Syllabus Synergie van FM en CREM Een inspirerende bundeling van theorie en praktijk, tips en ervaringen, kansen en bedreigingen. Inclusief artikelen over integraal vastgoedmanagement en facility management, succes- en faalfactoren voor B2B-vastgoedconcepten en een strategisch huisvestingsplan voor uw vastgoed.
Voorwoord In de artikelen in deze syllabus leest u over de ontwikkeling van de facility manager in het huisvestingsproces. De facility manager was altijd al verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening en het beheer van het gebouw. Meer en meer wordt de facility manager nu ook verantwoordelijk voor de waarde van het vastgoed. Brenda Groen en Peter Ruepert stellen in hun artikel in deze syllabus: Facility management en corporate real estate management behoren niet tot de corebusiness van bedrijven en dienen hun toegevoegde waarde te bewijzen. Beide vakgebieden hebben in het laatste decennium een professionaliseringsslag gemaakt, waarbij de focus is verschoven van operationeel naar strategie. Er is bovendien sprake van een trend om CREM- en FM-afdelingen samen te voegen, de enige rationele en efficiënte oplossing voor alle stakeholders in een organisatie. Geert Jan Klein Bluemink van Ecorys voegt daar aan toe: Vastgoedmanagement is het overkoepelende begrip en met name de vaardigheid om de nu veelal gescheiden werelden van asset- en facility management integraal aan elkaar te koppelen. Beleggers doen dat niet (die kijken naar het rendement van de baksteen) en gebruikers ook niet (die kijken naar hun kosten), maar bedrijven en instellingen met eigen bezit zullen wel moeten (zowel rendement als kosten). Hoe doe je dat en wat komt daarbij kijken? De rol van de facility manager, oftewel de eindgebruiker, verandert. De facility manager maakt deel uit van de besluitvorming over vastgoed waar het zich richt op veelal cruciale vastgoedmomenten: strategische oriëntatie, aankoop, verkoop, bouw, herontwikkeling. Dat zijn nieuwe spannende momenten voor de facility manager in de vastgoedcyclus. Echter, het werkelijk managen van waarde door het inzetten van het vastgoed als bedrijfsmiddel met beperkte, gekapitaliseerde, kosten gebeurt tijdens de exploitatiefase van het vastgoed. Bedrijven en instellingen zitten dan pas goed vast aan hun vastgoed. De daarmee gepaard gaande verplichtingen in de zin van vaste lasten (balans) en operationele kosten (winst- en verliesrekening) maken het hebben en in eigen beheer exploiteren van het vastgoed een complexe en soms risicovolle materie. De actuele problematiek van leegstaande kantoren is dan ook een grote uitdaging voor de facility manager. Wat moet er gebeuren? Ook enkele artikelen over deze problematiek zijn in deze syllabus te lezen. Wim Kooyman Hoofdredacteur 2
Inhoud Voorwoord 2 Integraal vastgoedmanagement en facility management 4 OEF! Samen ontwikkelen met eindgebruikers 9 De synergie van FM en CREM 15 Nieuwe spelregels voor de kantorenmarkt 20 Transformatie van monofunctionele kantoorgebieden 25 Van delegeren naar leren luisteren 31 Succes- en faalfactoren voor B2B-vastgoedconcepten 39 Vastgoedbeheer dwingt tot langetermijndenken 45 Strategisch huisvestingsplan voor uw vastgoed 53 3
Integraal vastgoedmanagement en facility management Anja Stokkers, Wouter Burgmans en Jurgen van der Meer Mondige klanten, hooggekwalificeerde medewerkers, Generation Y, duurzaam ondernemen, kostenbesef en andere maatschappelijke ontwikkelingen hebben direct invloed op het gebruik en de toegevoegde waarde van vastgoed. Organisaties gebruiken hun vastgoed tegenwoordig steeds vaker als hefboom om organisatiedoelstellingen te verwezenlijken. Door het integraal benaderen van corporate real estate management en facility management worden waarden toegevoegd aan de ondernemingsstrategie. Deze betreffen onder meer het flexibel faciliteren van werkprocessen maar ook kostenreductie, risicobeheersing en corporate branding. Er is een verandering gaande in de manier waarop