Efficient werken in teams. Peter Knol & Denise Hulst

Transcriptie

1 Efficient werken in teams Peter Knol & Denise Hulst 2014

2 Inhoudsopgave pagina 2 Inleiding en aanleiding pagina 3 Introductie Het Betere Werken pagina 4 Schematische overzicht offerte pagina 6 Omschrijving Basistraject Efficient werken in teams pagina 8 Omschrijving Alternatief Blended Learning Traject pagina 12 Begroting en aanbod pagina 16 Bijlage 1 Voorbeeldtrajecten en referenten pagina 20 Bijlage 2 Voorbeeld Quickscan pagina 31 Bijlage 3 Globaal overzicht opdrachtgevers pagina 34 Bijlage 4 Trainers en CV S pagina 35 Bijlage 5 Leveringsvoorwaarden pagina 44 Bijlage 6 Klachtenregelement pagina 45 2

3 Inleiding en aanleiding Maarn, 22 mei 2014 Geachte heer Hegemann, beste Lars, Hierbij treft u ons voorstel aan voor in company trajecten bij de Vlaamse Overheid rond de thematiek van Efficienter werken in teams. Dit naar aanleiding van uw verzoek tot deelname aan de aanbesteding die wij ontvingen op 17 april jongstleden. Binnen de Vlaamse overheid is door HR-verantwoordelijken een vraag geformuleerd rond het efficienter samenwerken in teams. De dynamiek van een bestuurlijke organisatie kan met name in een veranderend tijdsbeeld druk met zich meebrengen die zich in inefficiënt samenwerken kan manifesteren. In een veranderende werkomgeving waarin tijd en plaatsonafhankelijk werken een steeds grotere impact begint te krijgen zal efficiënt samenwerken noodzakelijk zijn en een ander gezicht krijgen, waarbij optimaal timemanagement op teamniveau aan de basis ligt. Onze offerte is gericht op het aanreiken van vaardigheden ten aanzien van onder andere timemanagement op zowel individueel als op teamnivo en vaardigheden ten aanzien van efficienter samenwerken binnen teams. Het Betere Werken heeft de afgelopen jaren vele gemeentelijke, landelijke en provinciale besturen naar volle tevredenheid getraind op deze thema s, zoals in de bijlage te zien is. Vanzelfsprekend willen wij graag langs komen om deze offerte toe te lichten. Daarnaast kunt u op onze website nadere informatie vinden. Met vriendelijke groet, Denise Hulst & Peter Knol Het Betere Werken info@hetbeterewerken.nl 3

