N O T U L E N ALV 31 e ledenvergadering gehouden op 24 november 2016 om 20.00 uur in het clubhuis te Groesbeek. Aanwezig de bestuursleden: Joost Engel (voorzitter), Mieke de Lorijn (vice- voorzitter), Kees Oerlemans (penningmeester), Gerard Jansen (secretaris), Ger Schonk en Hubert Lammers. 1. Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen hartelijk welkom. Hij verzoekt te gaan staan en een moment van stilte ter herdenking van de in het afgelopen verenigingsjaar overleden leden: Connie Smulders, Bets Hekket, Marijke Smit, Toon Verdijk, Sicco Boersma, Bob Groenewoud, Karel Heskes, Gerard Hogt en Walter v.d. Avoort Voorzitter: Voor deze vergadering zijn bij het secretariaat 16 afmeldingen binnengekomen, aanwezig zijn 80 leden, conform de getekende presentielijst. Alle relevante stukken met betrekking tot de agenda stonden per 6 november, onder de kop ALV 2016 gepubliceerd op de site van de vereniging. 2. Notulen ledenvergadering 19 november 2015. De notulen stonden gepubliceerd op de website vanaf december 2015. Alle vervolgacties voor het bestuur, voorkomend uit deze notulen, staan op de agenda. Hans Cretier: In de notulen staat een opmerking over een fietsenstalling en het aantal schuilhutten. Voorzitter: De fietsenstalling wordt winter 2017 gerealiseerd. Mieke de Lorijn: De BV heeft een kort onderzoek gedaan en heeft geconcludeerd dat het aantal schuilhutten aan de norm voldoet. De notulen worden met dank aan de secretaris goedgekeurd. 3. Binnengekomen stukken: Er zijn geen bijzondere ingekomen stukken anders dan de rapporten die onder een agendapunt worden behandeld. 1
4. Mededelingen: Clubzaken: Tegen de landelijke trend in, is ook dit jaar het ledenaantal nagenoeg gelijk gebleven. Helaas wordt een daling in het aantal jeugdleden vastgesteld. Het is de intentie van het bestuur om in de komende periode de samenwerking met de BV te intensiveren. We denken dan aan de volgende punten: Werving (jeugd)leden: In het bijzonder jeugd, ik kom daar later nog op terug Follow up nieuwe leden: Veel nieuwe leden en dan vooral beginnende golfers, haken snel weer af, we willen samen met de BV hier iets aan gaan doen. Nieuwe arrangementen: Deze worden vaak aangeboden zonder dat wij ervan op de hoogte zijn, de club kan daarbij een belangrijke rol vervullen. Inspraak baanzaken: De BV heeft ons toegezegd de club in een eerder stadium te informeren over baanzaken. Dan kan ook de club zijn visie geven en meedenken over op handen zijnde baanaanpassingen. Tevredenheidsonderzoek- Players 1 e enquête leden: Een Deens onderzoek met als doel inzicht te krijgen in de klanttevredenheid. De NGF-VNG en PGA hebben na een pilot bij 10 clubs eind 2015 een overeenkomst gesloten met het Deense onderzoeksbureau. Het is een uitgebreid onderzoek, de vragen die worden gesteld zijn heel divers en uiteenlopend, nagenoeg niets wordt vergeten, van horeca tot drivingrange. Het is voor ons van groot belang om inzicht te krijgen van wat de leden en spelers vinden, ook de BV is deze mening toegedaan. Het is een benchmark onderzoek, daarmee kunnen we vergelijken en zien waar we staan en wat we moeten verbeteren. Wij gaan in samenwerking met de BV in mei de enquête uitrollen. De BV zal het onderzoek op alle Rijk banen uitvoeren. We zullen op alle mogelijke manieren de enquête en het belang om er aan deel te nemen onder de aandacht brengen bij de leden. Sportief Beleid: Een programma van de NGF wat wij samen met de BV gaan uitzetten. Wat houdt Sportief Beleid precies in: o.a. Beginnende golfers beter begeleiden. Uit onderzoek blijkt dat veel beginnende golfers door gebrek aan begeleiding