Nota van Inlichtingen Rijksbrede Raamovereenkomst Inkoopadvies Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Rijksbrede Raamovereenkomst Inkoopadvies Ministerie van Infrastructuur en Milieu Omschrijving: Dit betreft de aankondiging voor de Rijksbrede aanbesteding voor de Categorie inkoopadvies. Het betreft een Openbare procedure voor het afsluiten van raamovereenkomsten. De aanbesteding is vanwege de omvang verdeeld in 5 percelen. Deze aanbesteding is Rijksbreed, dus in tegenstelling tot wat vermeld staat bij I.4 treden wij dus wel op als aanbestedende dienst voor andere aanbestedende diensten. Toelichting: Betreft paragraaf 4.5.1, pagina 23 1 Vraag Wilt u de lijst met deelnemers aan de inlichtenbijeenkomst openbaar maken? De deelnemerslijst wordt niet bekend gemaakt. Betreft Verbetertraject 2 Vraag In bijlage a5 (Perceel 5) wordt gevraagd naar een referentie voor Kerncompetentie 2, 'Verbetertraject', 'duidelijk betrekking op de ontwikkelrichting van een organisatie'. Het staat er niet expliciet, maar wij nemen aan dat het hier gaat om een verbetertraject van de *inkooporganisatie* van een klant. Klopt dat? Dat is een juiste aanname. Het woord organisatie heeft in dit verband betrekking op een inkooporganisatie. Betreft Variabele of flexibele beloning 3 Vraag Staat de term 'variabele beloning' zoals gebruikt wordt in het Beschrijvend Document voor hetzelfde begrip als 'Flexibele beloning' zoals gebruikt wordt in Bijlage a5 (onder Eis 'Pr-4')? Variabele beloning en flexibele beloning hebben in de context van perceel 5 dezelfde betekenis. Betreft Perceelselectie op Tenderned 4 Vraag Bij selectie van één van de percelen op Tenderned krijgen we de terugmelding "U kunt bij deze aanbesteding alleen op alle percelen inschrijven." Is dat zo? Zo ja, waarom? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 1 of 7
Er geldt geen verplichting om op alle percelen in te schrijven. Een Inschrijver bepaalt zelf op welke percelen hij inschrijft. Met betrekking tot de omschreven terugmelding verwijzen wij u naar TenderNed. Betreft wensen 5 Vraag De wensen zijn voor alle percelen (behalve 5) hetzelfde. Verwacht u van ieder perceel een andere uitwerking? Oftewel verwacht u per wens per perceel onderscheid? In de Wensen wordt expliciet verwezen naar de dienstverlening voor het betreffende perceel. Van de Inschrijver wordt verwacht dat hij omschrijft hoe hij de dienstverlening in deze context vormgeeft. Betreft BD 7.1 beoordelingscommissie paf 37 6 Vraag De aanbestedende dienst geeft aan in het beschrijvend document bij de beoordelingscommissie dat de inhoudelijke personen per perceel kunnen verschillen. Specifiek voor perceel 2 en 3 is onze vraag of deze twee beoordelingscommissie onafhankelijk van elkaar beoordelen en dus bestaan uit andere personen? Voor perceel 2 en 3 zal de beoordeling door dezelfde personen plaatsvinden. Dit om te borgen dat vanuit eenzelfde oogpunt wordt beoordeeld. Betreft Functiegroep (senior) adviseur 7 Vraag Klopt het dat voor deze tactische inkooprol een afgeronde WO opleiding wordt gevraagd? De functieprofielen dienen als basis voor verbijzondering bij de Nadere offerteaanvraag. Betreft referenties 8 Vraag Mogen de referenties zowel privaat als publiek zijn? Gebruikte referenties mogen uit zowel het private als publieke domein afkomstig zijn. Betreft BD 7.4 pag 37 - Bespreken beoordeling en totaalscore 9 Vraag Bij de beoordeling 7.4 geeft u aan (pag 37) dat er bij het beoordelen van de wensen in eerste instantie een individuele beoordeling plaats vindt. Daarna zal er door een totaaltelling van de individueel beoordeelde scores gedeeld door het aantal beoordelaars de eindscore berekend worden welke als één geheel geldt (als één stem) wordt afgerond. Bijv: In het geval een wens beoordeeld wordt door bijv. 5 leden met de volgende score 4,4,6,6,6 is het totaal 26. Dit gedeeld door 5 is 5,2. Op welke wijze wordt dit afgerond gezien de waardering bestaat uit 4,6,8,10? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 2 of 7
