Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing?

Geme. ~ ~ Bergen op Zoom l llllllll Il lllllll llll lllll 111111111111111111111111111111111 Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Portefeuillehouder( s) Contactpersoon Afdeling Contactpersoon Email Contactpersoon Telefoon Programmanummer en -naam : Krediet verbouwing Koetshuis t.b.v. Regionaal Archief : : 17 maart2016 A.G.J. van der Weegen : Mevr. A.M.A. Vrijenhoek - de Vries : Stedelijke Ontwikkeling, Team Vastgoed & Grondzaken : A.M.A.Vrijenhoek@bergenopzoom.nl : (0164) 277657 : 5. Financieel domein Voorstel 1. Een krediet ter beschikking te stellen van 360.000,= ten behoeve van de realisatie van de leeszaal en back-office voor de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (GRWBA) in het Koetshuis van het Markiezenhofcomplex (Hofstraat 2b). 2. De gemeentebegroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Type voorstel: 0 Kaderstellend ~ Controlerend ~ Rest Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Zijn doelen en/of effecten beschreven Financiële consequenties Inspraakverordening van toepassing Communicatieparagraaf: Ja Door Vastgoed en de directeur van de GRWBA zijn de plannen over de benodigde aanpassingen aan het Koetshuis afgestemd en voorbereid. Met financiën is de huur en het krediet afgestemd alsmede het huurcontract. Inkoop heeft advies gegeven over de beoogde inkoopprocedure. Samenvatting: De GRWBA heeft het voornemen om Bergen op Zoom als vestigingsplaats te kiezen, mits de huisvesting van de leeszaal en back-office gerealiseerd kunnen worden in het Koetshuis, onder aanvaardbare financiële condities. Om passende huisvesting te kunnen creëren is een krediet aangevraagd voor noodzakelijke Nee

aanpassingen aan het Koetshuis. Indien de financiën van de huisvesting voor de GRWBA niet passen binnen de mogelijkheden die de GRWBA heeft, zal uitgeweken worden naar Oudenbosch. Om passende huisvesting in het Koetshuis te kunnen realiseren, wordt met de GRWBA een huurovereenkomst van 25 jaar afgesloten voor dit pand. Hiermee is (rendabel) gebruik voor lange tijd gegarandeerd. Het benodigde krediet voor de aanpassingen aan het pand ( 360.000,=) wordt gedurende de 25-jarige huurperiode van het Koetshuis door de GRWBA afgelost bovenop de huursom (op lineaire basis en met rente). Het krediet resulteert, samen met het huurbedrag dat de GRWBA gaat betalen, in een budgettair neutrale begrotingswijziging. Het totaal van de huursom, de verduurzamende verbouwingsaanpassingen en de nieuwe onderhoudssituatie is financieel passend binnen de begroting. Bijlagen: (geef aan of een bijlage is bijgevoegd of ter inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen).. -... -.. -. - - ---- -- - - - --- - - -- j Bijlage nr. Omschri'yi~g_... """"""""""""".""" ""... = """.""""""""=."""."""""""""""""""""""= """""".; 1 20160307 Regionaal Archief huurovereenkomst Koetshuis definitief... ~C> ~ç~pt... - - i 2 B f.... - -- - ~9~() 1 ~9~~'1~9 1 ~ --------------- --- - B_~g ~_yoegd """""""."""""""."""""""., -- - --- -- - ""- - ---- -- - ---------------------- '------- - -- - ---... "......... ""... "... ""... ---

Datum raadsvergadering : 21 april 2016 Nummer : RVB 16-0024 Onderwerp : Krediet verbouwing Koetshuis t.b.v. Regionaal Archief Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Een krediet ter beschikking te stellen van 360.000,= ten behoeve van de realisatie van de leeszaal en back-office voor de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (GRWBA) in het Koetshuis van het Markiezenhofcomplex (Hofstraat 2b). 2. De gemeentebegroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Inleiding De Nederlandse archiefomgeving is in een hoog tempo aan het veranderen. Archiefdiensten moeten een omslag maken met de nadruk op innovatie en open data, zij moeten een transitie door van analoog naar digitaal, van traditionele overbrenging naar keteninformatisering. Gebleken is dat het voor de afzonderlijke gemeentelijke archiefdiensten amper haalbaar is om deze transitie zelfstandig tot stand te brengen, mede door de hoge benodigde investeringen. In 2013 is door de colleges van de negen gemeenten in West-Brabant de intentie uitgesproken om met elkaar tot een regionaal archief te komen onder de noemer Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (GRWBA). Deze GRWBA is ingesteld met als doel om de belangen te behartigen inzake het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van archiefinformatie en -collecties voor alle deelnemende gemeenten. Tevens vervult de GRWBA de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. De GRWBA treedt in werking met ingang van 1 juli 2016. In de raadsvergadering van 28 januari 2016 is ingestemd met de toetreding tot (de voorloper) van de GRWBA, en de daaraan gekoppelde begroting en begrotingswijziging. T.a.v. Vastgoed is besloten dat hiermee de taakstelling op de huuropbrengsten van het Koetshuis wordt geconcretiseerd. Voor de huisvesting heeft de GRWBA in principe gekozen voor Bergen op Zoom. De leeszaal en de back-office worden ondergebracht in het Koetshuis aan de Hofstraat 2b. De fysieke archiefstukken van de negen gemeenten worden ondergebracht in het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld 97 en in Oudenbosch. De uiteindelijke instemming met de locatie is onder meer afhankelijk van de vraag of het uiteindelijke huurbedrag (inclusief verbouwingskosten) past binnen de gestelde (financiële) kaders van de huisvesting.