4 Introductie Het Betere Werken Het Betere Werken (HBW) is in 2009 opgericht door Denise Hulst en Peter Knol. Sinds 1992 werkte Denise Hulst als zelfstandig trainer rond de thema s efficiency, werkdruk, stress, timemanagement en omgaan met informatie. Omdat zij behoefte had om kennis en ervaringen te delen, richtte zij samen met Peter Knol Het Betere Werken op. Van een franchise organisatie heeft Het Betere werken zich ontwikkeld tot een netwerkorganisatie waarbinnen trainers op basis van specifieke kennis, kwaliteit en ervaring, in verschillende trajecten en vormen met elkaar samenwerken. Het Betere Werken is steeds meer een merk in de markt aan het worden en heeft vanuit die positie al keur van opdrachtgevers naar volle tevredenheid ter zijde gestaan in vergelijkbare trajecten als zoals door de Vlaamse Overheid geformuleerd. Op pagina 21 treft u een overzicht aan. Het Betere Werken: mensen en werk in beweging De moderne werkende mens moet vandaag de dag van vele markten thuis zijn: omgaan met veel informatie, de voortdurende stroom van s de baas blijven, proactief werkgedrag hebben, tijd en taken goed plannen, zelfsturend vermogen in kunnen zetten en dit allemaal in een werkomgeving waar de fysieke afstand tussen medewerkers groter wordt en daardoor een beroep doet op het vermogen om op een creatieve en effectieve manier samen te kunnen werken. Onze insteek (HBW) is niet om in relatie tot timemanagement zoveel mogelijk gedaan te krijgen in zo min mogelijk tijd. Onze insteek is om mensen makkelijker, slimmer en effectiever te laten (samen)werken met de bestaande middelen. Persoonlijke effectiviteit is een voorwaarde voor team efficientie en effectiviteit. Belangrijke en gewaardeerde neveneffecten van toegenomen (team)efficiency en (team)effectiviteit zijn toegenomen werkplezier, minder werkdrukgevoelens (grotere vitaliteit), meer regie (zelfsturing) over de werkzaamheden en daardoor hogere output. Teamefficiency Veel medewerkers werken in teams. Samen moeten zij het werk doen en onderdeel van de keten zijn is onderdeel van de werkcontext. Dat brengt onderlinge afhankelijkheid mee voor veel medewerkers. Als de ene collega het werk niet goed of niet tijdig doet, is dat voelbaar voor de collega die ook zijn bijdrage aan dat stuk werk moet leveren. En hoe ga je dan met deze onderlinge afhankelijkheid? Efficiënt samenwerken in teams gaat dan bijvoorbeeld ook over duidelijkheid creëren, elkaar helpen maar ook afspreken en aanspreken, praktische zaken goed regelen die kunnen gaan over de vraag waar welke informatie gelaten wordt, hoe er onderling met mail omgaan wordt en hoe vaak men elkaar moet zien om het werk goed te kunnen doen, en hoe samenkomsten effectief ingericht worden. Om vaardigheden in te zetten, moet je ze wel eerst hebben HBW traint mensen al jaren, op onder andere pro-activiteit en het vergroten van het zelfsturend vermogen. En op het maken van een haalbare planning, op effectief samenwerken, efficiënt delegeren, goed afstemmen en efficiënt vergaderen. Want of je nou bijvoorbeeld een Nieuwe Werker bent of een oude, voor beide geldt: om vaardigheden in te zetten moet je ze wel eerst hebben. HBW vindt dat, ongeacht werkomgeving, het altijd al over resultaten, omzet en productiviteit gaat en dat medewerkers daar goed voor toegerust moeten zijn. De rol van de techniek Bijna iedereen werkt met computers. En met . Techniek en tools zijn wat HBW betreft hulpmiddelen waar je dát uit moet zien te halen wat je werkelijk helpt. Het doel van HBW is dan ook om met de deelnemers te onderzoeken welke toepassingen en welk gedrag helpt bij het optimaal benutten van de 4

5 digitale mogelijkheden, met in achtneming van de door de opdrachtgever in het protocol genoemde randvoorwaarden. Met elkaar verwante thema s De voorbereiding op echte veranderingen verloopt in fasen: er over nadenken dat het toch anders kan, vervolgens het voorbereiden van dat proces van verandering en daarna het moment waarop je het echt moet gaan doen. Daarom bestaan de trainingen die wij geven altijd uit verschillende onderdelen die met elkaar verbonden zijn: 1. eigen gedrag (gewoontegedrag en routines) 2. slimmer en beter plannen 3. slimmer en beter omgaan met 4. slimmer en beter omgaan met het (digitale) archief en met de werkplek 5. slimmer en beter omgaan met mensen (collega s) 6. slimmer en efficienter samenwerken Leerfasen De meeste medewerkers zijn, als ze aan een(online) training beginnen of deelnemen aan een groepsbijeenkomst, onbewust onbekwaam. Tijdens het doorlopen van de (online) training ontstaat in de meeste gevallen een bewustzijn ten aanzien van de eigen manier van werken en de mogelijkheden voor verbetering en verandering. Het oefenen met het nieuw geleerde is een belangrijk onderdeel, want dan moeten er succeservaringen plaatsvinden die motiveren om door te gaan met het andere gedrag. Dat kan gaan om kleine zaken zoals bijvoorbeeld direct je mailbericht opbergen of weggooien als je het beantwoord hebt of grote zaken zoals je teamleider op de hoogte stellen van het feit dat je een stuk werk niet op tijd af kan krijgen en dat je hulp nodig hebt. De verschillende leerfasen 1. Onbewust - Onbekwaam 2. Bewust - Onbekwaam 3. Bewust - Bekwaam 4. Onbewust - Bekwaam Deze leerfasen komen in onze trajecten allemaal aan bod, doordat de gewenningsperiode ook begeleid wordt en er tijdens de plenaire bijeenkomsten afgesproken wordt hoe nieuw gedrag vastgehouden kan worden. Het individuele werkplekbezoek zet ander gedrag in gang. 5

