Briljant PocketPC
Inhoud 1. PocketPC... 1 De PocketPC Scanmodule... 1 Installatie van Briljant PocketPC... 3 Basisgegevens overzetten... 5 Artikels scannen... 7 Werken met PocketPC Scan... 9 De taal wisselen... 9 Artikels inbrengen... 10 Het gebruik van de hardware toetsen... 11 Ingeven en wijzigen van hoeveelheden... 12 Het standaard magazijn wijzigen... 13 Het magazijn van een gescande regel wijzigen... 14 Een scanregel activeren... 15 Het gebruik van de keuzeschermen... 16 Een order afpunten... 17 Artikels ingeven op één of op meerdere klanten... 18 Een regel verwijderen... 19 Verwerking van de gegevens... 20 Ingave te bestellen... 20 Bestellingen leveranciers... 21 Backorders leveranciers... 22 Magazijncontrole... 26 Inventarisopname... 30 Offertes... 31 Orders... 33 Af te leveren... 35 Afleveringen... 36 Kassa... 38 Herinstallatie op de PocketPC... 39 2. Index... 41 ii
PocketPC De PocketPC Scanmodule De benodigde hardware bestaat uit één of meerdere PocketPC's met ingebouwde barcodescanner. Deze handheld terminals worden als draadloos verlengstuk van het werkstation gebruikt en stellen de gebruiker in staat op een andere locatie via de scanner data in te voeren om ze daarna via het laadstation of cradle over te halen naar zijn werkstation voor verdere verwerking in Briljant Administrator. De PocketPC's met barcodescanner bestaan in meerdere merken en uitvoeringen en met diverse operating systems. De onderstaande afbeeldingen gelden dan ook slechts als voorbeelden. Enkel de PocketPC's met operating system Windows Mobile worden ondersteund. Briljant PocketPC functioneert niet op toestellen met Palm OS,... De module Briljant PocketPC brengt de koppeling tot stand tussen het werkstation en de PocketPC. Ze bestaat uit twee delen: het gedeelte dat als onderdeel van Briljant Administrator op het werkstation wordt geïnstalleerd en het gedeelte dat op de PocketPC wordt geïnstalleerd. Met de Briljant PocketPC Scanmodule kunt u: uw artikels en magazijnen doorladen naar de PocketPC, zodat ze daar worden herkend; artikels scannen en daarna overhalen naar het werkstation voor verdere verwerking in de module Kassa; artikels scannen en daarna overhalen naar het werkstation voor verdere verwerking in de module Verkoopbeheer: offertes, orders, te leveren en afleveringen; artikels scannen als bestelling leverancier en daarna overhalen naar het werkstation voor verwerking; de backorders leveranciers doorladen naar de PocketPC en de levering overhalen naar het werkstation voor verwerking; de backorders klanten doorladen naar de PocketPC en de levering overhalen naar het werkstation voor verwerking; de gegevens van de magazijncontrole doorladen naar de PocketPC en de bijgewerkte gegevens overhalen naar het werkstation voor verwerking; artikels scannen als inventarisopname en daarna overhalen naar het werkstation voor verwerking. 1
Briljant PocketPC 2
PocketPC Installatie van Briljant PocketPC Menu Extra, Naar PocketPC We gaan er van uit dat de PocketPC reeds is geïnstalleerd én dat de communicatie via Microsoft ActiveSync is geconfigureerd. In deze eerste en eenmalige stap installeert u de module Briljant PocketPC op de handheld terminal en kopieert u de artikels en eventueel de magazijnen van uw centrale database naar de handheld terminal. Hoewel deze installatie meestal door een medewerker van Kluwer software zal worden uitgevoerd, is het toch nuttig te weten hoe dit in zijn werk gaat in geval u moet overgaan tot een herinstallatie van het programma en de data op de PocketPC. Werkwijze Kies menu Extra, Naar PocketPC. Het scherm Naar PocketPC opent. 1. Vul in het veld Configuratie een code in, bij voorkeur INSTALL. 