Milieuvergunningen in FMIS 1. Algemeen Elk schooldomein dient verplicht over één of meerdere milieuvergunningen te beschikken. Deze vergunningen zijn gekoppeld aan een domein zelf of aan bepaalde installaties; bijvoorbeeld een gasketel. Momenteel ligt de verantwoordelijkheid voor het beheer van deze milieuvergunningen bij de respectievelijke scholen, maar het vernieuwen blijkt in sommige gevallen niet tijdig te gebeuren. Om het vernieuwingstraject van deze milieuvergunningen te ondersteunen zal het FMIS gebruikt worden, en meer bepaald de module mymcs contract management. Het FMIS zal via een object contract, wat in dit geval een milieuvergunning vertegenwoordigt, de koppeling maken met de fysieke locaties en/of installaties waaraan deze vergunning gekoppeld is. Wanneer de milieuvergunning bijna vervalt, zal het FMIS een herinnering sturen via mail. Hieronder een voorbeeld. Ook bestaat de mogelijkheid om een scan van het origineel op te slagen als bijlage aan dit object milieuvergunning. Het FMIS zal dus niet de aanvraag voor een milieuvergunning automatisch doen, dit is nog steeds de verantwoordelijkheid van de school/scholengroep. Technische details omtrent milieuvergunningen vindt men terug in de VLAREM documenten. Nadien zal in de tab Contracten van het gekoppelde object de link naar de milieuvergunning teruggevonden worden. Bijvoorbeeld op niveau van het object Domein : 1
Dit document omschrijft de manier waarop milieuvergunningen geïnventariseerd kunnen worden: zowel in bulk als voor een enkele toevoeging. 2. Milieuvergunningen in bulk aanmaken De eerste upload van milieuvergunningen kan één voor één gebeuren via het FMIS, zoals beschreven in paragraaf 3, ofwel in bulk. Om dit in bulk voor te bereiden dient gebruik gemaakt te worden van de excel-file Sjabloon milieuvergunningen. Dit sjabloon is te vinden via de GO!pro website in het onderdeel Documentatie van het FMIS. De beschrijving van elk in te vullen veld is gegeven in de excel-file zelf. Om deze lijst aan te maken, creëer een melding Vraag aan GO! Centraal Aanvraag data import via de FMIS helpdesk module GO! FixIT met als aard van de vraag GO! FixIT >> Data imports >> Milieuvergunningen. De FMIS administrator zal deze dan zo snel mogelijk aanmaken. 3. Een milieuvergunning aanmaken in het FMIS Een milieuvergunning wordt aangemaakt als een object contract. Voor deze objecten zijn vele parameters beschikbaar; doch zijn deze niet allemaal noodzakelijk voor een milieuvergunning. De noodzakelijke worden hieronder beschreven. Code: dit veld heeft een maximum lengte van 20 karakters. De opbouw van dit veld is MV_x_abcde_y waarin: o MV: staat voor milieuvergunning o X: staat voor de klasse van de milieuvergunning (1A, 1B, 2, 3). Indien de milieuvergunning van toepassing is op meerdere objecten selecteer hier dan het zwaarste niveau. o Abcde: staat voor het domeinnummer o Y: het volgnummer indien er meerdere milieuvergunningen aan één domein gekoppeld zijn Benaming: dit veld heeft een lengte van 50 karakters. Hierin mag de scholengroep een duidende benaming van de respectievelijke milieuvergunning zetten 2