6 Schematisch overzicht offerte Efficiënter werken in teams Vlaamse Overheid Vlaamse Overheid A. Organisatie/ Opdrachtgever Vlaamse Overheid, de heer Hegemnann B. Aanleiding en centrale vraag Bij de Vlaamse Overheid is naar aanleiding van vragen van HR-verantwoordelijken een aanbesteding uitgezet met als opdracht efficiënter samenwerken in teams met als uitgangspunt optimaal timemanagement op taalniveau. C. Doelstellingen Medewerkers van de Vlaamse Overheid vaardigheden aanreiken op het gebied van timemanagement in zowel het persoonlijke als het publieke domein met als doel het optimaliseren van efficiënte samenwerking in teams en het intrainen van deze vaardigheden. D. Doelgroep Medewerkers van de Vlaamse overheid. E. Resultaten en producten Begeleidingstraject in fasen dat oploopt met ontwikkeling van medewerkers Resultaten - bewustwording van de eigen manier van werken - adopteren van slimmere en efficiëntere werkgewoonten - toegenomen persoonlijke effectiviteit en timemanagementvaardigheden - efficienter samenwerken in teams Fase 1 0-fase Fase 2 Leerfase Fase 3 Doefase : Intakes*, QuickScans 0 meting**, formaliseren leerdoelen*** : Interactieve workshops (of blended learning) : Training en coaching op de werkplek, werkplekbezoeken Fase 4 Zelfstandigheidsfase : Medewerkers laten structureel ander werkgedrag zien 1-meting Fase 5 Eind Rapportage met aanbevelingen richting vervolgtrajecten Fase 6 Bestendigen : Half jaar lang tips & reminders via de , mogelijkheid tot e- coaching/ Skype contact, na half jaar terugkomochtend 6

7 F. Diensten en producten ten aanzien van deze trajecten QuickScans 0-metingen / Intakes en rapportages Groepsbijeenkomsten / Online (blended) trainingen (timemanagement en efficiënt samenwerken) / Workshops / Werkplekbezoeken / Werkboek Het Betere Werken/ Ambassadeursschap / E-coaching / Skype-sessies / Reminders/ Handleiding Best Practices: meest gebruikte toepassingen (Outlook of ander programma) Certificaat van deelname / Eind rapportage G. Projectcommunicatie De projectcoördinatie verloopt via de vaste contactpersoon van de opdrachtgever. Vanuit Het Betere Werken is Denise Hulst samen met haar co-trainers verantwoordelijk voor de inhoudelijke aspecten en de uitvoering van dit traject. Voor alle andere vragen is Peter Knol aanspreekpunt. H. Uitvoering en organisatie Uitvoering Denise Hulst en co-trainers zie bijlage Organisatie inhoudelijk: Denise Hulst Organisatie overig (data afstemmen, facturering, boeken etc) Peter Knol I. Tijdsinvestering per deelnemer Maximale tijdsinvestering per deelnemer is opgebouwd uit: 1. QuickScan ter voorbereiding ½ uur maximaal 2. Twee workshops totaal 7 uur 3. Volgen beide online trainingen in totaal 7 uur 4. Twee werkplekbezoeken totaal 2 uur 5. Tussentijdse opdrachten uitvoeren totaal 2 uur 6. E-coaching/skype-sessies ½ uur 7. Schriftelijke eindevaluatie invullen max ½ uur 8. Terugkomochtend 3 uur en eventueel werkplekbezoek 1 uur Totaal plusminus 23 uur verspreid over een lanfgere periode J. Noodzakelijke randvoorwaarden Voor het welslagen van dit traject bij de Vlaamse Overheid is het belangrijk dat deze omslag in de manier van (samen)werken, gedragen wordt door het management. K. Gebruikte notities / literatuur Elke deelnemer krijgt een overzichtelijke cursusmap met scholingsinhoud en actueel naleesmateriaal, naast de Best Practices en de gebruikte PowerPointpresentaties. Deze map kan ook digitaal verstrekt worden. 7

