GERY GROEN CiEP ON Grip op je werk! TRACK Bewust en effectief werken met de CiEP-filosofie Change into Excellent Performance
Grip op je werk! Bewust en effectief werken met de CiEP-filosofie door Gery Groen Uitgeverij Impulsus Publishing Leiden
COLOFON Grip op je werk! Bewust en effectief werken met de CiEP-filosofie. maart 2013 - Gery Groen, CiEP Personal Quality and Results, Leiden Versie 2.1 Redactie: Gery Groen, CiEP www.ciep.com info@ciep.com Eindredactie: Bianca Minkman, Minkman Journalistieke Producties www.minkmanjournalistiek.nl Vormgeving & opmaak: Daisy Goddijn, ebookpoint www.ebookpoint.nl Uitgever: Impulsus Publishing Leiden BELANGRIJKE NOOT VOOR DE LEZER Als u dit ebook waardevol vindt dan kunt u een ander verwijzen naar de website van CiEP, maar deel geen gratis kopieën uit. Er berust copyright op deze tekst. Het ebook is te downloaden op de website www.ciep.com. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op een andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. DISCLAIMER Bij het samenstellen van dit ebook is de grootste zorg besteed aan de juistheid van de hierin opgenomen informatie. Impulsus is niet aansprakelijk voor eventuele onvolkomenheden of gevolgen die voortvloeien uit de toepassing van de methode uit dit ebook.
Inhoudsopgave Inhoud Voorwoord... 5 Inleiding... 6 Hoofdstuk 1 De CiEP-sturingsfilosofie... 8 Hoofdstuk 2 Uitgangspunten van CiEP...12 Hoofdstuk 3 Doe Het Nu! Plan Het Nu! Zeg Het Nu!...17 Hoofdstuk 4 Het persoonlijk werkproces in kaart...22 Hoofdstuk 5 Weg met contraproductieve gewoontes...27 Hoofdstuk 6 Plannen en kiezen...30 Hoofdstuk 7 Persoonlijke waarden en CiEP-waarden...37 Hoofdstuk 8 CiEP-ondersteuning...44 Hoofdstuk 9 CiEP-ervaringen uit de praktijk...48 Nawoord...59 CiEP on track 4
Voorwoord Als u eigenlijk geen tijd heeft om dit ebook te lezen, bent u precies de lezer waarvoor dit ebook bedoeld is! In dit ebook vindt u namelijk de meest essentiële informatie over CiEP, een visie en methode om de effectiviteit van de (zelf)sturing binnen kantoororganisaties te vergroten en te optimaliseren. Willen u en uw medewerkers geen last meer hebben van een hoge werkdruk en stress, volle agenda s, ad hoc-activiteiten en interrupties, uitdijende informatiestromen, toenemende werkachterstanden en al die andere dominante bijverschijnselen van werken in de hedendaagse kantooromgeving? Neemt u uw verantwoordelijkheid als leidinggevende én als medewerker door werkelijk wat te doen met deze verbetersignalen? Dan is het tijd voor CiEP! CiEP is een visie en persoonsgericht sturingssysteem om u en uw mensen in staat te stellen in een hechte samenwerking uitzonderlijke kwaliteit en resultaten tot stand te brengen als vaste gewoonte. Zowel op persoonlijk niveau als op team- en organisatieniveau. Meetbaar, zichtbaar en voelbaar. CiEP is geen time management systeem maar een volwaardig managementinstrument waarmee u uzelf en uw medewerkers kunt inspireren en faciliteren om te werken op een manier die wérkt. Omdat ook gekeken wordt naar gedragspatronen, onderliggende overtuigingen en contraproductieve gewoonten is CiEP een sturingsfilosofie die zijn waarde in de praktijk heeft bewezen. In dit ebook leest u wat CiEP is, hoe het werkt, wat het oplevert en hoe anderen de omslag naar CiEP hebben ervaren. Ook vindt u beknopte informatie over de begeleiding die wij u kunnen bieden bij de implementatie van CiEP. Wilt u meer weten, kijk dan eens op www.ciep.com of neem vrijblijvend contact met ons op. Gery Groen Directeur CiEP P.S. Uiteraard passen wij binnen onze organisatie CiEP ook zelf toe. Met succes, want in 2011 hebben wij hoog gescoord bij de verkiezing van Great place to work als Beste Werkgever van het Jaar. CiEP on track 5
Inleiding Allereerst wil ik u bedanken dat u gekozen heeft voor dit ebook. Deze uitgave zal u helpen meer grip op uw werk te krijgen, voor uzelf en uw medewerkers. Met dit ebook zet u de eerste stap naar meer gewenste resultaten en inzicht in niet-gewenste resultaten. De CiEP-sturingsfilosofie zal uw leidraad zijn om deze resultaten te herkennen en er gericht actie op te ondernemen: bewust en effectief werken. Dit ebook is een eerste kennismaking met CiEP. In het eerste hoofdstuk zult u kennismaken met de CiEP-sturingsfilosofie. Wat houdt werken volgens CiEP eigenlijk in en voor wie is het bedoeld? Wat doet CiEP voor u en uw medewerkers in een werkomgeving die voornamelijk op interactie en informatie is gebaseerd? In de praktijk betreft het meestal een kantooromgeving. Ook leest u welke meetbare, zichtbare en voelbare resultaten u kunt verwachten. In het tweede hoofdstuk komen de uitgangspunten van CiEP aan de orde. Deze helpen u oude werkgewoontes te herkennen en u bewust te worden van de invloed van (onbewuste) waardeoordelen over de manier van werken. De drie hoofdthema s van CiEP passeren de revue: werkgewoonten, werkplekcriteria en planning & zelfbewustzijn. Het derde hoofdstuk gaat in op de onderliggende basisvoorwaarden van CiEP. Ook krijgt u een overzicht van criteria waaraan u kunt herkennen of een werkplek CiEP-proof is. Vervolgens krijgt u een concreet handvat om uw werk effectief en bewust volgens CiEP aan te pakken: Doe Het Nu! Plan Het Nu! Zeg Het Nu! Uw persoonlijk werkproces brengt u in kaart aan de hand van hoofdstuk 4. U krijgt inzicht in voorwaarden om prettig te kunnen werken. En hoe onderscheidt u CiEP- en niet CiEP-resultaten? In hoofdstuk 5 staat het afrekenen met contraproductieve gewoontes centraal. Wanneer zijn werkgewoontes eigenlijk contraproductief en wat kunt u ervan leren? CiEP on track 6
Een belangrijk onderdeel bij CiEP is bewust plannen en kiezen. Hoofdstuk 6 gaat in op het belang van plannen en hoe het u en uw medewerkers kan helpen actiever en doelgerichter te worden. Wat heeft plannen eigenlijk te maken met kiezen en wat is het belang van keuzes maken? CiEP is geen trucje of een vorm van time management. Het gaat veel verder dan dat. Het maakt u bewust van uw persoonlijke waarden die ten grondslag liggen aan uw gedrag. Hoofdstuk 7 geeft u inzicht in het herkennen van waarden, het vertalen in concrete intenties en het belang van het bewust hanteren van CiEP-waarden. Dit ebook laat u kennismaken met CiEP. Maar het is soms best lastig de vertaalslag te maken naar uw eigen praktijk. En hoe verkrijgt u draagvlak? In hoofdstuk 8 leest u over de ondersteuning die Impulsus u kan bieden bij de implementatie van CiEP. Wat houdt een CiEP-programma in en hoe werkt dit in de praktijk? Tot slot leest u in hoofdstuk 9 enkele ervaringen van organisaties en mensen die al geciept zijn en wat daar bij komt kijken. Ook krijgt u een indruk van te behalen resultaten uit deze waargebeurde verhalen. CiEP on track 7
Hoofdstuk 1 De CiEP-sturingsfilosofie In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Wat houdt werken volgens CiEP eigenlijk in? Wat doet CiEP voor u en uw werknemers in een kantooromgeving? Welke meetbare, zichtbare en voelbare resultaten kunt u verwachten? Voor wie is CiEP bedoeld? Iedere dag zetten u en uw medewerkers zich in om al het werk gedaan te krijgen. Door de hoge werkdruk en de almaar toenemende informatiestroom kan dat soms aanvoelen als een strijd. Om deze strijd aan te kunnen, ontwikkelen we vaak automatische werkgewoonten. Ieder heeft zijn eigen manier om de stroom aan e-mails te verwerken, documenten te ordenen, te plannen en om te gaan met ad hoc gebeurtenissen die uw planning weer doorkruisen. Automatische werkgewoonten komen voor in elke organisatie. Het moge duidelijk zijn dat deze werkgewoonten niet altijd optimaal zijn. Ook in uw bedrijf worden resultaten hierdoor beïnvloed. Kunt en wilt u accepteren dat u en uw team niet de best mogelijke resultaten halen puur door de manier van werken? Als uw antwoord ja is, dan is de volgende vraag: wat doet u eraan? Hoe zorgt u als leidinggevende voor randvoorwaarden waarbinnen elk individu continu bereid en in staat is om niet-functionele werkgewoonten om te zetten in bewust gekozen en effectief gedrag? Hoe helpt u uw medewerkers te corrigeren wat niet werkt? Of zou u wel anders willen, maar denkt u ermee te moeten leren leven omdat u er zelf ook niet altijd in slaagt uw werk onder controle te hebben Wees eerlijk en stop ermee uw frustratie te bagatelliseren, weg te redeneren, te verbergen of uit de weg gaan. Het effect van hoe er gewerkt wordt op uw afdeling of in uw organisatie is en wordt altijd meetbaar, zichtbaar en voelbaar in de realiteit van alledag. Kijk eens kritisch naar de resultaten: ze maken zowel de impliciete als expliciete werkgewoonten en randvoorwaarden zichtbaar die het werkproces ondersteunen, maar ook (dreigen te) ondermijnen. Soms is CiEP on track 8
