Life is all about finding the balance between too much and too little.

Transcriptie

1

2 Life is all about finding the balance between too much and too little.

3 Programma 1. De organisatie: samenwerken 2. Jouw functie: overzicht & plannen 3. Jij als persoon: efficiënt functioneren

4 Doelen voor vandaag Na afloop van de training kun je: 1. Jouw werkdrukveroorzakers noemen 2. Orde aanbrengen in taken en planning 3. Meer rust vinden

5 Werkwijze

6 Werkboek

7 7 Annemiek Tigchelaar

8 Kennismaking 1. Mijn naam is Ik werk Ik houd van Ik heb behoefte aan Ik ben Ik zou graag willen leren...

9 Lekker druk Belangrijk in je werk: Voldoening Goed je werk kunnen doen Overzicht Plezier

10 werklast De objectief meetbare hoeveelheid werk die iemand op zijn bordje heeft liggen werkdruk De druk die je ervaart om deze hoeveelheid werk te realiseren. Kan van laag tot hoog zijn. werkstress Het negatieve effect van te hoge werkdruk die te lang aanhoudt.

11 Welk cijfer geef je je werkdruk?

12 1) De organisatie

13

14 Wat kan er beter?

15

16 Cirkel van invloed

17 Bronnen van arbeidsvreugde

18 Opdracht Wat geeft jou energie?

19 Bedenk hoe je: Beter kunt samenwerken Je werkplezier kunt vergroten

20 2) Jouw Functie 1. Taken & op orde 2. Prioriteren & Plannen

21 eens Ik heb grip op mijn oneens

22 eens Er staan minder dan 15 s in mijn inbox oneens

23 eens Ik heb minimaal éénmaal per week mijn inbox leeg oneens

24 eens Mijn inbox is eigenlijk mijn takenlijst oneens

25 eens Ik ervaar stress bij het ontvangen van nieuwe oneens

26 eens Ik word geregeld onderbroken in mijn werk door nieuwe oneens

27 eens Ik ontvang meer dan 40 berichten per dag oneens

28 eens Als ik een nieuw bericht lees handel ik het ook direct af oneens

29 eens Ik reserveer dagelijks tijd voor het afhandelen van mijn mail oneens

30 eens afhandelen kost mij meer dan een uur per dag oneens

31 Wat ligt er op jouw bordje?

32 is de basis van je werk

33 INBOX TAKENLIJST

34 organiseren 1) Afdanken 2) Archief 3) Actie

35 1. Afdanken

36 Weg! Wat moet er bewaard worden? Door wie? Hoe? Waar? En hoe lang?

37 2. Archiveer Archiveren is de kunst van het vinden

38 Archiveer Bewaar s in mappen Maak een logische indeling Houd het aantal mappen beperkt Bewaar soort bij soort Word geen archivaris

39 3. Actie

40 Taken ordenen

41 Onderscheid taken 2 minuten klus: grote klus (15 a 30 min): grotere klus of afspraak: direct doen takenlijst agenda

42 Takenlijst tips 1. één systeem 2. concreet 3. sorteer (wasmand) 4. herinner jezelf

43 Bedenk samen oplossingen voor: Minder Het ordenen van je taken en acties

44 2) Jouw Functie 1. Taken & op orde 2. Prioriteren & Plannen

45 Wat zijn al jouw rollen?

46 Doelen stellen Voor wie niet weet naar welke haven hij wil zeilen, is geen enkele wind de juiste. (Seneca)

47 Prioriteiten stellen Weten wat er echt toe doet Bewuste keuzes maken

48 niet belangrijk belangrijk Prioriteiten stellen urgent niet urgent Kwadrant I Kwadrant II Kwadrant III Kwadrant IV

49 Bezint eer ge begint Stap 1: Moet ik dit nu doen? Assertiviteit Stap 2: Moet ik dit nu doen? Delegeren Stap 3: Moet ik dit nu doen? Prioriteiten stellen Stap 4: Moet ik dit nu doen? Plannen Stap 5: Moet ik dit nu doen? Alternatieven zoeken

50 Plannen

51 tijd inschatten

52 Plan ruim Kerntaken 30 % Routine werk 30 % Onvoorzien & ad hoc 40 %

53 Plan je grote keien

54 Agenda gebruik Gebruik Categorieën Plan Blokken in (terugkeerpatroon) Reserveer tijd voor

55 Pomodoro

56 niet belangrijk belangrijk Opdracht urgent niet urgent Kwadrant I Kwadrant II Kwadrant III Kwadrant IV

57 Bedenk oplossingen voor: Het optimaal gebruiken van je agenda Het efficiënt benutten van je tijd

58 3) Jij als persoon

59

60 Druk, druk, druk

61 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

62 rood geel zwart blauw rood groen geel paars groen paars zwart rood geel zwart paars groen

63 Druk maken vs. Druk hebben

64 Draagkracht Draaglast Sociale steun Plezier Stabiele omgeving (werk & thuis) Duidelijke aansturing Eigenschappen (positief, assertief, zelfvertrouwen, flexibiliteit) Gezondheid (Nacht)rust Eisen/verplichtingen (werk & thuis) Ingrijpende levenservaringen Onzekerheid, zorgen Conflicten Eigenschappen (perfectionisme, veel eisend, geen hulp vragen, pessimisme)

65 Minder druk hebben Minder erop: - Grenzen bewaken - Nee-zeggen - Ambitie bijstellen - Minder verantwoordelijk - Dingen laten - Later doen Sneller eraf: - Verdelen - Delegeren - Sneller werken - Minder perfect - Niet doen - Loslaten

66 Minder druk Meer nee - zeggen en grenzen stellen Minder uitstellen Minder perfectionisme Meer rust en pauze Op tijd stoppen

67 Opdracht Kijk nog eens naar de taken op je bordje. Wat kun jij: Verdelen: niet zelf doen, maar samen Verschuiven: naar een later tijdstip of ander persoon Verminderen: eenvoudiger en minder perfect uitvoeren Voorkomen: nee- zeggen Verwijderen: niet doen en loslaten

68 Opdracht Hoe wapen jij je tegen stress? Hoe kun je hoge stress voorkomen?

69 Afsluiting

70 Wat neem jij mee?

71 Evaluatie

72

73 Succes!