Spoorboekje planning & control cyclus 2017 Opsteller Afdeling Middelen Datum Oktober 2016
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Jaarstukken 2016... 6 3. Verantwoordingsdag 2017... 8 4. Eerste bestuursrapportage 2017... 9 5. Kadernota 2018-2021... 11 6. Programmabegroting 2018... 12 7. De tweede bestuursrapportage 2017... 13 8. De derde bestuursrapportage 2017... 14 9. Verwerking Circulaires in de P&C documenten... 15 2
1. Inleiding Het spoorboekje planning & control cyclus 2017 beschrijft welke planning en control documenten in 2017 zullen worden opgesteld, hoe deze zich tot elkaar verhouden en hoe ze tot stand komen. Het spoorboekje is geen beleidsdocument, maar geeft vooral inzicht in de planning van de verschillende P&C documenten die het college in 2017 de raad ter vaststelling zal aanbieden. De planning en control cyclus is een samenhangend proces, waarbij het planningsaspect top-down plaats vindt, en de verantwoording bottum-up. De planning en control cyclus kent een dynamiek die is opgebouwd uit een bestuurlijke cyclus van vier jaar (verkiezingen en raadsprogramma), een bestuurlijke cyclus van één jaar (Kadernota, begroting, bestuurs-rapportages en Jaarstukken) en een ambtelijke continue cyclus (directieplan, managementcontract, managementinformatie, managementrapportage). In de bestuurlijke cyclus sluiten documenten op elkaar aan, zowel financieel als inhoudelijk. Aansluiten betekent dat de documenten een duidelijke relatie met elkaar hebben. In de ambtelijke cyclus vloeit het managementcontract voort uit de vastgestelde begroting (top down) en vormen managementrapportages de input voor bestuurlijke rapportages (bottumup). In die zin sluiten de ambtelijke en bestuurlijke cyclus ook op elkaar aan. Schematisch is e.e.a. als volgt voor te stellen: Bestuurlijke cyclus Raadsprogramma 1 x per 4 jaar Verkiezingen Kadernota 1 x per jaar Jaarstukken Top down Begroting begrotingswijziging Bestuursrapportages Directieplan/ Managementcontract Ambtelijke cyclus begrotingswijziging Managementrapportages Bottum-up Management-informatie continu Het spoorboekje planning & control cyclus 2017 is de planning in het kalenderjaar 2017 voor het opstellen van, en besluitvorming over de verschillende planning & control stukken, die betrekking hebben op de verantwoording 2016, de bijsturing 2017 en de planning 2018. Feitelijk worden hiermee binnen één kalenderjaar (delen van) drie cycli beschreven, het laatste document uit de P&C cyclus 2016, de (tussentijdse) verantwoordingsdocumenten uit de P&C cyclus 2017 en de start van de cyclus 2018. 3
Dit spoorboekje behandelt de op te stellen documenten 2017 in chronologische volgorde, waarbij alleen de bestuurlijke documenten aan de orde komen. De ambtelijke stukken worden behandeld in een apart document. In dit spoorboekje zijn vier ontwerpprincipes verwerkt, die onder andere met de auditcommissie zijn besproken op 14 januari 2016. Dat zijn de volgende punten: 1. Definieer zo duidelijk mogelijk de functie van elk document in de P&C cyclus en op welke wijze de documenten met elkaar samenhangen. Door vooraf met elkaar af te spreken wat de functie is van de verschillende P&C stukken wordt verwarring voorkomen. Samenhang aanbrengen en zichtbaar maken vergroot de transparantie. De jaarrekening 2016 vormt, samen met de begroting voor 2017 de input voor de 1e bestuursrapportage; de 1e bestuursrsrapportage vormt de input voor (1) de Kadernota, en (2) de 2e bestuursrapportage. De 2e bestuursrapportage vormt weer de input voor de 3e bestuursrapportage. Deze laatste is vervolgens een voorloper van de jaarrekening 2017. Cijfermatig en inhoudelijk moet dit voor uw raad navolgbaar zijn. 2. Laat (de analyse van) de jaarrekening corrigerend werken naar de begroting. De jaarrekening 2016 wordt op grond van dit principe meer dan een verantwoordingsdocument. Het is ook een leermoment. Met dit principe wordt de vraag gesteld zijn onze ramingen adequaat?. Het consequent toepassen van dit principe levert op dat (1) de begroting een steeds betrouwbaarder sturingsdocument wordt, waardoor (2) de beschikbare middelen maximaal kunnen worden ingezet voor de Veenendaalse burger en (3) er meer scherpte in het budgetbeheer komt. In de Kadernota 2018-2021 worden deze correcties meegenomen als structurele effecten vanuit de Jaarstukken. 