Status: Wanneer wijzigingen aangebracht moeten worden, selecteer de status Draft. Wanneer alles klaarstaat selecteer de status Active. Wanneer de milieuvergunning verlopen is, selecteer de status Inactive. Contracttype: het type milieuvergunning: o Klasse 1A o Klasse 1B o Klasse 2 o Klasse 3 o Indien de milieuvergunning van toepassing is op meerdere objecten selecteer hier dan het zwaarste niveau (Klasse 1A is het zwaarste niveau, Klasse 3 het lichtste). Begindatum: De begindatum van de milieuvergunning Einddatum: De einddatum van de milieuvergunning Customer company: De scholengroep die verantwoordelijk is voor de milieuvergunning De hierboven omschreven velden zijn de algemene velden van de milieuvergunning. In de tabs Beschrijving, Kennisgevingen en Bereik worden nog andere zaken geconfigureerd. Wanneer de configuratie van een milieuvergunning aangevat wordt, start dan steeds met de status naar Draft te veranderen. 3
3.1. Tab Beschrijving In het tekstveld onder de tab Beschrijving mag vrije tekst ingevuld worden door de behandelende entiteit. Dit kunnen bijvoorbeeld geheugensteuntjes zijn of speciale zaken die zich voorgedaan hebben. 3.2. Tab kennisgevingen Via deze tab kunnen de herinneringen gegenereerd worden die op bepaalde tijdstippen verzonden worden. Hiermee wordt de aanvrager via mail op de hoogte gebracht dat de aanvraag voor de milieuvergunning tijdig opgestart moet worden. 4
In de tab worden twee grote delen onderscheiden; in het bovenste gedeelte worden de kennisgevingen geconfigureerd en in het onderste deel worden de contactpersonen geconfigureerd die de kennisgevingen moeten ontvangen. 3.2.1. Contactpersoon toevoegen Indien de medewerker (verantwoordelijke infrastructuur, schooldirectie, ) nog niet aangemaakt is in het FMIS dient dit eerst nog te gebeuren. Als de medewerker in het FMIS bestaat, druk dan op de knop Toevoegen rechts onderaan. Een nieuwe lijn wordt toegevoegd in de contactlijst. Om een contact te selecteren, druk in het veld contactpersoon op het knopje met de drie puntjes. Een nieuw venster zal openen met alle medewerkers uit het FMIS. Klik het veld Name aan. De medewerkers worden nu gesorteerd in alfabetische volgorde. Er kan gezocht worden in de lijst naar de juiste persoon, of (een deel van) de naam kan in het veld Filter ingevuld worden. 5
Selecteer het gewenste contactpersoon en klik op OK rechts onderaan; de contactpersoon is nu toegevoegd. De betrokkenheid van elk contactpersoon moet nog individueel ingesteld worden. De mogelijkheden van betrokkenheid zijn Primair contactpersoon ; Contractbeheerder of Overige. Selecteer steeds één van deze drie. Geef verder nog aan of deze persoon kennisgevingen dient te ontvangen; dit wordt gedaan met de checkbox E-mails ontvangen. Wanneer alle contactpersonen toegevoegd zijn, klik dan op het groene vinkje om de wijzigingen te bewaren. 3.2.1.1. Een medewerker aanmaken in het FMIS Een medewerker wordt aangemaakt door onderstaand icon aan te klikken in de taakbalk. Een nieuw venster zal openen: 6
De in geel gemarkeerde velden en tabs zijn diegene waar iets moet ingevuld of geconfigureerd worden voor elke medewerker die aangemaakt wordt: Voornaam: voornaam van de gebruiker Naam: Familienaam van de gebruiker Code: een combinatie van de eerste letter van de voornaam met de achternaam o Dit zal de gebruikersnaam zijn waarmee ingelogd wordt. Afdeling: de afdeling binnen de centrale diensten van het GO! of de scholengroep, of de school waartoe deze medewerker behoort Rollen: In deze tab wordt geconfigureerd op welke manier deze medewerker van het FMIS gebruik zal maken. 7
Vink hier steeds alle omcirkelde opties aan. Communicaties: hierin komen de contactgegevens van de medewerker te staan. Vul minstens het e-mailadres in. Optioneel mogen de telefoon- en adresgegevens ook ingegeven worden. Wanneer al deze gegevens ingegeven zijn, druk op het groene vinkje om wijzigingen toe te passen. 8
