Business Developer Congressen Amersfoort Flextender Aanvraagnummer 1522 Aanvang z.s.m. Duur 12 maanden Opleidingsniveau z.s.m. Optie tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend. Aanvang Utrecht Uren per week 20 Verloopt op dinsdag 5 december 2017 om 09:00 uur Amersfoort: Where Minds Meet Amersfoort is sinds jaar en dag bezig aan een stevige opmars onder toeristen en zakelijke bezoekers. Zowel dagjesmensen als zakelijke bezoekers zijn steeds meer en steeds vaker gecharmeerd door wat Amersfoort en omgeving te bieden hebben. Op de zakelijke markt werkt Amersfoort nauw samen met marktpartijen, regionale en stedelijke promotie-organisaties (Citymarketing regio Amersfoort) en de Economic Board Utrecht. Door de centrale ligging, uitstekende bereikbaarheid, kwalitatief goede locaties, servicegerichtheid en gastvrijheid creëren wij een persoonlijke omgeving voor hoogwaardige (meerdaagse) kennisevenementen die er toe doen. Dit zijn evenementen die het profiel van Amersfoort en de regio verder kunnen etaleren en laden op de thema s groen, gezond en slim, op healthy urban living (gezonde verstedelijking). Inhoud van de opdracht Waarom de inzet op kennisevenementen? Door inzet op behoud en aantrekken van bedrijven en instellingen wil de gemeente een bijdrage leveren aan de groei van werkgelegenheid in (regio) Amersfoort. Het aantrekken van congressen en andere zakelijke evenementen die een relatie hebben met het zittende bedrijfsleven en/of de sectoren waarin Amersfoort zich wil profileren, kan hier een bijdrage aan leveren. Vanuit de gedachte en aanname dat bedrijven en organisaties mensen volgen is het van groot belang dat de Utrecht Region (provincie Utrecht) een groot aanbod van talent heeft. De arbeidsmarkt van een kenniseconomie stopt niet bij de landsgrenzen. Nederland zal haar kenniswerkers ook uit het buitenland moeten halen. Kennisevenementen zijn een instrument om bedrijven aan te trekken die afkomen op de aanwezigheid van toptalent in de regio. De reputatie van de regio trekt nieuwe kenniswerkers aan en realiseert een structurele groei van het aantal studenten. De hoge kwaliteit van leven en carrièremogelijkheden moeten ervoor zorgen dat men ook in de regio blijft wonen. Kennisevenementen zijn daarmee een podium voor talent, innovaties en nieuwe netwerken. Om kennisevenementen aan te trekken ligt de focus op het actief bewerken van de associatiemarkt. De associatiemarkt vertegenwoordigt de beroeps- en brancheverenigingen die voor hun leden jaarcongressen, workshops en trainingen verzorgen. Daarnaast wordt er tevens geinvesteerd in de relatie met ambassadeurs van vooraanstaande bedrijven en organisaties binnen de regio Amersfoort. Sinds 2016 zijn we gestart met de werving van kennisevenementen. Vanaf januari 2018 leggen we de focus vooral op het binnenhalen van (meerdaagse) nationale kennisevenementen. Internationaal liften
we mee met de Utrecht Region (in samenwerking met Utrecht Marketing) zodat we ook internationaal goed zichtbaar zijn en internationale congressen welkom kunnen heten in onze regio. De business developer maakt onderdeel uit van het Business Team Amersfoort en stemt zijn of haar activiteiten goed af met de andere leden van het Business Team (waaronder ook citymarketing activiteiten). Verantwoording wordt afgelegd aan de stuurgroep. Deze stuurgroep bestaat uit een selectie afgevaardigden van Tekagroep, Flint, Host, Mariënhof, Regardz groep en de gemeente Amersfoort. De business developer wordt ondersteund door de werk- en stuurgroep leden. Het afgelopen jaar is er door middel van kennisoverdracht over de associatiemarkt, het organiseren van overleggen en het proactief betrekken van de leden een sterk fundament gelegd. Concreet draagt de acquisitie van meer kennisevenementen bij aan: De versterking van de bestemming en reputatie van haar specifieke economische profiel. Een concurrerende regio met een aantrekkelijke leefomgeving en een goed vestigingsklimaat. Het versterken van de werkgelegenheid. Het versterken van de regionale economie. Groei van het dagtoerisme en aantal overnachtingen via (meerdaagse) kennisevenementen, door van zakelijke gasten vrijetijdsgasten te maken. Definitie en profiel kennisevenement Bestaande kennisevenementen gelieerd aan een vereniging, associatiecongressen. Meerdaagse congressen Meer dan 100 deelnemers. Congressen met minder personen die een grote impact hebben voor onze