1. Financieel beleid Grip Om grip te houden op de gemeentefinanciën voert de gemeente financieel beleid uit. Enerzijds betreft dit wettelijke taken, zoals het opstellen van een begroting en een jaarrekening, ten behoeve van de toezichthouder en de raad om uitvoering te geven aan hun kaderstellende en controlerende rol. Anderzijds voert de gemeente ook eigen financieel beleid uit, zoals tussentijdse rapportages, een treasurystatuut en een nota reserves en voorzieningen. De combinatie van deze instrumenten dient ertoe te leiden dat de gemeente niet alleen in 'control', maar ook 'in charge' is, en in staat is om op elk gewenst moment (beleids-)keuzes te maken binnen de kaders van een gezonde financiële bedrijfsvoering. Hiervoor dient iedere betrokkene in dit proces, van budgethouder tot raadslid, volledig en tijdig geïnformeerd te zijn, om zijn rol op zijn niveau te kunnen vervullen. Deze laatste stap is bij de gemeente Achtkarspelen, zoals bij veel Nederlandse gemeenten, beperkt ontwikkeld. Tussentijdse informatie richting de raad vindt veelal slechts plaats op twee momenten, via de bestuursrapportages, waardoor informatie niet altijd tijdig is, en de raad alleen op die momenten 'in charge' is. Het streven is daarom om de beheersbaarheid van de financiële positie zoveel mogelijk een continu proces te laten zijn, waarbij alle personen op ieder gewenst moment in staat zijn om informatie te genereren om hun rol optimaal uit te kunnen oefenen. Informatievoorziening Dit vraagt om een systematiek waar iedereen te allen tijde informatie kan opvragen die hij/zij nodig heeft om in zijn rol financieel beleid te kunnen vervullen. Dit is een tweerichtingsweg tussen de informatievrager en de informatieaanbieder. Het college zal daarbij zoveel mogelijk als zowel informatieaanbieder als initiator van het gesprek tussen klant (raad) en leverancier (ambtelijke organisatie) functioneren. Dit zal een doorlopend proces zijn om vraag en aanbod zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten. Daarnaast doorloopt de organisatie jaarlijks een planning & control-proces. Dit begint met het opstellen van een programmabegroting, en eindigt met de jaarrekening. De vorm, inhoud en frequentie van deze stukken zijn daarbij ook een instrument om degelijk financieel beleid te voeren. De afgelopen jaren zijn er al stappen gemaakt om de voorspelbaarheid en de stuurbaarheid van de gemeentelijke financiën te verbeteren. Via dit visiedocument wil het college deze groei doorzetten en met de gemeenteraad afspraken maken aan welke kaders de verschillende stukken moeten voldoen. Aangezien deze wensen tussentijds kunnen wijzigen, zal dit document regelmatig aangepast worden aan de wensen van dat moment. 2
2. Instrumenten ter uitvoering van het beleid Kadernota De kadernota vormt een herijking van het raadsprogramma (in dit geval Elkenien Dwaande 1). Wat stond er in het raadsprogramma, welke ontwikkelingen zijn er het afgelopen jaar geweest (aansluiting met de laatste jaarrekening) en welke gevolgen heeft dit voor het raadsprogramma? Het document is daarmee niet een eerste opzet van de begroting, maar een richtinggevend en kaderstellend beleidsstuk. De kadernota is daarmee voor de raad ook het moment om hun politieke uitgangspunten uit te wisselen, en te komen tot een nieuwe of aangepaste visie voor de komende vier jaar. De kadernota wordt behandeld in de laatste vergadering voor het zomerreces. Programmabegroting Met de kadernota in de hand heeft het college van de raad een richting gekregen hoe te komen tot een begroting. Daarnaast gelden er standaard financiële uitgangspunten om te komen tot een sluitende begroting. Deze werden tot en met de begroting 2012 in januari voorafgaand aan het begrotingsjaar in de gemeenteraad vastgesteld. Het college stelt voor om in dit document deze uitgangspunten te standaardiseren tot de volgende punten: - Voor de personeelsbegroting hanteert het college de laatst bekende CAO. Daar waar die voor het komende jaar geen uitsluitsel geeft over de te verwachten stijgingspercentages, schat het college dit zelf in. Wanneer dit percentage afwijkt van het bestaande stijgingspercentage informeert het college de raad hierover in de kadernota. - Het inflatiepercentage dat gehanteerd wordt voor werkbudgetten, budgetten voor energie, te verlenen subsidies en te innen huren en pachten is gelijk aan de prijsmutatie van het Bruto Binnenlandse Product (BBP), zoals deze in het Centraal Economisch Plan van het Centraal Plan Bureau (CPB) wordt vastgesteld. - Het college maakt jaarlijks een actualisatie van de geplande (vervangings)investeringen, en neemt het voor- of nadeel daarvan op in de kadernota. - Het boekhoudkundige rentepercentage voor investeringen staat synoniem voor een lineaire lening met een looptijd van 10 jaar. In de paragraaf financiering van de begroting zal de raad hierover geïnformeerd worden, net als de percentages voor het eigen vermogen en voor kort geld. - Bij de programmabegroting wordt uitgegaan van de