Doe het NU! Zonder uitstel lekker aan het werk. Wilmie Voortman

Transcriptie

1 Doe het NU! Zonder uitstel lekker aan het werk. Wilmie Voortman mei

2 Mensen zeggen het zo makkelijk: je moet gewoon aan de slag gaan. Op sommige dagen lukt dat wel. Op andere dagen is dat gruwelijk moeilijk. Je hebt gewoon geen zin. Je bent moe. Er spelen allerlei dingen door je hoofd of je hebt al weken zoveel te doen dat je van gekkigheid niet meer weet waar je moet beginnen. Het werk loopt je oren uit! Als je jezelf structureel overbelast voelt, is er meer nodig dan een hulpmiddel om aan het werk te gaan. Dan is het misschien tijd om eens wat intensiever te kijken waarom er telkens teveel op je bordje ligt. Dan moet je misschien helemaal niet aan het werk nu, maar stoppen. In alle andere andere gevallen kun je lekker met het onderstaande stappenlan aan de slag. Doe het wel vriendelijk. Zie dit stappenplan niet als een slavendrijver, maar als een vriend die je ondersteunt. DePlanningscoach wil je helpen! 2

3 Dit is een dun boekje. Dat is niet voor niets. Het is geen boek om lekker achterover geleund te lezen. Ik verwacht dat je op het puntje van je stoel zit. Als je echt iets aan dit boekje wilt hebben, dan ga je elke keer als je ziet staan, direct aan de slag. Als je dit boek er later weer bijpakt om je te helpen om lekker aan het werk te gaan, hoef je dus alleen maar de Doe het NU! Stappen te volgen. Als je een paar keer op deze manier hebt gewerkt, heb je dit boekje niet meer nodig. Dan weet je hoe je jezelf aan het werk kunt zetten. Dan kan het zelf een soort gewoonte worden. Joehoe! 3

4 Doe het Nu! Pak: * Pen en papier * Je agenda * Je to-do lijst(en) (als je die hebt) Ik heb dit boekje geschreven om je te helpen aan het werk te gaan. Om de één of andere reden heb jij daar op dit moment moeite mee. Omdat je telkens niet begint. Omdat je uitstelt of blijft hangen in je mailbox. Omdat je de neiging om je hand uit te strekken en toch weer die telefoon van je te pakken, niet kunt bedwingen. Omdat er zoveel te doen is, dat je niet meer weet waar je moet beginnen. Neem het jezelf niet al te zeer kwalijk. In de wereld zoals die er nu uitziet, is het erg moeilijk om je gewoon te concentreren. Om je maar met één ding bezig te houden, zul je actie moeten ondernemen om allerlei afleiders buiten de deur te houden. Alleen al in je Smartphone zitten duizenden afleidende berichten, spelletjes, mails, social media etc. Het is dus helemaal niet zo vreemd dat je hulp nodig hebt. Het doel van dit boekje is om jou te helpen vandaag een goede werkdag te hebben. Een goede werkdag is een dag waarop je de dingen doet die gedaan moeten worden. Dat is een dag waarop je met concentratie aan taken werkt. Dat is een dag waarop je ook voldoende tijd neemt voor pauze. Het lezen van dit boekje kost je maximaal een half uur. Althans: de eerste keer dat je het leest. Daarna kun je het er steeds bij pakken als je moeite hebt om aan de slag te gaan. Je volgt gewoon de stappen en hopla... voor je het weet ben je lekker aan het werk. 4

5 STAP VOOR STAP Stap 1. Besluit Het gaat vaak zo: Je wilt veel teveel op één dag. Maakt gigantische to-do lijsten en werkt tegen de klippen op. Je blijft switchen tussen taken omdat je denkt dat dat efficiënt is. Aan het eind van de dag heb je bijna niets af gemaakt. Je voelt je leeg en gefrustreerd. Dat kan anders, kijk maar: In deze eerste stap ga je bewust besluiten wat je vandaag doet en dus ook wat je niet doet. Besluit nu.. ja NU... welke drie dingen je vandaag gaat doen. Negeer de rest. Doe het Nu! Vandaag ga ik in ieder geval doen: Schrijf ook twee dingen op die je vandaag bewust uitstelt

6 Stap 2. Maak er actiepunten van Vaak zet je dingen op je to-do lijst die veel te vaag zijn, zoals: * Verzekeringen uitzoeken * Rapport A * Personeelsuitje Als ik deze drie punten op jouw lijst zie, dan heb ik geen flauw idee wat je van plan bent te gaan doen. Ik weet wel met welke onderwerpen je aan de slag wilt, maar niet wat je precies wilt gaan doen. Jij hebt misschien wel een idee, maar om sneller aan het werk te gaan, is het slimmer om de dingen op je lijstje concreet en actiegericht te maken. Dat werkt echt! Daarvoor moet je bovenstaande taken misschien opknippen in kleinere delen. Stel jezelf steeds de vraag: Wat is de eerstvolgende actie? Een goede eerstvolgende actie voldoet aan vier kenmerken: 1. Er zit een werkwoord in (maken, schrijven, mailen). 2. Je ziet voor je wat je aan het doen ben terwijl je deze actie doet. 3. Je weet hoe het resultaat er ongeveer uitziet, als je klaar bent met deze actie. 4. Er is een grote kans dat je deze actie in ongeveer anderhalf of minder af kunt werken. In ons voorbeeld zou het kunnen worden: Verzekeringen uitzoeken Eerstvolgende actie = Een overzicht maken van alle verzekeringen die onze organisatie heeft. Rapport A Eerstvolgende actie = De conceptinhoudsopgave schrijven voor rapport A. 6