Om het Koetshuis geschikt te maken voor de nieuwe functies wordt dit pand verbouwd; tevens wordt gepland onderhoud eerder uitgevoerd, zodat dit gelijktijdig met de uitvoering van de gebruikerswensen wordt gerealiseerd. Bijzonder aan de nieuwe invulling van het Koetshuis is dat hiermee een eerdere bestemming (archieffunctie) weer in ere hersteld wordt van dit pand. Verder is het positief dat na langdurige leegstand het Koetshuis weer voor langere periode in gebruik genomen gaat worden en hiermee de uitstraling van het Markiezenhofcomplex geoptimaliseerd wordt. Het ondergronds depot voldoet reeds aan alle eisen die (wettelijk) worden gesteld aan een archiefbewaarplaats, zodat hier geen verbouwingen plaats hoeven te vinden. Voor de uitvoering van het onderhoud aan het Koetshuis is reeds geld beschikbaar vanuit de voorziening onderhoud gebouwen. Om het pand geschikt te maken voor de functies leeszaal en back-office, conform het pve van de GRWBA, en toegankelijk te maken voor publiek is een krediet gewenst van 360.000,=. Deze investering wordt gedurende de huurperiode door de GRWBA terugbetaald. Beoogd maatschappelijk effecudoelstelling Na een lange tijd van leegstand van het Koetshuis wordt dit pand met de komst van het Regionaal Archief weer in gebruik genomen. Gezien de huidige vastgoedmarkt (veel leegstand) is de komst van de GRWBA positief voor Bergen op Zoom. Met de GRWBA wordt een langdurig huurcontract afgesloten, hetgeen een gebruiksgarantie van het Koetshuis betekent. De kosten die de leegstand van het pand met zich mee hebben gebracht hebben op de begroting van de gemeente Bergen op Zoom gedrukt. In de toekomst worden deze kosten gedekt door de huuropbrengsten van het Regionaal Archief. Hiermee wordt de taakstelling die op dit pand rust voor het merendeel ingelost( 70.000,= van de 77.506,=). De kelder van het Koetshuis biedt ruimte voor activiteiten die gelieerd zijn aan de functie van het gebouw, zoals lezingen, thema-avonden, e.d. en sluit daarmee aan bij de cultuurvisie van de gemeente Bergen op Zoom. Door de komst van de GRWBA wordt de bezetting van het Markiezenhofcomplex weer gecompleteerd en daarmee de uitstraling verbeterd. Van deze nieuwe publiekstrekker (de doelgroep wordt gevormd door bezoekers uit de hele regio West-Brabant) kunnen ook het museum en de binnenstad (winkels en horeca) profijt ondervinden en kan de (naams)bekendheid van Bergen op Zoom en het Markiezenhof in het bijzonder vergroot worden. Bij de verbouwing wordt de uitvoering van de gebruikerswensen gecombineerd met de uitvoering van geplande onderhoudswerkzaamheden. Hierdoor wordt "werk met werk" gemaakt en kan de overlast tot een minimum beperkt worden voor de andere gebruikers van het Markiezenhofcomplex en de omgeving. Na de verbouwing zal het pand waar mogelijk voldoen aan de huidige eisen van duurzaam bouwen (passend bij een monument) en wordt ernaar gestreefd om energie-label A te realiseren. Daarmee kan dit pand een voorbeeldfunctie vervullen bij het realiseren van de doelstellingen m.b.t. duurzaamheid (zie ook Cupro). Uitwerking voors~el In het gemeentelijk vastgoedbeleid is vastgelegd dat vastgoedbeslissingen integraal worden afgewogen. Het effect op de vastgoedwaarden (indien van toepassing) is als volgt: 2