regio worden uiteraard door de business developer ook bewerkt. Doelstelling 2020 Amersfoort in top 5 van nationale congres- en vergaderbestemming en 10% groei van de omzet ten opzichte van 2017 van de top 5 van de congreslocaties en hotels in Amersfoort. Dit geldt voor congressen die plaatsvinden in de periode 2018-2020 als congressen die zijn binnengehaald in deze periode voor de jaren na 2020. Doelstellingen 2018-2019 Bestaat de database uit meer dan 1.000 contacten die potentie hebben voor Amersfoort Actief relatiebeheer met ambassadeurs in de (regio) Amersfoort (Meander Medisch Centrum, Geobusiness, Royal Haskoning DHV, Geonovum, Aerovision, KNGF, Huis voor de Gezondheid etc.) Worden er per jaar minimaal 2 relatie-evenementen verzorgd (waaronder Jazz Amersfoort in samenwerking met Amersfoort Business) Wordt er per jaar minimaal 1 inhoudelijk symposium georganiseerd. Hierbij wordt het programma samengesteld aan de hand van vraagstukken binnen de associatiemarkt. Is er per jaar minimaal 1 onderzoek verricht voor relevante vraagstukken bepaald door de stuurgroep en de business developer. Worden er minimaal 25 congressen geworven voor de regio Amersfoort De opdracht start zo spoedig mogelijk. De opdracht wordt verstrekt voor minimaal 1 jaar, met mogelijke verlenging van 1 jaar. Voor het einde van elk opdrachtjaar wordt gezamenlijk bekeken of en in welke vorm en mate de opdracht voortgezet gaat worden. De opdracht bedraagt een inzet van gemiddeld 20 uur per week. Vereisten / knock-outcriteria 1. Uiterlijk per 1 januari 2018 voor 20 uur per week beschikbaar Gunningscriteria (weging)
2. Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 10 jaar op het gebied van de associatiemarkt (25 punten) 3. Minimaal 2 jaar werkervaring als accountmanager/congresmanager binnen de zakelijke congresmarkt (25 punten) 4. In de afgelopen 10 jaar minimaal 3 vergelijkbare opdrachten uitgevoerd (15 punten) 5. Afgeronde opleiding op HBO-bachelor of WO-niveau (10 punten) 6. Selectiegesprek en presentatie in tweede beoordelingsfase (25 punten) Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende percentage geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De 10 kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. In de tweede beoordelingsfase worden de cv s en motivatie van de betreffende kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek/presentatie, waarin wordt getoetst of de kandidaten voldoen aan de hierna te noemen competenties: In staat zijn gemeenschappelijke belangen helder te maken, draagvlak te creëren en verschillende partijen aan elkaar weten te verbinden ; Beschikken over een duidelijke visie ten aanzien van de concrete acties alsmede ten aanzien van het benodigde ondersteunende promotiemiddelen Een gesprekspartner op niveau zijn Enthousiast en overtuigend met een winnaarsmentaliteit Beschikken over een hands on mentaliteit met betrekking tot de praktisch uit te voeren zaken. Daarnaast dienen de kandidaten die worden uitgenodigd voor de gesprekken een presentatie voor te bereiden. De presentatie wordt gegeven aan een afvaardiging van gemeente Amersfoort en stuurgroep. De presentatie zal plaatsvinden op een nader te bepalen locatie. Deze presentatie/toelichting biedt de gemeente en stuurgroep de gelegenheid om vragen te stellen over de gestuurde informatie. In totaal (presentatie + beantwoorden vragen) worden hiervoor 45 minuten gereserveerd. Ter voorbereiding van de presentatie is de raadsbrief 2016 beschikbaar inclusief budget. Deze is onder de uitvraag integraal gepubliceerd. In de presentatie dienen de onderstaande zaken aan de orde te komen. Beschrijving van compacte acties / activiteiten inclusief doelen en resultaten. Deze acties en activiteiten dienen onderdeel uit te maken van een strategie (visie) waarmee de doelen gerealiseerd worden. Ook deze strategie dient toegelicht te worden. Naast de acquisitiestrategie wordt toegelicht welke ondersteunende acquisitie en promotiemiddelen wenselijk zijn. De mogelijke risico s die de kandidaat ziet die kunnen leiden tot niet behalen van het opdrachtresultaat en de wijzen waarop deze risico s vermeden dan wel beheerst kunnen worden. Fee Flextender Flextender brengt voor deze opdracht 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. Benodigd aantal professionals 1. CV-eisen & motivatie Maximaal 5 pagina s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 3 referenties.
Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. Planning De gesprekken/presentaties zijn gepland op maandag 11 december 2017 van 9.00 tot 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 7 december 2017 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de marktplaatsopdracht. Overige informatie De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. Meer informatie Vragen kunnen ingediend worden tot 28 november 2017, 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op 30 november 2017 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze uitvraag duurt tot dinsdag 5 december 2017, 9.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren. RAADSINFORMATIEBRIEF 2016-108 Van : Burgemeester en Wethouders Reg.nr. : 5333144 Aan : Gemeenteraad Datum : 11 oktober 2016 TITEL Amersfoort Congresstad KENNISNEMEN VAN Onze ambitie om Amersfoort op de kaart te zetten als congresstad AANLEIDING In het coalitieakkoord Samen maken we de stad (2014-2018) hebben wij de ambitie uitgesproken voor het behoud van werkgelegenheid en het aantrekken van nieuwe bedrijven. Dit is een van de speerpunten binnen de Economische Agenda waarover we u eerder dit jaar hebben geïnformeerd (raadinformatiebrief 2016-043). Eén van de manieren waarop we de economie willen stimuleren is het aantrekken van nationale en internationale meerdaagse kenniscongressen. Op 1 september
jongstleden hebben we een kick off bijeenkomst georganiseerd waarbij we onze ambitie kenbaar hebben gemaakt aan de belangrijkste stakeholders. In deze raadsinformatiebrief informeren wij u specifiek over deze ambitie en de te behalen doelen, welke in samenspraak met het bedrijfsleven tot stand zijn gekomen. KERNBOODSCHAP Samen met partners uit het Amersfoortse bedrijfsleven en Economic Board Utrecht (EBU) zetten we ons in om de positie van Amersfoort en de regio op de congresmarkt te versterken. Kennisevenementen versterken de economie, bieden een kans om de (internationale) reputatie van Amersfoort als kennis regio te versterken en kunnen toeristisch bezoek vergroten. Kennisevenementen kunnen daarnaast toegang geven tot nieuwe zakelijke netwerken waarmee op termijn leads voor bedrijfsvestigingen kunnen worden vergaard. We hebben een plan van aanpak opgesteld en daar, voor de komende jaren, concreet te behalen doelen aan gekoppeld. Voor de uitvoering is een Business Developer Congressen aangetrokken. Achtergrondinformatie De komende jaren zetten we, samen met een aantal partners uit de Amersfoortse hotel- en congressenmarkt en EBU, in op het aantrekken van meerdaagse kennisevenementen. Meer kennisevenementen zorgen voor een groei van het zakelijke toerisme en het aantal hotelovernachtingen. Uiteindelijk leidt dit tot meer werkgelegenheid, een positiever imago voor de stad en het biedt mogelijkheden voor relatiemanagement en acquisitieactiviteiten. Regio Amersfoort is al bezig aan een stevige opmars van zakelijk toeristisch bezoek, mede door de campagne Where Minds Meet van Locatie Amersfoort. Deze stijgende lijn willen we voortzetten. Om aan onze gezamenlijke ambitie gestalte te kunnen geven is een Business Developer Congressen ingehuurd. De Business Developer werkt nauw samen met de partners uit de Amersfoortse congressenmarkt, Locatie Amersfoort, EBU, Toerisme Utrecht en andere relevante stakeholders. Ter ondersteuning van de activiteiten van de Business Developer hebben de marktpartijen het handboek congressen in Amersfoort gerealiseerd.