7 Personeelsuitje Eerstvolgende actie = Een mail sturen aan alle medewerkers met een mail met de datum van het personeelsuitje. Omschrijf drie dingen van je to-do lijst als eerstvolgende acties: Maak gebruik van de kenmerken van een eerstvolgende actie: met een werkwoord, zie voor je wat je gaat doen, zie voor je wat het resultaat is als je klaar bent, zorg dat je deze actie in ongeveer anderhalf uur kunt afronden. 7

8 Stap 3. Doe alles uit! Veel mensen denken dat je meer doet als je meerdere dingen tegelijk doet. Als er een mail binnenkomt, kijk je gelijk even waar het over gaat. Je Facebook staat continu open en je als er een reactie op je post is, kijk je direct. Er kleeft een prettig gevoel aan dit heen en weer switchen tussen verschillende dingen. Je hebt het gevoel dat het je alert houdt. Je doet mee! Het kan misschien actief voelen, maar dat is het niet. Het voelt druk en daardoor lijkt het efficiënt, maar je bent het niet. Het is een illusie. Omdat dit een doe-boekje is, ga ik hier nu niet uitgebreid op in dus moet je het gewoon van me aannemen (eventueel kun je meer over achtergronden lezen in 'Het Uitgestelde boek' van DePlaningscoach) Je doet het beste en het meeste werk als je je langere tijd achter elkaar helemaal op één taak focust. Om je daarbij te helpen, raad ik je aan om alles uit te doen! 1. Zet mailmeldingen uit: Zet alle meldingen van mail uit. Bij voorkeur stel je je mailprogramma zo in dat nieuwe berichten alleen binnen komen op het moment dat jij ze ophaalt. Doe dit op alle devices waarop jij je mail verwerkt. 2. Leg je Smartphone weg: Zet je smartphone op vliegtuigstand en leg hem weg. Alleen al het feit dat je je smartphone in je ooghoek ziet, kan de neiging oproepen om toch 'even' te kijken of er berichtjes zijn. 8

9 3. Sluit 'andere' programma's: Alle programma's die je niet gebruikt op je computer, sluit je af. Ben je aan het schrijven in Word, dan sluit je dus je mailprogramma en ook dat Excel bestand dat nog van een andere taak open staat. 4. Maak je bureau leeg: Het is absoluut niet de bedoeling dat je nu een uur of langer gaat besteden aan het opruimen van je bureau (tenzij dat één van je acties is). Desnoods gooi je alles wat er nu in je blikveld ligt in een la. Het gaat erom dat je alles wat je kan afleiden van de taak die voor je ligt rigoreus elimineert. 9

10 Stap 4. Klaar voor de start? Zorg dat alles klaar staat om zo direct geconcentreerd te kunnen werken aan de eerste actie op je lijst. Er moet geen enkel excuus zijn om je daarvan af te brengen. 1. Ga naar het toilet. 2. Pak iets te drinken. 3. Zorg dat je alle spullen die je nodig hebt op je werkplek hebt liggen. Nietmachine nodig? Doet je pen het? Heb je de juiste rapporten of boeken klaar liggen? 4. Leg pen en papier naast je neer. Op het moment dat je geconcentreerd aan de slag bent, kan het nog steeds gebeuren dat je fantastische ingevingen krijgt voor een ander project of dat ene ingrediënt bedenkt dat je echt niet moet vergeten te kopen voor je maaltijd van vanavond. Het is goed om hierop voorbereid te zijn en alvast pen en papier naast je neer te leggen. Maak voor dit soort snelle notities alleen gebruik van je telefoon als deze op vliegtuigstand staat (zodat je niet ziet dat je beste vriend een bericht heeft gestuurd en je daarin verzeild raakt...). 5. Zet eventueel een wekkertje Als je iemand bent die het moeilijk vindt om zich lang achter elkaar op één ding te concentreren dan kan de wekker een hulpmiddel zijn. Zet hem de eerste keer dat je je gaat concentreren op 10 minuten. Daarna op 15 etc. etc. Op die manier leer je stapje voor stapje om je gedurende anderhalf uur op één taak te concentreren. Je zult je verbazen hoeveel werk je kunt verzetten (qua hoeveelheid en kwaliteit) in deze geconcentreerde modus. 6. Zet eventueel muziek op je hoofd. Als ik in een drukke omgeving werk, dan kan het heel erg helpen om mezelf af te sluiten door muziek te luisteren op een koptelefoon. Behalve dat mij dit helpt in mijn concentratie, geeft het de mensen in mijn omgeving ook een duidelijk signaal dat ik niet gestoord wil worden. 10