het best lastig te onderkennen wat het gevolg is van de manier waarop we werken. Het volgende eenvoudige voorbeeld maakt dit duidelijk. Voorbeeld Op een bureau liggen op allerlei plaatsen stapel(tje)s papier. Wat zegt dit? Uw medewerker verwerkt papieren niet procesmatig Aan een stapeltje kan iemand niet zien wat er met het papier gedaan moet worden; daarvoor moet je de inhoud van het papier bekijken. Meer dan één ding vraagt tegelijk om aandacht: veel of te veel werk? Grote stapels: geen doorstroming en ook geen transparantie. Misschien wel voor de eigenaar, maar voor collega s is informatie niet makkelijk toegankelijk. Veel stapels: uw medewerker wil alles in het zicht houden ook al is hij er niet mee bezig. Weet hij geen overzicht te houden of kan hij moeilijk beslissingen nemen? Stelt hij lastig werk uit? Vindt hij ordening als uiting van kwaliteit onbelangrijk? Uw medewerker reageert wellicht ad hoc op wat langs komt en zo ontstaan de stapels van nog niet afgehandelde zaken. Er is ook volop aanleiding voor allerlei aannames die wellicht helemaal niet kloppen, maar die wel tot ruis in de communicatie kunnen leiden. Herkent u deze signalen en zijn ze niet incidenteel, maar komen ze veel voor op uw afdeling of binnen uw organisatie, dan zijn het kenmerken van de bedrijfscultuur. Oftewel: het resultaat van de impliciete en vaak onbewuste werkgewoonten en werkafspraken van alle mensen die deel uitmaken van die cultuur. Veelal zijn dit niet de resultaten die u en uw medewerkers wensen. Toch kunnen deze meetbare, zichtbare en voelbare resultaten u veel meer opleveren dan u denkt als u ze beschouwt als verbetersignalen. Afbeelding 1. Alles onder controle? CiEP on track 9
Bekijk de volgende signalen: herkent u ze? Vraag u eens af waar ze een gevolg van zouden kunnen zijn. Meetbare resultaten Ziekteverzuim, stress gerelateerde klachten en RSI Verloop, baan hoppen Klachten en fouten Het niet halen van deadlines Het niet nakomen van afspraken Het doorlopend veranderen van afspraken Te laat komen, te laat beginnen, te laat eindigen Het zoeken naar informatie Zichtbare resultaten Stapels in gangen, in kamers, in kasten, op bureaus Werkachterstanden (Over)volle agenda s Elektronische stapels in mailboxen en directories Onvoorbereid zijn Mentaal verzuim Gebrek aan structuur Individualisme Veel ad hoc, veel interrupties Klagen Non-verbale weerstand Voelbare resultaten Chronisch gebrek aan tijd Hoge werkdruk en stress Verstoorde werkrelaties Gevoelens van ongemak, zoals irritatie, zorg, angst, boosheid, berusting, onvrede Gebrek aan energie en/of enthousiasme Wat is CiEP eigenlijk? Willen u en uw medewerkers geen last meer hebben van een hoge werkdruk en stress, volle agenda s, ad hoc-activiteiten en interrupties, CiEP on track 10
uitdijende informatiestromen, toenemende werkachterstanden en al die andere dominante bijverschijnselen van werken in de hedendaagse kantooromgeving? Neemt u uw verantwoordelijkheid als leidinggevende én als medewerker door werkelijk wat te doen met deze verbetersignalen? Dan is het tijd voor CiEP! CiEP is een visie en persoonsgericht systeem om u en uw mensen in staat te stellen in een hechte samenwerking uitzonderlijke kwaliteit en resultaten tot stand te brengen als vaste gewoonte. Zowel op persoonlijk niveau als op team- en organisatieniveau. Meetbaar, zichtbaar en voelbaar. Zodat er een werkcultuur én werkomgeving is die wérkt! U kunt knelpunten systematisch aan het licht brengen en (laten) oplossen. De persoonlijke werkstructuur in combinatie met het gedrag en de communicatie van uw individuele medewerker is het uitgangspunt. Het effect van hoe iemand werkt, wordt immers het eerst zichtbaar in de persoonlijke werkomgeving en aan de resultaten die iemand al dan niet bereikt CiEP is een manier van kijken en biedt u de mogelijkheid uw kijk op werken te onderzoeken én te transformeren. CiEP helpt u inzichten direct in actie om te zetten. Zonder afweging van goed of fout, maar gebaseerd op een werkproces dat wérkt. Werken op basis van CiEP betekent dan ook bewust keuzes maken en bewust handelen en communiceren. Met als resultaat congruentie tussen wat iemand zegt, denkt, doet en uitstraalt. Voor wie is CiEP bedoeld? CiEP is voor iedereen die effectief, efficiënt, met voldoening èn plezier wil werken, èn gewenste resultaten wil produceren, zowel voor zichzelf als voor de organisatie waar hij of zij deel van uitmaakt. Als u werkt op basis van CiEP en dus CiEP bent, kan iedereen zien dat u energiek bent, plezier in uw werk heeft, letterlijk en figuurlijk opgeruimd bent en de zaken onder controle heeft. En dat voelt u ook. U bent een (inspirerende) leider voor uzelf en een rolmodel voor anderen. Uiteraard bent u dat ook wel eens niet en dit verbergt u dan ook niet. Als u consequent CiEPt, neemt u uzelf en anderen serieus, u zegt wat er te zeggen valt, u neemt initiatief, u doet wat u belooft, u creëert gewenste werkomstandigheden en bent congruent in houding, gedrag, communicatie, werkresultaten en uitstraling. CiEP on track 11
Hoofdstuk 2 Uitgangspunten van CiEP In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Wat zijn de uitgangspunten van CiEP? Oude werkgewoonten en waardeoordelen Drie hoofdthema s van CiEP: werkgewoonten, werkplekcriteria, plannen en zelfbewustzijn Uitgangspunten van CiEP De uitgangspunten van CiEP zijn universeel, zonder waardeoordeel en nodigen uit tot betrokkenheid. CiEP werkt alleen als uw hele team bereid is de waarde ervan te zien en bereid is mee te werken aan het continu en systematisch realiseren ervan. Dit betekent ook dat u medewerkers erop moet kunnen en durven aanspreken, maar ook andersom. Dit geldt op alle niveaus in de organisatie. CiEP-uitgangspunten zijn: Resultaten worden door mensen tot stand gebracht. Organisatieresultaten zijn daar een gevolg van. Persoonlijke kwaliteit is de basis voor elke andere kwaliteit. Ieder mens is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen welzijn, ook in werk. Werk is een bron voor vervulling, groei en zingeving. Als de energie stroomt op persoonlijk niveau is er verbinding mogelijk met grotere doelen. Ordening (fysiek, mentaal, emotioneel) maakt energie vrij en schept ruimte voor verbinding en gezonde werkrelaties. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn basiswaarden voor werkbaarheid op elk niveau in de organisatie. CiEP on track 12
Het gewenste resultaat van werken volgens CiEP op persoonlijk niveau: Doorstroming, structuur, overzicht en regie Transparantie, toegankelijkheid en overdraagbaarheid van informatie Helderheid en duidelijkheid over gewenste resultaten, onderliggende waarden, doelstellingen, criteria, randvoorwaarden, communicatielijnen, het gebruik van de middelen, werkafspraken en intenties Aansluiting tussen persoonlijke belangen en organisatiebelangen Resultaatgerichte (bij)sturing Continue en systematische zorg voor randvoorwaarden voor succes Knelpunten zijn bespreekbaar en worden opgelost door degene die er iets aan kan doen Afspraken worden serieus genomen Bereidheid om continu te leren, te verbeteren en te ontwikkelen Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk Consequenties zijn duidelijk Geroddel wordt niet geaccepteerd De energie stroomt Afbeelding 2. Oud-Nu-Nieuw Oude werkgewoonten zijn niet fout Het fijne aan CiEP is dat niet-functionele werkgewoonten niet fout zijn. Aan de hand van resultaten stelt u simpelweg vast wat er niet werkt en wie er wat aan kan doen. Zo kunt u in afwijking van de reguliere cultuur het goede gedragsvoorbeeld geven. De noemer van CiEP helpt u dit gemakkelijk bespreekbaar te maken. CiEP on track 13
