Procedure SOM - PKP Versie september 2012 Tot stand gekomen in samenwerking met Duisters Software Simac Onderwijs bv Ampèrestraat 36 6716 BN Ede Copyright 2011 Simac Onderwijs bv. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, magneetdiskette (floppy disk), CD ROM, DVD, Blu- Ray, internetpublicatie of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Simac Onderwijs bv
Inhoud 1. Export synchronisatiebestand uit SOM... 3 2. Import synchronisatiebestand in PKP... 4 3. Export leerlingen uit SOM... 8 4. Import leerlingen in PKP... 9 5. Export vakkenpakket uit SOM... 10 6. Import vakkenpakket in PKP... 11 7. Export plaatsing & vakkenpakket uit PKP... 12 8. Export baisgroepen, lesgroepen en lesgroepindeling uit PKP... 12 8.1. Basisgroepen... 14 8.2. Lesgroepen en lesgroepindeling... 16 9. Import in SOM... 14 9.1. Basisgroepen, lesgroepen en lesgroepinfeling... 14 9.2. Plaatsing en basisgroep... 16 9.3. Vakkenpakket met lesgroepen... 16 Procedure contactmomenten pagina 2 van 16 september 12
1. Export synchronisatiebestand uit SOM Dit bestand wordt in SOM gemaakt via Beheer: Ga in SOM naar het Beheer > Export en selecteer Inrichting Selecteer het gewenste schooljaar voor welke de gegevens geëxporteerd moeten worden. Klik tot slot op de knop Exporteren rechtsonder en de export wordt uitgevoerd. Procedure contactmomenten pagina 3 van 16 september 12
2. Import synchronisatiebestand in PKP Ga naar INSTELLINGEN Kies het menu-item Instellingen... > Synchroniseren met SAS > SOM instellingen. Klik in het scherm SYNCHRONISEREN op Ja, zoek het geëxporteerde synchronisatie bestand op en klik op Openen In PKP verschijnt dan: SYNCHRONISEREN (DEEL-)VAK NUMMER en/of CODE Hierin wordt de koppeling gelegd tussen de vakcodes in PKP en SOM. In de linker kolom met als kop PKP ziet u de vakcodes zoals die in PKP gebruikt worden in de tweede kolom met als kop SAS-GEGEVENS (SAS=School-Administratie-Systeem) ziet u de vakcodes en de vaknamen zoals deze in SOM staan. Door een cel te selecteren verschijnt onderaan in dit venster de naam zoals deze in PKP wordt gebruikt. Tip: Als de SOM-naam te lang is voor dit schermpje kunt u op de kleine L klikken. Het lettertype wordt dan wat kleiner. Mocht dit nog niet genoeg zijn, klik dan met de rechter muisknop op het geselecteerde vak: Bovenaan in het scherm zal dan de SOM vaknaam te lezen zijn. Het programma zal de codes die in PKP en SOM hetzelfde zijn automatisch vinden. De overige codes kunnen worden gekoppeld door op het pijltje te klikken achteraan in de tweede kolom. U kunt dan een keuze maken uit de door SOM aangeboden vakken. Verschillende PKP-codes mogen aan eenzelfde SOM-code gekoppeld worden als dat nodig is. Procedure contactmomenten pagina 4 van 16 september 12
Nadat de codes gekoppeld zijn klikt u op Synchroniseren. Tip: Eventuele handmatige invoer van codes en de controle op de koppeling doet u via: INSTELLINGEN > Instellingen... > Sortering vakken & SAS-vakcode In dit scherm vindt u de SOM-codes in de kolom SASCode. Dubbelklik op deze kop om de vakken op de SAScode te sorteren, zodat aan eventuele foutief meermalen voorkomende codes een andere code gegeven kunnen worden. Nadat u in het vorige synchronisatiescherm op Synchroniseren hebt geklikt verschijnt onderstaand scherm. U ziet daarin een lijst met alle, op uw school voorkomende afdelingen: Kolom 1 - Locatie-code: hier ziet u de locatiecode(s) die in SOM en PKP voor uw locatie(s) in gebruik zijn. Tip: U kunt de lijst beperken, zodat het wat overzichtelijker wordt, door in de keuzelijst in de werkbalk in plaats van [Alle locaties] een locatie te kiezen. Kolom 2 - Afdelings-naam in SOM: hier vindt u de namen terug zoals deze in SOM voorkomen. (Afdeling=Opleiding-leerjaar-combinatie) Kolom 3 - Afdelings-code in SOM: in deze kolom staan de SOM-afdelingscodes Kolom 4 - ILT-codes: zoals die in SOM en PKP aan de afdeling gekoppeld zijn. Kolom 5 - Opleidings-code in PKP: deze kolom dient gevuld te worden met de PKPopleidingscodes. (bv.: voor de hele opleiding HAVO met een H) Het aanbod van de in PKP aangemaakte en actieve opleidingen vindt u door op het pijltje, achteraan in deze kolom te klikken. Maak daar een keuze uit. Procedure contactmomenten pagina 5 van 16 september 12