De Business Developer is verantwoordelijk voor het behalen van de volgende doelen: 2017 - minimaal 175 organisaties in kaart brengen met potentieel voor Amersfoort - Amersfoort presenteren aan minimaal 50 potentiële initiatiefnemers van congressen - het werven van minimaal zes nationale associatie evenementen - Amersfoort moet minimaal drie keer gekandideerd zijn voor een internationaal kennisevenement - het organiseren van twee relatie-evenementen voor potentiële congresorganisatoren en ambassadeurs van Amersfoort 2020 - Amersfoort staat in de top 3 van nationale congres- en vergaderbestemmingen - Amersfoort staat in de top 100 van de Europese Ranking Internationale Congressen Onze inzet op kennisevenementen is nauw gelieerd aan de aanpak van EBU, die een stimuleringsfonds met een waarde van 1,3 mln. heeft vrijgemaakt om de regio Utrecht als kennisregio te positioneren. Dit fonds biedt initiatiefnemers van kennisevenementen een steuntje in de rug via een bijdrage per deelnemer per dag, als het evenement aansluit bij de speerpunten Groen, Gezond en Slim. DUURZAAMHEID De uiteindelijke organisatie van congressen is niet aan ons maar wordt door onze private partners verzorgd. Het thema duurzaamheid is zowel voor hen als voor de initiatiefnemers van congressen een steeds belangrijker item. Al onze private partners bezitten de Golden Green Key (internationaal keurmerk voor duurzame bedrijven in de (zakelijke) toeristische sector). Dit betekent dat ze er alles aan doen om het milieu te sparen, zonder dan hun gasten inleveren op comfort en kwaliteit. Denk hierbij aan gebruik van energie, water, zonnepanelen, spaarlampen en airconditioning. Daarnaast wordt ook op het gebied van catering kritisch gekeken naar de aangeboden hoeveelheden zodat het weggooien van eten wordt geminimaliseerd.
FINANCIËN Om onze ambities gestalte te kunnen geven hebben we tot 2020 jaarlijks 100.000,- in de begroting opgenomen. Dit is een onderdeel van het budget voor de Economische Agenda. HOST en de congreslocaties hebben het Amersfoortse congreshandboek gefinancierd. Daarnaast draagt HOST in totaal een bedrag van 55.000,- bij aan de uitvoering van het plan. De congreslocaties leveren een in kind bijdrage tot een maximum van 30.000,-. RISICOPARAGRAAF We geloven in een gezamenlijke aanpak met het bedrijfsleven om onze geformuleerde doelen te behalen. Het betreft echter een lange termijn inzet waarvan niet op voorhand gezegd kan worden welke resultaten, qua aantallen congressen, op termijn behaald zullen worden. Ook andere regio s en steden zetten in op het verwerven van kennisevenementen. Amersfoort heeft qua stad en ligging goede uitgangspunten maar dat biedt geen garanties. COMMUNICATIEBOODSCHAP EN BETROKKEN PARTIJEN Samen met partners uit de hotel- en congresmarkt zetten we de komende jaren in op het aantrekken van meerdaagse (internationale) kennisevenementen ter versterking van de lokale en regionale economie. VERVOLGSTAPPEN Eind 2017 zullen we uw raad informeren over de tot dan toe behaalde resultaten op het gebied van congressen. Begin 2017 zullen we u tijdens een informatieve bijeenkomst informeren over de resultaten van het accountmanagement van afgelopen jaar en bijpraten over onze acquisitieactiviteiten gericht op het aantrekken van meer bedrijven. Deze zijn verbonden met de acquisitie van congressen. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Amersfoort,
de secretaris, de burgemeester,