NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN BERLARE VAN DONDERDAG 27 APRIL 2017 Aanwezig: Verontschuldigd: Afwezig: Cooreman Gunther, Voorzitter Vande Meirssche Luc, De Wilde Marnic, Van Hauwermeiren Tom, Bollaert Carin, Duquet Marc, Danny Vanhouwe, Van Eetvelde Koenraad, Raadsleden Van der Jeugt Hilde, Secretaris Lateir Marleen, Raadslid Duquet Marc, Raadslid verontschuldigd voor PUNT 1 :, PUNT 2 :, PUNT 3 : Gabriels Katja, Burgemeester De voorzitter verklaart de zitting voor geopend om 20 u 00. Openbare zitting PUNT 1 :Goedkeuring van de notulen van de openbare zitting van 30 maart 2017 Gelet op het voorliggende verslag; Gelet op het feit dat er geen opmerkingen worden geformuleerd ter zitting; ARTIKEL 1: De notulen van de openbare zitting van 30 maart 2017 goed te keuren. PUNT 2 :Aktename van de beslissing van de gouverneur over de jaarrekening 2015 Gelet op het schrijven van de heer Gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen van 29 maart 2017 betreffende het goedkeuringsbesluit over de jaarrekening per 31 december 2015 van OCMW Berlare; Gelet op het feit dat de raad voor maatschappelijk welzijn tegen deze beslissing beroep kan instellen binnen een termijn van dertig dagen ingaande op 29 maart 2017 Gehoord het voorstel van de voorzitter om enkel akte te nemen van het goedkeuringsbesluit; ARTIKEL 1: akte te nemen van het goedkeuringsbesluit door de heer gouverneur van de provincie Oost- Vlaanderen over de jaarrekening per 31 december 2015 van OCMW Berlare. PUNT 3 :Goedkeuring statutenwijziging TMVW 1/7
Gelet op de bepalingen van het Vlaams Decreet op de intergemeentelijke samenwerking van 06 juli 2001; Gelet op de statuten van TMVW; Gelet op het feit dat vennoten die op huidig moment enkel deelnemen aan de activiteit Aanvullende Diensten eveneens hun beslissing over deze statuten, in hoedanigheid van huidig vennoot van TMVW dienen over te maken; Overwegende dat het OCMW Berlare aangesloten is als vennoot Aanvullende Diensten TMVW/Farys; Gelet het ontwerp van statutenwijziging dat door TMVW aan de vennoot werd overgemaakt met schrijven van 31 maart 2017; Gelet de toelichting m.b.t. deze statutenwijziging die als bijlage aan onderhavig besluit wordt gevoegd. Gelet op de opmerking dat Berlare in geen enkele lijst van vennoten staat; Gelet op het feit dat dit zal nagekeken worden; ARTIKEL 1: De voorgestelde statutenwijziging van de TMVW, zoals opgenomen in het desbetreffend ontwerp goed te keuren. ART. 2: Opdracht te geven aan zijn vertegenwoordiger deze wijzigingen op de Buitengewone Algemene Vergadering die erover zal beslissen, goed te keuren. ART. 3: Van onderhavige beslissing afschrift te sturen aan TMVW. PUNT 4 :jaarverslag schuldbemiddeling Gelet op het voorliggende jaarverslag schuldbemiddeling OCMW Berlare 2016 dat tegen 31 maart 2017 dient doorgestuurd te worden naar het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin van de Vlaamse Overheid, zoals ter kennis gegeven aan alle raadsleden samen met de dagorde; ARTIKEL 1: Akte te nemen van bijgevoegd jaarverslag schuldbemiddeling 2016 van OCMW Berlare. PUNT 5 :Subsidieaanvraag Sint-Martinusfonds Gelet op de beslissing in zitting van 19 februari 2009 om een jaarlijkse toelage toe te kennen voor de voedselbedeling van het Sint-Martinusfonds. Verlenging is enkel mogelijk mits het voorleggen van een jaarlijks evaluatieverslag. De verlenging gebeurt niet automatisch. Het Sint-Martinusfonds dient elk jaar een aanvraag te richten aan ons centrum; Gelet op de beslissing van 24 april 2014 om de toelage op te trekken naar een bedrag van 1.750; Gelet op het feit dat dit bedrag verder voorzien werd in de meerjarenplanning; 2/7
