt een aanbesteding; - De gemeente betaalt de aannemer voor de totale investering; - De gemeente gaat met de woningeigenaar een overeenkomst aan over koop/verkoop en afbetaling; - Het bedrag van de maandelijkse inning is gebaseerd op de investeringskosten, vermeerderd met een opslag voor verzekering, risico-opslag, onderhoud en kosten van bemoeienis, afgeschreven over een looptijd van 15 jaar en een vast rentepercentage; - In Landgraaf beperkt de regeling zich tot woningeigenaren. In deze variant worden ook scholen, verenigingen en gemeenschapshuizen meegenomen; - Bij het aangaan van de overeenkomst gaat de eigendom van de panelen over op de woningeigenaar; - Er is sprake van een projectmatige aanpak met een eenmalig karakter. De gemeente Eijsden-Margraten is gestart met de ambtelijke voorbereiding van de aanbesteding. Middels een samenwerking tussen Linda Revier (consulent AJZ), Cyriel a Campo (inkoop), Ricardo Walta (consulent AJZ), Coenraad op den Kamp (adviseur bureau Luxpark), Tonny Beijers (beleidsmedewerker Milieu) en Renee Huisman (beleidsmedewerker Duurzaamheid) zijn zowel het aanbestedingsdocument selectiefase als aanbestedingsdocument gunningfase opgesteld. Eenmaal per twee jaar worden er nieuwe Europese drempelwaarden (bedragen) vastgesteld. Voor 2014 en 2015 zijn de drempelwaarden 207.000 voor diensten en leveringen en 5.186.000 voor werken. Onderhavige aanbesteding betreft een dienst. Vanwege de omvang van de middelen die ermee gemoeid zijn (op basis van gebruikte kengetallen bedraagt het investeringsbedrag circa 1,8 miljoen euro) moet er een Europese aanbestedingsprocedure worden doorlopen. Door het creëren van kwaliteitseisen en randvoorwaarden zal de kwaliteit gewaarborgd worden. MOTIVATIE Het College van Burgemeester en Wethouders heeft de ambitie om een stevige impuls te geven op de verduurzaming van haar gemeente. Deze verduurzaming zou zover moeten reiken dat een CO2-neutrale Openbare Verlichting in de gemeente Eijsden-Margraten tot de mogelijkheden gaat behoren. Recent is gestart met de ambtelijke voorbereiding van het zonnepanelenproject, waarbij communicatie en de aanbestedingsprocedure de eerste stappen vormen. Een Europese aanbesteding met voorselectie is een procedure waaraan belangstellende leveranciers, die aantoonbaar moeten voldoen aan een aantal eisen, uitgenodigd worden een aanmelding te doen, conform de eisen en geschiktheidscriteria die zijn vastgelegd in het aanbestedingsdocument, welke moet leiden tot een overeenkomst. De totale aanbesteding bestaat uit 2 fasen, namelijk een selectiefase en een gunningfase (aanmelding fase). Bij de selectiefase kunnen alle gegadigden zich aanmelden voor de selectie. Middels de 3
geschiktheidseisen en selectiecriteria wordt dan beoordeeld welke gegadigden in aanmerking komen voor het doen van een aanmelding. Er zullen maximaal 5 partijen geselecteerd worden. Dit zijn de partijen met de meest behaalde punten. Deze vijf partijen krijgen de mogelijkheid om concrete aanmeldingen in te dienen, welke worden beoordeeld op basis van een aantal gunningcriteria. Ten behoeve van deze aanbesteding is een inkoopteam / beoordelingscommissie geformeerd, waarin zowel materiedeskundigheid als procedurele deskundigheid vertegenwoordigd is. De teamleden betreffen: - Coenraad op den Camp (adviseur Luxpark); - Tonny Beijers (beleidsmedewerker Milieu); - Julie Starren (adjuncthoofd Strategie, Beleid en Projecten); - Ricardo Walta (adviseur Algemene Juridische Zaken). De geschiktheidseisen zijn weer te geven aan de hand van de volgende onderdelen: - Financiële en economische draagkracht; - Technische bekwaamheid: een gegarandeerde jaarlijkse elektralevering en beheer, registratie en facturering (Operation); - Beroepsbevoegdheid. Daarnaast dienen er nog referentieopdrachten te worden opgegeven. Hier zijn ook een aantal selectiecriteria aan gekoppeld: 1. De referentieopdracht dient betrekking te hebben op de beschikbaarheid van een technische Serviceorganisatie. Dit is tevens het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het gehele proces. Beschikbaarheid; 2. De referentieopdracht dient betrekking te hebben op het aanleggen en installeren van PV installaties waarbij het aantal projecten ( één dak met minimaal 6 zonnepanelen) maatgevend is; 3. De referentieopdracht dient betrekking te hebben op het uitvoeren van onderhoud en beheer van PV-systemen waarbij het aantal projecten (één dak met minimaal 6 zonnepanelen) maatgevend is. 4. Het aansturen van de Installateur(s) die zorg dragen voor aanleg en onderhoud. Beschikt over samenwerkingscontracten