11 Stap 5. Focustijd: NU aan het werk! Daar gaan we! Lees pas verder in dit boek als je daadwerkelijk anderhalf uur geconcentreerd hebt gewerkt. Mocht het zo zijn dat je tijdens deze tijd je eerste taak af hebt, ga dan direct door met nummer 2. Maak de anderhalf uur vol. NU! Werk anderhalf uur aan jouw Actie 1. 11

12 Stap 6. Waar ben je? Yes! Het is gelukt. Je hebt je anderhalf uur helemaal geconcentreerd. Als het goed is, lees je dit echt pas nadat je het eerste 'werkblok' hebt gedaan. Voordat je een minipauze krijgt, bepaal je hoever je bent. Is actie één af? Of ben je nog maar net op de helft? Bepaal nu waar je bent en waar je zo meteen de volgende anderhalf uur aan gaat besteden. Pas als je dat helder voor ogen hebt, ga je door met Stap 7. Mijn eerstvolgende actie voor na de pauze is: 12

13 Stap 7. Verversen! Nu neem je pauze. Tien minuten is goed. Iets langer kan ook. Als je zittend werk doet, ga dan in ieder geval van je stoel. Loop wat rond. Beweeg wat. Maak een praatje (tenzij je er anderen mee stoort). Als het werk dat je doet achter de computer is, zorg dan dat je je pauze juist niet achter een beeldscherm doorbrengt. Ook niet op je telefoon! Als je het gevoel hebt dat er geen tijd is voor een pauze, dan is het goed om te realiseren dat je door regelmatig pauzes te nemen sneller en beter werk aflevert. Je hersenen functioneren beter na een break. Als je met je auto alsmaar doorrijdt zonder de olie te verversen, stopt hij er ook een keer mee. Jouw pauze is als olie verversen. Ververs jezelf! Lekker hè?! 13

14 Stap 8. Herhaling. Herhaal stap 4, 5, 6 en Bereid je voor op je geconcentreerde tijd. Zorg dat alles wat je nodig hebt in de buurt is en alle afleiding uitgezet of buitengesloten. 5. Concentreer je anderhalf uur lang volledig op je taak. 6. Als de anderhalf uur voorbij zijn, bepaal je hoever je bent gekomen en wat straks je eerstvolgende actie is. 7. Neem pauze. Ga van je plek. Drink een glas water. Eet wat fruit etc. etc. Herhaal de vier stappen. 14

15 Stap 9. Werkdag afronden, plan maken voor de volgende. Afhankelijk van hoe lang je werkdag is, kun je meerdere herhalingen doen zoals in stap 8 staat beschreven. Op een reguliere werkdag zonder al teveel onderbrekingen en/of besprekingen, kun je vier blokken halen. Natuurlijk is er ook nog mail te checken en dergelijk (lees hierover binnenkort meer in: Minder Mailen van DePlanningscoach). Je kunt er in dit stappenplan voor kiezen om één van de anderhalf uurs-blokken te besteden aan het verwerken van je mail en/of telefoontjes. Een half uur voor je stopt met je werk, rond je je dag bewust af. Er zijn een aantal dingen die handig zijn om aan het eind van iedere werkdag te doen. Ik geef je opties. Kies eruit wat voor jou handig is om te doen. Experimenteer ermee. Bewust de werkdag afsluiten Kijk welke acties je hebt afgerond en wees blij! Het is belangrijk om te genieten van de resultaten die je hebt behaald. Welke losse eindjes zijn er nog? Welke dingen moet je morgen afmaken? Plan deze acties in je agenda voor morgen. Kijk welke afspraken je morgen hebt en wat je hiervoor moet voorbereiden/ klaar zetten/ meenemen. Ontwikkel de gewoonte om rond afspraken voldoende tijd te plannen (reizen, stukken bij elkaar pakken, naar het toilet). Je zult je dan beter op de afspraak zelf kunnen concentreren en dat zorgt weer voor betere resultaten. Kijk voor de zekerheid ook even een week vooruit in je agenda, zodat je je bewust bent van zaken die op de volgende werkdag af moeten ten behoeve van afspraken of deadlines later in de week. Herhaal stap 2 (pag. 5) Welke drie actiepunten staan morgen op je lijst? Als je deze nu al vaststelt, kun je op je volgende werkdag direct aan de slag. 15

16 En NU! lekker ongestructureerd vrij zijn! Naast het voordeel van geconcentreerd werken, zorgt het stappenplan van Doe het NU! er ook voor dat je minder losse eindjes hebt. Dat geeft meer rust en een leger hoofd. Wil je meer lezen over bewust aan de slag gaan of juist uitstellen, dan is er van alles over dit onderwerp te lezen op Regelmatig zijn daar nieuwe blogs en ook Het Uitgestelde boek is hier te verkrijgen. Hier lees je hoe ik in 31 dagen mijn eigen uitstelgedrag aan wilde pakken en tot de ontdekking kwam dat uitstellen soms juist heel goed is. Wanneer wel? Wanneer niet? Dat lees je dus in Het Uitgestelde Boek. 16