2. Vul het veld Omschrijving in, b.v. Installatie programma. 3. Vink in het vak Overdracht aan welke items u wilt overzetten naar de PocketPC. Installeer programma: om het programma te installeren Artikels: om de artikelgegevens over te zetten naar de database op de PocketPC Enkel artikels in assortiment: beperkt de over te zetten artikels tot degene die in assortiment zijn om intern geheugen te sparen Eancodes: vink aan als er Eancodes voor de artikels worden gebruikt (dus niet als de artikelnummers worden afgedrukt als barcodes) Magazijnen: om de magazijncodes over te zetten Artikel magazijn: zet de magazijncode van ieder individueel artikel over Hoofdgroepen en Subgroepen: zet de hoofd- en/of subgroepen over Klanten: zet het klantenbestand over Opties: om de opties in het vak Opties te installeren Verwijder oude scangegevens: verwijdert scangegevens die om een of andere reden overbodig blijken te zijn (b.v. testscans) 4. Vink in het vak Opties aan hoe de PocketPC zal functioneren. Verpakking: plaatst de Verpakkingsregel in het ingavescherm op de PocketPC Met magazijn: plaatst Magazijnregel in het ingavescherm op de PocketPC Default magazijn: vult automatisch een standaardmagazijn in Zoek artikel volgens: selecteer EAN-code als de artikels een EAN-code hebben. Selecteer Artikelnummer als de barcode is gegenereerd op basis van het artikelnummer 3
Briljant PocketPC Artikelnummer of EAN-code: b.v. + (plus). Als een artikel geen barcode heeft, dan kunt u het manueel ingeven in het scanveld. Tik het artikelnummer in, voorafgegaan door het teken dat u hier ingeeft en het artikel wordt ingevuld. Decimalen hoeveelheid: bepaalt het aantal decimalen voor hoeveelheden Serienummers: Geen, Klanten of Leveranciers B.O. Leveranciers en Magazijncontrole: bepaal of de hoeveelheden mogen overschreven worden en of nieuwe artikellijnen zijn toegestaan B.O. Klanten: bepaal of de hoeveelheden mogen overschreven worden en of nieuwe artikellijnen zijn toegestaan 5. Bewaar deze instellingen met F5. 6. Druk op Start overzetten <F7>. Het programma met de aangevinkte gegevens en de opties wordt op de PocketPC geïnstalleerd. 4
PocketPC Basisgegevens overzetten Menu Extra, Naar PocketPC Tijdens de installatie van de software op de PocketPC zijn de artikel- en magazijngegevens meestal ook overgebracht. Daarna bepaalt het specifieke gebruik van de PocketPC's wanneer en hoe vaak het uitgebreide of gewijzigde artikelbestand opnieuw moet getransfereerd worden naar de handheld terminals: enkel voor inventarisopname: transfereer het artikelbestand voor u aan de inventarisopname begint; voor gebruik aan de kassa, bestellingen,...: zet het artikelbestand opnieuw over na iedere uitbreiding of wijziging (artikels toegevoegd, artikels in of uit assortiment gezet,...). Werkwijze Kies menu Extra, Naar PocketPC. Het scherm Naar PocketPC opent. 1. Vul in het veld Configuratie een code in, bij voorkeur DATA. 2. Vul het veld Omschrijving in, b.v. Overzetten data. 3. Vink in het vak Overdracht aan welke items u wilt overzetten naar de PocketPC. Magazijnen: om de magazijncodes over te zetten Artikel magazijn: zet de magazijncode van ieder individueel artikel over Hoofdgroepen en Subgroepen: zet de hoofd- en/of subgroepen over Klanten: zet het klantenbestand over Verwijder oude scangegevens: verwijdert scangegevens die om een of andere reden overbodig blijken te zijn (b.v. testscans) 4. Bewaar deze instellingen met F5. 5. Klik op Bewaar als default voor deze PC <F8>. Hierdoor wordt de configuratie DATA automatisch ingesteld, telkens u dit scherm opent. 6. Druk op Start overzetten <F7>. De aangevinkte gegevens worden op de PocketPC geïnstalleerd. 5