1. Ondersteuning werkprocessen ambtenaren Middels de verbouwing van het Koetshuis wordt er een passende en up-to-date werkomgeving gerealiseerd, waarbij voldaan wordt aan alle wet- en regelgeving (o.a. ARBO), zodat alle medewerkers van zowel de gemeente Bergen op Zoom als van de andere gelieerde gemeenten kunnen werken in een omgeving die optimaal is ingericht voor de benodigde werkzaamheden en dienstverlening. 2. Optimalisatie begroting Het krediet resulteert samen met de huurbedragen die de GRWBA gaat betalen in een budgettair neutrale begrotingswijziging. Het totaal van de huursom, de verduurzamende verbouwingsaanpassingen en de nieuwe onderhoudssituatie is financieel passend binnen de begroting. Hierbij dient wel de kanttekening te worden gemaakt dat een klein deel van de taakstelling op het Koetshuis niet direct kan worden gehaald. Dit verschil kan worden opgevangen door aanpassing van de jaarlijkse storting in de voorziening onderhoud gebouwen na verbouwing van het pand. 3. Verhogen (gevoel van) veiligheid nvt 4. Opwaardering omgeving Met de uitvoering van het geplande onderhoud en de gebruikerswensen wordt het Koetshuis zowel aan de buitenzijde als aan de binnenzijde opgeknapt, waardoor de uitstraling en de belevingswaarde van het Markiezenhofcomplex positief beïnvloed wordt. Met de komst van de GRWBA wordt het gehele Markiezenhofcomplex weer gebruikt waardoor, samen met de hogere bezoekersaantallen die bij de leeszaal worden verwacht, de levendigheid in het Markiezenhofcomplex wordt vergroot. 5. Flexibiliteitverhoging Nvt 6. Stimulans sociaal-maatschappe/iike effecten nvt 7. Verhogen belevingswaarde Doordat ook de buitenkant van het Koetshuis middels gepland onderhoud aangepakt wordt, verbetert de uitstraling van het pand en daarmee de belevingswaarde van het Markiezenhofcomplex als geheel. 8. Ondersteuning publieke dienstverlening In het Koetshuis komt op de begane grond de leeszaal (toegankelijk voor publiek) van het Regionaal Archief te zitten. Een goede huisvesting straalt af op de kwaliteit van de dienstverlening van het Regionaal Archief. 9. Conservering lokale erfgoed Het Markiezenhofcomplex is Rijksmonument; het Koetshuis is hier een onderdeel van. Met de uitvoering van dit project is een goede conservering van het pand de komende decennia gewaarborgd. 10. Stimulans lokale economie Door de komst van het Regionale Archief (leeszaal) komen bezoekers vanuit de gehele regio West Brabant naar Bergen op Zoom. Verwacht wordt dat deze gasten ook lokale winkels en horeca bezoeken. 11. Stimulans fysiekruimtelijke ontwikkeling (aanjaagfunctie) nvt 3

~ {t Gemeente ---::>--- l llllllll Il lllllll llll lllll 111111111111111111111111111111111 12. Bijdrage duurzaamheid De verbouwingsactiviteiten worden ingestoken op basis van duurzaamheid. Dit betekent dat de aanbesteding wordt gedaan op basis van duurzame criteria (o.a. duurzame materialen). Verder wordt gestreefd naar het behalen van energielabel A, waarmee dit pand energiezuinig( er) wordt. Op basis van bovenstaande kan geconcludeerd worden dat met deze verbouwing veel waarden worden toegevoegd aan de gemeentelijke (beleids)doelen en/of kerntaken. Aan de primaire waarden van optimalisatie van de begroting en bijdrage duurzaamheid wordt beiden voldaan. Consequenties van het voorstel Met de GRWBA wordt een huurovereenkomst van 25 jaar afgesloten voor het Koetshuis. Hiermee is (rendabel) gebruik voor lange tijd gegarandeerd. Er wordt voor BTW-belaste verhuur geopteerd, waardoor ook de BTWcomponent van het onderhoud teruggevorderd kan worden. Om het Koetshuis geschikt te maken voor de leeszaal en de back-office is een bedrag begroot van 360.000,= exclusief BTW. De GRWBA betaalt voor het gebruik van het Koetshuis een huur die bestaat uit 2 onderdelen, namelijk: 1) Een huursom van 70.000,= welke jaarlijks wordt geïndexeerd; 2) Een extra huur voor het verbouwingskrediet ter hoogte van 28.800,= voor het eerste jaar. Deze huur is gebaseerd op een lineaire afschrijving (25 jaar) en rente, waardoor dit bedrag jaarlijks lager wordt met een bedrag van ongeveer 600,=. De totale aanvangshuur voor de GRWBA bedraagt derhalve 98.800,= voor het eerste volledige jaar. In de begroting is rekening gehouden met begrote inkomsten tot een bedrag van 77.506,=. Dit bedrag hangt samen de huursom van 70.000,=. Het tekort van 7.506,= wordt opgevangen door de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening met dit bedrag te verlagen. Dit is verantwoord, aangezien het gebouw na verbouwing en uitvoeren van het groot onderhoud weer up-to-date is. Er wordt gestreefd naar realisatie van de verbouwing binnen het krediet van 360.000,=. Blijkt op basis van aanbesteding dat dit krediet ruimte biedt voor extra investeringen in de inrichting, dan zal dit daarin worden meegenomen. Het krediet resulteert, amen met het huurbedrag dat de GRWBA gaat betalen, in een budgettair neutrale begrotingswijziging. het totaal van de huursom, de verduurzamende verbouwingsaanpassingen en de nieuwe onderhoudssituatie is financieel passend binnen de begroting. Door het vertrek van gemeentelijk archief uit het Markiezenhofmuseum komt er ruimte vrij. Hier heeft het Cultuurbedrijf belangstelling voor, onder meer om nieuwe ambities te realiseren. Mogelijk dat externe partners hier gehuisvest kunnen worden, waardoor externe huur beëindigd kan worden. Diverse plannen en mogelijkheden worden momenteel onderzocht. 4