8 Omschrijving Basistraject Efficiënt Werken in teams bij de Vlaamse Overheid Doel van het traject Het ontwikkelen van bewustzijn ten aanzien van het eigen (samen)werkgedrag en vervolgens het aanreiken van een ander handelingsperspectief ten aanzien van dit eigen (samen)werkgedrag. Deelnemers worden toegerust om nieuwe vaardigheden in te zetten voor het optimaal regisseren van hun werkproces en (efficiente) samenwerking met de collega s. Kenmerken van ons traject Kenmerkend voor de trajecten van HBW zijn de eenvoud en de praktische aanpak. We sluiten aan bij de mogelijkheden van bestaande systemen. Een belangrijk gedeelte van het traject vindt plaats op de (team)werkplek, waardoor deelnemers ook aan het werk zijn tijdens het traject. De effectiviteit van dit traject wordt ontleend aan het belang wat wij hechten aan de koppeling tussen theorie en praktijk waardoor deze training direct resultaat oplevert en er geen tijdverlies optreedt. Het gehele cursustraject kan zich uitstrekken over een periode van meerdere maanden. Hierdoor wordt nieuw werkgedrag ingesleten. Ook besteden deelnemers een aantal uren aan tussentijdse opdrachten die altijd betrekking hebben op het eigen werk. Indien nodig onderhouden wij ook per telefoon of contact met de deelnemers. Voorbeeld opzet Basistraject Efficiënt Werken in teams bij de Vlaamse Overheid Dit traject bestaat uit 1 workshop Timemanagement en werkplekbezoeken en 1 workshop Efficiënt Samenwerken in teams en werkplekbezoeken en een terugkomdag plus werkplekbezoeken. Het tijdspad in dit voorbeeld beslaat ongeveer 6 maanden, waarin de actieve leerfase in twee tot drie weken tijd plaatsvindt. Dit tijdspad kan ook anders ingericht worden: korter achter elkaar, op dezelfde dag, 1 werkplekbezoek of twee werkplekbezoeken. De intake en de QuickScan 0 meting hebben uiteraard voorafgaand plaatsgevonden. Tijdspad opzet basistraject Efficient werken in teams Fase 1: Intakes*, QuickScan ( 0 meting **) en voorbereiding: gesprekken met verantwoordelijken, formuleren initiële leerdoelen***, as is situatie Fase 2: Twee weken na de QuickScan 0 meting: Leer- fase: Workshops; formuleren van de definitieve leerdoelen, to be situatie Inhoud: thema s die raken aan efficient (samen) werken met optimaal timemanagement als uitgangspunt, formuleren van persoonlijke doelen Fase 3: Zo kort mogelijk aansluitend aan vorige fase: Doe-fase Werkplekbezoeken, altijd gekoppeld aan de workshops, onder het motto al doende leert men en als reflectie op de persoonlijke doelen geformuleerd tijdens de workshops. Fase 4: Zelfstandigheidsfase: vervolgens het geleerde in praktijk brengen. Reminders, Skype, E-coaching Fase 5: 1-meting twee werken na het laatste werkplekbezoek, evaluatie, rapportage met aanbevelingen Fase 6: Bestendigen. Tips & Reminders via de . Terugkomochtend half jaar na laatste werkplekbezoek 8

9 Intakes* Intakegesprek met verantwoordelijken uit de organisatie. Doel: helder krijgen van de onderliggende vraag. Het formuleren van initiele leerdoelen en het eventueel reeds benoemen van passende interventieintrumenten. QuickScans** Het Betere Werken gebruikt QuickScans als 0- meting bij dit intaketraject. Deze bestaan voor een deel uit gestructureerde vragenlijsten en voor een deel uit open vragen. Het doel is om een beeld te krijgen van hoe de situatie nu is. De vragenlijsten bestrijken het terrein van efficient samenwerken (communiceren, feedbackgeven en delegeren) en het terrein van timemanagement (werkplekorganisatie, werkgewoonten, management, planning en persoonlijke effectiviteit). De vragenlijsten zijn flexibel en in te richten naar de vraag van de opdrachtgever. Deze vragenlijsten beschouwen wij als een 0-meting en maken naast de gesprekken met verantwoordelijken onderdeel uit van de beschrijving van de as-is situatie. Vaststellen van leerdoelen*** Op basis van de intakegesprekken verantwoordelijken en de o-meting vindt er een team(groesbijeenkomst) plaats waarin defintieve leerdoelen worden vastgesteld en een definitieve keuze voor interventie instrumenten wordt gemaakt. Van as is naar to-be. Opzet van het traject De ochtend van de eerste trainingsdag 1. Interactieve workshop Timemanagement Werkplekorganisatie & Clean Desk werken, Scheiden van de werkstromen: doen, later doen & plannen, delegeren, opruimen en weggooien, in relatie tot gebruik van de werkplek en (gezamenlijke) archief; Agenderen van diversen soorten werkzaamheden (plek geven in de tijd, structuur werkdag); Het maken van een haalbare planning, het maken van keuzes en de valkuilen bij plannen Efficiënt en, ordenen, handige tips en trucs voor beter gebruik; Aan het eind van deze workshop wordt door iedere deelnemer een persoonlijk actieplan opgesteld, dat als basis dient voor de werkplekbezoeken. De hieruit voortvloeiende acties van de deelnemer is huiswerk voor de volgende keer. Afhankelijk van de grote van de teams stellen wij voor om met ambassadeurs/keyholders te werken. Dit betekent dat wij de kennis en vaardigheden niet aan iedereen overdragen maar aan een select aantal mensen zodat deze de veranderingen in de organisatie kunnen borgen over langere termijn. Dit kunnen teamhoofden zijn of medewerkers die een duidelijke rol vervullen en enthousiast zijn over de aangeboden themas. 9