Briljant PocketPC U kunt zowel op de pc als op de PocketPC de voortgang van de gegevensoverdracht volgen. 6
PocketPC Artikels scannen Menu Artikels scannen op de PocketPC Werkwijze Start het programma PDAScan op de PocketPC. 1. Klik in het menuscherm op de knop Artikels scannen. De inhoud van het geopende scherm is afhankelijk van de ingestelde opties (werking met of zonder magazijn, gebruik van verpakkingshoeveelheden). 2. Scan achtereenvolgens de Eancodes van de artikels. 3. Sluit het programma PDASCAN af door op de knop Afsluiten te klikken. Afhankelijk van uw bedrijfsactiviteit en uw specifieke werkwijze kunt u tijdens het scannen magazijnen en verpakkingen ingeven en de gescande aantallen manueel verhogen of verlagen. Deze werkwijze wordt meestal vastgelegd tijdens de installatie en opleiding door de Kluwer software consultant. Overzicht van de velden: scancode: artikel of eancode, witte veld linksboven magazijn: grijze veld rechtsboven laatst gescande artikelnummer en -benaminglinksboven: grijze veld onder scancode verpakkingsregel met achtereenvolgens: de -knop om het aantal verpakkingen te verlagen het aantal verpakkingen bij deze scan 7
Briljant PocketPC de +knop om het aantal verpakkingen te verlagen het totaal aantal gescande verpakkingen stuksregel met: de -knop om het aantal stuks te verlagen het aantal stuks bij deze scan de +knop om het aantal stuks te verlagen het totaal aantal gescande eenheden overzicht van de reeds gescande artikels in het grote witte veld onderaan. Scherm Artikels scannen zonder magazijnen en verpakkingshoeveelheden Scherm Artikels scannen met magazijnen en verpakkingshoeveelheden Hardware toetsen toets 1: verminder de huidige gescande hoeveelheid met 1 toets 2: verhoog de huidige gescande hoeveelheid met 1 toets 3: verander de scanmode van stuks naar verpakking of omgekeerd (enkel van toepassing indien er ook met verpakkingen gewerkt wordt) 8
PocketPC Werken met PocketPC Scan De taal wisselen De werktaal kan worden ingesteld op Nederlands of Frans (enkel van het programma PDAScan, niet van het besturingssysteem van het toestel). Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 9
Briljant PocketPC Artikels inbrengen 1. Automatisch via de scanner 2. Ingave via toetsenbord 3. Keuze uit de lijst Lijst openen via menu Lijst openen via dubbeltap op scanveld Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 10
PocketPC Het gebruik van de hardware toetsen Het symbool op de knoppen en de plaatsing ervan op het toestel kan afwijken van het in de demo getoonde model. Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 11
Briljant PocketPC Ingeven en wijzigen van hoeveelheden 1. Meerdere malen hetzelfde artikel inscannen 2. Met de + en - toetsen 3. Met een tap op het hoeveelhedenscherm om een ingavescherm te openen Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 12
PocketPC Het standaard magazijn wijzigen Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 13
Briljant PocketPC Het magazijn van een gescande regel wijzigen Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 14
PocketPC Een scanregel activeren Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 15
Briljant PocketPC Het gebruik van de keuzeschermen De volgorde van de getoonde gegevens wijzigen met een tap op de kolomhoofding door keuze van de sorteerkolom in het sorteerveld Filteren van de getoonde gegevens door keuze in de filtervelden door ingave van beginkarakter(s) Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 16
PocketPC Een order afpunten Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 17
Briljant PocketPC Artikels ingeven op één of op meerdere klanten Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 18
PocketPC Een regel verwijderen Druk op F5 om de demo opnieuw te tonen. 19
