Lezing time management

Transcriptie

1 Lezing time management BasHoorn.nl Niets uit deze uitgave mag zonder nadrukkelijke toestemming van Bas Hoorn worden gekopieerd of anderszins worden gedupliceerd. Deze map is persoonlijk en uitsluitend bestemd voor de cursist die deelneemt aan de training timemanagement.

2 Inhoudsopgave 1 Doelen Visie en missie Visie Missie Toepassingsgebieden Doelen stellen SMART(ER)-principe Prioriteiten Eisenhower-kwadrant Handig om te weten /80 regel (Paretoprincipe) Keien, kiezels en snelle tips die je meteen kunt toepassen Inhoudsopgave

3 1 Doelen 1.1 Visie en missie Visie De visie geeft de situatie weer waarin de organisatie zich in de toekomst wil bevinden, uitgedrukt in fundamentele doelen en/of een strategische richting. Het heeft betrekking op de lange termijn, je zou het de toekomstdroom van de organisatie kunnen noemen. Een visie beschrijft soms zelfs hoe organisaties de wereld waarin ze werkzaam zijn graag zouden willen zien. Hierbij kun je denken aan armoedebestrijding. Een visie zou dan kunnen zijn: een wereld zonder armoede Missie De missie geeft beknopt weer waarom de organisatie bestaat en wat er gedaan moet worden om de visie te realiseren, uitgedrukt in een fundamenteel doel Toepassingsgebieden Gezin/privé + Werk + Kerk + (Sport)vereniging Pagina 3 van 10 Timemanagement

4 1.2 Doelen stellen Je wilt productief zijn en resultaten bereiken, daarom is het van belang dat je jezelf doelen stelt. Een doel is een gewenst eindresultaat of een situatie waarin je je uiteindelijk wil bevinden. Je begint dus altijd met het eindpunt voor ogen. Als je geen doelen stelt ben je weliswaar bezig, maar is de kans groot dat je niet productief bent. Productief zijn is namelijk iets anders dan bezig zijn. Als je bezig bent met activiteiten die bijdragen aan jouw doelen, ben je resultaatgericht bezig en dus productief SMART(ER)-principe Het SMART(ER)-principe helpt je bij het formuleren van heldere doelstellingen. Het is een afkorting die we ook wel een mnemoniek noemen: een afkorting met als doel om een betekenis te onthouden. SMART(ER) staat voor: S: Specifiek M: Meetbaar A: Acceptabel of aanvaardbaar R: Realistisch T: Tijdgebonden E: Spannend (exciting) R: Belonend (rewarding) S: Specifiek De doelstelling moet zo eenduidig en concreet mogelijk zijn. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen: Hoe smaakt, ruikt, oogt, voelt of klinkt het gewenste resultaat? Aan welke eisen voldoet het resultaat? Wat moet precies zijn afgerond of bereikt? M: Meetbaar Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? Om het meetbaar te maken kun je denken aan kwantificeren. Bijvoorbeeld niet Ik wil afvallen, maar Ik wil 12 kilo afgevallen zijn en niet Ik wil geld gespaard hebben maar Ik wil EUR ,- gespaard hebben. Let op: uiteraard is niet alles kwantificeerbaar. Denk bijvoorbeeld aan Ik wil gelukkig zijn. Desondanks is het tóch belangrijk om te proberen een doelstelling meetbaar te maken. Wat zijn bijvoorbeeld factoren die bijdragen aan jouw geluk? Pagina 4 van 10 Timemanagement

5 A: Acceptabel Is de doelstelling acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management? Vinden je naasten, collega s of leidinggevenden jouw doelstelling acceptabel? Vind je het zelf ook acceptabel? Denk bijvoorbeeld aan risico s nemen met beleggingen, teveel tijd steken in hobby s, te lang bezig zijn met onderzoek, etc. R: Realistisch De doelstelling moet haalbaar zijn. Om een voorbeeld te geven: het is niet realistisch om als ongetrainde beginner over 2 maanden een marathon te lopen. Het is misschien wel realistisch om over 2 jaar een marathon binnen 5 uren te volbrengen. T: Tijdgebonden Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn, op welke datum? Doe niet aan voornemens, maar stel termijnen anders bereik je nooit je doelen! Bijvoorbeeld: Ik wil dat over drie maanden mijn badkamer is verbouwd, Ik wil dat over 6 maanden het magazijn is opgeruimd, Op 1 december 2015 heb ik mijn studie afgerond. Pagina 5 van 10 Timemanagement