snel afhaken. Verbetering spelniveau van hoog naar laag. Meer spelplezier. Golfers actiever betrekken en kennis laten maken met het negen-stappenplan en de Golf Academie. Een aantal jaren geleden heeft de NGF in samenwerking met de PGA Holland en de NGV het negen-stappenplan geïntroduceerd De weg naar beter golf op elk niveau. In het verlengde daarvan hoort de Golf Academie, een online platvorm waar je zelf jouw vorderingen, lessen en oefeningen kunt bijhouden. Etiquette en gedrag, speciaal aandacht voor: Speeltempo: Wordt nader toegelicht bij de Speerpunten 2017 Kledingvoorschriften : De kledingvoorschriften bij prijsuitreikingen worden nog steeds niet door iedereen nageleefd. In het wedstrijdreglement staat duidelijk omschreven waaraan moet worden voldaan. In samenwerking met de uitvoerende commissies zal strenger worden toegezien op het naleven van de kledingvoorschriften. Er worden geen prijzen uitgereikt aan prijswinnaars die zich niet houden aan de kledingvoorschriften. Baanzaken: onderhoud, renovatie en info- avond (Mieke de Lorijn) Er vindt regelmatig overleg plaats met de BV (directie en headgreenkeeper), baancommissie en bestuur m.b.t. baanzaken. Dit overleg is constructief van aard. In dit kader zijn we ook geïnformeerd over de baanaanpassingen die op dit moment plaatsvinden. 2
De BV heeft ons toegezegd ons in het vervolg in een eerder stadium te informeren over op handen zijnde aanpassingen. Ook zullen de renovaties meer in samenspraak met de club gebeuren. In de nieuwsbrief van de club en BV van november stond uitgebreid beschreven wat de baan aanpassingen van hole 2 tot 6 precies inhouden. Ook m.b.t. de dassenschade zijn we uitgebreid geïnformeerd. Op de site heeft een uitgebreid verslag gestaan over de dassenschade en het plan van aanpak. Het totale oppervlak bedraagt 2 hectare. Mijn compliment voor de greenkeepers, ze hebben hard gewerkt om de schade te herstellen. Tot slot wil ik iedereen uitnodigen op de info- avond van 7 december, baan-architect Alan Rijks zal een toelichting geven over baaninrichting in het algemeen en de renovatie van hole 2 tot 6, aanvang 19:00 uur. De huidige renovatie is een onderdeel van de totale renovatie van de Nijmeegsebaan, deze wordt gefaseerd uitgevoerd in vier delen. Voorzitter: Mede op verzoek van vele competitiespelers en gastspelers, is in overleg met de BV, besloten om in 2017 de competitie niet op de Nijmeegsebaan te spelen maar op de lus Noord-Zuid. Mocht het niet bevallen, dan wordt dat in 2018 weer teruggedraaid. Na afloop van de Kerstwedstrijd op zondag 18 december zal om 16:00 de opening van de Art Expo plaatsvinden. Tevens zal Herman Berteler zijn tweede boek, Vlinder en Insecten op het Rijk aanbieden. BV-zaken: Komende winter zullen er fietsenrekken geplaatst worden op de binnenplaats Op de parkeerplaats, rechts naast de klok, zullen een tweetal parkeerplaatsen voor elektrische auto s worden gecreëerd. Er komt ook een parkeerplaats voor minder validen. Hoogwegtbeker krijgt een andere naam. Op verzoek van de familie zal de naamgeving van de Hoogwegtbeker komend jaar veranderen, zonder geweld aan te doen aan het karakter van deze wedstrijd. De Hoogwegtbeker wordt Rijk van Nijmegen Bokaal. Geheel toepasselijk zal in 2017 de wedstrijd plaats vinden, 30 jaar na de officiële opening. Vragen naar aanleiding van de mededelingen: Astrid van Leek: Er wordt vaak gesproken over werving van (jeugd)leden, hoe worden elders leden geworven? Voorzitter: Goede vraag, we hebben afgelopen jaar via NGF informatie gekregen van best-practices, zoals clubs die via scholen jeugdwerven en/of allianties aangaan met andere sportclubs, zoals hockey, tennis, etc. Ook het programma RAAK! van de NGF geeft tools om jeugd te werven. Hans Cretier: m.b.t. de lus Noord- Zuid voor de competitie zou ik toch aandacht willen vragen voor het asfalt pad op Noord 9, kan hier iets aan gedaan worden. Mieke de Lorijn: Ik neem het mee voor het eerst komende baanoverleg. 