Welkom. Efficiënter Werken Programma EWP

Transcriptie

1 Welkom Efficiënter Werken Programma EWP

2 Annelies Kuiper Trainer bij: Van Soest - Koedam Consultancy BV [email protected]

3 NIET HARDER MAAR SLIMMER WERKEN Tijd wat geweest is kun je niet inhalen of bijkopen daarom moeten we efficiënt met tijd omgaan. Efficiëntie = Meer gedaan krijgen met minder moeite Timemanagement Het begint eigenlijk al met je eigen energie en een realistisch beeld, van taken en tijd. Dan ook tijd om te plannen, dat verlaagt stress en begint de volgende dag met opgeruimd gevoel.

4 Werkgewoontes *Doe Het Nu! Voorkom herhaling, stel niet uit en doe de dingen 1 keer. *Verbeter je concentratie, schrijf de dingen op. *Voorkom interrupties/verstoringen *Voorkom crisis, los problemen op als ze nog klein zijn. *Genereer positieve energie, doe vervelende zaken eerst.

5 Beslis! Met de 4 D s

6 Direct doen (< 3 min.) Doe het niet / delete Door naar een ander / delegeren Door naar een andere datum / datum inplannen

7 Verbeter je focus, verminder te veel afleiding Je hoofd is niet bedoeld om alles mee te onthouden, maar om mee na te denken

8 Zorg door verbetering van je concentratie en meer gestructureerd werken voor een betere focus, een snellere afhandeling en vergeet minder!

9 Manage je concentratie! Waar laat je de zaken die je moet onthouden? 7 Waar doe je welke werkzaamheden? Hoe associatief werk je? Waar zeg je nee tegen?

10 Oefening getallen

11 Onthoud deze getallen

12

13 463942

14 Onthoud deze getallen

15

16

17 Onthoud deze getallen

18

19

20 Verstoor minder en voorkom verstoringen 14 min 60 % WAT ZIJN JE GROOTSTE VERSTOORDERS?

21 Interrupties van buitenaf: -Computerstoring -Mailnotificatie staat aan (pop up) -Telefoon -Binnenlopers -Ad hoc besprekingen voeren -Dossiers/documentatie niet goed beschikbaar Interrupties door jezelf: -Te veel willen onthouden -Deadlines niet halen -Incompleet of incorrect werk afleveren -Werkzaamheden niet bundelen, maar hap-snap -Te veel ja zeggen en daarmee niet kritische werkhouding uitstralen -Reactieve instelling -Niet concreet communiceren -Onduidelijk delegeren -Te toegankelijk zijn

22 Tel de blokjes

23

24

25

26 Krijg een duidelijk beeld Mensen zullen pas actie nemen als ze een duidelijkheid hebben over wat ze moeten doen. Als dat beeld vaag is, gebeurt er vaak niets. Als er onduidelijkheid is kost dat tijd.

27 Takenanalyse OEFENING

28 Pak klussen op als ze nog klein zijn, laat ze niet hangen zodat je ze later onder (tijds)druk op moet pakken. Voorkom crisis waar dat kan! Gebruik daarbij je professionaliteit en je intuïtie

29 Timemanagement by Stephen Covey / Eisenhower Hoog urgentie laag

30 Doe vervelende klussen eerst, dat levert je meer positieve energie op! * Door Brian Tracy

31 De negatieve spiraal stress minder concentratie achterstand en werk dat niet af is zorgen minder efficiënt lagere productie

32 Pak het onbewust uitstellen aan! Wat is meestal de oorzaak? Heb je er last van? Kan dat anders?

33 Stephen Covey: Auteur van The Seven Habits of Highly Effective People

34 Gewoonte doorbreken in 21 dagen Goethe: everything is hard before it is easy

35 Tijd besparen Meer controle over werk Serviceniveau verbeteren Focus op kerntaken Optimaal samenwerken Beter prioriteiten stellen Beheer informatie stroom Concentratie verbeteren Slimmer, maar niet harder werken