Zodra dit veld gevuld is wordt het veld daarachter, in de volgende kolom actief. Tip: Door de eerste letter van de opleiding te typen in de lijst verschijnt de opleiding. Indien er meerdere opleidingen met dezelfde letter beginnen kunt u meerdere malen deze eerste letter intypen, totdat de juiste opleiding verschijnt. Kolom 6 - Leerjaar of profiel- of sectorcode in PKP: deze kolom dient voor de afdelingen die een sector of profiel hebben (bovenbouw) gevuld te worden met de PKPsectorcodes, voor de overige afdelingen (onderbouw) dient het leerjaar aangegeven te worden. Het aanbod van deze codes vindt u door op het pijltje achteraan in deze kolom te klikken. Zodra dit veld gevuld is wordt het veld daarachter in de laatste kolom actief. Deze kolom kan alleen gevuld worden als de kolom 5 ook gevuld is Kolom 7 - Sectoraal programmacode in PKP: hierin wordt de codes voor de in PKP in gebruik zijnde (inter-)sectorale programma s ingevoerd. Deze kolom kan alleen gevuld worden als de kolommen 5 en 6 ook gevuld zijn. Kolom 8 Alléén voor import: door het vinkje aan te zetten kunt u aangeven dat de SOM-afdeling niet gebruikt wordt voor de export naar SOM. Kolom 9 Export bij dubbelprofiel: indien de afdeling in SOM een zgn. dubbelprofiel betreft geeft u hier bij de 2 e faseopleidingen aan welk dubbelprofiel het in PKP betreft, door een keuze uit de lijst te maken. Zo wordt de leerling in SOM direct in betreffend dubbelprofiel geplaatst. Let op de inrichting van de wettelijk toegestane pakketten: INSTELLINGEN > Instellingen... > Wettelijk toegestane pakketten De werkbalk: U kunt de gegevens desgewenst filteren op vestiging, door een keuze te maken uit de lijst. Door op dit icoontje te klikken kunt u een kopie maken van een SOM-afdeling zodat u, indien dit nodig is, u meerder PKP-afdelingen aan één SOM-afdeling kunt koppelen (b.v.: PKP-atheneum + PKP-gymnasium koppelen aan SOM-vwo) Klikken op dit icoontje geeft de mogelijkheid een lege regel in te voegen, zodat u zelf alle gegevens in kunt voeren. Dit verdient niet de voorkeur én u dien exact de codes in te voeren die in SOM gebruikt worden voor wat betreft de locatie, de Afdelingscode-SOM en de ILT-code. Het opnieuw importeren van een (aangepast) SOMsynchronisatiebestand lijkt zinvoller en levert geen verlies van eerder ingevoerde gegevens op. Na een klik op dit icoon wordt de vraag gesteld op u de geselecteerde afdeling wilt verwijderen. Zo kunt u, als u dat wilt, overbodige SOM-afdelingen uit de database verwijderen. Enkele voorbeelden. Voor de onderbouw (hier atheneum+) zou het er als volgt uit kunnen zien: In ieder geval zijn de 5 e en de 6 e kolom gevuld, waarvan de 6e met een getal. Procedure contactmomenten pagina 6 van 16 september 12
Voor de bovenbouw zonder sectorale programma s (hier atheneum) zou het er als volgt uit kunnen zien: In ieder geval zijn de 5 e en de 6 e kolom gevuld, waarvan de 6e met een code. Als u geen dubbelprofielen in PKP hebt ingericht, koppel dan een corresponderende profielcodes aan betreffend SOM - dubbelprofiel. In kolom Export bij dubbelprofiel kiest u het bijbehorende profielcombinatie Voor de bovenbouw mét sectorale programma s (hier basisberoepsgerichte leerweg) zou het er als volgt uit kunnen zien: Zowel de 5 e, de 6 e als de 7 e kolom dienen dan met een code gevuld te zijn. De codes die gebruikt worden op de vakken in het juiste deel van het pakket te plaatsen dienen (eenmalig) handmatig aangepast te worden via: INSTELLINGEN > Instellingen... > Opleidingsdelen (gpv) U dient de gegevens in de kolommen SAScode en SASnaam te wijzigen in de hieronder in rood aangegeven waarden. Procedure contactmomenten pagina 7 van 16 september 12