5. Jaarverslag van de secretaris over 2015/2016. Op de site van de club stonden op 6 november onder de kop ALV 2016 alle relevante stukken met betrekking tot de ALV. Het jaarverslag wordt door de ledenvergadering goedgekeurd en aan het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde algemeen beleid. De commissies worden gecomplimenteerd voor het gedane werk. 3
6.Financieel jaarverslag 2015/2016. De penningmeester deelt mede tevreden te zijn met de kanttekening dat de doelstelling break-even niet gehaald is, maar een zeer positief resultaat van ruim 9.000. Resultaat 2011/2012: + 2.700 Resultaat 2012/2013: + 6.600 Resultaat 2013/2014: - 5.300 Resultaat 2014/2015: + 3.000 Resultaat 2015/2016: + 9.000 De kostenbesparing die enkele jaren geleden, na het eerste negatieve resultaat, is ingezet, heeft resultaat opgeleverd. De kosten: Golfpost ad 10.000-12.000 en Administratie ad 6.000 zijn vervallen en de toename van de automatiseringskosten ad 3.500 boven begroting kon daarmee, alsmede de gestage toename van enkele kostenposten royaal worden opgevangen. Dit kwam mede vanwege blijvende groei van inkomsten door een gelijkblijvend ledental. Voorlopig dus een zeer positief resultaat, dat bij mogelijke afname van het ledental onder druk kan komen staan. In de Balans is niet langer de Post Rekening courant met de Golfbaan (BV) opgenomen omdat verrekening in september jaarlijks plaatsvindt, waarbij de laatste contributies worden afgedragen, die worden gecompenseerd met de verenigingskosten richting BV. De kosten, die afwijken van de begroting: De automatiseringskosten zijn reeds genoemd, omdat deze van de begroting afwijken i.v.m. de herziening van de website en nieuwsbrief, waarvoor externe deskundigheid is ingehuurd. Op speciaal verzoek van Henk Vrielink, vorig jaar in de vergadering gedaan, is de kostenpost: Algemene kosten Bestuur, over drie onderdelen verdeeld nl: De Algemene kosten Vereniging: Hieronder o.a. te verstaan de kosten ALV en Nieuwjaarsbijeenkomst etc. De Algemene kosten Commissies: Hieronder o.a. te verstaan de kosten Wedstrijd, Bestuur- Commissies en vergaderingen: Bestuur-Voorzitters Commissies etc. De Algemene kosten Bestuur: Dit zijn de Bestuursactiviteiten. De gestage toename was opgelopen tot ruim 27.000 vorig jaar. De verdeling zal in de tijd op de onderdelen kunnen worden beoordeeld. Afgelopen jaar is de totale post op 25.600 dus onder de begroting uitgekomen. Naast de post Algemene kosten commissies is er ook nog een post kosten Commissies in de begroting te vinden. Deze post heeft betrekking op de Commissie-budgetten. De penningmeester deelt mede dat de Commissies met hier en daar een enkele plus of min, uitstekend met de uitgaven zijn omgegaan. 7.a.Verslag van de kascommissie: Marjan Boer brengt verslag uit: Geacht bestuur en leden van de Golfclub het Rijk van Nijmegen. De kascommissie heeft de financiële administratie en het financieel jaarverslag over het verenigingsjaar 2015-2016 beoordeeld. De kascommissie is van mening dat de verkregen informatie voldoende was voor beoordeling. De financiële administratie werd goed bevonden en er werden geen onregelmatigheden gevonden. Het advies van vorig jaar om de omschrijvingen van de kostenposten meer te detailleren is goed ingezet. Wij zouden dit jaar graag het nog beter aangescherpt zien, zodat de aard van de kosten nog meer transparant is. De BV Golfbaan het Rijk van Nijmegen int in haar jaarlijkse rekening voor de speelvergoedingen ook het clublidmaatschap. Deze gelden zijn in het afgelopen jaar eind maart, eind juni en eind september overgemaakt. Wij raden de penningmeester aan met de BV af te spreken om het totale geïnde bedrag 4