laatst bekende meicirculaire. - De begroting is, gecorrigeerd op incidentele uitgaven, meerjarig sluitend. Binnen deze kaders stelt het college een programmabegroting op. De vorm van de begroting is daarbij conform de wetgeving van het BBV (besluit begroten en verantwoorden), en sluit aan bij de wensen van de raad. Dit houdt in dat de drie W- vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen, wat gaat het kosten) per maatschappelijk effect in beeld worden gebracht. Per maatschappelijk effect wordt de outcome bepaald, oftewel hoe komt het maatschappelijk effect tot uiting. Daarbij streeft het college ernaar om binnen de maatschappelijke effecten inzichtelijk te maken welke keuzemogelijkheden er zijn, en wat de financiële gevolgen hiervan zijn. Ook bevat de begroting een helder onderscheid tussen wat beïnvloedbaar is voor de raad en wat niet, beleidswijzigingen die in voorgaande jaren besloten zijn en die het komende jaar in gaan, laat het een overzicht zien van incidentele inkomsten en uitgaven per programma, laat het de reservemutaties over de komende vier jaar zien en brengt het de investeringen voor het komende jaar in beeld. Daarnaast is de programmabegroting een compact document, waarbij uitvoeringsinformatie achterwege is gelaten, tenzij deze politiek relevant is, en biedt het de raad de mogelijkheid om politiek te bedrijven om hun speerpunten in de begroting van volgend jaar te krijgen. 3
Tussentijdse informatie Na het vaststellen van de begroting informeert het college de raad tussentijds de afwijkingen op de begroting. Dit is een continu proces, en niet meer vorm gegeven via de huidige standaardmomenten (bestuursrapportages). Dit vraagt een actieve houding van zowel college als informatieverstrekker als raad als informatievrager. Afhankelijk van de urgentie en de relevantie van de informatie bepaalt het college of en hoe zij de raad informeren. Veelal zal dit informeren gaan door de wethouder mondeling gebeuren bij het onderdeel 'mededelingen' op de raadsagenda, waarbij het college ook aan zal geven welke eventuele acties hieruit voortvloeien. Dit kan een notitie zijn, een keuzevoorstel of een begrotingswijziging. Deze begrotingswijziging kan zowel beleidsmatig als financieel van aard zijn. Voor begrotingswijzigingen geldt dat wanneer de raad nieuw beleid vaststelt of bestaand beleid wijzigt hiervoor een begrotingswijziging komt, al dan niet met een wijziging van budgetten. Externe factoren die van invloed zijn op de realisatie van maatschappelijke effecten leiden ook tot een begrotingswijziging, en mogelijk ook weer tot een wijziging van budgetten. Bij een begrotingswijziging worden zoveel als mogelijk ook keuzemogelijkheden en alternatieven gepresenteerd. Daarnaast worden bij financiële wijzigingen ook het begrotingssaldo in beeld gebracht, en, indien van toepassing, de verloop van de betrokken reserves. Wanneer het college wijzigingen brengt in de uitvoering van de maatschappelijke effecten dan dient het college in beginsel financiële dekking binnen het programma te vinden. Het beheersen van de financiële begroting zal daarmee een continu proces zijn, en niet gespitst zijn op twee momenten in het jaar. De verwachting is dat het wegvallen van de bestuursrapportages leidt tot een verhoging van de kwaliteit van het beleid, mogelijk zelfs met minder ambtelijke uren. Het slagen hiervan is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het vraagt om een nieuwsgierige raad, een initiatiefrijk college, en betrokken ambtenaren, ondersteund door onderling vertrouwen. Jaarrekening Met deze actieve tussentijdse informatieverstrekking mag de jaarrekening geen verrassingen meer kennen, aangezien deze ofwel zijn aangepast via een begrotingswijziging ofwel door het college zijn gecommuniceerd richting de raad. De jaarstukken worden zo vroeg mogelijk in het jaar in de raad behandeld, zodat mogelijke afwijkingen op de begroting meegenomen kunnen worden in de kadernota. Hiermee is de cyclus rond. 4
3. Acties ter verbetering van financieel beleid Gevolgen De hiervoor beschreven wijze waarop het college invulling geeft aan financieel beleid zal niet binnen één jaar gerealiseerd zijn. Het doorvoeren van deze beleidsregels leidt tot de volgende aanpassingen op korte, middellange en lange termijn: Op korte termijn (2013) - Afschaffen bestuursrapportages - Afschaffen raadsvoorstel uitgangspunten programmabegroting - Actieve informatievoorziening portefeuillehouders - Wijziging indeling programmabegroting (outcome maatschappelijke effecten bepalen, splitsing beïnvloedbaar/onbeïnvloedbaar) - Nieuw format begrotingswijzigingen - Nieuwe opzet kadernota, gekoppeld aan het raadsprogramma - Nieuwe financiële verordening - Eerste opzet informatiesysteem - Evaluatie afschaffen bestuursrapportages (september) Middellange termijn (2014) - Nieuwe opzet raadsprogramma en collegeprogramma - Doorontwikkeling informatiesysteem Lange termijn (2015 en verder) - Optimaliseren informatiesysteem - Evaluatie financieel beleid 5