Briljant PocketPC Verwerking van de gegevens Ingave te bestellen Menu Aankopen, Ingave te bestellen Werkwijze Kies het menu Aankopen, Ingave te bestellen. Het scherm Ingave te bestellen opent. 1. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC ingave te bestellen opent. 2. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgehaald in de bon. 4. Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens in Administrator te verwerken. Let u er wel op dat het programma PDAScan op de PocketPC moet afgesloten zijn vooraleer u de overdracht start. (Reden: de databank op de PocketPC kan niet door twee toepassingen tegelijkertijd worden geopend.) 20
PocketPC Bestellingen leveranciers Menu Aankopen, Bestellingen Werkwijze Kies het menu Aankopen, Bestellingen. Het scherm Bestellingen opent. 1. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC bestelling opent. 2. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgehaald in de bon. 3. Vink in het vak Verwerken aan hoe de verwerking moet gebeuren: voeg alle artikels bij op de geopende bon; of verdeel de artikels naar verschillende bestelbonnen per voorkeursleverancier. 4. Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens in Administrator te verwerken. Let u er wel op dat het programma PDAScan op de PocketPC moet afgesloten zijn vooraleer u de overdracht start. (Reden: de databank op de PocketPC kan niet door twee toepassingen tegelijkertijd worden geopend.) 21
Briljant PocketPC Backorders leveranciers Menu Aankopen, Bestellingen U kunt de backorders van een geopende bestelbon - of alle backorders van de leverancier van deze bon - overzetten naar de PocketPC. Na het scannen van de geleverde artikels worden de gegevens terug overgehaald naar het werkstation. Vervolgens geeft u de opdracht om deze gegevens te verwerken als een levering. Werkwijze 1. Open de bestelbon waarop de ontvangen levering betrekking heeft. 2. Klik op de knop PocketPC. Het scherm PocketPC bestelling opent. 3. Backorders bestelbon is default aangevinkt. Vink Alle backorders van deze leverancier aan als u alle BO's wil overzetten. 4. Klik op de knop Backorders overzetten <F7>.De overdracht zal starten als de PocketPC geconnecteerd is via ActiveSync. 5. Klik op de PocketPC op het menu Artikels scannen. De backorders van de bestelbon zijn zichtbaar op de tab Te scannen. In dit voorbeeld zijn 3 BO's voor 3 verschillende artikels overgezet. Voor TX16 en TX21E zijn in de bestelbon reeds magazijnen ingegeven: ALG (Groot magazijn) en WIN (Magazijn winkel). Voor TX22B werd geen magazijn aangeduid. Het zal automatisch worden toegevoegd aan het standaardmagazijn, in dit geval ALG (Groot magazijn) zoals in het grijze vak rechtsboven is aangeduid. De kolom Benaming is ter beschikking naast Artikel, maar is dichtgeschoven om ruimte te winnen op het kleine scherm. De kolom Aantal bevat de gegevens Reeds gescand/te scannen aantal. Het cijfer voor de schuine streep zal ophogen naarmate u meer eenheden van dit artikel scant. De kolom Bon bevat de gegevens Boek Bonnummer Volgnummer Met de scrollbalk kunt u ook de kolom Datum zichtbaar maken. In deze toestand is de tab Gescand leeg. Dit tabblad zal enkel die lijnen tonen waarop minstens één eenheid is gescand. Zodra alle eenheden van een lijn zijn gescand, dan verdwijnt deze lijn van de tab Te scannen en is ze enkel nog zichtbaar op de tab Gescand. De kolom Aantal toont dan gegevens zoals 5/5 of 1/1, d.w.z. het volledige aantal is 22
