PEP DE FORMULE WAAR U EEN LEVEN LANG PLEZIER VAN HEEFT

Transcriptie

1 PEP DE FORMULE WAAR U EEN LEVEN LANG PLEZIER VAN HEEFT Ik word zo moe van mijn overvolle inbox! Meestal eet ik een boterhammetje snel tussendoor, geen tijd voor lunchpauze Ik kom gewoon om in mijn papierwinkel Overwerken is eerder gewoon dan een uitzondering Ik kan me nooit eens op een ding concentreren, er komt altijd wat tussen Aan het eind van de dag vraag ik me vaak af wat ik nu bereikt heb Ik voel me overwerkt Hoe blijf ik die enorme informatiestroom toch de baas? Ik doe van alles tegelijk en daarom bereik ik nooit een goed resultaat Herkent u zich in deze uitspraken? U kunt er wat aan doen. Met het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP ) heeft u een waardevol hulpmiddel om problemen die mensen ervaren in het gemakkelijk en effectief uitvoeren van hun werk te verminderen. Met het Persoonlijk Efficiency Programma kunt u: de oplopende werkdruk in de hand houden (en vermijden dat u burn-out raakt) uw kostbare tijd beter verdelen en gebruiken (zodat er balans in uw leven blijft) onnodige werkonderbrekingen vermijden (en toch uw collega s geen Anee@ verkopen) de groeiende informatiestroom de baas blijven (en een heerlijk lege inbox in uw e- mailprogramma handhaven) gemakkelijke werkgewoonten aanleren (waardoor u uw werk efficiënter en sneller kunt doen) gedelegeerd werk bewaken (en u dus altijd weet wat er gaande is en wie de juiste persoon op de juiste plek is) een perfect werkarchief opzetten (waar behalve uzelf ook de anderen altijd alles in kunnen terugvinden) uw deadlines halen en u aan uw beloften houden

2 Wat is het Persoonlijk Efficiency Programma? PEP is een praktische, individuele training op het gebied van persoonlijke efficiency, bureauorganisatie en timemanagement. Deze werkplekbegeleiding benadert de problemen die mensen ervaren in het efficiënt en effectief uitvoeren van hun werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken: 1. Werkgewoonten 2. Organisatie van de werkplek 3. Werkplanning en taakmanagement Werksystemen. Het meest in het oog lopende kenmerk is de aandacht voor het management van de werkplek. De consultant kijkt bij de deelnemer hoe men het bureau heeft ingericht en welke werksystemen men gebruikt. Dat laatste blijkt vaak afwezig te zijn of zonder nadenken gebruikt te worden. Op de eerste dag gaat iedereen dan ook de eigen werkplek (re)organiseren en een goed werkend systeem opzetten. Veel overtollig papier wordt weggegooid (de consultant leert de mensen wat ze wel en niet moeten bewaren), stapels verdwijnen en alles is meteen terug te vinden. Ook door collega s. Dit opnieuw inrichten van de werkplek gebeurt ook in de PC. Ook daar kijkt de consultant naar de wijze waarop iemand archiveert en welk systeem men hanteert. Werkgewoonten. PEP hanteert het principe: DOE HET NU! Iedereen roept dan enthousiast dat het een goed principe is. Maar op de werkplek blijkt het voor veel mensen toch moeilijker om dit principe in de praktijk te brengen dan men dacht. De consultant geeft tips en opdrachten waar een volgende keer op terug gekomen wordt. Verder gaat de consultant met de deelnemer in op uitstelgedrag. Hoe dat te veranderen is. Planning. De theorie van het planning gedeelte van PEP is niet ingewikkeld. Alleen is ook hier weer aan de orde dat deelnemers vaak niet goed in de gaten hebben wat ze allemaal kunnen en moeten plannen.. De ervaring is dat iemand de planningsprincipes vooral in praktijk brengt bij niet al te ingewikkelde projecten. Maar zodra het wat complexer wordt of de werkdruk neemt toe, dan laat men het geleerde al gauw voor wat het is. Een PEP consultant neemt juist de moeilijke zaken samen met de deelnemer ter hand en dan ziet men al gauw hoe het moet en wat het oplevert.

3 Wat zijn de resultaten van het Persoonlijk Efficiency Programma? U bent veel minder tijd kwijt met het archiveren en terugzoeken van s U stelt geen zaken meer uit en neemt tijdige beslissingen U wordt minder gestoord en kunt daardoor geconcentreerder en sneller werken Routinewerk wordt gemakkelijker en lastige klussen schuift u niet meer vooruit met als resultaat dat u meer plezier krijgt in uw werk Uw werkplek is opgeruimd en u raakt geen tijd meer kwijt aan zoeken naar papieren en s, uw persoonlijke organisatie is verbeterd U heeft voor uzelf een systeem waarmee u alle aanspraken die er op u worden gedaan snel en zonder al te veel moeite kunt afhandelen U kunt een haalbare planning maken waar al uw werkzaamheden in ondergebracht zijn zodat u overzicht heeft over uw werk U kunt de juiste prioriteiten stellen wat tot gevolg heeft dat u meer aandacht zult besteden aan uw kerntaken U heeft een helder hoofd Als gevolg van de individuele resultaten zal er in de organisatie als geheel ook effecten optreden. Door snellere afhandeling en het afnemen van achterstanden gaat het serviceniveau en de kwaliteit van het werk omhoog. Er spreekt meer daadkracht uit de activiteiten van de medewerkers, deadlines zullen vaker gehaald worden. Doordat iedereen op dezelfde snelle wijze het werk oppakt kan men van elkaar op aan. Teamwork verloopt soepeler en beloftes worden beter nagekomen. Managementteams en leidinggevenden krijgen meer tijd en aandacht voor de belangrijke zaken in een groter verband of op de langere termijn.