Gelet op de hernieuwde aanvraag van het Sint-Martinusfonds tot het verkrijgen van deze jaarlijkse toelage; Gelet op het evaluatieverslag van het Sint-Martinusfonds voor het werkjaar 2016; ARTIKEL 1: Voor de voedselbedeling van het Sint-Martinusfonds, Dorp 32 te 9290 Berlare een subsidie te verlenen ten bedrage van 1.750 vanaf 01/01/2017 tot en met 31/12/2017. ART. 2: De verlenging van het project gebeurt niet automatisch, een jaarlijkse evaluatie is aangewezen en het Sint-Martinusfonds dient elk jaar een nieuwe aanvraag te richten aan ons centrum. PUNT 6 :Jaarverslag 2016 dienst schuldbemiddeling samenwerkingsverband Gelet op het voorliggende jaarverslag dienst schuldbemiddeling samenwerkingsverband 2016, zoals ter kennis gegeven aan alle raadsleden samen met de dagorde; ARTIKEL 1: akte te nemen van het jaarverslag dienst schuldbemiddeling samenwerkingsverband 2016. PUNT 7 :jaarverslag juridische dienst samenwerkingsverband 2016 Gelet op voorliggend jaarverslag van de juridische dienst 2016, dat aan de raadsleden ter kennis werd gebracht samen met de dagorde; 3/7
ARTIKEL 1: zonder opmerkingen kennis te nemen van het jaarverslag van de juridische dienst 2016. PUNT 8 :Kandidatuur Federale armoedeprijs: Slaatje Praatje Gelet op het schrijven de POD MI van 20 maart 2017 waarin zij een oproep lanceren voor de federale armoedeprijs 2017; Gelet op het feit dat men voor deze editie in het bijzonder op zoek gaat naar projecten die werken rond één van de volgende thema s: Armoedebestrijding bij éénoudergezinnen (alleenstaande moeders). Activering van mensen met een armoedeproblematiek. Gelet op het feit dat Slaatje Praatje met zijn werking aansluit bij activering van mensen met een armoedeproblematiek; Gelet op het feit dat de Staatssecretaris voor Armoedebestrijding, Mevrouw Zuhal Demir en de POD MI een prijs van 12.500 zullen uitreiken aan drie creatieve en vernieuwende projecten en 1.250 zal uitreiken aan zes andere genomineerde kandidaten; Gelet op het voorliggende kandidaatdossier van Slaatje Praatje ARTIKEL 1: Kennis te nemen van het kandidaatdossier Slaatje Praatje voor de Federale Armoedeprijs 2017 die zal uitgereikt worden door de Staatssecretaris voor Armoedebestrijding en de POD MI. PUNT 9 :Aktename rapport Audit Vlaanderen In de periode november 2016 - december 2016 voerde Audit Vlaanderen een audit uit in OCMW Berlare (zie bijlage). Deze audit evalueerde de adequaatheid van het systeem van interne controle / organisatiebeheersing, waarbij de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als kader werd gehanteerd. Deze audit maakt geen evaluatie van de werking van OCMW Berlare, maar gaat enkel na of de nodige instrumenten en randvoorwaarden aanwezig zijn om van een beheerste organisatie te kunnen spreken. Audit Vlaanderen verrichtte volgende werkzaamheden: Op 8 november 2016 vond de openingsmeeting plaats, waarop toelichting werd gegeven over de auditdoelstelling, auditreikwijdte, methodologie en timing. De interviews met de secretaris, de financieel beheerder, de medewerkers en de voorzitter van de raad werden gehouden tussen 22 november 2016 en 28 november 2016. Er werd informatie over de interne controle / organisatiebeheersing ingewonnen door de analyse van de door de organisatie aangereikte documentatie. Het afsluitende gesprek met de secretaris ging door op 21 december 2016. 4/7
Het ontwerprapport werd overgemaakt aan de secretaris op 21 februari 2017 en besproken op 9 maart 2017. Een managementreactie vanuit OCMW Berlare werd verkregen op 1 maart 2017 en toegevoegd. Gelet op de beperkte aanbevelingen, waarin een risico gesignaleerd wordt dat een bedreiging kan vormen voor de goede werking van een organisatie. Het is de verantwoordelijkheid van het management om gepaste beheersmaatregelen te nemen zodat de risico s beperkt worden. Audit Vlaanderen gaat de realisatie ervan steekproefsgewijs na. Gelet op de rol van de raad bij de aanbevelingen: Als hoogste orgaan binnen het lokaal bestuur, heeft de raad een belangrijke taak in het opvolgen van de aanbevelingen. In het kader van de verplichte jaarlijkse rapportage over de interne controle / organisatiebeheersing, kan de raad in principe de realisatie