per eind maart aan de club te betalen en het resterende bedrag per eind september. Wij zijn van oordeel dat het financieel jaarverslag 2015-2016 een goed beeld geeft van het resultaat en het vermogen per 30 september 2016. Wij stellen de vergadering voor het financieel verslag goed te keuren en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid 2015-2016. De Kascommissie: Marjan de Boer, Paul Budelman en Cees Gips. De vergadering gaat hiermee akkoord en keurt het financieel jaarverslag goed. Voorzitter: Ik wil, namens de aanwezigen, Marjan Boer bedanken voor haar waardevolle adviezen en bijdrage aan de Kascommissie. 7.b.Benoeming leden kascommissie. Marjan Boer treedt periodiek af en wordt voor haar werkzaamheden bedankt. Ineke Maassen meldt zich als nieuw reserve lid. De vergadering gaat unaniem akkoord met haar benoeming. De kascommissie bestaat derhalve uit: Paul Budelman, Cees Gips en Ineke Maassen. 8. Evaluatie Speerpunten 2015-2016. Etiquette en regels Familiegolf Werving jeugd Etiquette en Regels (Ger Schonk): Allereerst mijn dank aan de R& H commissie voor de uitstekende medewerking. Maandelijks werd een thema onder de aandacht gebracht. Dit gebeurde o.a. met behulp van regel- en etiquette- kaartjes op de tafels in de horeca en een vermelding in de nieuwsbrief en website van de vereniging. De extra aandacht heeft zeker bijgedragen aan een beter naleven van de regels en etiquette, maar het zal zeker ook de komende jaren een belangrijk aandachtspunt blijven, het moet en kan nog beter. We hebben met de wedstrijdorganiserende commissies afgesproken om de wedstrijddeelnemers te blijven wijzen op het naleven van etiquette en regels. Het speerpunt blijft ook voor 2017 op de agenda staan. Een ander belangrijk aandachtspunt Slow Play ergernis no. 1 in golf, we zullen het gezamenlijk moeten aanpakken. Familiegolf (Hubert Lammers): Op zondag 5 juni werd onder leiding van de werkgroep Committed to Family de eerste Familiegolfdag georganiseerd. We kunnen terug kijken op een zeer geslaagde familiedag met 132 deelnemers. De inbreng van Robert Jan werd door de deelnemers zeer op prijs gesteld, Robert Jan zelf was ook erg enthousiast en heeft inmiddels toegezegd om volgend jaar de hele dag aanwezig te zullen zijn. De werkgroep bestaande uit de volgende leden: Janneke Gerbers, Maurice van der Burgh (lid jeugdcie) en Huub Kouwenhoven (lid Wedstrijdcie) zullen zich de komende tijd bezig gaan houden met de planning van de Familiedag 2017. Daarnaast wordt onderzocht of het haalbaar is in samenwerking met: NGF, BV en Robert Jan een landelijke familiedag te organiseren. Er zal ook een begin gemaakt worden om in de zomer op zondag of op zaterdagmiddag negen holes familiewedstrijden te organiseren. Dit naar analogie met z.g. Wintertrials. De BV heeft de Familiegolfdag dit jaar op een geweldige manier ondersteund, niet alleen fysiek maar ook door haar financiële bijdrage die eigenlijk bedoeld was voor het lustrum cadeau in 2015. Werving Jeugd (Voorzitter): Er waren mede door het ambitieuze Jeugdbeleidsplan hoge verwachtingen m.b.t. het werven van nieuwe jeugdleden. Helaas is het niet gelukt om de promotie van Girls- Golf gestalte te geven. De werving dient structureel te worden ondersteund wil het een kans van slagen hebben. De eerste stappen in die richting zijn inmiddels gezet, de Jeugdcommissie zal in nauwe samenwerking met de Golfschool het Jeugdbeleidsplan 2015 kritisch bekijken en waar nodig aanpassen. 5
