NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN BERLARE VAN DONDERDAG 23 FEBRUARI Openbare zitting

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN BERLARE VAN DONDERDAG 23 FEBRUARI 2017 Aanwezig: Verontschuldigd: Cooreman Gunther, Voorzitter Lateir Marleen, Vande Meirssche Luc, De Wilde Marnic, Van Hauwermeiren Tom, Bollaert Carin, Duquet Marc, Danny Vanhouwe, Van Eetvelde Koenraad, Raadsleden Van der Jeugt Hilde, Secretaris Gabriels Katja, Burgemeester Afwezig: De voorzitter verklaart de zitting voor geopend om 20 u 30. Openbare zitting PUNT 1 :Goedkeuring van de notulen van de openbare zitting van 26 januari 2017 Gelet op het voorliggende verslag; Gelet op het feit dat er geen opmerkingen worden geformuleerd ter zitting; ARTIKEL 1: De notulen van de openbare zitting van 26 januari 2017 goed te keuren. PUNT 2 :Aktename verslag thematische inspectie woonzorgcentra Gelet op het onaangekondigd thematisch inspectiebezoek op 07/12/2016 door de heer Davy Deleersnijder van het departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezin afdeling Zorginspectie; Gelet op het ontwerpverslag; Gelet op de reactienota van de directie van het WZC, overgemaakt aan de zorginspectie op 04/01/2017; Gelet op de melding van de zorginspectie dd 18/01/2017, dat het ontwerpverslag, naar aanleiding van de reactienota gedeeltelijk aangepast werd; Gelet op het voorliggend definitief verslag dat samen met de reactienota, voor verdere opvolging, zal overgemaakt worden aan het Agentschap Zorg en Gezondheid; 1/6

2 Artikel 1: akte te nemen van het voorliggende definitieve (thematische) inspectieverslag. PUNT 3 :Aktename inspectieverslag Gelet op het onaangekondigd inspectiebezoek op 07/12/2016 door de heer Davy Deleersnijder van het departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezin afdeling Zorginspectie; Gelet op het ontwerpverslag; Gelet op de reactienota van de directie van het WZC, overgemaakt aan de zorginspectie op 04/01/2017; Gelet op de melding van de zorginspectie dd 18/01/2017, dat het ontwerpverslag niet aangepast wordt, naar aanleiding van de reactienota en dus al definitief beschouwd kan worden; Gelet op het voorliggend definitief verslag dat samen met de reactienota, voor verdere opvolging, zal overgemaakt worden aan het Agentschap Zorg en Gezondheid; Artikel 1: akte te nemen van het voorliggende definitieve inspectieverslag PUNT 4 :sluiten van raamovereenkomst via de aankoopdienst van Farys/Creat voor het beheer en onderhoud HVAC, elektriciteit en sanitair Gelet op het feit dat het contract voor onderhoud van de sanitaire installaties door de firma Cofely Services reeds verlopen is op 14 maart 2016; Gelet op het feit dat tot heden dit contract inmiddels per kwartaal verlengd werd; Gelet op het voorstel van het vast bureau van 14 juni 2016 om in te stappen in de raamovereenkomst via Creat voor het beheer en/of onderhoud van HVAC, elektriciteit en sanitair; Gelet op het feit dat deze raamovereenkomst nog loopt tot 25 november 2019; Gelet op het feit dat het OCMW van Berlare aandeelhouder is van Creat/Farys; Gelet op het feit dat er een bijdrage van 6% voorzien is in de werkingskosten voor deze overeenkomst; Gelet op het feit dat wanneer een A-partner zich in de eindfase van het dossier alsnog bedenkt en beslist om uiteindelijk niet deel te nemen aan de raamovereenkomst, er een éénmalige bijdrage van 750,00 zal worden aangerekend; Gelet op het feit dat Creat/Farys voor deze opdracht een minicompetitie georganiseerd heeft waarbij volgende dienstverleners werden aangeschreven : Cegelec Building services NV Cofely Services NV TPF Utilities NV Ecom Services NV Gelet op de voorliggende meetstaat en offerte van de voordeligste inschrijver, zijnde Cofely Services; Gelet op het feit dat de prijzen exclusief BTW en werkingsbijdragen zijn; Gelet op het feit dat het eerste deel de regietarieven omvat die van toepassing zouden kunnen zijn en het tweede gedeelte nl ,08 het effectief onderhoudsbedrag op jaarbasis omvat; 2/6