PocketPC gescand. U kunt méér eenheden scannen dan het aangegeven aantal (m.a.w. meer eenheden als levering accepteren dan er eigenlijk waren besteld). De teller in Aantal toont dan gegevens zoals 6/5, 7/5,... Deze overflow wordt automatisch toegewezen aan de laatste scanregel met standaard magazijncode. U hoeft niet noodzakelijk alle artikels te scannen vooraleer het scanvenster te sluiten. De levering kan immers onvolledig zijn. Na het overhalen en verwerken van de scangegevens op het werkstation, zijn enkel de gescande gegevens bijgewerkt. Niet gescande eenheden en artikels blijven op de bestelbon de status BO behouden. 6. Scan de geleverde artikels in en sluit het scherm met de OK-knop. 7. Open op het werkstation het scherm Aankopen, Leveringen om de scangegevens terug over te halen. 8. Klik op de knop PocketPC. Het scherm PocketPC levering leverancier opent. 9. Klik op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De gegevens worden overgezet op het werkstation en alle scangegevens op de PocketPC worden verwijderd. 10. Klik op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gescande artikels in te brengen als levering. Standaard is Maak nieuwe leverbon aangevinkt. Vink dit uit als u de verwerking start in een bestaande leverbon en de gescande artikels aan deze bon wilt toevoegen. Opmerking 1. In Opties kan het standaardmagazijn worden ingesteld of gewijzigd. Dit wordt getoond in het grijze vak rechtsboven en automatisch gebruikt als er in de bestelbon geen magazijn is ingegeven op de artikellijn. 2. Als artikels met een andere dan de standaard magazijncode worden gescand, dan wordt de gebruikte magazijncode getoond op een oranje achtergrond. Let u er wel op dat het programma PDAScan op de PocketPC moet afgesloten zijn vooraleer u de overdracht start. (Reden: de databank op de PocketPC kan niet door twee toepassingen tegelijkertijd worden geopend.) Volgorde automatische afpunting Als er voor één artikel meerdere backorders uit meerdere bestelbonnen zijn overgezet naar de PocketPC, dan worden de artikels bij het scannen in deze volgorde afgepunt (in dalende volgorde): - magazijncode (met prioriteit voor de standaard magazijncode) - datum - boek - bonnummer - volgnummer 23
Briljant PocketPC Voorbeeld automatische afpunting waarbij ZZZ de standaard magazijncode is op de PocketPC. MAGAZIJN DATUM BOEK BONNR VOLGNR AANTAL ARTIKEL volgorde afpunting ZZZ 11/03/2007 AB 1 2 4 SAMPLE eerste 4 scans ZZZ 15/03/2007 BL 15 1 2 SAMPLE volgende 2 scans -- 09/03/2007 CL 7 1 1 SAMPLE volgende scan CCC 10/03/2007 BL 10 1 5 SAMPLE volgende 5 scans (magazijn wordt oranje) BBB 11/03/2007 BL 9 1 5 SAMPLE volgende 5 scans (magazijn wordt oranje) BBB 11/03/2007 BL 9 4 4 SAMPLE volgende 4 scans (magazijn wordt oranje) Alle hierna nog volgende scans zullen worden afgepunt op BL 15 1, omdat dit de laatste scanregel is met de standaard magazijncode Handmatig bepalen van volgorde van afpunten Door het activeren van een scanregel kunt u alle volgende scans - door scannen of door drukken op het plusteken - toewijzen aan die geactiveerde scanregel, zelfs indien het standaardmagazijn verschilt van het magazijn van de geactiveerde scanregel. M.a.w. de automatische afpuntingsvolgorde wordt overruled. Om een scanregel te activeren houdt u de stylus op de gewenste regel tot er een nieuw menu wordt getoond en kiest u Activeer lijn in het keuzemenu. Deze toestand wordt gesignaleerd door het bonnummer (in het vak van de artikelomschrijving) en de magazijnnaam in het groen weer te geven. U keert terug naar de automatische afpuntingsvolgorde door de groene X-knop aan te tikken. 24
PocketPC 25