3.2.2. Kennisgevingen configureren Om een kennisgeving toe te voegen, klik op de knop Toevoegen. De knop Terugkering tvgn is niet van toepassing voor het object milieuvergunning. Wanneer op Toevoegen geklikt wordt, komt er een nieuwe lijn in de tabel te staan. Datum van kennisgeving: vul hier steeds de einddatum van de milieuvergunning in Type: Selecteer hier steeds expiration / Afloop. Benaming: Selecteer hier steeds Afloop / Verlopen. Opzegtermijn: Selecteer hier steeds 0. Herinnering: Configureer hier het aantal maanden voor het verlopen van de milieuvergunning waarop een herinnering gestuurd moet worden door het FMIS. E-mail kennisgevingen: Hier worden de personen geselecteerd die de kennisgevingen moeten ontvangen. Dit gebeurt door middel van het aanvinken van de betrokkenheid van de contactpersonen. E-mail sjabloon: Selecteer hier steeds Milieuvergunning Wanneer meerdere herinneringsmails gestuurd moeten worden, herhaal het bovenstaande tot alles aangemaakt is. Typisch wordt de eerste herinnering 36 maanden voor het verlopen gestuurd. In de meeste gevallen moet het ganse dossier afgehandeld zijn 12 maanden voor het verlopen. Wanneer alles aangemaakt is, klik op het groene vinkje om de wijzigingen op te slaan. 3.3. Tab Bereik In de tab Bereik wordt de koppeling gemaakt met de locaties en installaties waarop de milieuvergunning betrekking heeft. 9
De koppeling kan gemaakt worden via de knop Item toevoegen. 3.3.1. Koppelen met een locatie Wanneer op item toevoegen geklikt wordt, zijn er enkele keuzemogelijkheden. Selecteer Locatie. Een nieuw venster zal openen wat een weerspiegeling is van de geografische boomstructuur. Selecteer het correcte object en klik OK. 3.3.2. Koppelen met een installatie Wanneer op item toevoegen geklikt wordt, selecteer Onderhoudsobject. 10
Selecteer Alle onderhoudsobjecten in de dropdown van Verantwoordelijkheidsgebied. Hier wordt een lijst gegenereerd van alle onderhoudsobjecten uit de database. Via de Filter -knop kan deze selectie vernauwd worden. Het filteren werkt exact hetzelfde als een filter die toegepast wordt op een overzicht. Hoe deze functionaliteit werkt kan gevonden worden in de handleiding Overzichten genereren in het FMIS. Vanaf het (of de) juiste object(en) zijn geselecteerd, klik op de pijl die naar onder wijst en hierna op OK. De selectie zal toegevoegd worden aan het bereik van de milieuvergunning. 3.4. Tab Financieel Hoewel deze tab geen enkele meerwaarde biedt aan een contract van het type Milieuvergunning, moeten hier toch enkele zaken geconfigureerd worden. 11
De hierboven omcirkelde velden zijn verplicht in te vullen voor het object Contract. Vul deze velden dus standaard in met de hierboven weergegeven waarden. 4. Bijlage toevoegen Wanneer de milieuvergunning aangemaakt is in het FMIS, kan het handig zijn om een scan van het origineel toe te voegen. Op die manier kan het officiële document snel teruggevonden worden indien dit nodig zou zijn. Opmerking: deze stap is nodig zowel wanneer de milieuvergunningen in bulk zijn aangemaakt als bij het manueel één voor één toevoegen. Toevoegen van een bijlage kan gebeuren door in de rechtse balk op het knopje Gerelateerde documenten te klikken. 12
Een nieuw venster zal openen. Een nieuwe bijlage toevoegen, in dit geval een scan van de originele milieuvergunning, gebeurt door op het groene + icon te drukken. Er wordt dan een lijn toegevoegd aan de tabel. In het veld Klasse wordt Document geselecteerd, en via het veld Bestandsnaam/URL wordt het document op de PC geselecteerd dat wordt geupload. Confirmeer de upload nadien met het groene vinkje. 13