3. Export leerlingen uit SOM Dit bestand wordt in SOM gemaakt via de vrije export van leerlinggegevens. Ga in SOM naar het menu Leerlingen > Rapportage. Klik vervolgens onderin op de knop Vrij exporteren. Daarna kan de selectie gemaakt worden van de leerlingen van wie de gegevens moeten worden geëxporteerd. Let op! Selecteer Vestiging als u de leerlingen van alle vestigingen wilt exporteren. Na het maken van de juiste selectie dient er op de knop Selecteren export velden geklikt te worden. In het scherm dat dan getoond wordt, kan er uit voorgedefinieerde exportformaten gekozen worden in de sectie Opgeslagen selecties. Selecteer in dit menu PKP Leerlinggegevens. Dit zorgt voor de juiste selectie. Controleer wel of alleen de juiste 15 velden geselecteerd zijn (vinkjes gezet zijn): Leerlingnummer; Roepnaam; Voorvoegsel; Achternaam; Geboortedatum; Geslacht; Begindatum; Vestiging; Leerjaar; Opleiding; Elementcode; Onderwijssoort; Opleiding afkorting; Stamgroep; Mentor (naam); Klik tot slot op Exporteren en de export begint. Open dit bestand niet met Excel, omdat Excel de gegevens beïnvloedt. Procedure contactmomenten pagina 8 van 16 september 12
4. Import leerlingen in PKP Ga naar Import Export en Pincodes: Kies in het menu Importeren en kies de juiste optie: Meestal kiest de gebruiker de derde optie. Daarna toont PKP een aantal dialoogvensters. Beantwoord de vragen. Selecteer het leerlingenbestand uit SOM. Vink in onderstaand scherm SAS aan en selecteer SOM: Let op: Wijzig tekenset alleen als de bijzondere tekens in de leerlingnaam niet just weergegeven worden! Klik daarna op OK en beantwoord de vragen uit de dialoogvensters. Indien dit de eerste import van een schooljaar is, voer dan de standaardprognose uit. Procedure contactmomenten pagina 9 van 16 september 12
5. Export vakkenpakket uit SOM Dit bestand wordt in SOM gemaakt via de vrije export van leerlinggegevens. Ga in SOM naar het menu Leerlingen > Rapportage. Klik vervolgens onderin op de knop Vrij exporteren. Vervolgens kan de selectie gemaakt worden van de leerlingen van wie de pakketten moeten worden geëxporteerd. Let op! Selecteer Vestiging als u de leerlingen van alle vestigingen wilt exporteren. Na het maken van de juiste selectie dient er op Selecteren export velden geklikt te worden. In het scherm dat dan getoond wordt, kan er uit voorgedefinieerde exportformaten gekozen worden in de sectie Opgeslagen selecties. Selecteer in dit menu PKP Vakkenpakket wat zorgt voor de juiste selectie. Controleer wel of alleen de juiste 5 velden geselecteerd zijn (vinkjes gezet zijn): Leerlingnummer; Vestiging afkorting; Elementcode; Leerjaar; Vakken incl soort Klik tot slot op Exporteren en de export begint. Open dit bestand niet met Excel, omdat Excel de gegevens beïnvloedt. Procedure contactmomenten pagina 10 van 16 september 12
6. Import vakkenpakket in PKP Ga naar Beheer database: Selecteer het menu-item Controle, import & mutaties. Selecteer het bestand door op de knop OPEN BESTAND te klikken. Maak eventueel de gewenste selecties (afdeling, klas, etc.) Klik vervolgens op vergelijken en importeren. Procedure contactmomenten pagina 11 van 16 september 12