Uw organisatie kan zelf invulling geven aan wat gewenst CiEP-gedrag is. Het kenmerk van CiEP-gedrag is dat het werkt en dat het u en uw mensen energie geeft. Niet CiEP-gedrag werkt meestal niet en leidt bijna altijd tot energieverlies, is het niet bij de één dan wel bij de ander. Als mensen bijvoorbeeld te laat komen bij een vergadering en onvoorbereid aan tafel zitten, is het, wanneer CiEP bij uw medewerkers bekend is, eenvoudiger om te zeggen: Ik verzoek jullie wat CiEP in de vergadering te brengen, want het werkt als we op tijd beginnen en voorbereid zijn, dan om te zeggen: Je bent te laat en onvoorbereid. Wil je zorgen dat dat de volgende keer beter is? U kunt CiEP dus gebruiken als een onpersoonlijk middel dat u uitstekend kunt inzetten om uw medewerkers bij te sturen op persoonlijke knelpunten. Ook voor uw medewerkers is het op basis van CiEP gemakkelijker om u als leidinggevende aan te spreken. Ook zij kunnen u het verzoek doen om wat meer CiEP in een vergadering te brengen, door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat u zich aan de agenda houdt, dat de vergadering niet uitloopt en dat u op tijd begint én eindigt. Drie hoofdthema s van CiEP Op persoonlijk niveau omvat het leren kennen van werken volgens CiEP een drietal hoofdthema s. 1. Werkgewoonten Het eerste thema gaat over werkgewoonten. Dit onderdeel gaat over het leren herkennen en erkennen van oude niet-functionele werkgewoonten en het aanleren en verkennen van CiEP-werkgewoonten die gebaseerd zijn op KIEZEN en op Doe Het Nu!, Plan Het Nu! en Zeg Het Nu! en de diverse toepassingen daarvan. Dit deel is helemaal gericht op bewustwording van belemmerende overtuigingen en gevoelens en de effecten daarvan op de beleving en de resultaten van werk. Met CiEP leert u zien hoe niet-functionele werkgewoonten zichtbaar worden in resultaten, in het gebruik van de hulpmiddelen, in communicatie en in hoeverre de focus gericht is op het realiseren van inspirerende kwaliteit en resultaten. CiEP on track 14
Oude niet-functionele werkgewoonten zijn automatische werkgewoonten die meestal leiden tot andere resultaten dan de bedoeling was. Automatische werkgewoonten zijn bijvoorbeeld dat uw mensen iets anders doen dan ze van plan waren of dat ze een email meerdere keren openen, ernaar kijken en hem dan sluiten zonder er iets mee te doen. Ja zeggen en nee doen is ook een automatische werkgewoonte, net als in een gesprek mentaal al bezig zijn met het volgende gesprek. Het aanpakken van deze gewoonten vraagt bewuste aandacht en het maken van bewuste keuzes. Als uw werkgewoonten CiEP zijn, betekent dit bijvoorbeeld dat als u een toezegging doet, dat ook zichtbaar maakt in uw planning. Een CiEP -werkgewoonte is ook om eigen werk zichtbaar te maken in de planning, duidelijke antwoorden te geven op een vraag, te zorgen voor overzicht en een zichtbare werkvoorraad. Communiceer tijdig als er een probleem is en pak dingen die niet leuk zijn of waar u geen zin in heeft, gewoon aan en stel ze niet uit. Zowel CiEP-werkgewoonten als automatische werkgewoonten worden zichtbaar in functioneel of niet-functioneel gedrag. Als u en uw organisatie kiezen voor werken volgens CiEP dan betekent dat een commitment aan wat wérkt. Dat betekent (helaas) niet dat niet-functioneel gedrag dan niet meer voorkomt of verdwijnt, maar wel dat u en uw medewerkers elke dag kunnen deelnemen in het opmerken, zichtbaar maken en transformeren van oude werkgewoonten in CiEP-werkgewoonten, van: automatisch re-actief en - óf goed / fout ondoorzichtig ieder voor zich regelgestuurd impliciet bewust pro-actief én - én wat wérkt transparant samen (werken) principegestuurd expliciet Hoe groter het commitment aan wat wérkt, hoe meer de automatische werkgewoonten zichtbaar zullen worden. Zeker in het begin. CiEP on track 15
2. Werkplekcriteria Een tweede hoofdthema van CiEP omvat het leren kennen en implementeren van de werkplekcriteria zodat de werkplek een constante gaat vormen in continu veranderende omstandigheden. Voorbeelden van CiEP werkplekcriteria zijn bijvoorbeeld dat de persoonlijke werkruimten die uw mensen tot hun beschikking hebben schoon en opgeruimd zijn, dat alleen het werk waar ze aan werken op het bureau ligt en alle dingen die al lang af zijn of niet relevant zijn voor de taak dus niet. Ook moet voor mensen zelf, maar ook voor collega s zichtbaar zijn waar de werkvoorraad zich bevindt doordat er een scheiding is tussen wat werk is waar nog iets mee moet gebeuren en alle dingen die al gedaan zijn. Digitaal gaat het erom dat er een eenduidige structuur is in email, directories en gedeelde mappen zodat er overzicht is, werkvoorraad zichtbaar is en informatie toegankelijk en traceerbaar. Het individuele werksysteem geeft inzicht in de onderliggende werkgewoonten, intenties en houding van uw medewerker, zoals op organisatieniveau de werking van het managementsysteem inzicht geeft in de onderliggende cultuur en houding van het management. 3. Plannen en zelfbewustzijn Het derde hoofdthema gaat over plannen en alles wat te maken heeft met het creëren van toekomst, proactief zijn, het ontwikkelen van zelfbewustzijn en het zich verbinden met intenties en gewenste resultaten als context voor de praktijk van elke dag. Dit onderdeel maakt uw mensen bewust van de voor hen belangrijke waarden in werken en van de gewenste resultaten waar zij verantwoordelijk voor zijn. Coaching en het effectief inrichten van de persoonlijke planningsmiddelen helpen hen ervoor te zorgen dat zij hun persoonlijke waarden kunnen vervullen. Ook helpt dit hen gemakkelijker aan te sluiten op uw afdeling of organisatie en hun sturing op het realiseren van de gewenste resultaten te verbeteren. Hoewel plannen enerzijds een zeer praktische activiteit is om de werkzaamheden in de tijd te plaatsen en te organiseren, is plannen anderzijds een zeer creatief proces: uw medewerkers bedenken wat ze in de toekomst graag willen realiseren, waar ze zich mee willen verbinden en hoe ze dat denken te bereiken, zowel voor de korte als voor de lange termijn. Passend in de context en waarden van de organisatie. CiEP on track 16
Hoofdstuk 3 Doe Het Nu! Plan Het Nu! Zeg Het Nu! In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Onderliggende basisvoorwaarden van CiEP Criteria CiEP-werkplek (zichtbare CiEP resultaten) CiEP-toets: Doe Het Nu! Plan Het Nu! Zeg Het Nu! De onderliggende basisvoorwaarden van CiEP Werken op basis van CiEP is eenvoudig, maar niet altijd gemakkelijk. Het vraagt moed, bereidheid, doorzettingsvermogen, discipline, bewustzijn, geduld en liefde zowel voor uzelf als voor de mensen waar u mee werkt. Dat geldt natuurlijk ook voor uw medewerkers. CiEP-minded working is duurzaam kiezen voor wat wérkt en is geworteld in verbinding met de volgende persoonlijke basisvoorwaarden: Integriteit Het vermogen om te zorgen dat het werkt voor uzelf, de ander en het grotere geheel. Afspraken te maken én na te komen en oud zeer of niet nagekomen beloften direct te herstellen. Verantwoordelijkheid Het vermogen om uzelf te zien als oorzaak in de omstandigheden en verantwoording te dragen en af te leggen voor uw eigen handelen. Leiderschap Het vermogen om richting te geven én te ondersteunen, scherp te zijn op de inhoud, doch zorgzaam te zijn voor de relatie, ongeacht eigen persoonlijke overtuigingen of (voor)oordelen. Het vermogen om tegenslagen te verwerken en weer verder te gaan. De bereidheid om voorbeeldgedrag te demonstreren en geïnspireerd te zijn. CiEP on track 17