Briljant PocketPC Magazijncontrole Menu Aankopen, Levering Voor het uitvoeren van de magazijncontrole op een levering kunt u de gegevens van een geopende leverbon overzetten naar de PocketPC. Na het scannen van de geleverde artikels worden de gegevens terug overgehaald naar het werkstation. Vervolgens geeft u de opdracht om deze gegevens te verwerken: de kolom Gecontroleerd en eventueel de kolom M.C. volledig worden hierdoor ingevuld. Werkwijze 1. Open de leverbon waarop de ontvangen levering betrekking heeft. 2. Klik op de knop PocketPC. Het scherm PocketPC levering leverancier opent. 3. Klik op de knop Magazijncontrole overzetten <F7>.De overdracht zal starten als de PocketPC geconnecteerd is via ActiveSync. 4. Klik op de PocketPC op het menu Artikels scannen. De magazijncontrolegegevens van de leverbon zijn zichtbaar op de tab Te scannen. In dit voorbeeld is de magazijncontrole voor 3 artikels overgezet. Voor ZIP-100 en TX16 zijn in de leverbon reeds magazijnen ingegeven: ALG (Groot magazijn), WIN (Magazijn winkel) en OND (Magazijn onderdelen). Voor TX11 werd geen magazijn aangeduid. Het zal automatisch worden toegevoegd aan het standaardmagazijn, in dit geval ALG (Groot magazijn) zoals in het grijze vak rechtsboven is aangeduid. De kolom Benaming is ter beschikking naast Artikel, maar is dichtgeschoven om ruimte te winnen op het kleine scherm. De kolom Aantal bevat de gegevens Reeds gescand/te scannen aantal. Het cijfer voor de schuine streep zal ophogen naarmate u meer eenheden van dit artikel scant. De kolom Bon bevat de gegevens Boek Bonnummer Volgnummer Met de scrollbalk kunt u ook de kolom Datum zichtbaar maken. In deze toestand is de tab Gescand leeg. Dit tabblad zal enkel die lijnen tonen waarop minstens één eenheid is gescand. Zodra alle eenheden van een lijn zijn gescand, dan verdwijnt deze lijn van de tab Te scannen en is ze enkel nog zichtbaar op de tab Gescand. De kolom Aantal toont dan gegevens zoals 5/5 of 1/1, d.w.z. het volledige aantal is gescand. 26
PocketPC U kunt méér eenheden scannen dan het aangegeven aantal (m.a.w. meer eenheden als levering accepteren dan er eigenlijk waren besteld). De teller in Aantal toont dan gegevens zoals 6/5, 7/5,... Deze overflow wordt automatisch toegewezen aan het standaardmagazijn. U hoeft niet noodzakelijk alle artikels te scannen vooraleer het scanvenster te sluiten. De levering kan immers onvolledig zijn. Na het overhalen en verwerken van de scangegevens op het werkstation, zijn enkel de gescande gegevens bijgewerkt. Voor de niet-gescande eenheden en artikels blijven de magazijncontrolegegevens ongewijzigd op de leverbon. 6. Scan de geleverde artikels in en sluit het scherm met de OK-knop. 7. Open op het werkstation het scherm Aankopen, Leveringen om de scangegevens terug over te halen. 8. Klik op de knop PocketPC. Het scherm PocketPC levering leverancier opent. 9. Klik op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De gegevens worden overgezet op het werkstation en alle scangegevens op de PocketPC worden verwijderd. 10. Klik op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om van de gescande artikels de magazijncontrolegegevens aan te vullen. Standaard is Maak nieuwe leverbon aangevinkt. Vink dit uit als u de verwerking start in een bestaande leverbon en de gescande artikels aan deze bon wilt toevoegen. Opmerking 1. In Opties kan het standaardmagazijn worden ingesteld of gewijzigd. Dit wordt getoond in het grijze vak rechtsboven en automatisch gebruikt als er in de bestelbon geen magazijn is ingegeven op de artikellijn. 2. Als artikels met een andere dan de standaard magazijncode worden gescand, dan wordt de gebruikte magazijncode getoond op een oranje achtergrond. Let u er wel op dat het programma PDAScan op de PocketPC moet afgesloten zijn vooraleer u de overdracht start. (Reden: de databank op de PocketPC kan niet door twee toepassingen tegelijkertijd worden geopend.) Volgorde automatische afpunting Als er voor één artikel meerdere lijnen uit een leverbon zijn overgezet naar de PocketPC, dan worden de artikels bij het scannen in deze volgorde afgepunt (in dalende volgorde): - magazijncode (met prioriteit voor de standaard magazijncode) - datum - volgnummer Voorbeeld automatische afpunting waarbij ZZZ de standaard magazijncode is op de PocketPC. 27