10 Middag van de eerste trainingsdag In de middag een dagdeel werkplekbezoeken*, individueel of per team Volgende dag ochtenddeel werkplekbezoeken*, individueel of per team Week later of twee weken later, ochtend tweede dag 2. Interactieve workshop Efficiënt samenwerken in teams Gewoontegedrag, uitstelgedrag, omgaan met ad-hoc werkzaamheden en onderbrekingen Verwachtingsmanagement, communicatie en feedback geven De plek in de keten Randvoorwaarden creëren om vanuit rust en aandacht te kunnen werken, omgaan met werkdruk en stress Vooruitkijken en zelfsturing Grenzen en prioriteiten kunnen stellen Nee zeggen en toch coöperatief en dienstverlenend zijn. Middag van de tweede trainingsdag In de middag: werkplekbezoeken*, individueel of per team Volgende dag ochtenddeel werkplekbezoeken*, individueel of per team Toelichting Werkplekbezoeken* Het heeft onze voorkeur om de werkplekbezoeken aansluitend aan de workshops te laten plaatsvinden, omdat deelnemers dan in de actiemodus zitten. Als er een lange tijd tussen de werkplekbezoeken en de workshop zit, wordt er niet optimaal gebruik gemaakt van de wens die verandering die ontstaat naar aanleiding van de workshop. De werkplekbezoeken kunnen individueel plaatsvinden of per team, afhankelijk van de vraagstelling. De onderwerpen voor de (team)werkplekbezoeken komen voort uit de workshops en worden in overleg afgesproken. Meest besproken onderwerpen tijdens werkplekbezoeken zijn bijvoorbeeld: het verminderen van uitstelgedrag, het nemen van besluiten de eigen voorkeurswerkstijl inefficiënte versus efficiënte werkgewoonten en het eigen werkgedrag werkplekorganisatie (bureau, clean desk) praktisch en handelbaar archiveren efficiënt omgaan met en handige toepassingen die daarbij helpen (uitbreiden knoppenkennis) taak - en time management feitelijke werklast in beeld brengen verschil tussen korte termijn versus lange termijn planning voorbereiden op en overdragen bij vakanties (indien van toepassing) verwachtingsmanagement 10

11 planning en het stellen van prioriteiten proactief agendabeheer en werkgedrag (eigenaarschap) assertieve communicatie met behoud van de goede werkrelatie borgen van de nieuwe manier van werken tijdige afstemming hulp vragen bij de collega s Optioneel extra werkplekbezoek Individuele werkplekbezoeken van ongeveer 1 uur Thema s individuele werkplekbezoeken: hoe gaat het en wat is er nog nodig puntjes op de i heldere doelen formuleren voor de toekomst ten aanzien van de nieuwe manier van werken formuleren waar en op welke manier hulp nodig is, het organiseren van countergedrag en afspraken met de interne helper. 3. Terugkomdag 6 tot 7 maanden na afronding van de cursus Ochtend plenaire bijeenkomst herhaling stof en vooraf geïnventariseerde vragen van de deelnemers Middag: eventueel werkplekbezoeken 11