3 Gelet op het voorstel van de voorzitter om de opdracht tot onderhoud en beheer (inclusief interventies, inspecties, correctief en modicatief) voor zowel HVAC, sanitaire en elektrische installaties, conform beschrijving/meetstaat te gunnen via raamovereenkomst aan Cofely Services; Gelet op het Visum ARTIKEL 1: Goedkeuring tot intekening op raamovereenkomst via CREAT/Farys voor ONDERHOUD EN BEHEER van HVAC, sanitaire en elektrische installaties conform beschrijving/meetstaat met ingang van 1 maart 2017 tot einde looptijd van deze overeenkomst zijnde 25 november 2019 ART 2: onderhavige beslissing aan CREAT/Farys mee te delen PUNT 5 :Rapport Audit POD: Processen binnen de sociale dienst Gelet op het aangekondigd auditbezoek op 25/11/2016 door Mevr. Astrid De Clippel van de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI); Gelet op voorliggend rapport van de Audit POD in het kader van de processen binnen de sociale dienst; Gelet op voorliggend actieplan, opgesteld vanuit de POD, naar aanleiding van het auditbezoek; ARTIKEL 1: Kennis te nemen van voorliggend rapport van de audit POD met het daaraan gekoppelde actieplan. PUNT 6 :Goedkeuring jaarverslag corrigerende en preventieve maatregelen Gelet op het voorliggende jaarverslag corrigerende en preventieve maatregelen 2016, zoals ter kennis gegeven aan de raadsleden samen met de dagorde; Gelet op de schorsing van de vergadering en het woord aan Aurelie Van Lunter, deskundige personeel en organisatiebeheersing; Gelet op het feit dat deze maatregelen een antwoord bieden op zaken die zijn aangebracht via klachten, gebruikersraad en/of tevredenheidsmetingen; ARTIKEL 1: het jaarverslag kwaliteit en interne controle 2016 goed te keuren. PUNT 7 :Aktename en goedkeuring jaarverslag 2016 klachten Gelet op de klachtenprocedure; 3/6

4 Gelet op het feit dat de klachten jaarlijks worden geregistreerd en ter kennis worden gegeven aan de raad. ARTIKEL 1: het jaarverslag klachten 2016 goed te keuren. PUNT 8 :Aktename en goedkeuring jaarverslag 2016 kwaliteit en interne controle Gelet op het voorliggende jaarverslag kwaliteit en interne controle 2016, zoals ter kennis gegeven aan alle raadsleden samen met de dagorde; ARTIKEL 1: het jaarverslag kwaliteit en interne controle 2016 goed te keuren. PUNT 9 :Aktename en goedkeuring kwaliteitsprocedures Aktename en goedkeuring kwaliteitsprocedures Gelet op het voorliggende jaarverslag kwaliteit en interne controle 2016, zoals ter kennis gegeven aan alle raadsleden samen met de dagorde; Gelet op de voorliggende procedures die in 2016 werden herbekeken en herwerkt, zoals ter kennis gegeven; Procedures Administratief handboek : 1. Procedure medisch onderzoek 2. Procedure jobstudenten 3. Procedure Back-up Procedures handboek Ter Meere 1. Procedure fixatie 2. Procedure bij ziekenhuisopname ARTIKEL 1: de nieuwe en herwerkte procedures 2016 goed te keuren. PUNT 10 :Beslissing tot gunning voor de renovatie van de badkamers assistentiewoningen 4/6