De waardering van de Wensen wordt uitgedrukt in een 4, 6, 8 of 10. Indien de individuele beoordelaars niet een gelijke score overeenkomen, vindt een rekenkundige middeling plaats. Deze middeling wordt afgerond op een geheel getal. Het eerste cijfer achter de komma is bepalend voor de afronding: een 5 of hoger wordt naar boven afgerond; een 4 of lager wordt naar beneden afgerond. Dit getal kan een waarde hebben van 4, 5, 6, 7, 8, 9 of 10. Betreft Gunning pag 41 toewijzing percelen 10 Vraag Voorbeeld: Perceel Perceel 2 Perceel 3 1e plek Inschrijver A Inschrijver A 2e plek Inschrijver C Inschrijver C 3e plek Inschrijver B Inschrijver D 4e plek Inschrijver D Inschrijver G Indien inschrijver A perceel 2 gegund krijgt wordt hij uit perceel 3 gehaald waar hij toevallig ook op de eerste plaats is geëindigd. De hoogst scorende wordt nu inschrijven C op perceel 3. Inschrijver C was voor beide percelen op de 2e plaats geëindigd maar wordt nu uit perceel 2 gehaald en inschrijver 3 komt daardoor op de 2e plek. Het zou mogelijk moeten kunnen zijn dat inschrijver een voorkeur voor één van beide percelen mag uitspreken in geval dat deze situatie zou ontstaan? Is is aanbestedende dienst bereidt deze voorkeursmogelijkheid toe te voegen? De procedure bevat geen mogelijkheid om een voorkeur uit te spreken. De procedure wordt niet aangepast. Bij de totstandkoming van de procedure is rekening gehouden met een evenwichtige verdeling van de Inschrijvers over de percelen. Categorie Bewijslast Betreft verificatiedocumenten GE 2.2 - Aanprakelijkheidsverzekering 11 Vraag Gaat het hierbij om de beroepsaansprakelijkheid of bedrijfsaansprakelijkheid? De aansprakelijkheid voor Opdrachtnemer staat beschreven in de aanbestedingsdocumenten. De verzekering dient aantoonbaar van voldoende omvang te zijn om hiervoor dekking te geven. In veel gevallen zal dit gaan om beroepsaansprakelijkheid. Betreft BD 4.3 samenwerkingsverband pag 22 12 Vraag Wat is uw definitie van onderaannemer zoals beschreven op pagina 22 van het beschrijvend document? Vallen hier ook freelancers/zelfstandige zonder professioneel onder? De dienstverlening betreft o.a. het leveren van Kandidaten. Freelancers en zzp ers kunnen worden ingezet als Kandidaten. Als zodanig kwalificeren freelancers en zzp ers zich niet als onderaannemer. Betreft BD 3.10 wijziging omvang pag 20 13 Vraag Uit pagina 20 van het beschrijvend document maken wij op dat de eerste twee contractjaren voor Perceel 2 voor een gedeelte nog binnen de raamovereenkomsten vallen zoals onder pagina 20 beschreven. Kunt u aangeven wat de werkelijke spend is van perceel 2 voor de eerste twee contractjaren? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 3 of 7
De verwachte omzet per perceel is, met bandbreedte, gegeven in het beschrijvend document. Daarbij is al rekening gehouden met lopende Raamovereenkomsten. Betreft Algemeen/beoordeling 14 Vraag Graag vernemen wij wie per perceel de beoordelaars zijn. Kunt u hier een toelichting op geven? De namen van de beoordelaars worden niet bekend gemaakt. De beoordelaars zijn deskundigen en representeren de Afnemers. Categorie Referentie Betreft Verplichte Invulformulieren 15 Vraag In de Verplichte invulformulieren wordt geëist dat de referentie-opdracht naar tevredenheid van OG is uitgevoerd. Betekent dit dat er bij elke ingediende referentie-opdracht een schriftelijke tevredenheidsverklaring van OG moet worden aangeleverd? Er behoeft bij de referenties géén schriftelijke tevredenheidsverklaring te worden toegevoegd. De referentie('s) wordt/worden eventueel, na Inschrijving, o.a. op tevredenheid geverifieerd. Betreft Verplichte invulformulieren 3. Eisen 16 Vraag Eis GD-4 is onvoldoende duidelijk voor ons. Kunt u deze nader toelichten? De