12 Alternatief Traject Blended Learning Traject Timemanagement en Efficiënt Samenwerken Sinds voorjaar 2013 heeft Het Betere Werken de beschikking over een eigen online training. Deze online training is bij een grote opdrachtgever ingebouwd in het bestaande learning management systeem en ondersteunt de trainingstrajecten die het Betere Werken bij deze opdrachtgever uitvoert. Het Blended Learning Traject (BLT) bestaat uit: - de online training - groepsbijeenkomst/workshops - individuele werkplekbezoeken Waarom Blended Leren? Ons BLT is een effectieve en kostenvriendelijke manier van leren en veranderen. De ervaringen tot nu toe zijn bijzonder positief; een klein aantal deelnemers gaf aan door de online training voldoende handvatten aangereikt te hebben gekregen waardoor er geen behoefte meer was aan een werkplekbezoek. Dit laatste streven wij niet na, omdat wij de toegevoegde waarde van een groepsbijeenkomst en individuele werkplekbezoeken te groot vinden. Deelnemers ervaren vooral het individuele leren op tijdstippen die henzelf uitkomen als een voordeel. Ook is de inhoud van het plenaire gedeelte specifiek gericht op vragen die niet of onvoldoende door de online training beantwoord zijn en kan er dieper op bepaalde thema s in te gaan. De online training blijft minimaal een jaar lang toegankelijk zodat deelnemers een lange tijd de gelegenheid hebben om stukken theorie opnieuw te lezen of beluisteren of opnieuw bepaalde oefeningen te maken, waardoor de online training bijdraagt aan het borgen van het nieuw geleerde. Kenmerk van BLT Kenmerkend, ook voor de online trainingen van Het Betere Werken zijn de eenvoud en de praktische aanpak. De online training wordt door de medewerker gedaan op de werkplek op het moment dat het hem of haar goed uitkomt en in het tempo dat past. Door de koppeling van theorie en praktijk, is deze training uitermate effectief. Deze effectiviteit wordt bereikt doordat de deelnemers het geleerde direct op de werkplek toe kunnen passen. Ook besteden deelnemers een aantal uren aan opdrachten die altijd betrekking hebben op het eigen werk. Deze training gaat vergezeld van e-coaching en skype-sessies. De online trainingen moet afgerond zijn voor aanvang van de workshops. Nadat deelnemers de online training hebben afgerond, krijgen zij een vragenlijst toegestuurd waarin onder andere gevraagd wordt naar de realisatie van de bij de online training gestelde leerdoelen en wat er nog meer te leren valt. De inlogcodes voor de online training worden 4 weken voor aanvang van de workshops opgestuurd. Deelnemers hebben drie weken de tijd om de training te volgen en een week voor aanvang krijgen zij de vragenlijst opgestuurd. De uitkomsten van deze vragenlijsten worden deels gebruikt voor de inhoud van de workshops. Wij kunnen in ons learning management systeem zien of de deelnemers gestart zijn met de online training en wanneer ze deze afgerond hebben. 12

13 Opzet Blended Learning traject medewerkers krijgen een uitnodiging om deel te nemen aan de online training 3 weken later ontvangen de deelnemers een vragenlijst ter voorbereiding op het plenaire groepsgedeelte en een uitnodiging voor het plenaire gedeelte 4 weken na toe sturing van de uitnodiging voor de online training vindt de plenaire bijeenkomst plaats (1 dagdeel) en vinden aansluitend en de volgende dag de werkplekbezoeken plaats (3 dagdelen) twee weken na het laatste werkplekbezoek worden er evaluatieformulieren verstuurd, medewerkers krijgen een week de tijd om deze ingevuld retour te sturen. twee weken daarna vindt een evaluatiegesprek plaats. een half jaar later is er een opfris- terugkomochtend en eventueel in de middag werkplekbezoeken.. Inhoud Online-training Timemanagement De basisprincipes van efficiënte werkgewoonten, werkgedrag en het werksysteem en het vaststellen van persoonlijke doelstellingen. het verminderen van uitstelgedrag het nemen van besluiten voorkeurswerkstijl het beheer van en andere informatiestromen gebruik van het bureau de inrichting van het (digitale) archief. De basisprincipes van een efficiënte werkplanning: taak - en time management, planning, het stellen van prioriteiten en het Eisenhowerkwadrant korte termijn versus lange termijn planning, pro-actief agendabeheer efficiënt gebruik van elektronische hulpmiddelen Interactieve Workshop Timemanagement De groepsbijeenkomst / workshop vindt twee weken na afronding van de online cursus plaats. De inhoud van de workshop staat voor een deel vast en de onderwerpen zijn gelijk aan de onderwerpen genoemd in omschrijving van het basistraject. Daarnaast wordt op basis van de vragenlijsten bepaald welke onderwerpen ook aan bod moeten komen. Aan het eind van het plenaire gedeelte maken de deelnemers een eigen actieplan of een teamplan. Afhankelijk van de keuze van het team is dit actieplan het vertrekpunt voor de individuele werkplekbezoeken, van ongeveer 1 uur, welke aansluitend in de middag zullen gaan plaatsvinden, 3 in totaal of een werkplekbezoek aan een heel team van 1 dagdeel. De volgende dag vinden de eventuele overige werkplekbezoeken plaats. 13