9.Voorstel Speerpunten 2016-2017: Uit de evaluatie Speerpunten 2016 en agendapunt mededelingen Sportief Beleid, komen de volgende Speerpunten naar voren voor 2017. Regels en Etiquette ( in het bijzonder speeltempo en kledingvoorschrift bij prijsuitreikingen) Familiegolf Werving jeugd Sportief Beleid Voorzitter: ik vraag u instemming voor de Speerpunten 2016-2017 De vergadering stemt in met het voorstel voor de Speerpunten 2016-2017 10.Begroting en contributie 2016/2017. De penningmeester deelt mede een evenwichtige begroting te hebben opgesteld, die wederom uitgaat van een break-even en van een beperkte daling van het ledenaantal en het handhaven van de contributie op 85. Hierbij is eveneens uitgegaan van een lagere begroting t.a.v. de automatiserings uitgaven. Voor de nieuwe speerpunten Family-Golf is 2.500 begroot en voor Sportief Beleid 5.000. Beide posten zijn gebaseerd op een voorlopige schatting, aangezien beide speerpunten nog nader uitgewerkt en ingevuld moeten worden. De begroting wordt conform voorstel door de vergadering goedgekeurd. 11. Benoeming of herbenoeming van commissieleden. De voorzitter: de commissieleden worden benoemd door het bestuur. De lijst met nieuwe commissieleden is op 6 november gepubliceerd op de site van de golfclub. Zonder commissieleden functioneert de club niet. Daarom wil ik de nieuwe commissieleden danken voor hun bereidwilligheid om dit buitengewoon belangrijke commissiewerk te willen verrichten en hen tevens veel succes toewensen. Afzonderlijk zullen wij bij gelegenheid van de commissiedag de afgetreden commissieleden bedanken. Veel succes en inspiratie voor de aantredende commissieleden. Ik verzoek de vergadering instemmend applaus voor de nieuwe commissieleden. Applaus. 12. Vragen, opmerkingen en suggesties uit de vergadering. Angelique Leijn: In de lijst van nieuwe commissieleden zie ik weinig nieuwe namen. Wordt het geen tijd voor nieuw bloed? Vz: We gaan er rekening mee houden. Piet Klein: Ik vind het jammer dat het lustrum cadeau is gebruikt voor de familiedag. En mag ik vragen wat er met het Leaderbord is gedaan. Vz: Nader onderzoek leerde ons dat het leaderbord al in onze software van Egolf-4u zat, ook een verrijdbaar scherm is aanwezig. Helaas is het score invoeren op dit leaderbord praktisch nog niet mogelijk. Hans Cretier: Wil nog even terugkomen op de baanrenovatie, ik blijf het merkwaardig vinden dat we achteraf pas worden geïnformeerd. Een punt van aandacht zijn de aluminium bordjes in de entree, deze zijn niet bijgewerkt. Vz: We gaan het in orde maken. Piet Bisschop: Aankomende zondag vindt de St Nicolaaswedstrijd plaats, ik denk dat Sinterklaas wellicht wil weten welke maatregelen er in de toekomst genomen gaan worden ter voorkoming van de dassenschade. Vz: Er zijn een aantal maatregelen te nemen, of ze effect hebben is maar de vraag: Plan voor de komende jaren: Plaatsen van spreeuwen kasten (eten engerlingen zonder schade) Engerlingen bestrijden d.m.v. het inzaaien van wilde peen 6
16. Datum volgende vergadering, sluiting van de vergadering. De volgende vergadering zal zijn op donderdag 23 november 2017. De voorzitter spreekt de hoop uit allen volgend jaar weer gezond en wel te mogen begroeten en sluit de vergadering. Hierna nodigt hij alle aanwezigen uit voor een drankje in de lounge Groesbeek, 23 november 2017 Joost Engel Voorzitter Gerard Jansen Secretaris 7