Briljant PocketPC MAGAZIJN DATUM BOEK BONNR VOLGNR AANTAL ARTIKEL volgorde afpunting ZZZ 11/03/2007 LL 10 3 4 ART1 eerste 4 scans ZZZ 15/03/2007 LL 10 2 2 ART2 volgende 2 scans -- 09/03/2007 LL 10 1 1 ART3 volgende scan CCC 10/03/2007 LL 10 6 5 SAMPLE volgende 5 scans (magazijn wordt oranje) BBB 11/03/2007 LL 10 4 5 SAMPLE volgende 5 scans (magazijn wordt oranje) BBB 11/03/2007 LL 10 5 4 SAMPLE volgende 4 scans (magazijn wordt oranje) Alle hierna nog volgende scans zullen worden afgepunt op LL 10 2, omdat dit de laatste scanregel is met de standaard magazijncode Handmatig bepalen van volgorde van afpunten Door het activeren van een scanregel kunt u alle volgende scans - door scannen of door drukken op het plusteken - toewijzen aan die geactiveerde scanregel, zelfs indien het standaardmagazijn verschilt van het magazijn van de geactiveerde scanregel. M.a.w. de automatische afpuntingsvolgorde wordt overruled. Om een scanregel te activeren houdt u de stylus op de gewenste regel tot er een nieuw menu wordt getoond en kiest u Activeer lijn in het keuzemenu. Deze toestand wordt gesignaleerd door het bonnummer (in het vak van de artikelomschrijving) en de magazijnnaam in het groen weer te geven. U keert terug naar de automatische afpuntingsvolgorde door de groene X-knop aan te tikken. 28
PocketPC 29
Briljant PocketPC Inventarisopname Menu Aankopen, Beheer inventarisopname Het inlezen van de gegevens gebeurt na punt 2 van de inventarisopname in Administrator. 3. Open het menu Aankopen, Beheer Inventarisopname. 4. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner om het scherm PocketPC Inventarisopname te openen. 5. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. 6. Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens over te halen naar de inventarisopname in Administrator. Desgewenst kunt u met Volledig aanduiden opteren om de telgegevens als volledig te markeren. 7. Sluit het scherm PocketPC Inventarisopname. 9. Werk de inventaris af volgens de normale wijze. Artikels in meerdere stappen scannen en verwerken Als het scannen van de artikels in meerdere sessies gebeurt, dan kan het overhalen van de gegevens van de PocketPC (stap 5) en de verwerking (stap 6) meerdere keren worden herhaald vooraleer de inventaris te verwerken (stap 9). De bewerkingen Overhalen gescande artikels <F8> en Verwerk overgehaalde artikels <F9> moeten dus telkens na iedere scansessie worden uitgevoerd. Nadat alle scansessies beëindigd, overgehaald en verwerkt zijn, kan de inventaris worden afgewerkt. Let u er wel op dat het programma PDAScan op de PocketPC moet afgesloten zijn vooraleer u de overdracht start. (Reden: de databank op de PocketPC kan niet door twee toepassingen tegelijkertijd worden geopend.) 30
PocketPC Offertes Menu Verkopen, Offertes U kunt gescande artikels naar een offerte overhalen. Dit kan voor gescande artikels mét of zonder klantgegevens. 1. Werkwijze gescande artikels zonder klantgegevens 1. Scan op de PocketPC - in de modus Artikels scannen - een aantal artikels en pas eventueel de aantallen aan. 2. Kies in Administrator het menu Verkopen, Offertes. Het scherm Offertes opent. 3. Vul een klant in. 4. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC offerte opent. 5. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgehaald in de bon. 4. Op het scherm is aangeduid dat er artikels zonder klantgegevens zijn overgehaald. Vul eventueel een magazijn in als dat nodig is (bij Magazijn verplicht op werkstation, maar niet op PocketPC). Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens in Administrator te verwerken. De klantofferte wordt gecreëerd (als u nog geen klant heeft ingevuld, dan krijgt u een foutmelding). 2. Werkwijze gescande artikels met klantgegevens 1. Scan op de PocketPC - in de modus Scannen per klant - een aantal artikels en pas eventueel de aantallen aan. U kunt dit onbeperkt herhalen voor andere klanten. 2. Kies in Administrator het menu Verkopen, Offertes. Het scherm Offertes opent. 3. Vul een geen klant in. 4. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC offerte opent. 5. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgehaald in de bon. 31
Briljant PocketPC 4. Op het scherm is aangeduid dat er artikels met klantgegevens zijn overgehaald. Vul eventueel een magazijn in als dat nodig is (bij Magazijn verplicht op werkstation, maar niet op PocketPC). Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens in Administrator te verwerken. Alle individuele offertes worden automatisch aangemaakt. Let u er wel op dat het programma PDAScan op de PocketPC moet afgesloten zijn vooraleer u de overdracht start. (Reden: de databank op de PocketPC kan niet door twee toepassingen tegelijkertijd worden geopend.) 32
PocketPC Orders Menu Verkopen, Orders U kunt gescande artikels naar een order overhalen. Dit kan voor gescande artikels mét of zonder klantgegevens. maar ook voor artikels op één klantorder of voor alle artikels op de backorders van een klant. 1. Werkwijze artikels zonder klantgegevens 1. Scan op de PocketPC - in de modus Artikels scannen - een aantal artikels en pas eventueel de aantallen aan. 2. Kies in Administrator het menu Verkopen, Orders. Het scherm Orders opent. 3. Vul een klant in. 4. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC order opent. 5. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgehaald in de bon. 4. Op het scherm is aangeduid dat er artikels zonder klantgegevens zijn overgehaald. Vul eventueel een magazijn in als dat nodig is (bij Magazijn verplicht op werkstation, maar niet op PocketPC). Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens in het order te verwerken. 2. Werkwijze artikels met klantgegevens 1. Scan op de PocketPC - in de modus Scannen per klant - een aantal artikels en pas eventueel de aantallen aan. U kunt dit onbeperkt herhalen voor andere klanten. 2. Kies in Administrator het menu Verkopen, Orders. Het scherm Orders opent. 3. Vul een geen klant in. 4. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC order opent. 5. Druk op de knop Overhalen gescande artikels <F8>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgehaald in de bon. 4. Op het scherm is aangeduid dat er artikels met klantgegevens zijn overgehaald. Vul eventueel een magazijn in als dat nodig is (bij Magazijn verplicht op werkstation, maar niet op PocketPC). Druk op de knop Verwerk overgehaalde artikels <F9> om de gegevens in Administrator te verwerken. Alle individuele orders worden automatisch aangemaakt. 3. Werkwijze order of backorders van één klant 1. Open een bestaand klantorder in het scherm Orders. 2. Druk op CTRL+ALT+P of klik in de knoppenbalk op het icoon Handscanner. Het scherm PocketPC order opent. 3. Vink aan of u enkel het geopende order of alle backorders van deze klant wilt overzetten op de PocketPC. De backorders kunt u beperken tot een bepaalde bevestigingsdatum. 4. Druk op de knop Orders naar PocketPC <F7>. De meldingtekst geeft de voortgang van de gegevensoverdracht weer. Als deze tekst afsluit, dan zijn de artikels overgezet op de handheld. 33