14 Inhoud Online-traject Efficient samenwerken in teams Als basis voor dit gedeelte wordt onze online training feedbackgeven gebruikt. Feed back geven is een belangrijke vaardigheid voor het kunnen onderhouden van volwassen werkrelaties en het aangeven van uw grenzen en voorkeuren. Niet iedereen vindt dat makkelijk. Sterker nog, goede feed back geven is soms heel moeilijk. Onze training Feed back geven is praktijk gericht en gebaseerd op herkenbare praktijksituaties in het dagelijkse werk. De online training gebruiken we vaak als start up voor onze trainingen rond samenwerken en communiceren.. Interactieve workshop Efficient samenwerken in teams De groepsbijeenkomst / workshop vindt twee weken na afronding van de online cursus plaats. De inhoud van de workshop staat voor een deel vast en is de onderwerpen zijn gelijk aan de onderwerpen genoemd in omschrijving van het basistraject. Daarnaast wordt op basis van de vragenlijsten bepaald welke onderwerpen verder aan bod moeten komen. Aan het eind van het plenaire gedeelte maken de deelnemers een eigen actieplan of een teamplan. Afhankelijk van de keuze van het team is dit actieplan het vertrekpunt voor de individuele werkplekbezoeken, van ongeveer 1 uur, welke aansluitend in de middag zullen gaan plaatsvinden, 3 in totaal of een werkplekbezoek aan een heel team van 1 dagdeel. De volgende dag vinden de eventuele overige werkplekbezoeken plaats. Optioneel: extra werkplekbezoeken (ongeveer 4 weken na workshop) Extra Individuele werkplekbezoeken van ongeveer 1 uur per persoon, minimaal 3 per dagdeel of een werkplekbezoek aan een team van 1 dagdeel ongeveer 4 weken nadat de workshop heeft plaatsgevonden. We bouwen voort op dat wat al geleerd is naar aanleiding van vragen en behoeften van de deelnemers en of teams. Optioneel Terugkomdag 6 tot 7 maanden na afronding van de cursus ochtend plenaire bijeenkomst herhaling stof en vooraf geïnventariseerde vragen van de deelnemers middag: eventueel werkplekbezoeken Resultaten van de trajecten Het resultaat van de trajecten van Het Betere Werken benoemen onze deelnemers als volgt: Resultaten (individueel) verhoogde besluitvaardigheid goede controle informatie instroom beter terugvinden van informatie inzichtelijke archief structuur verbetering in de samenwerking verhoging van de productiviteit hogere stressbestendigheid beter plannen 14

15 betere prioriteitstellingen goede voortgangscontrole beter delegeren goed overzicht op de eigen werkzaamheden effectiever gebruik van programma s zoals Outlook toegenomen werkplezier Resultaten (gezamelijk) beter gebruik van informatiesystemen en archieven betere bewaking van deadlines tijdige beslissingen door medewerkers en managers verlaging werkdruk en stress i.v.m. ziekteverzuim verhoogde klantgerichtheid (in- en extern) toegenomen productiviteit verbeterde samenwerking op team/afdelingsniveau minder overwerk 15

16 Begroting en aanbod Onderstaand treft u ons aanbod aan voor de de Trajecten Efficient samenwenwerken in teams. Het traject zoals wij dit aan de Vlaamse Overheid willen aanbieden heeft een basisprijs van 6500,-- Dit is exclusief btw en eventuele overnachtingskosten. Dit is inclusief voorbereidingskosten, reiskosten en burokosten. Wat ons betreft is dit het uitgangspunt van gesprek om nader tot elkaar te komen. Naast bovenstaande aanbod is er maatwerk mogelijk. Dit wordt duidelijk in de genoemde alternatieven en andere ondersteunende interventies. Wij kunnen ons voorstellen dat team afhankelijk bekeken wordt wat het meest passende is gegeven de situatie. Begroting Basistraject Timemanagement en Efficient samenwerken in teams Basistraject zoals boven omschreven bestaat uit de volgende Interventies Prijs in euro s Intake plus QuickScan en 0- meting 650 Teamintake plus finaliseren leerdoelen 650 Workshop Timemanagement 650 Workshop Efficiënt Samenwerken dagdelen werkplekbezoeken aansluitend beide workshops Rapportage en 1 meting Rapportage na intake Terugkomochtend 1 dagdeel