Opdrachtnemer zegt toe dat de Kandidaten 4 (vier) weken na ontvangst van de door de Opdrachtgever ontvangen Nadere offerte kunnen worden ingezet. Dit betekent dat de aangeboden Kandidaat binnen 4 (vier) weken inzetbaar is voor de volledige gewenste inzetbaarheid. Dit is berekend vanaf het moment dat de Kandidaat aangeboden is. Betreft Verplichte invulformulieren 3. Eisen 17 Vraag In Eis GD-2 eist u een reactietijd van 5 werkdagen. Hoe verhoudt zich dit tot de bullet responsetijd bij Wens 2 (responsetijden voor het aanbieden van Kandidaten. Maak hierbij onderscheid tussen reguliere en spoed aanvragen)? In GD-2 en GD-3 staan de eisen ten aanzien van de reactietijd/responsetijd voor respectievelijk een reguliere opdracht en een spoedopdracht. Bij de uitwerking van Wens 2 geeft een Inschrijver aan hoe hij aan deze eisen invulling geeft. Betreft 2.3 Referenties 18 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 4 of 7
Onder punt 3 bij Uitvoeringstermijn geeft u aan dat, 'de referentie recent zijn moet zijn. Daaronder wordt verstaan dat de einddatum van de referentie opdracht moet liggen ná 1 september 2013'. Klopt het dat afgeronde opdrachten en lopende opdrachten gebruikt kunnen worden als referentie? Indien een lopende opdracht gebruikt wordt bij een referentie, dient op het moment van Inschrijving wel reeds aan alle eisen te zijn voldaan. Dit betekent dat alleen de werkelijk gerealiseerde uren en doorlooptijd meetellen. De nog te realiseren uren en doorlooptijd vanaf het moment van Inschrijving tellen niet mee. Betreft 7.5 Beoordelingsmethodiek Wensen 19 Vraag Hoe bepaalt u bij het beoordelen van de invulling van een inschrijving per wens, of deze onvoldoende, voldoende, goed of uitstekend is? Zit hier een SMART-meetsysteem achter? Of wordt de open mening van experts geraadpleegd? De uitwerking van de Wensen wordt beoordeeld door deskundigen. De beoordelingssystematiek is zoals omschreven in de aanbestedingsdocumenten. Categorie Planning Betreft 4.2 Planning 20 Vraag Het valt op dat er een vrij lange periode tussen de "sluitingsdatum Inschrijvingen" en de "Berichtgeving 'voornemen tot gunnen'" zit. Kunt u ons meenemen in de motivatie voor de duur van die periode? De termijn tussen Inschrijving en voorlopige gunning bedraagt zes weken. Hierbij is rekening gehouden met twee weken kerstvakantie. Betreft 3.6 Scope afbakening 21 Vraag U geeft aan dat wanneer tijdens het raamcontract bepaalde inkooptaken geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed, dit niet onder de scope van de aanbesteding valt. Aan wat voor inkooptaken denkt u? Zijn u reeds (aanstaande) uitbestedingen bekend in dit kader? Gedacht moet worden aan inkooptaken, die als gevolg van een gewijzigd beleid, door de overheid aan de markt worden overgedragen. Er is dan sprake van een reorganisatie. Op dit moment zijn er bij de Deelnemers geen voornemens bekend om over te gaan tot dergelijke uitbestedingen. Betreft 3.4 Perceel 4: Inhuur operationeel 22 Vraag U geeft aan dat contractmanagement een belangrijk onderdeel is van het operationele perceel. Geldt dit voor alle vormen van contractmanagement? Ook voor bijvoorbeeld het managen van een complex ICT contract van meer dan 100 mln euro met meerder projecten in meerdere organisatieonderdelen? Of zit dat in één van de tactische percelen? Contractmanagement kan in verschillende gedaantes in alle percelen voorkomen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 5 of 7