5 Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, in het bijzonder artikel 24 Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de principiële beslissing dd. 9 juni 2016 tot uitvoering van de opdracht en keuze van de open aanbesteding; Gelet op de bekendmaking van de opdracht dd. 29/6/2016 in het Bulletin der Aanbestedingen; Gelet op het bestek, goedgekeurd in zitting van 9 juni 2016 Gelet op het proces-verbaal van de opening van de offertes dd. 25 augustus 2016 ; Gelet op de gunningsbeslissing door de raad voor maatschappelijk welzijn in september 2016 Gelet op het feit dat in het dossier wel een douchegordijnstang werd opgenomen, maar geen douchegordijn; dat er werd vanuit gegaan dat de bewoners dit zelf dienden aan te schaffen; dat dit naderhand toch niet evident lijkt om alle bewoners na het opleveren van hun flat nog zelf op zoek te laten gaan naar een douchegordijn dat een passende hoogte heeft; dat het aangeboden douchegordijn door de aannemer brandvertragend is en schimmelwerend en kan gewassen worden in de wasmachine, wat de hygiëne en de houdbaarheid ten goede komt. Gelet op het verrekeningsvoorstel n 3 voor de levering en plaatsing van Hewi active+ douchegordijn met een totale meerprijs van euro voor 40 flats (exclusief BTW); dat aan de aannemer gevraagd is om nog op zoek te gaan naar een alternatief voorstel; Gelet op het verrekeningsvoorstel n 4 voor het plaatsen van kogelafsluiters aan de douchekranen in de Zilverberk; Gelet op het negatief advies van de technisch begeleider; Gehoord het voorstel om hier niet op in te gaan; Gelet op het Visum ARTIKEL 1: binnen de opdracht renovatie van de badkamers van de assistentiewoningen De Zilverberk en Boerenkrijghof, gegund aan PIC nv uit Laarne voor een bedrag van ,02 (incl. 6% BTW), akkoord te gaan met het verrekeningsvoorstel 3 voor 7250 euro (exclusief BTW) en het plaatsen van douchegordijnen toch door het OCMW te laten voorzien. ART.2: verrekeningsvoorstel 4 niet goed te keuren en niet te laten uitvoeren. PUNT 11 :Uitbreiding contract met Sodexo Gelet op het lopende contract met Sodexo voor het keukenbeheer, inclusief voltijdse kok-beheerder Gelet op de uitbreiding van het contract voor de leasing van de keuken in 2009 voor 10 jaar Gelet op het feit dat er in de nabije toekomst enkele keukenhulpen, maar ook koks met pensioen gaan 5/6

6 Gelet de mogelijkheid om de formatie in de keuken te herbekijken en het prijsvoorstel van Sodexo om via hen een Chef de Partie aan te werven, die bij afwezigheid van de huidige kok ook kan inspringen en voor de continuïteit kan zorgen Gelet op het feit dat een werknemer van Sodexo, minder vakantiedagen heeft, geen recuperatie krijgt voor zaterdag en zondag; Gelet op het feit dat deze werknemer ook 1 weekend op 3 zou werken, zoals onze huidige koks; Gelet op de jaarkost van ,08 euro Gelet op de berekening van de secretaris in bijlage waarbij de uurkost van de huidige koks werden vergeleken met deze voorgestelde kost; dat het voordeliger is om een voltijdse chef de partie van Sodexo in contract te nemen dan een nieuwe aanwerving te doen van een voltijdse OCMW-kok. Gelet op de mogelijkheid om 3000 euro op jaarbasis minder te moeten betalen voor de vervanging van de huidige kok; dat we dan wel rekening moeten houden dat we zelf voor deze vervanging moeten instaan en dat dit ook een kost is; dat we hier niet zouden op ingaan; Gelet op het voorstel om de aanwerving van een nieuwe kok niet intern te doen, maar principieel extern, maar nog afwachten om toe te wijzen aan Sodexo na definitief rapport Audit Vlaanderen; Gelet op het Visum ARTIKEL 1: met ingang van 1 oktober 2017 geen nieuwe aanwerving te doen voor kok in de centrale keuken, maar dit via een externe keukenbeheerder uit te besteden. ART. 2: goed te keuren dat er verdere vervanging wordt voorzien in het contract voor de huidige kokgerant. De dagorde uitgeput zijnde verklaart de voorzitter de zitting voor gesloten om 21 u 30. Vastgesteld in zitting, datum als hierboven. Namens de raad voor maatschappelijk welzijn Bij verordening Van der Jeugt Hilde Secretaris Gunther Cooreman Voorzitter 6/6