17 Begroting alternatief traject Blended Learning Traject Blended Learning zoals boven omschreven bestaat uit de volgende Interventies Prijs in euro s Intake plus QuickScan en 0- meting 650 Teamintake plus finaliseren leerdoelen Online training Timemanagement en Persoonlijke Effectivitiet Online training Feedbackgeven ,00 per persoon* Workshop Timemanagement 650 Workshop Efficiënt Samenwerken dagdelen werkplekbezoeken aansluitend beide workshops Rapportage en 1 meting Rapportage na intake Terugkomochtend 1 dagdeel 650 * Deze prijs is gebaseerd incidenteel periodiek gebruik. Mocht de Vlaamse Overheid deze online trainingen in haar LMS (learning Management Systeem ) willen opnemen, dan bepalen we in onderling overleg de prijs. Hiermee kan dan iedere medewerker steeds op deze online trainingen teruggrijppen. 17

18 Voorbeelden andere mogelijke interventies. Afhankelijk vraag opdrachtgever makkelijk te koppelen zijn aan het basistraject zoals hierboven omschreven. Workshops (dagdeel) Timemanagement Efficient samenwerken Benedictijns Timemanagement Efficient en MBTI en samenwerken Teamcoaching algemeen Optioneel MBTI-vragenlijsten Prijzen 650,00 maximaal 20 deelnemers idem idem idem idem idem 40,00 per persoon Online trainingen Timemanagement en Persoonlijke Effectiviteit Feedbackgeven en samnewerken 45,00 per persoon 55,00 per persoon Werkplekbezoeken per team of individueel (dagdeel) 650,00 Boeken Deze worden als basis gebruikt voor bovengenoemde interventies. Het Betere Werken Werkboek met QuickScans, oefeningen en tips. In ringband formaat 12,00 Efficient en met veel praktische tips en handreikingen om de inbox de baas te blijven 9,50 18

19 Benedictijns timemanagement Ook Benedictus wist al op welke manier er veel gedaan kon worden zonder dat er nog harder gewerkt hoefde te worden 9,50 Wat voor type ben jij? MBTI, persoonlijkheid en verschillen, leiderschap, samenwerken, timemanagement verklaard met MBTI 17,00 Zojuist verschenen. Boekpresentatie op 5 juni 19

20 Bijlage 1 Voorbeeldtrajecten en referenten 1 Koninklijke Visio Bij Koninklijke Visio hebben wij zowel blended als traditionele trajecten uitgevoerd. Beide zijn toegevoegd. Koninklijke Visio heeft ook onze online training in haar LMS gehangen. Basistraining Het Betere Werken Koninklijke Visio Voor optimaal resultaat en borging blijft deze training het meest effectief en succesvol. Deze training kan zowel gebruikt worden om op het hoofdkantoor groepen te trainen en is de basis voor een eventueel train de trainers traject. Tijdsinvestering: In het eerste geval gaat het om een investering van ongeveer 14 uur per persoon verspreid over 3 tot 4 maanden. In het geval van een train de trainers traject zal het om 24 uur per persoon gaan, verspreid over een periode van 4 tot 6 weken. De inhoud van het train de trainerstraject wordt gedeeltelijk bepaald door de vraag van de opdrachtgever. Eenvoudig, praktisch, effectief Kenmerkend voor de trainingen van HBW zijn de eenvoud en de praktische aanpak. Een groot gedeelte wordt gedaan op de werkplek, waardoor deelnemers ook aan het werk zijn tijdens de training. Haar effectiviteit wordt ontleend aan het belang wat wij hechten aan de koppeling theorie en praktijk waardoor deze training direct effectief is en er geen tijdverlies optreed. De training strekt zich uit over een periode van 3 tot 5 maanden. Hierdoor wordt nieuw werkgedrag ingesleten. Dit is waar het uiteindelijk over gaat, nieuw gedrag en dat heeft tijd nodig. Ook besteden deelnemers een aantal uren aan tussentijdse opdrachten die altijd betrekking hebben op het eigen werk van de deelnemer. Indien nodig onderhouden wij ook per telefoon of contact met de cursist. Thema s plenaire bijeenkomsten De volgende onderwerpen komen aan de orde: Werkgewoonten en werkplekorganisatie (bureau, clean desk) Besluitvorming en werkconcentratie Snelle afhandeling van inkomende post Praktisch en handelbaar archiveren Planning en het stellen van prioriteiten Pro-actief agendabeheer Efficiënt omgaan met 20