gebruikers met hun werk en hun werkomgeving omgaan. Het werken in netwerken wordt belangrijker, de inzet en het belang van technologie voor de werkplek nemen toe, werken wordt any time any place gedaan en er wordt intensiever kennis gedeeld en gemanaged. De medewerker wordt mondiger en heeft meer eisen ten aanzien van dienstverlening. De verwachtingen ten aanzien van facilitaire dienstverlening en de kwaliteit van het vastgoed nemen toe. Vastgoedmanagement en facility management zijn meer dan ooit gericht op de gebruiker. De waarde van vastgoed krijgt echter pas echt strategische betekenis als het gebruik en de toepassing een zichtbare of meetbare bijdrage levert aan het behalen van organisatiedoelstellingen. Zoals onder meer het vergroten van de binding met de organisatie, vergroting van de marketingwaarde of verbetering van de productiviteit. Dan wordt de toegevoegde waarde van vastgoed expliciet gemaakt en worden facility management en vastgoedmanagement thema s binnen de bestuurskamer. Toegevoegde waarden van vastgoedmanagement en facility management Wat zijn nu deze toegevoegde waarden van het integraal managen van vastgoed en de facilities en hoe passen deze in de ondernemingsstrategie? Strategische waarde Vastgoedmanagement en facility management zijn gericht op het leveren van een bijdrage aan bedrijfsontwikkelingen die het strategische voordeel, de productiviteit en aandeelhouderswaarde beïnvloeden. Volgens Joroff is vastgoed daarmee een strategisch bedrijfsonderdeel. Die waarde wordt voor bestuurders zichtbaar en 4
herkenbaar, wanneer het vastgoedmanagement en het gebruik van vastgoed gerelateerd zijn aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. Dat ontstaat door inzicht te bieden in de relatie tussen ondernemingsvastgoed en bedrijfsstrategie en de toegevoegde waarde van ondernemingsvastgoed in de ondersteuning van de bedrijfsstrategie te benoemen. Door de mate van ondersteuning meetbaar en zichtbaar te maken, wordt deze relatie tastbaar. Een mooi voorbeeld hiervan is TNT. Door haar vastgoed te verduurzamen en een emissievrije facilitaire exploitatie te realiseren wordt een bijdrage geleverd aan een deel van de corporate responsability-strategie. Door maatschappelijk verantwoord te ondernemen wordt dus een koppeling gemaakt tussen het vastgoed en de strategie van de organisatie. De waarde of het rendement van het vastgoed voor organisaties blijkt uit het kostenniveau, de invloed op de productiviteit, beheersing van risico s, mate van de flexibiliteit, ondersteuning van de bedrijfscultuur en de bijdrage aan de corporate branding. Deze prestaties zijn te beïnvloeden door een integrale benadering vanuit het vastgoedmanagement en het facilitair management. Oftewel de prestaties van het vastgoed vanuit het gebruik en toepassing van dit vastgoed. Waarde verhogen en kosten reduceren In de opvattingen over vastgoedmanagement heeft de laatste jaren de financiële transactiewaarde gedomineerd (waarde: waarde verhogen). De gedroomde werkelijkheid van stijgende vastgoedprijzen en daarmee hoge waardering op de bedrijfsbalans leidde af van de betekenis die het vastgoed in het dagelijkse leven voor de gebruikers heeft. Nu de droom deels vervlogen is, is het tijd om terug te keren naar de basiswaarden. Er is een simpele stelregel voor het beheren van vastgoed: hoe meer meters hoe hoger de kosten, hoe minder meters, hoe lager de kosten. Immers, elke extra vierkante meter vastgoed veroorzaakt hogere exploitatiekosten. De kosten van facility management volgen in die redenering rechtevenredig de oppervlakte en volume van het vastgoed. Op dit vlak is nog verbazingwekkend veel te verbeteren en te verdienen omdat bedrijven vaak hun eigen vastgoed en diensten niet goed kennen of daarvoor de data nog onvoldoende op orde hebben (waarde: kosten reduceren). Integraal blijvende verbeteringen die een langdurige reductie van kosten opleveren zijn dus logischerwijs vaak te vinden in het gebruik van minder