Communicatie Het vermogen om zonder vooringenomenheid en vanuit bijdrage te luisteren, te zeggen wat er te zeggen is, aan te spreken en aanspreekbaar te zijn en ervoor te zorgen dat elke interactie waardevol is. Overzicht en regie Het vermogen om verantwoordelijkheden en intenties procesmatig te structureren, zichtbaar te maken, aan te pakken en te plannen teneinde gewenste resultaten te realiseren. Service Het vermogen om aan verwachtingen van belanghebbenden te voldoen en te verrassen door de kwaliteit van de dienstverlening. Hoe ziet u dat uw medewerkers werken volgens CiEP? Een CiEP-werkplek is herkenbaar aan de volgende criteria: de werkplek is schoon en opgeruimd en straalt overzicht uit; de werkplek is passend voor het werk dat er moet worden verricht; middelen worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn; het werkarchief is binnen handbereik; de werkvoorraad is zichtbaar en toegankelijk, ook voor anderen, zowel papier als elektronisch; in het werkarchief zijn resultaatgebieden zichtbaar; het onderliggende persoonlijke werkproces is zichtbaar; van elk resultaatgebied zijn eerstvolgende acties en deadlines zichtbaar; er is een pro-actieve agenda, gerelateerd aan het werkarchief; er is een gezonde balans tussen belangen van externe klanten, organisatiebelangen en persoonlijke belangen; afspraken en toezeggingen zijn zichtbaar, zowel met zichzelf als met anderen; resultaat- en werkafspraken zijn zichtbaar; de werkvoorraad is gescheiden van dingen die af zijn; het referentiearchief is opgeschoond, relevant, up-to-date en toegankelijk, zowel fysiek als elektronisch; CiEP on track 18
de opbouw van het referentiearchief sluit aan op de vastgestelde resultaatgebieden zowel fysiek als elektronisch; het statische archief is overzichtelijk en relevant, zowel fysiek als elektronisch; in e-mail is doorstroming zichtbaar, zoals ook het onderscheid tussen wat werk is en wat referentiemateriaal; er is een structuur voor het verwerken van korte acties en informatiestromen met een korte doorlooptijd, zowel fysiek als elektronisch; er is een structuur voor onderhoud en ontwikkeling van het persoonlijk werksysteem op basis van CiEP; communicatiestructuren zijn zichtbaar; informatie is traceerbaar, toegankelijk, leesbaar en overdraagbaar. Het maakt daarbij niet uit of uw medewerker thuis werkt, over een flexplek beschikt, digitaal werkt of beschikt over meerdere werkplekken. De intentie is dat er een (traceerbare) structuur is die mensen in staat stelt om continu met gemak te zorgen voor doorstroming, toegankelijkheid en overdraagbaarheid van werkvoorraad en informatie. Doorstaat u als leidinggevende de CiEP-toets? Als u als leidinggevende daadwerkelijk werkt op basis van CiEP, zorgt u voor een inspirerende context die uzelf ondersteunt. Daardoor kunt u ook uw collega s en medewerkers ondersteunen om geïnspireerd te blijven en gerichte acties te ondernemen. Zij zorgen op hun beurt voor structuur en inspiratie voor de mensen om hen heen zodat ook zij continu kunnen sturen op de gewenste resultaten. Dat betekent voortdurend en systematisch signaleren wanneer er correcties nodig zijn, bijsturen in de gewenste richting en alle hulpbronnen inzetten die nodig zijn om blinde vlekken zichtbaar te maken. Zij maken bewuste keuzes en handelen op basis van: Doe Het Nu! Plan Het Nu! Zeg Het Nu! Geef uw medewerkers de gelegenheid minimaal wekelijks tijd vrij te maken om hun werkplek en planning te checken op basis van de CiEP uitgangspunten en hun persoonlijke intenties. Daarbij hoort ook CiEP on track 19
onderzoeken waarom dingen niet werken en corrigeren wat er niet CiEPconform is en wat niet wérkt. Doordat zij de werkafspraken met zichzelf serieus nemen en de waarde daarvan ervaren, wordt het voor hen gemakkelijker om ook van hun collega s te verlangen werkafspraken met zichzelf en anderen serieus te nemen. Zij kunnen hun eigen ervaring gebruiken om collega s daarbij te ondersteunen en te begeleiden, denk bijvoorbeeld aan een collega die moeite heeft met het houden van overzicht of het stellen van prioriteiten. Zo worden uw medewerkers een voorbeeld voor anderen. Dat is weer een compliment voor u als leidinggevende! Afbeelding 3. Kennis en gedrag CiEP on track 20
Zoals met veel dingen die we in het leven willen leren, vergt het oefening en doorzettingsvermogen om werken volgens CiEP onder de knie te krijgen. Maar als u eenmaal de resultaten heeft geproefd, zult u voor uzelf en uw medewerkers niet anders meer willen. Uiteraard kunt u begeleiding krijgen bij het leren werken met CiEP, hierover leest u in hoofdstuk 8. CiEP betekent niet dat u in het vervolg alles goed doet en geen steken meer laat vallen. CiEP betekent wel dat u baas bent over uw werkgewoonten, dat u in staat bent om te schakelen tussen niet-ciep en CiEP en dat u bereid bent om continu te corrigeren. Werken volgens CiEP is een basiscompetentie voor iedereen die werkt in een kantooromgeving! CiEP on track 21
Hoofdstuk 4 Het persoonlijk werkproces in kaart In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Wat zijn voorwaarden om prettig te werken? Hoe breng ik mijn persoonlijk werkproces in kaart? Hoe herken ik CiEP- en niet CiEP-resultaten? Voorwaarden scheppen om prettig te werken Wanneer we naar een nieuwe afdeling of een nieuwe werkgever overstappen, schonen we meestal ons archief op en ruimen de kasten leeg. Niet zelden kom je dingen tegen die er al jaren onaangeraakt liggen. Maar nu is het moment om de werkplek netjes achter te laten en elders met een schone lei te beginnen. Zo gauw we bij de nieuwe werkgever beginnen, vallen we terug in de oude onbewuste werkgewoonten. Bij het begin van een nieuwe baan of ingebruikname van een nieuwe werkplek, maar in wezen altijd en overal, is het daarom belangrijk om voorwaarden te scheppen om efficiënt en prettig te kunnen werken. Dat is een beweging van binnen naar buiten, van weten, naar actie. Het gaat erom dat we ons bewust worden en zijn van wat wel en wat niet voor ons werkt. Om voorwaarden te scheppen, is het bijvoorbeeld belangrijk om nietrelevante zaken weg te CiEP-en. Dan hebben we het over bestanden in de computer die we niet meer nodig hebben, maar uiteraard ook over informatie op papier. Maar het gaat eigenlijk verder. Het is ook een mentale en wellicht zelfs verbale kwestie; welke houding en welk taalgebruik dienen mij wel en welke niet op mijn werk? Hoe helder communiceer ik eigenlijk? Wat is werkzaam voor mij in welke organisatorische structuur, in welke werksituatie? Maar ook, wat is werkzaam voor de organisatie en hoe sluit ik daarop aan? CiEP is dan ook meer dan het ordenen van de informatiestroom. Achter deze ogenschijnlijk zo eenvoudige en praktische manier van doen zit voor iedereen een CiEP on track 22
andere mentale, emotionele en zelfs spirituele achtergrond. Dat is niet soft of zweverig, het is voor u als leidinggevende een belangrijke aanwijzing hoe uzelf en uw medewerkers denken, voelen en doen. Vaak zijn we ons hier onvoldoende van bewust ( de ijsberg ). Als we dit bewustzijn creëren, kunt u werkwijzen aanpassen en verbeteren. Heeft u wel eens nagedacht waarom u op een bepaalde manier werkt? Voor een werkelijke omslag is het belangrijk intenties te formuleren zodat u doelgericht actie kunt ondernemen. Voorbeelden van intenties: Ik wil bij zijn met mijn werk. Ik wil iemand zijn die betrouwbaar is en waar mensen van op aan kunnen. Ik wil graag dat mijn werk toegankelijk is, ook als ik er niet ben. Ik wil voorbereid zijn op de vergaderingen waaraan ik deelneem. Ik wil de kwantiteit en kwaliteit van mijn werk verhogen. Ik wil betrouwbaar en integer zijn, mijn afspraken, mijn beloftes nakomen. Door de huidige werkdruk en manier van werken lukt dat niet. Ik wil baas zijn over mijn eigen tijd. Ik wil ontspannen kunnen werken, zonder mezelf uit te wonen. Ik wil graag een gezonde balans. Vervolgens gaat het er om denken en doen met elkaar in balans te brengen en de daad bij het woord te voegen! CiEP is daarbij geen doel, maar een hulpmiddel waarmee u uzelf en uw team kunt motiveren om de actiebereidheid en actiegerichtheid te verbeteren en te onderhouden. Wat levert CiEP dan op? Zichtbaar: structuur, overzicht, regie, ruimte, kwaliteit, overdraagbaarheid en toegankelijkheid van informatie. Meetbaar: 10 tot 20% tijdswinst voor werk, thuis of uzelf. Voelbaar: minder werkdruk en stress ten gunste van plezier, energie en voldoening. CiEP on track 23