van de geformuleerde aanbevelingen monitoren. Daarnaast kunnen raadsleden steeds de organisatie opvolgen door vragen te stellen. Daarom wordt de voorzitter erop attent gemaakt om dit rapport aan alle raadsleden te bezorgen, zodat zij over de nodige informatie beschikken om hun taak te kunnen uitoefenen. Gelet op de uitvoerige bespreking van de aanbevelingen op de raad voor maatschappelijk welzijn. ARTIKEL 1: de raad neemt kennis van het integrale rapport van Audit Vlaanderen en keurt het voorgelegde actieplan goed. DRINGEND 1 :Beslissing tot gunning voor de renovatie van de badkamers assistentiewoningen Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, in het bijzonder artikel 24 Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de principiële beslissing dd. 9 juni 2016 tot uitvoering van de opdracht en keuze van de open aanbesteding; Gelet op de bekendmaking van de opdracht dd. 29/6/2016 in het Bulletin der Aanbestedingen; Gelet op het bestek, goedgekeurd in zitting van 9 juni 2016 Gelet op het proces-verbaal van de opening van de offertes dd. 25 augustus 2016 ; Gelet op de gunningsbeslissing door de raad voor maatschappelijk welzijn in september 2016 Gelet op de beslissing voor meerwerk douchegordijnen Gelet op het feit dat bij de werken aan de proefflat in het Boerenkrijghof is vastgesteld dat de radiator niet op dezelfde plaats staat als in De Zilverberk; dat dit in de nieuwe opstelling problemen geeft; dat de buizen lopen op de plaats waar de douchebak moet steunen en dit problemen geeft; dat er verschillende 5/7
alternatieven onderzocht zijn, maar dat de enige deftige en structurele oplossing zit in het verplaatsen van de leidingen en het voorzien van een nieuwe radiator op dezelfde plaats als waar ze staan in De Zilverberk Gelet op het prijsvoorstel van de aannemer: Type radiator: Radson integra 450 (b) x 600 (h) type 21S = 571 Watt Voor het éénmalig aflaten water cv kring + opnieuw opvullen, opstarten en ontluchten van alle radiatoren in het gebouw is de prijs: 1161 Opgelet : dit gaat waarschijnlijk 2 x moeten gebeuren. Dit omdat de flat die nu leeg staat moet voorzien worden van een radiator en we kunnen geen dekvloeren plaatsen of vloeren als de leidingen niet aangepast zijn. Leveren en plaatsen van 11 x Radson Integra 450x600 21S 571 Watt Inclusief het monteren van de nieuwe radiator en het afvoeren van de 11 oude radiatoren en het aanpassen van het leidingwerk. Totaal: 6905.25 Wat er dan in min gaat: - Schilderwerken radiatoren (11 x 93.5 = 1028.5 ) - Thermostatische koppen ( 11 x 38.5 = 423.5 ) - Totaal= -1452 De vermoedelijke kosten zijn: - 2 x 1161 = 2322-1 x 6905.25-1 x -1452 - Totaal = 7775.25 Gelet op het Visum 2017-014 Gelet op het feit dat deze werken dringend moeten beslist worden om de planning niet in het gedrang te brengen, met verlies van huurinkomsten tot gevolg. Gelet op het feit dat een budgetwijziging voor dit project nodig is en aan de raad gevraagd wordt zich te engageren in de eerstvolgende budgetwijziging het bedrag van dit investeringsproject te verhogen. ARTIKEL 1: het meerwerk voor het demonteren van de oude radiator in 11 gewone assistentiewoningen en het plaatsen van 11 radiators Radson integra 450 (b) x 600 (h) type 21S (= 571 Watt) als meerwerk toe te wijzen aan de firma PIC Renodecor van Laarne voor de prijs van 7.775,25 euro, exclusief BTW. Er kennis van te nemen dat in deze prijs twee maal het aflaten water cv kring + opnieuw opvullen, opstarten en ontluchten van alle radiatoren in het gebouw is inbegrepen. ART.2: in de eerstvolgende budgetwijziging het bedrag voor dit investeringsproject te verhogen, zodat deze investering kan uitgevoerd worden. De dagorde uitgeput zijnde verklaart de voorzitter de zitting voor gesloten om 21 u 45. Vastgesteld in zitting, datum als hierboven. Namens de raad voor maatschappelijk welzijn 6/7
Bij verordening Van der Jeugt Hilde Secretaris Gunther Cooreman Voorzitter 7/7