Betreft 3 IUC's, uurtarieven en Minicompetities 23 Vraag Wat is de verhouding prijs:kwaliteit die u hanteert? Kan een verhouding 99%:1% bijvoorbeeld voorkomen? De prijs : kwaliteit verhouding wordt bepaald door de Afnemers en kan dus per Afnemer per perceel en zelfs per offerte aanvraag verschillen. Een verhouding 99%:1% kan in theorie voor komen. Betreft 3 IUC's, uurtarieven en Minicompetities 24 Vraag In de raamovereenkomst worden geen uurtarieven vastgelegd. In het verleden hebben marktpartijen werkloze (zzpérs) ingehuurd tegen zeer lage tarieven (waardoor je bijvoorbeeld onmogelijk pensioen kan opbouwen en niet kunt investeren in het opleiden van deze mensen). Dit lijkt ons maatschappelijk gezien onwenselijk. Hoe gaat u hier mee om in deze aanbesteding? Bij het totstandkomen van de Nadere overeenkomsten houden de Afnemers rekening met de belangen en positioneering van zelfstandige Kandidaten. Betreft 1.1 doelstelling 25 Vraag Wordt er gewerkt met een range aan prijs/kwaliteitsverhoudingen? Of is deze voor alle percelen in alle situaties gelijk? De prijs : kwaliteit verhouding wordt bepaald door de Afnemers en kan dus per Afnemer per perceel en zelfs per offerte aanvraag verschillen. Betreft 1.1 doelstelling 26 Vraag Welke verhouding prijs/kwaliteit wordt aangehouden bij het bepalen van de EMVI bij nadere overeenkomsten? Wordt er gewerkt met een bandbreedte aan verhoudingen? De prijs : kwaliteit verhouding wordt bepaald door de Afnemers en kan dus per Afnemer per perceel en zelfs per offerte aanvraag verschillen. Betreft Bijlage verplichte invulformulieren, hoofdstuk 3, eis SR-2, pagina 18 27 Vraag Welke verwachtingen heeft de opdrachtgever van de bijdrage van raamcontractanten aan social return bij deze specifieke raamovereenkomsten? Social return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De leverancier moet invulling geven aan de wijze waarop hij bijdraagt en beschrijven welke garanties hij inbouwt om zich te conformeren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 6 of 7
Betreft Hoofdstuk 3, pagina 13 28 Vraag De perceelindeling in operationele, tactische en strategische niveaus, kan leiden tot ongewenste specialisatie in de markt: bureaus die zich alleen richten op meer senior functies (perceel 1-3). Het wordt daardoor moeilijker voor inkoopprofessionals om zich bij één bureau te ontwikkelen en door te groeien. De perceelindeling ontmoedigt de koppeling van een junior professional aan een senior professional en de doorstroming van een junior professional naar een medior niveau. Kunt u ons een toelichting geven over deze keuze voor perceelindeling? De perceelindeling is niet gebaseerd op "senioriteit". Binnen ieder perceel kunnen zowel junior, medior en/of senior Kandidaten worden gevraagd. Betreft Paragraaf 8.2, pagina 41 29 Vraag Kunt u een toelichting geven op het systeem waarbij leveranciers steeds eerst aan perceel 2 worden toegewezen bij gunning, en dan aan perceel 3? De toelichting is gegeven tijdens de inlichtingenbijeenkomst. Zie de presentatie van de inlichtingenbijeenkomst. Betreft Paragraaf 3.2, 3.3 en 3.4, pagina 15-17 30 Vraag Bij Inhuur tactisch staat dat contractmanagement ook deel uitmaakt van deze functie. Elders (bijvoorbeeld in Figuur 1) wordt contractmanagement alleen bij Perceel 4 gepositioneerd. Er lijkt hier dus enige overlap te ontstaan tussen Perceel 2/3 enerzijds en Perceel 4 anderzijds. Kunt u daar in de inlichtingenbijeenkomst nader op ingaan? Contractmanagement kan in verschillende gedaantes in alle percelen voorkomen. Tijdens de inlichtingenbijeenkomst is bovenstaande toegelicht. Betreft Paragraaf 1.4, pagina 9 31 Vraag Hoe is opdrachtgever gekomen tot de inschatting van het volume voor Perceel 5 en in hoeverre verwacht opdrachtgever een toename in het volume voor Perceel 5? De ervaring van inschrijver is dat het werken op basis van een resultaatverplichting tot op heden in zeer beperkte mate plaatsvindt. De inschatting voor de omzet van perceel 5 is gebaseerd op voornemens van de Afnemers. Die voornemens zijn gevoed door goede ervaringen bij bepaalde Afnemers met uitbestedingen van aanbestedingen en toename van het aantal leveranciers dat in staat is uitbestedingen uit te voeren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 21-09-2015 Pagina 7 of 7