Het persoonlijke werkproces Om succesvol te kunnen CiEP-en is het dus belangrijk om uzelf bewust te worden van uw eigen gedrag en automatische werkgewoonten. Alleen dan kunt u een systeem creëren dat u ondersteunt bij het realiseren van hetgeen u inspireert. Dat is waarom we met CiEP het persoonlijke werkproces zichtbaar maken. Als u daar inzicht in heeft, kunt u effectiever naar resultaten toewerken of bijsturen indien nodig. Meestal denken we bij ons werk aan taken en activiteiten. Met CiEP gaat u denken in processtappen en in verantwoordelijkheden. U gaat niet meer denken vanuit wat u allemaal moet doen, maar vanuit wat de intentie is. Zoals Stephen Covey zegt: Plannen met het eindresultaat in gedachten. Dat brengen we met CiEP ook in de praktijk zodat we niet meer verzanden in de veelheid aan acties. U kijkt dus met hele andere ogen naar uw werk, werkplek, middelen, acties, verantwoordelijkheden en de doelstellingen om van daaruit het persoonlijke werkproces tot stand te brengen. Het werkproces zichtbaar maken, is in het begin helemaal niet zo makkelijk. Oude ingesleten patronen loslaten is nu eenmaal lastig. Ook is het scheiden van inhoud en proces iets wat we in onze manier van denken niet makkelijk voor elkaar krijgen. Neemt u eens de proef op de som en vraag een van uw medewerkers wat hij of zij gaat doen met een bepaald document. Als antwoord krijgt u waarschijnlijk wat voor document het is en wat erin staat. Niet wat de eerstvolgende actie is die bij het document hoort. Of kijkt u eens rond op uw afdeling. Kan uw medewerker u aan de hand van zijn eigen werkplek of digitale werkstructuur laten zien wat het werk is, waar hij verantwoordelijk voor is? Denkt u eens na over de volgende stelling: als u niet kunt zien waar het voor iemand om gaat, dan ziet die persoon het zelf ook niet. Als iemand niet fysiek kan laten zien wat de werkvoorraad is en wat hij wanneer gaat doen, dan rammelt per definitie de sturing, om over bijsturing nog maar niet te spreken. Door het werkproces zichtbaar te maken, wordt zichtbaar wat belangrijk is en voorkomt u noodsituaties. U kunt ervoor zorgen dat uw mensen niet van de ene in de andere crisis belanden en dat ook nog als gewoon beschouwen. CiEP inspireert tot pro-actief werken en het centraal stellen van principes. CiEP on track 24
Resultaten gaan herkennen Als u dus de resultaten die zich voordoen gaat zien als signalen op basis waarvan u kunt sturen en bijsturen, dan vraagt dat misschien wel een andere manier van kijken dan tot nu toe. Want wat zeggen die resultaten dan, wat maken die zichtbaar en stemmen ze overeen met wat de intentie was? En in hoeverre bent u bereid om aan te nemen dat u misschien zelf wel de oorzaak bent van de resultaten die u voortbrengt? Hoe denken uw medewerkers hierover? Het is daarom belangrijk niet alleen om duidelijk te maken wat CiEP-resultaten zijn, maar ook wat CiEP-resultaten niet zijn, zodat u gemakkelijker kunt herkennen wat er gaande is. U kunt dan gemakkelijker schakelen tussen CiEP en niet CiEP. Voorbeelden van niet CiEP-gedrag en niet CiEP-resultaten: Niet CiEP-gedrag Uitstellen Ontlopen Vermijden Afdwingen, autoritair zijn Opleggen Excuses en redenen Manipuleren Rechtvaardigen Net doen alsof Goed of fout Moeten en niet mogen Gelijk hebben Redeneren en rationaliseren Reactief zijn Verbergen Onkwetsbaar zijn Niet CiEP-resultaten Stress en werkachterstand Frustratie en verstoorde werkrelaties Ruis in de communicatie Boosheid en weerstand Vermijdingsgedrag Verlies van tijd en resultaten Kwalijk nemen van anderen Wantrouwen en geroddel Verlies van energie en verlies van contact Crisis en branden blussen Ad hoc Discussie en strijd Teleurstelling en tijdverlies Macht en onmacht Winnen en verliezen Gebrek aan betrokkenheid en deelname CiEP on track 25
Voorbeelden van CiEP-gedrag en CiEP-resultaten zijn: CiEP-gedrag Gericht handelen Accepteren Effectief communiceren Verantwoordelijke keuzen maken Concentreren Effectief delegeren Overzicht hebben/houden Pro-actief zijn Ja zeggen, maar ook nee Bereid zijn, voorbij voorkeur/afkeer Afhaken maar ook weer aanhaken Luisteren vanuit bijdrage Voorbereiden Zeggen wat er te zeggen is Leiderschap nemen Doen wat je zegt Initiatief nemen Niet nagekomen beloftes herstellen Erkennen en herstellen van fouten Aanspreken en aanspreekbaar zijn CiEP-resultaten Het realiseren van beoogde resultaten Veiligheid en gezonde samenwerking Erkenning en respect Doorstroming en sturing Focus Partnerschap en relatie Sturing en regie Gemoedsrust Vrijheid Groei en ontwikkeling Kracht, commitment, verbinding Dialoog Op tijd/deadlines halen Vertrouwen en duidelijkheid Richting en gemeenschappelijkheid Integriteit Ondernemerschap Levendige werkrelaties,verbinding Vertrouwen, groei Kwaliteitscriteria op peil houden CiEP on track 26
Hoofdstuk 5 Weg met contraproductieve gewoontes In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Hoe herken ik contraproductieve gewoontes? Hoe kan ik leren van contraproductieve gewoontes? Weg met contraproductieve gewoontes Maak achterstanden zichtbaar en pak ze aan Om ruimte te maken voor een energieke werkstroom is het belangrijk om eerst achterstanden zichtbaar te maken. Achterstanden kosten ongelooflijk veel energie. Het zijn allemaal dingen die u mentaal meedraagt, waar u s nachts wakker van ligt en waar u in de ochtend uw energie al direct aan verliest. De meeste stress ondervindt u van dingen die u niet heeft gedaan en die u wel had beloofd of toegezegd. U gaat zich dus zorgen maken met als gevolg dat u afgeleid bent en dat er nog minder uit uw handen komt. Productiever is het om hulp te organiseren, nieuwe afspraken te maken, of gewoon te beginnen en doen wat er te doen is of zorgen voor ongestoorde werktijd. Kortom, zet uw denkvermogen creatief in en vraag u af wat u realistisch kúnt doen om de achterstand weg te werken. Wees kritisch in het bijwonen van bijeenkomsten Een veel voorkomende contraproductieve werkgewoonte is om gewoontegetrouw naar alle vergaderingen en overleggen te gaan. Voorbeeld Een manager nam deel aan 27 verschillende overleggen en kwam daardoor ongeveer vijftien uur per week tekort. Er was absoluut geen tijd om zijn werk te doen. Hoewel pijnlijk en ingrijpend, is hij gedurende het CiEPproces gaan zorgen voor een heroriëntatie en bijstelling van de vergadercycli. Dat kon natuurlijk niet op de eerste dag van het programma al tot stand worden gebracht. Dit vereist bereidheid en moed maar dit groeide CiEP on track 27
vanzelf toen werkelijk de impact van de situatie was doorgedrongen. Een managementteam, dat last had van te veel werk en te weinig tijd, kwam tot het inzicht dat het mogelijk was om de MT-vergaderingen niet wekelijks te doen maar één keer in de veertien dagen. Tijdwinst: gemiddeld vier uur per week per persoon. Laat uw tijd niet claimen door anderen Een andere contraproductieve gewoonte is dat we veel te veel van elkaars tijd claimen. We willen overal even over praten. Aan het bureau, bij het koffieapparaat, in de wandelgangen, in de vergaderruimte, het maakt niet uit, overal. En beleefd en aardig als u bent, zegt u niet dat het niet past, of dat het maar een beperkte tijd mag duren. U praat over dingen, onvoorbereid, zonder dat er een gewenste uitkomst is, of dat inzichten en afspraken worden vastgelegd zodat ze niet vergeten worden. Vergaderingen duren bijna altijd langer dan gepland en mensen durven de voorzitter niet aan de eindtijd te houden. Durft u weg te gaan als de vergadertijd om is, ook al is de vergadering nog niet klaar? Neem deadlines serieus Mensen komen te laat bij allerlei gelegenheden. Deadlines worden niet nagekomen. Degenen die op tijd zijn of op tijd leveren, ergeren zich kapot. Degenen die te laat komen, hebben altijd een smoes. De trein te laat, er was file, de printer was stuk, of de klant had nog een aanvullende vraag. Maar het effect is verlies van respect, verlies van energie, verlies van kwaliteit en onvrede in de werkrelaties. Wat is het signaal? Wie wil waarvoor geen verantwoordelijkheid nemen? Wat zou er gezegd moeten worden? Overal liggen contraproductieve werkgewoonten aan ten grondslag. Contraproductiviteit als leermoment Het zou zo moeten zijn dat uw medewerkers zich kunnen concentreren op hun kerntaken en dat zij er ook zelf voor zorgen dat ze resultaatgericht kunnen functioneren. Dat gaat echter niet vanzelf. Daar zijn uw ondersteuning en werkafspraken voor nodig. En het initiatief om afspraken te maken over bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd die een taak of project mag kosten, hoeft zeker niet alleen van boven te komen. Het is aan iedere CiEP on track 28