7. Export plaatsing & vakkenpakket uit PKP Ga naar Import Export en Pincodes. Kies in het menu Exporteren: Daarna volgt het scherm met exportinstellingen. Belangrijk is dat u hierbij de opties Individuele prognose ipv afdeling en Pakket bij doubleren en Incl basisgrp. planning selecteert. Voor het exporteren van de lesgroepen vinkt u de opties Lesgroepen toevoegen en SAS-vakcode aan lesgroepnaam toevoegen aan. In het scherm exportinstellingen kunt u maatregelen treffen om vakken uit te sluiten of toe te voegen. Raadpleeg hiervoor de help van PKP. Zorg dat Startdatum opleiding ingesteld staat op 1-8 van het nieuwe schooljaar. Indien uw school in SOM twee locatienamen heeft met hetzelfde locatienummer Klik op de knop BESTAND BEKIJKEN om te controleren of de juiste locatienaam bij de afdeling staat. Is dat niet het geval dan kan voor de afdeling waarvoor de locatienaam niet juist weergegeven wordt, een apart bestand gemaakt worden. Kies dan bij Eventueel de locatie aanpassen de gewenste locatie. Klik op de knop EXPORTEREN Sla de bestanden op. Het programma komt automatisch 2 bestandsnamen SOMplaats.txt en SOM-vakken.txt. Pas deze, indien gewenst, aan. Procedure contactmomenten pagina 12 van 16 september 12
8. Export basisgroepen, lesgroepen en lesgroepsamenstelling uit PKP Ga naar Import Export en Pincodes. 8.1. Basisgroepen Kies in het menu Exporteren: Daarna word gevraagd een bestand te importren uit SOM. Doe dit als u dat nog niet hebt geïmporteerd. Zoek zonodig het bestand op en kies Openen. Na de import wordt gevraagd waar u het bestand met de voorgestelde naam SOMbasgroepen.txt wilt opslaan. Sla het op. 8.2. Lesgroepen en lesgroepsamenstelling Kies in het menu Exporteren: Daarna word gevraagd een bestand te importren uit SOM. Voor uitleg zie 8.1 Maak in het scherm de selectie voor de afdelingen waarvoor u de lesgroepen en de lesgroepsamenstelling wilt exporteren en kies Exporteren. Er worden dan twee bestanden gegenereerd met de voorgestelde namen: voor lesgroepen: SOM-lesgroepen.txt voor de lesgroepsamenstelling: SOM-lesgroepindeling.txt Procedure contactmomenten pagina 13 van 16 september 12
9. Import in SOM Locatienaam voor export aanpassen Er is een mogelijkheid om, indien noodzakelijk, de locatienaam aan te passen voordat u naar SOM exporteert. Ga naar INSTELLINGEN > Instellingen > Koppeling SOM-opleidingen Kies een locatie en klik op het groene pijltje dat dan verschijnt Kies u Locatienaam exporteren, dan blijft de naam van de locatie gelijk, maar wordt in het exportbestand de aangegeven locatie weergegeven. Kies u Locatienaam hernoemen, dan wordt de locatienaam definitief gewijzigd. 9.1. Basisgroepen, lesgroepen en lesgroepsamenstelling Afbeeldingen volgen nog. voor import van SOM-basgroepen.txt SOM-lesgroepen.txt SOM-lesgroepindeling.txt Procedure contactmomenten pagina 14 van 16 september 12
9.2. Plaatsing en basisgroep Ga naar Beheer > Import > PKP plaatsingen. De optie plaatsing definitief maken kunt u aan zetten, indien u de basisgroepindeling in PKP hebt gedaan. Klik op de knop Bladeren en selecteer het bestand SOM-plaats.txt. Druk op de knop Bestand inlezen. U komt terecht in het scherm lopende imports. Hier treft u nadat de import is voltooid het logbestand aan. Door te klikken op de regel van de logfile kunt de logfile inzien. U kunt de logfile openen met Wordpad. Procedure contactmomenten pagina 15 van 16 september 12
9.3. Vakkenpakket met lesgroepen Ga naar Beheer > Import > PKP vakkenpakket. Klik op de knop Bladeren en selecteer het bestand van de SOM-vakken.txt. Druk op de knop Bestand inlezen. U komt terecht in het scherm lopende imports. Hier treft u nadat de import is voltooid het logbestand aan. Hierna kunt u de leerlingen definitief plaatsen. Zie hiervoor de procedure jaarovergang. Procedure contactmomenten pagina 16 van 16 september 12