4 Hoe komt het dat PEP een rendement heeft van 80%? (Vergeleken met een 'gewone' time management training) Het is een training op de werkplek, dus niet in een conferentieoord. Voordeel is dat de consultant ziet waar ieder persoonlijk moeite heeft om het geleerde in praktijk te brengen. Want zoals een deelnemer zei: als je een timemanagement training volgt moet je daarna wel zelf de discipline opbrengen om het ook echt te gaan doen. Bij het Persoonlijk Efficiency Programma helpt de consultant daarbij. PEP heeft een doorlooptijd van enkele maanden waarin de consultant enkele malen op de werkplek komt en samen met de deelnemer werkt aan persoonlijke knelpunten. Iedereen heeft dus een lange periode waarin hij/zij bezig blijft met de principes van PEP. Er is gebleken dat deelnemers na een poos de principes wat laten varen en juist dan worden de individuele knelpunten zichtbaar. PEP is volledig individueel. De theorie wordt in kleine groepen gegeven, maar daarna gaat de consultant met ieder individueel aan de slag. Het gaat echt om de persoon. Weerstand en tegenwerpingen die in een conferentie-oord nogal eens te horen zijn zoals: Ja, maar jij kent onze baas niet, die gooit altijd de planning in de war of Bij ons is de cultuur nu eenmaal zo dat iedereen altijd binnen moet kunnen lopen, of Niemand houdt zich bij ons aan afspraken, dus kan ik nooit kwaliteit leveren, zijn bij het Persoonlijk Efficiency Programma niet aan de orde. De vraag is dan: Hoe gaat u hier mee om? Een PEP consultant werkt net zolang met een deelnemer samen tot deze de principes onder de knie heeft. Het komt dus wel voor dat er meer vervolgbezoeken nodig zijn dan vier. Dat heeft geen prijsverhoging tot gevolg.

5 PEP trainingen hebben een zeer hoge Return on Investment. (ROI) PEP trainingen hebben een zeer hoge 'Return on Investment' omdat er gemiddeld per deelnemer een tijdsbesparing van 3 uur per week wordt gerealiseerd. De productiviteit van een deelnemer die 38 uur per week werkt, stijgt dus met 8%. Bij een groep van zes deelnemers levert dit een besparing op van 18 uur per week. U realiseert per groep besparingen of extra capaciteit ter waarde van een halve formatieplaats! Uw besparing per groep HBO medewerkers is ca ,- per jaar! En de kosten van een PEP programma? Daar hoeft u het echt niet om te laten. Na 6-8 weken heeft u uw investering er al uit! In dit rekenvoorbeeld hebben we dat voor u uitgewerkt. ROI van PEP trainingen Parameters Aantal dagdelen PEP training 6 Aantal deelnemers per groep 6 Totale kosten van een HBO werknemer per jaar ,00 Aantal uren dienstverband per week 38 Aantal werkbare (productieve) weken 44 Aantal werkbare (productieve) uren Loonkosten per productief uur 41,87 ROI in tijd PEP tijdsbesparing per deelenemer per week, in uren 3 PEP tijdsbesparing per deelenemer per week, in % 8% Productiviteitswinst per groep per week, in uren 18 Formatie-rendement, in FTE 0,5 ROI in Euro Kostenbesparing per groep per week 753,59 Kostenbesparing per groep per jaar ,89

6 Persoonlijk Efficiency Programma Werkwijze en globale inhoud (van een standaard training) DAG 1. In de ochtend een plenaire sessie met alle deelnemers van ongeveer 3 uur: De PEP principes (kern hiervan is DOE HET NU); Efficiënte persoonlijke werkgewoontes en werkroutines; Een effectieve werkplek, zowel fysiek als digitaal; Omgaan met verstoringen; Snelle afhandeling; Filteren van informatiestromen. In de middag gaan de deelnemers terug naar de eigen werkplek en gebruiken de rest van dag om de besproken principes toe te passen in de eigen werksituatie. Kernpunten zijn een efficiënt georganiseerde werkplek, snelle afhandeling, filteren van informatie, beschikbaarheid en verstoringen. De consultant komt langs bij iedereen, geeft begeleiding, doet suggesties en beantwoordt vragen. Iedere deelnemer stelt een individueel actieplan op. DAG 2. (1-2 weken na dag 1) In de ochtend een plenaire sessie voor alle deelnemers van ongeveer 2,5: Planning; Prioriteiten stellen en haalbare beloftes doen; Agendabeheer; Taakmanagement; Verantwoordelijkheden; Samenwerken. De rest van de dag bestaat uit individuele begeleiding op de werkplek volgens rooster. DAG 3. (minimaal 4 weken na dag 2) Op deze dag zijn er individuele werkplekbezoeken van 1 uur per persoon. We kijken naar de uitvoering van de planning en het stellen van prioriteiten. Als het nodig is geven we extra aandacht aan: Delegeren, secretaresse coördinatie, feedback naar collega's, uitvoeren van follow-up. DAG 4. (optioneel) Op deze dag zijn er de volgende mogelijkheden: Werken met het team of de afdeling aan teamknelpunten (1 dagdeel); Uniform archiveren en opzetten van een gemeenschappelijk digitaal archief (2 uur per archief); Best practices Het Nieuwe Werken. * Tijdens al onze trainingen wordt vertrouwelijkheid gegarandeerd.

7 Meer informatie Wilt u meer informatie over een PEP training of over een van de varianten van pep@? Wilt u een voorstel voor maatwerk? Wilt u een passende offerte? Wilt u een gratis presentatie bij u op het werk? Neem dan contact op met Selma Mulder mobiel mail selma@tijdenresultaat.nl Of bezoek onze website