medewerker om ervoor te zorgen dat hij of zij zijn hele aandeel levert aan het grotere geheel. Menigeen is bang om te delegeren. Mensen denken vaak dat delegeren te veel tijd kost en dat ze het in die tijd beter zelf kunnen doen. Herkent u dit? Het is een overtuiging die effectief delegeren belemmert. Delegeren betekent niet dat u geen eisen mag stellen aan de kwaliteit van het werk, of dat u kunt denken dat mensen vanzelf wel snappen wat de verwachtingen zijn. Want dat is niet vanzelfsprekend. Mensen kijken allemaal vanuit hun eigen referentiekader. U kunt uw medewerkers niet aanspreken op iets wat ze niet weten en ook niet kunnen weten, omdat het nergens is terug te vinden. Dat is waarom het zo belangrijk is om werk tastbaar te maken en om te benoemen wat de gewenste resultaten zijn. Meetbaar, zichtbaar en voelbaar. Zodat u kunt spreken over feitelijkheden en deze kunt onderscheiden van alle verhalen en interpretaties die uw mensen erover hebben. Alleen aan de hand van feiten kunt u checken of u hetzelfde bedoelt en hetzelfde heeft begrepen. Het niet zichtbaar maken van het werk en daar ook geen eisen aan stellen, bevordert de subjectiviteit in uw organisatie en staat de aanspreekbaarheid in de weg. De omgeving is dan niet veilig. Uw mensen gaan zich zorgen maken over de gestelde eisen, vragen zich af of ze er wel aan kunnen voldoen, piekeren over de manier waarop ze beoordeeld worden, of gaan verzinnen hoe ze ervoor kunnen zorgen dat wat ze zelf niet oké vinden niet aan het licht komt. Als we dus werkelijk zonder vooroordeel kijken naar wat er te zien is in een werkomgeving, dan zullen contraproductieve werkgewoonten doorlopend aan het licht komen. In wezen zijn dat allemaal kostbare leermomenten die u al werkend naar u toe kunt halen. Immers, resultaten die u niet had willen hebben maar wel heeft, zijn ook resultaten. De kunst is om die resultaten snel te herkennen en zichtbaar te maken zodat degene die er iets aan kan doen, ze om kan zetten in resultaten die u wel graag wilt. En dat vraagt een werkklimaat waarin resultaten die u niet wilt maar wel heeft, zichtbaar mogen worden. CiEP on track 29
Hoofdstuk 6 Plannen en kiezen In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Waarom is plannen belangrijk? Hoe kan plannen mij helpen actiever en doelgerichter te worden? Wat heeft plannen te maken met keuzes maken? Wat is het belang van keuzes maken? Het grote belang van plannen Heeft u vaak het idee tijd te verspillen? Dat u het altijd druk heeft en dat de dag veel te snel om is? Hebben uw medewerkers bijna altijd onvoldoende tijd? Toch is tijd nu juist een van de meest democratische begrippen. Zolang we leven hebben we immers in beginsel allemaal evenveel tijd. Maar dat ervaren we niet zo. En dat heeft ook iets met onze perceptie van plannen te maken. Plannen blijkt een heel gevoelig onderwerp te zijn. Plannen is een reflectie van het voorstellingsvermogen van mensen. Of u nu meer tijd wilt voor plezier of meer discipline nodig heeft, het zichtbaar maken van de planning kan helpen om een balans te vinden tussen de verschillende kwaliteiten. Het is belangrijk dat er een planning is die echt biedt wat u nodig heeft, zodat u niet in de verleiding komt het naast u neer te leggen of u ertegen te verzetten. Het gaat er niet om dat elk detail gepland wordt. Het gaat er wel om dat er een zichtbare leidraad is, om uw intenties te realiseren. Als uw planning alleen ruimte laat voor wat u moet doen en niet voor wat u graag wilt doen, werkt het niet. Laat ruimte voor spontaniteit en geef uzelf ruimte voor creativiteit en reflectie. Zoek uw eigen ritme. Doe wat u vervult, wat goed voor u werkt, wat u een gevoel van balans geeft en bijdraagt aan uw gevoel van welzijn. Schrijf de doelen eens op die u werkelijk belangrijk vindt in uw leven en waar u werkelijk voor gaat, zowel persoonlijk als zakelijk. Zijn ze gerealiseerd? Misschien vindt u het niet makkelijk om ze op te schrijven, het kan confronterend zijn. Toch kan het opschrijven van uw doelen u helpen uw eigen belemmerende gedachten te overwinnen. Dat wil niet zeggen dat CiEP on track 30
die gedachten er nooit meer zijn, maar u kunt ze nu wel herkennen en ook loslaten. En dat maakt een groot verschil. Als mens proberen we altijd ergens heen te gaan. Velen van ons zijn op zoek naar waar het beter, sneller of rustiger is, of waar meer waardering is. Naar de plek waar we denken dat succes of resultaat op ons ligt te wachten. We hebben vaak het idee niet te willen zijn waar we ons nu bevinden we zijn onderweg naar die betere plek. Maar bewustzijn kunnen we niet ergens anders vinden; bewustzijn gebeurt door op te merken waar we ons nú op dit moment bevinden. Of die plek ons nu bevalt of niet. Bewustzijn ontstaat door op te merken wat ons roept, maar ook wat knelt, door te zien wat er te zien is en daar naar te handelen. Als we proberen om ergens anders heen te gaan, kunnen we het proces niet waarderen. En als we eenmaal zover zijn dat we van het proces zelf beginnen te genieten, hoeven we ons niet langer zorgen te maken en kunnen we volop genieten van het pad dat zich elk moment van de dag voor ons ontvouwt. Afbeelding 4. CiEP-Waardenmodel CiEP on track 31
Plannen maakt actiever en doelgerichter Plannen is een creatief proces. Wat de creativiteit voor veel mensen belemmert, is de angst om te falen. Als we spreken over iets wat mogelijk is, beginnen mensen meteen met het opnoemen van alle bezwaren en redenen waarom het niet kan. Dit is een werkgewoonte. Herkenbaar? We ervaren geen vrijheid in het zelf scheppen van uitdagingen en intenties, maar we ervaren ook geen vrijheid met uitdagingen en intenties die door anderen zijn bedacht. En ondertussen hebben we het er niet over. Bovendien is het bedenken van de uitdagingen in het totale proces van plannen een andere processtap dan het bedenken van hoe hetgeen bedacht is, gerealiseerd kan worden. Als u het plannen kunt aanvaarden als een onderdeel van uw eigen leerproces, wordt er veel zichtbaar over uzelf en uw manier van kijken en hoe die uw resultaten beïnvloedt. Het vraagt dus moed om te gaan plannen. Moed om u te verbinden met iets dat u van plan bent. Moed om uw weerstand en angst los te laten. Planning maakt zichtbaar in hoeverre u verbonden bent met uw afspraken en met uw intenties. Voorbeeld Een leidinggevende annuleerde telkens op het laatste moment zijn afspraken. Dat was een ongewenst resultaat. De vraag is wat eraan vooraf ging. In een gesprek bleek dat de secretaresse de tijd die beschikbaar was voor afspraken driedubbel boekte. Bij een aantal afspraken werd een slag om de arm gehouden, bijvoorbeeld voor uitnodigingen en voor interne afspraken. Per dag werd dan besloten wat wel door zou gaan en wat niet. Met als effect dat tweederde van de afspraken werd afgezegd of ingekort. De leidinggevende zelf had niet echt nagedacht over het effect op anderen van zijn manier van werken in relatie tot respect, kwaliteit en effectieve samenwerking en hij zag gelukkig snel in dat dit niet het effect is wat hij wilde bereiken. De andere kant van de medaille was dat er vanuit zijn eigen organisatie niemand was die hem aansprak op de manier waarop hij omging met afspraken, waardoor de illusie in stand werd gehouden dat er niets aan de hand was. CiEP on track 32