6 2 Prioriteiten The operation was the largest amphibious invasion of all time, with over troops landing on 6 June Allied naval and merchant navy personnel in over ships were involved. The invasion required the transport of soldiers and material from the United Kingdom by troop-laden aircraft and ships, the assault landings, air support, naval interdiction of the English Channel and naval fire-support. The landings took place along a 50-mile (80 km) stretch of the Normandy coast divided into five sectors: Utah, Omaha, Gold, Juno and Sword.... Begin met het einde voor ogen! Pagina 6 van 10 Timemanagement

7 2.1 Eisenhower-kwadrant urgent niet urgent belangrijk Zoveel mogelijk wegblijven Hier ben je reactief Last van stress Zoveel mogelijk vanuit hier werken Hier ben je proactief Stressvrij en gestructureerd werken 1 2 onbelangrijk Dit is voor jou niet belangrijk Teruggeven of delegeren Niet doen! 3 4 Opdracht Reken uit hoeveel tijd jij gemiddeld per week besteedt aan elk kwadrant. Kwadrant 1: Kwadrant 3: Kwadrant 2: Kwadrant 4: Pagina 7 van 10 Timemanagement

8 3 Handig om te weten /80 regel (Paretoprincipe) Richt je op deze 80% van de inspanningen als het écht niet anders kan! 80% 20% cluster 7 Focus op 20% van de inspanningen die 80% van de resultaten opleveren 20% 80% inspanning resultaten De 20/80 regel is zowel in het dagelijks leven als professioneel van toepassing. Voorbeelden uit het dagelijks leven: - 20% van je familie en vrienden zie je 80% van de tijd - 20% van je kleren draag je 80% van de tijd - 20% van je muziekcollectie beluister je 80% van de tijd Professionele voorbeelden: - 20% van de klanten zorgen voor 80% van de omzet - 20% van de oorzaken bepalen vaak 80% van de fouten - 20% van de informatie waar je mee werkt draagt voor 80% bij aan het bereiken van je doelstellingen - 20% van de mensen met wie je werkt dragen voor 80% bij aan het bereiken van je doelstellingen - 20% van jouw acties leiden tot 80% bij aan het bereiken van je doelstellingen: het maken van een planning behoort in dit geval tot de 20%! Pagina 8 van 10 Timemanagement

9 3.2 Keien, kiezels en kiezel kei kiezel kiezel kiezel kei kei kiezel Hierbij gaat het om prioriteiten stellen. Welke acties doe je eerst? Het gaat hierbij niet om hoe meer, hoe beter! Als je een bak moet vullen met keien, kiezels en, doe je niet eerst het, want dan past de rest er niet meer bij. Zand kun je opvatten als kleine, minder belangrijke acties. Met krijg je de bak, oftewel de tijd, wel vol, maar hiermee bereik je niet je doel (de keien en kiezels heb je niet gedaan). Als je de bak vult, begin je met de keien, dan de kiezels en de ruimte die je nog over hebt vul je op met. De keien zijn de grootste en belangrijkste acties, deze brengen je het dichtst naar je doel. De 20/80 regel is ook hierop toepasbaar. Met 20% van de acties, kun je 80% van de taak voltooien. De keien behoren tot deze 20%. Je zult merken dat als je deze acties eerst doet, dit je ook meer energie geeft, omdat je echt iets bereikt. Pagina 9 van 10 Timemanagement

10 3.3 snelle tips die je meteen kunt toepassen 1. Ochtend: moeilijke taken en concentratietaken 2. Bepaal tijdens kantooruren 3 momenten om social media te checken 3. Bepaal tijdens kantooruren 3 momenten om te checken 4. Zet piepjes, bliepjes en andere meldingen uit 5. Maak afspraken met de omgeving over interrupties 6. Werk met een takenlijst: dat maakt je 20% tot 30% productiever 7. Plan aan het begin van de week grote en complexe taken 8. Plan aan het einde van de week de kleine taken en acties 9. Reserveer 25% van de werktijd voor ad hoc kwesties 10. Ga ervan uit dat je zelf maar 25% kan plannen in je agenda 11. Pas de 20/80 regel toe 12. Wees niet altijd bereikbaar Pagina 10 van 10 Timemanagement