l llllllll Il lllllll llll lllll 111 1111111111 111111111111111111 Risico paragraaf Geidentificeerde risico's Risico-onderdelen NvT Laag Neutraal Hoog 1. Realiseren maatschappelijke effecten x 2. Politiek-bestuurlijk en draagvlak x 3. Imago gemeente x 4. Algemene en externe omgeving x 5. Veiligheid x 6. Financiën x 7. Juridisch x 8. Planning x 9. Kwaliteit uitvoering x 10. Capaciteit organisatie en samenwerking partners x Beheersmaatregelen risico's hoog Risico Effect Beheersmaatregel Verantwoordelijke 3. BoZ heeft zich hard Vertrek van WBA naar Goede onderbouwing van vastgoed gemaakt voor de Oudenbosch. het project en de komst van de GR bijbehorende financiën. WBA naar BoZ. Het Geen verhuur van niet ondersteunen Koetshuis (leegstand voor Nakomen afspraken. van de langere tijd) verbouwingsplannen Strakke planning. en verstrekken van krediet ondermijnt de geloofwaardigheid van de gemeente BoZ. 8 Er is veel tijd nodig Gebouwen in de regio Strakke planning Vastgoed om de verbouwing te moeten langer in gebruik aanhouden. realiseren. Vertraging blijven, levert verlate Zsm starten met Inkoop ingebruikname op. Uitstel van huurinkomsten. aanbesteden. Schade aan imago Bergen Meervoudig onderhands Inkoop op Zoom. aanbesteden (cf inkoopbeleid). 5

Vertraging in de Bergen op Zoom heeft dan Aanbesteding onder inkoop besluitvorming door al kosten gemaakt ter voorbehoud van akkoord een of meer partijen. voorbereiding op de van alle deelnemende verbouwing van het gemeenten Koetshuis. Alternatieven Het alternatief is niet instemmen met het voorstel. Hierdoor is het zeer aannemelijk dat de GRWBA Bergen op Zoom niet meer als vestigingsplaats zal kiezen. In dat geval zullen ze uitwijken naar Oudenbosch, waar een pand van de GRWBA staat dat tevens zeer geschikt is voor de doeleinden leeszaal en back-office. In dat geval is ook de invulling van het Koetshuis van de baan. Mede gezien de slechte situatie op de vastgoedmarkt zijn er vooralsnog geen nieuwe potentiële huurders voor handen. In dat geval zal de verbouwing van het Koetshuis uitsluitend bestaan uit de uitvoering van het groot onderhoud, waarmee de uitstraling van het pand niet het niveau zal krijgen dat nu beoogd wordt als ook de binnenzijde van het pand wordt aangepakt voor de realisatie van de gebruikerswensen. Het pand zal leeg blijven staan, hetgeen de achteruitgang van het pand zal bevorderen. Daarmee vervallen ook de positieve neveneffecten van vestiging van de GRWBA in Bergen op Zoom (o.a. spinoff voor de binnenstad en het Markiezenhofmuseum). Door het niet verhuren van het Koetshuis zal de taakstelling in zijn geheel niet kunnen worden voldaan; ook de overige kosten gerelateerd aan het pand zullen op de begroting van de gemeente blijven drukken in plaats van dat deze (grotendeels) naar de verhuurder doorgelegd kunnen worden. Na een zorgvuldige afweging van bovenstaande voordelen en risico's is besloten u dit voorstel zoals het nu voor ligt u aan te bieden. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Be \.. Spindler 6

-De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 17 maart 2016, nr. ; gelet op de bepalingen van de gemeentewet, BESLUIT: 1. Een krediet ter beschikking te stellen van 360.000,= ten behoeve van de realisatie van de leeszaal en back-office voor de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (GRWBA) in het Koetshuis van het Markiezenhofcomplex (Hofstraat 2b). 2. De gemeentebegroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen 7