Op praktisch niveau maakt het werken met een planning u actiever en doelgerichter. Planningen maken zichtbaar hoe pro-actief u bent of juist niet. Planningen maken zichtbaar waar u overheen stapt, waar u niet voor zorgt, waar u verzandt, waar u de schijn ophoudt, maar ook wat belangrijk en waardevol voor u is, waar u aan gaat werken, wanneer u eraan gaat werken en wanneer iets klaar moet zijn. Toch plannen mensen in het algemeen slecht. Planning is bewust kiezen voor wat waardevol voor ons is. Op het belang daarvan zijn we - uitzonderingen daargelaten - eigenlijk nooit geattendeerd. Negen van de tien mensen creëert geen ruimte om na te denken over visie, beleid, lange termijn, tenzij het maken van beleid hun baan is. Negen van de tien mensen houdt er geen rekening mee dat ze ook nog werk te doen hebben. Is het dan vreemd als resultaten achterblijven of de balans zoek is? En dit is geen opzet. We hebben het simpelweg niet geleerd. We kijken er letterlijk overheen. Iedereen weet dat plannen belangrijk is en dat het werkt als je het doet, maar het wordt omwille van de dagelijkse routine bijna altijd op de lange baan geschoven of niet serieus genomen. Plannen is kiezen Plannen speelt in het CiEP-proces dan ook een belangrijke rol. Datgene wat uw medewerkers beheersen, dat plannen ze wel. Neem bijvoorbeeld sales medewerkers of account managers die goed zijn in de omgang met klanten. Het uitwerken van een verslag waar ze gericht aandacht aan moeten besteden en expliciet tijd voor vrij moeten maken, dat plannen ze niet, stellen ze uit en vormen zich er geen gedachten over. Het gevolg is dat het als een steen in hun rugzak blijft zitten, een steen die ze met zich mee moeten sjouwen en die steeds zwaarder wordt. In feite wordt die achterstallige actie een probleem dat veel groter lijkt dan het in werkelijkheid is. Het gaat bij CiEP overigens niet over het uitstelgedrag op zich, maar veel meer over welke gedachtengangen en gevoelens er achter die attitude zitten. De handelingen van uw medewerkers zijn immers gebaseerd op hun overtuigingen, gedachtengangen, gevoelens en drijfveren. CiEP on track 33
Het is een prachtig moment wanneer mensen door CiEP in de gaten krijgen door welke gedachtengangen ze worden beheerst en dat hun zelfinzicht groeit. We zijn namelijk continu in gesprek met onszelf en alles wat we zien en ons onder ogen komt, activeert onze denkpatronen. Aan elke actie gaat namelijk een besluit vooraf dat gekoppeld is aan een gedachtengang, die weer gekoppeld is aan een eerdere overtuiging of voortkomt uit een gevoel. Bijvoorbeeld: Ik heb geen zin. Ik laat het liggen. Of: Hiervan zie ik het nut niet. Dat komt later wel. En wat zijn de aannamen bij de verdeling van werk als een collega ziek is: Ik ben altijd degene die het werk van anderen moet doen. Het kan niet anders, ik moet het wel doen. Als ik die klus erbij pak, valt dat dan wel op bij mijn manager? Het doorbreken van denkpatronen gebeurt door anders te gaan denken. Dit vergt oefening. Net zoals u uw lichaamsconditie verbetert door in beweging te zijn en te sporten, vergroot u uw denkmogelijkheden door bewust gedachten te vervangen door andere gedachten. Daardoor wordt u beter in het bedenken van nieuwe oplossingen, het zien van andere invalshoeken en het ontdekken van nieuwe mogelijkheden. CiEP is erop gericht om uw medewerkers bewust te leren denken en zichzelf andere vragen te stellen dan ze op basis van hun denkpatronen doen. Zo wordt voor henzelf zichtbaar op welke werkelijke gronden ze besluiten nemen en kunnen ze zich meer door bewuste keuzen laten leiden. Uiteraard is het belangrijk dat u als leidinggevende ook kritisch durft te kijken naar uw eigen denkpatronen. Het belang van goede keuzen maken In organisaties wordt ook zichtbaar hoe lastig het is om keuzen te maken. Alles moet. Er komen steeds maar projecten bij en er gaan geen projecten af. Voorbeeld Op een afdeling is een derde van het personeel weggesaneerd. De mensen die achterbleven, kregen het alleen maar drukker en lieten zich leiden door hun persoonlijke gevoel van ongemak. Ze gingen alles erbij doen wat de mensen die weg waren voor die tijd deden. Het was een pijnlijk proces van bewust worden en van loslaten om ook daadwerkelijk te CiEP on track 34
stoppen met het uitvoeren van het werk van de ex-collega s en te accepteren wat de consequenties waren van het directiebesluit. Op persoonlijk niveau is kiezen een van de moeilijkste dingen. Er is nog nooit zo n groot aanbod geweest van informatie en dingen die leuk zijn om te doen. U komt niet meer weg met het nemen van rationele besluiten. Uw hoofd is al overbelast. U moet daarom leren om verantwoordelijke keuzen te maken en te kiezen met zowel uw hoofd als met uw hart. Leer uw intelligentie ten dienste te stellen van het resultaat en het resultaat niet te laten beheersen door de ratio. Alsof het alleen maar gaat om meetbaar resultaat, want dat gaat ten koste van uzelf en de mensen om u heen. Zelfs kinderen hebben al last van stress, omdat het aanbod van activiteiten zo groot is. Voor kinderen is het lastig om te kiezen, maar voor hun ouders geldt dat ook. Het is reuze lastig om wat jezelf niet echt meegekregen hebt, door te geven aan anderen. We worden als we niet uitkijken slachtoffer van onze eigen technologische ontwikkelingen. En dat is niet de intentie ervan. Ook hier geldt, dat de technologie er is ten dienste van de ontwikkeling van onze planeet en de mensheid en niet andersom. De kunst is om telkens te zoeken naar het evenwicht. Waar heeft de technologie toegevoegde waarde en waar horen menselijke waarden te prevaleren? Wat kunnen we doen en wat kunnen we beter laten? Als u wel doet wat u doet, maar niet laat wat u moet laten, raakt het evenwicht verstoord en zult u resultaten behalen die dat reflecteren. Zo krijgt u opnieuw de gelegenheid om verantwoordelijke keuzen te maken. Het universum probeert u altijd te laten zien hoe u optimaal tot uw recht kunt komen. Resultaten die u eigenlijk niet had willen hebben, laten u altijd zien waar u op de een of andere manier de relatie met uzelf niet respecteert, of waar u het contact mee bent verloren, of waar u niet voor zorgt. Daardoor ontstaat de gelegenheid om te kunnen corrigeren. Overspannen zijn is een resultaat van niet kiezen Als u medewerkers heeft die altijd maar die zogenaamde lastige klussen doorschuiven of denken dat het niet anders kan, wees dan alert want zij houden dat op den duur niet vol. Ze staan er onvoldoende bij stil wat ze nodig hebben om de werklast werkelijk effectief te hanteren. CiEP on track 35
Als u gaten tegen komt in de planning van medewerkers die niettemin zeggen dat zij het te druk hebben, vraag u dan af wat er in werkelijkheid gaande is. Er is altijd dat wat we zien én dat wat we niet zien, maar ook wat zich dikwijls buiten de bewuste waarneming van de medewerker bevindt. Vaak komt naar voren dat deze mensen hun werk eigenlijk niet leuk vinden, of ongelukkig zijn in het team, of niet weten wat ze echt graag willen en op zoek zijn naar iets anders, intern of extern. Ook kan het een indicatie van ernstige privé-problemen zijn die maken dat deze individuen net het hoognodige doen om op hun werk niet buiten de boot te vallen. Er zijn ook mensen die hun werk veel te strak plannen. Dit zijn de perfectionisten. Het zijn mensen die gemakkelijk zeggen: Dat doe ik er even bij. Ze lijden aan zelfoverschatting. Ik vind dat ik dat moet kunnen. Bijvoorbeeld managers die naast hun normale werk ook nog wel even een extra project trekken. Misschien heeft u in uw team ook mensen die streng voor zichzelf zijn. Die zo veeleisend naar zichzelf zijn, dat ze daar nooit aan kunnen voldoen. Als reactie daarop hebben ze vaak een hele negatieve innerlijke dialoog. Naar buiten toe lijken ze heel tolerant en meegaand te zijn. Ze kunnen maar moeilijk accepteren dat de boog ook wel eens wat minder gespannen mag zijn. Zorgen fantastisch voor de ander, maar chronisch te weinig voor zichzelf. Uiteindelijk leidt deze houding wel tot een groot afbreukrisico, voornamelijk ten gevolge van meestal onbewuste, maar wel persoonlijke knelpunten. Met het instandhouden daarvan is niemand gediend. CiEP on track 36