vierkante meters, of het anders gebruiken van vierkante meters. Het gebruiken van minder vierkante meters is mogelijk door toepassing van een goed werkconcept en een slimme, efficiënte, facilitaire ondersteuning. Niet alleen interessant omdat een werkconcept bijdragen levert aan flexibiliteit en kennisuitwisseling, maar ook omdat dit rechtstreeks financiële voordelen oplevert. Zeker gezien de wetenschap dat de facilitaire kosten, inclusief huisvestingslasten, van een werkplek gemiddeld bijna elfduizend euro per jaar bedragen. Vaak snijdt het mes dus aan twee kanten. Enerzijds worden de exploitatiekosten verminderd, anderzijds wordt een nieuwe, toekomstbestendige manier van gebruiken en werken geïntroduceerd. 5
Productiviteit verhogen en flexibiliteit bevorderen In essentie wordt de waarde van integraal vastgoedmanagement en facility management bepaald door het gemak of ongemak dat de gebruiker van het vastgoed ervaart. Dat ervaart hij bij de uitvoering van het productieproces of het werkproces. Het vastgoed met de inrichting vormt daarvoor de hardware en het facilitaire beheer de software. Voor beide geldt dat ze gericht zijn op de ondersteuning van het werkproces en daarvoor moeten we dat proces goed kunnen doorgronden. Op basis van analyses van het bedrijfsproces ontstaan toepassingen die leiden tot het verhogen van de productiecapaciteit (waarde: productiviteit verhogen), door te kiezen voor de juiste locaties, werkplekken te innoveren en de medewerkertevredenheid te verhogen. De starheid van vastgoedcontracten vormt een financieel risico voor de exploitatie van ondernemingen. Het biedt op basis van actuele ontwikkelingen weinig ruimte voor flexibele groei en krimp van organisaties. Flexibilisering van huurcontractbepalingen in de zin dat deze bepalingen meebewegen met de bedrijfsstrategie en de conjunctuur lijkt een devies voor de toekomst. De noodzaak om middelen flexibel in te zetten en langdurig zicht te houden op de exploitatielasten past in de blijvende trend om steeds meer zaken op het gebied van vastgoedmanagement en facility management te outsourcen. Bedrijven focussen zich op hun corebusiness en besteden zoveel mogelijk ondersteunende werkzaamheden uit. In het facility management is daarbij een toenemende integratie van vastgoedmanagement en facilitaire dienstverlening zichtbaar. Kern hierbij is dat er steeds vaker vanuit de totale levensduurkosten een object of gebied ontwikkeld wordt, in plaats van de initiële investeringskosten als maatgevend te nemen. Voorbeelden hiervan zijn de integratie van ontwikkeling, realisatie en gebruik in zogenaamde Design Build Finance Maintain Operate- (DBFMO) en Publiek Private Samenwerking- (PPS) projecten. Het facilitair beheer, het gebruik van het vastgoed (met bijvoorbeeld een werkconcept) en het vastgoedmanagement worden hierin integraal benaderd en niet meer als op zichzelf staande onderdelen met eigen strategieën en beleidslijnen. De uitgangspunten voor duurzaam ondernemen (CO₂-belasting), het voorkomen van bedreigingen voor het productieproces (risico op uitval of milieuschade), de verantwoordelijkheid voor een veilige werkomgeving en de mogelijkheden voor een flexibele inzet worden op basis van prestatie-eisen bij de contractnemer neergelegd. Er is een langdurig zicht op de exploitatielasten, de kwaliteit is vastgelegd en risico s zijn in beeld (waarde: flexibiliteit bevorderen). Risico s beheersen Vaak is het vastgoed specifiek verbonden met het bedrijf, of in ieder geval de branche, en niet altijd even courant. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ziekenhuizen en vastgoed met specifieke doelstellingen, zoals keuringstations. Voor alle organisaties geldt echter dat het van groot belang is goed inzicht te hebben in de prestaties van het vastgoed in relatie tot het bedrijfsproces. Uitval van vastgoed heeft onmiddellijk (negatief) effect op het bedrijfsresultaat en het bedrijfsimago. Bij bijvoorbeeld ziekenhuizen en ander specifiek 6