met installateurs en/of onderaannemers. De tweede stap in het proces is dan het beoordelen van de aanmeldingen en het gunnen van de opdracht. Gunningcriteria zijn criteria die gesteld worden aan de inschrijving (daadwerkelijke offerte). De aanmelding wordt beoordeeld op basis van EMVI( economisch meest voordelige aanmelding). Dit betekent dat wordt gegund op basis van kwaliteit en prijs. Criterium kwaliteit: Plan van Aanpak. (Max 60 punten) Weging van het Plan van Aanpak punten punten 1.1 Ontwerpproces en Communicatie 12 1.2 Uitvoeringsproces en voorbereiding Facturering 10 1.3 Beheers- en onderhoudsproces 12 1.4 Garantie 10 1.5 Model Project 16 1.5.1 Aanbieding 4 1.5.2 Technische oplossing 4 1.5.3 Esthetische vormgeving 4 1.5.4 Elektriciteitsproductie 4 Subtotaal Plan van Aanplak 60 Criterium prijs. (Max 40 punten) De prijzen genoemd in het gunningsdocument zijn inclusief alle bijkomende kosten zoals, reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele overige kosten. 4
Criterium ontwerp en installatie (Max 30 punten) Er dient een All-in prijs (Fixed-price) voor het gehele ontwerp en de installatie opgegeven te worden, uitgedrukt in Euro per Watt Piek. Hiertoe behoren: - Voorlopig Ontwerp; - Definitief Ontwerp; - Technisch Ontwerp; - Prijs en Contractvorming met burger - Uitvoeringsgereed maken ontwerp; - Toezicht houden op werk uitvoering van werk rekening houden met de esthetische aspecten. Criterium onderhoud en beheer (Max 10 punten) Er dient een All-in prijs (Fixed-price) voor het beheer en onderhoud opgegeven te worden. Deze dient uitgedrukt te worden in Euro per Watt Piek. Hiertoe behoren: - Storingsoplossing - Onderhoud - Monitoring - Bewassing - Voorbereiding van facturering Daarnaast dienen bedrijven een presentatie te verzorgen. Bedrijven kunnen tijdens dit moment hun offerte mondeling toelichten. De leden van de beoordelingscommissie kunnen naar aanleiding van de presentatie hun eerdere beoordeling wijzigen. De aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012. FINANCIËLE GEVOLGEN EN DEKKING Er wordt een lening aangetrokken bij BNG tegen een verwachte rente van 2%. Dit rentepercentage zal worden doorberekend aan de eindgebruiker, opgehoogd met een kleine risico opslag. Behalve de kosten voor de externe adviseur, de uren van onze eigen medewerkers en promotiekosten zijn er voor de gemeente geen kosten. De inning van de aflossing loopt via het uitvoerend bedrijf dat uit de aanbesteding komt. Voor duurzaamheid is in 2015 een budget van 100.000 beschikbaar. De kosten voor externe advisering en promotie in het kader van deze aanbesteding kunnen uit deze post worden gedekt. INKOOP- EN AANBESTEDINGSNOTA De aanbesteding voldoet aan de huidige gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsnota. Daarnaast wordt er bij bepaalde zaken zoals gunning op basis van Emvi, Social Return en duurzaamheid ingespeeld op het nieuwe beleid (naar verwachting wordt deze vastgesteld in het derde kwartaal van 2015). PERSONELE GEVOLGEN Behalve eigen personele capaciteit wordt gebruik gemaakt van het adviesbureau Luxpark. PARTICIPATIE In het kader van participatie beogen we informeren. De eindgebruiker wordt in kennis gesteld van het plan, en kan hieraan al dan niet deelnemen. OVERLEG MET DE PORTEFEUILLEHOUDER Overleg met de portefeuillehouder heeft plaatsgevonden. Deze kan instemmen met het voorstel. PLANNING De planning voor 2015 ziet er als volgt uit: Selectiefase 5
31/7 plaatsing op aanbestedingskalender 2 weken binnenkomende vragen Nota van inlichtingen Gereed op 14/8 1 week beantwoorden Nota van inlichtingen uiterlijk Gereed op 21/8 2 weken aanmelding indienen Gereed op 4/9 Beoordelen Bekendmaking selectie 5 bedrijven uiterlijk Gereed op 14/9 20 kalenderdagen stand still termijn Gereed op 5/10 Gunningfase 6/10: verzending offerte-aanvraag 1 week binnenkomende vragen Nota van inlichtingen Gereed op 13/10 1 week beantwoorden Nota van inlichtingen Gereed op 20/10 2 weken inleveren offertes Gereed op 3/11 3 weken besluitvorming Gereed op 24/11 Bekendmaking: voorlopige gunning Gereed op 25/11 20 kalenderdagen stand still termijn Gereed op 16/12 Uitvoering: 2016 Informatieavonden: 2 e week van januari 2016. COMMUNICATIE In samenspraak met de afdeling communicatie en adviesbureau Luxpark wordt bepaald hoe en wat er tijdens en na de aanbestedingsprocedure gecommuniceerd zal worden naar betrokkenen. Er zal nog een communicatieplan worden voorgelegd aan het College. BIJLAGEN Naam bijlage: Documentnummer: Digitaal beschikbaar Ja / Nee Aanbestedingsdocument Selectiefase 22919 Ja 6