Hoofdstuk 7 Persoonlijke waarden en CiEP-waarden In dit hoofdstuk kunt u antwoorden verwachten op de volgende vragen: Hoe word ik mij bewust van persoonlijke waarden? Wat is het belang van het bewust hanteren van waarden? Hoe herken ik waarden in uitgesproken intenties? Wat zijn CiEP-waarden? Bewust worden van persoonlijke waarden Planning is volgens CiEP het visualiseren van bewuste keuzen, zowel voor ons werk als voor ons leven. Dat heeft met waarden te maken. Wellicht heeft u mooie foto s op uw bureau van uw partner, de kinderen of van uw hobby. Maar de vraag is hoeveel tijd er voor beschikbaar is? Hoe belangrijk vindt u het regelmatige contact met uw kinderen en vrienden en maakt u daar ook bewust tijd voor vrij? Of is het toch de sluitpost? De waarden die u - vaak onbewust - belangrijk vindt, komen tot uitdrukking in hoe u omgaat met uzelf, met klanten en collega s en met het werk zelf. Daarbij is er een onderscheid te maken in waarden die u als het ware heeft meegekregen en waarden die u kiest in uw dagelijks leven: Meegekregen waarden zijn waarden waarvan u zegt ze waardevol te vinden, maar waarvan u het idee heeft ze niet bewust te hebben gekozen. U krijgt ze mee vanuit uw familie, vanuit uw cultuur en achtergrond. Gekozen waarden zijn waarden die u bewust heeft gekozen en tot uitdrukking brengt in uw dagelijks leven. Uw acties zijn in harmonie met en een vervulling van de gekozen waarden. Voor beide typen waarden kunt u kiezen. Het erkennen en kiezen van uw waarden en er consistent naar leven, staat u toe om te leven vanuit een persoonlijke visie van grootsheid. Als u handelt vanuit vage en niet te onderscheiden waarden, resulteert dat in vage keuzen en beslissingen die CiEP on track 37
tot een onvervuld leven leiden. Voorbeelden van persoonlijke waarden: geluk, vertrouwen, eerlijkheid, deugd, integriteit, schoonheid, vriendschap, bijdrage, kennis, gezondheid, samen, uitdaging, zelfexpressie, bouwen, creativiteit, inspiratie, liefde, zorgzaamheid, kracht, balans, humor, ontwikkeling, persoonlijke groei, resultaat, rust, overvloed en delen. Consistent leven volgens de waarden die u heeft gekozen, is een proces van toenemende aandacht en bewustzijn. Opmerken dat u inconsequent handelt, toont u de discrepantie tussen waar u nu bent en waar u op uit bent. Dit bewustzijn biedt u de gelegenheid om de waarden opnieuw te definiëren en u er opnieuw aan te committeren. Waarden zijn een uitdrukking van autonomie en vrije wil. Bewustzijn en het respecteren van de gekozen waarden is voor professionals, die meesterschap over hun werk willen verwerven, een cruciale randvoorwaarde voor vervulling en succes. De kracht van het bewust hanteren van waarden Veel mensen worden zich door hun deelname in CiEP bewust hoe ze hun leven leiden. Terwijl het aanvankelijk gaat over praktische instrumenten om uw werk anders aan te kunnen pakken, zullen als vanzelf uw persoonlijke aspecten aan de orde komen. Zo zijn mensen in het algemeen tot veel in staat, maar ze geloven vaak zo weinig in zichzelf. Gebeurt het u regelmatig dat u uw eigen planning ondergeschikt maakt aan die van anderen? Bedenk dat u gelijkwaardig bent aan ieder ander. CiEP maakt helder waar u en uw medewerkers aan willen werken en of ze letterlijk en figuurlijk voor zichzelf willen plannen om als mens en medewerker beter te floreren. Persoonlijke waarden geven richting aan hoe u bent, trekken u aan, geven u kracht en nodigen u uit. Het kennen van uw waarden geeft meerwaarde aan uw bestaan, aan uw werk, aan uw relaties. Waarden gaan voorbij de automatische piloot. Door woorden te geven aan uw waarden drukt u uw intenties uit. Intenties werken van binnen naar buiten en vormen de basis voor de acties die u onderneemt. Als uw acties gebaseerd zijn op uw intenties, is uw energie van nature in balans. Geven en ontvangen zijn dan beide waardevol. Geeft u vrijheid, dan ontvangt u vrijheid. Geeft u ondersteuning, dan ontvangt u ondersteuning. Geeft u CiEP on track 38
leiderschap, dan ontvangt u leiderschap. Geeft u openheid, dan ontvangt u openheid. Verliest u de verbinding met uw intenties, dan verliezen activiteiten en woorden ook vaak hun glans. Dan begint het al gauw op moeten te lijken en is de inspiratie en energie ver te zoeken. Sommige mensen hebben zo weinig vertrouwen in hun eigen vermogen om intenties te vervullen, dat ze zichzelf vanuit hun overlevingsstrategie hebben aangeleerd om zich nergens mee te verbinden. Ze zijn gestopt met iets graag te willen, want dan wordt ook niet zichtbaar dat hun verlangens niet worden vervuld. Medewerkers die zich van hun persoonlijke waarden en intenties bewust zijn, kunnen zich gemakkelijk invoegen in het systeem van de organisatie en zich verbinden met de belangen van de organisatie. Het is dan ook aan u als leidinggevende om een werkomgeving te scheppen waarin duidelijk is wat de organisatiewaarden en belangen zijn. Maar ook het persoonlijke belang van medewerkers moet worden herkend en erkend, zodat het voor uw mensen duidelijk is waar zij zich mee verbinden. Iedereen accepteert dat als uitgangspunt en daardoor is het heel vanzelfsprekend dat er afspraken zijn over hoe u met elkaar communiceert. Wees continu lerend bezig en durf elkaar op zaken aan te spreken. Gedragsvoorbeelden die bekrachtigend werken: problemen en brandende vragen bespreken met degene die er iets aan kan doen; niet roddelen; luisteren en spreken vanuit bijdrage in plaats vanuit opinie; oplossingsgericht communiceren in plaats van klachtgericht; oud zeer en niet adequaat afgehandelde zaken direct opruimen, waardoor er onbelemmerde en respectvolle werkrelaties zijn; de ander niet met opzet overstuur maken; zeggen wat er te zeggen is en geen informatie of communicatie achterhouden; duidelijke afspraken maken én nakomen; afspraken die openstaan alsnog direct vervullen; ondersteuning vragen waar nodig teneinde de resultaten te realiseren; aanspreekbaar zijn en aanspreken; zowel ja als nee zeggen; CiEP on track 39
service is voor iedereen inclusief uzelf; continu waarde genereren voor uzelf en anderen; bereid zijn tot intervisie en supervisie vanuit wat werkt ; persoonlijke belemmeringen onderscheiden van organisatiebelemmeringen; belemmeringen bespreekbaar maken met degene voor wie het relevant is; gerichte actie ondernemen daar waar hij/zij zelf de invloed heeft; het effect van het eigen gedrag op zichzelf en op anderen onderzoeken en zo nodig bijsturen; resultaatgericht deelnemen in het team; initiatief nemen. De CiEP-waarden Bovenstaande gedragsvoorbeelden dienen, als mensen werken volgens CiEP, als basis voor partnerschap en het systematisch realiseren van inspirerende kwaliteit en resultaten. Op alle niveaus in de organisatie. Zowel in- als extern. Vanuit dit perspectief kunt u werken volgens CiEP in uw eigen organisatie als basiscompetentie verklaren die vooraf gaat aan de professionele kwaliteiten waar iemand over moet beschikken om zijn werk goed te kunnen doen. Onderstaand CiEP-organisatiemodel verduidelijkt de visie op basis waarvan CiEP individuen, teams en organisaties faciliteert om de effectiviteit van (zelf)sturing te optimaliseren. CiEP on track 40
Afbeelding 5. CiEP-Organisatiemodel CiEP-Organisatiemodel Op de bovenste laag van dit model worden op organisatieniveau missie, visie en strategie geformuleerd. Er wordt betekenis gegeven aan de rol en betekenis van uw organisatie voor alle belanghebbenden. Ondersteunende, functionele waarden om deze organisatiewaarden te realiseren zijn: partnerschap, inspirerende kwaliteit en excellente resultaten. De ondersteunende waarden kunnen alleen vervuld worden als er op persoonlijk niveau verbinding (tweede laag) mee is. Randvoorwaarde daarvoor is dat mensen bereid zijn om zich te verbinden met open communicatie, congruentie, persoonlijk leiderschap en verantwoordelijkheid. Bereidheid om te verbinden met zowel interne als externe waarden, brengt met zich mee dat op de derde laag duidelijk moet zijn wat dan CiEP on track 41