3. De bestuursrapportage is een document waarin het college inzicht biedt in de uitvoering van het in de begroting vastgelegd beleid, en de financiële consequenties daarvan. Uiteindelijk gaat het in het openbaar bestuur om maatschappelijke doelstellingen, en is geld een middel om die te bereiken. Door meer dan voorheen de nadruk te leggen op beleidsmatige verantwoording wordt de inhoudelijke sturing door de raad versterkt. Waarbij bij de bestuursrapportage de nadruk ligt op de rapportage van en sturing op afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde kaders. 4. Stel de verschillende begroting- en verantwoordingsdocumenten zo op dat de raad ten allen tijde de ontwikkeling van het saldo kan volgen op (minimaal) het programmaniveau. Inhoudelijke verantwoording is de kern van de relatie tussen college en raad. Dit wordt onder meer uitgedrukt in de volgorde van de 3 W-vragen: Wat hebben we bereikt?', Wat hebben we daarvoor gedaan? en tenslotte Wat heeft het gekost?. Bij financiële verantwoording ( wat heeft het gekost? ) is met name de transparantie belangrijk. Dit wordt bereikt door de cijfers in de verschillende documenten op elkaar te laten aansluiten. Niet alleen op saldoniveau van de exploitatie, maar ook op programmaniveau uitgesplitst in baten en lasten en voor inzet van reserves en na inzet van reserves. De vier ontwerpprincipes kunnen, zoals gezegd, niet los worden gezien van een bredere revitalisering van planning en control in onze gemeente die op de achtergrond een belangrijke rol speelt. Denkt u daarbij aan de implementatie van een logische set besturingsafspraken, en daarvan afgeleide spelregels en procedures m.b.t. planning en control. De versterking van de IAF-functie past hierin, maar ook het verder op orde krijgen van de ambtelijke (en daarmee bestuurlijke) informatievoorziening in de vorm van de 4
uitbouw van het data-warehouse en de ontsluiting van de daarin vastgelegde informatie via cognos. Verder wordt er gewerkt aan de implementatie van rapportagesoftware die het opstellen van ambtelijke en bestuurlijke rapportages moet gaan vergemakkelijken. Hiermee wordt beoogd de bottum-up informatievoorziening verder te verbeteren en te stroomlijnen. Risico s In de begroting en de jaarstukken zijn risicoparagrafen opgenomen. Vanaf 2016 is ook in de bestuursrapportages aandacht besteed aan eventuele wijzigingen in de risico s. Dat gebeurt op een minder uitgebreide manier dan in de begroting en jaarstukken. Het biedt de raad inzicht in het verloop van de risico s gedurende het jaar. Het opnemen van de risico s in de bestuursrapportages zal daarom ook in 2017 worden voortgezet. Afstemming portefeuillehouder Met de afdelingsmanagers is afgesproken dat de inhoudelijke bijdragen vanuit de afdelingen voor de P&C-documenten vooraf met de verantwoordelijke portefeuillehouder worden afgestemd. 5
2. Jaarstukken 2016 Opzet De jaarstukken 2016 volgen in opzet de begroting 2016. Dit betekent dat het jaarverslag 2016 is gebaseerd op de programma opzet van de begroting 2016 die bestaat uit de volgende programma s: 1. Fysieke leefomgeving 2. Economie, werk en ontwikkeling 3. Sociale leefomgeving 4. Burger en bestuur 5. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 6. Bedrijfsvoering Naast deze programma s maken de volgende paragrafen onderdeel uit van het jaarverslag: A. Weerstandsvermogen en risicobeheersing B. Onderhoud kapitaalgoederen C. Financiering D. Bedrijfsvoering E. Verbonden partijen F. Grondbeleid G. Lokale heffingen De jaarrekening 2016 bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Balans per 31 december 2016 2. Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 3. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 4. Toelichting op de balans per 31 december 2016 5. Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 6. SISA-verantwoording Aan de jaarstukken 2016 zullen de volgende bijlagen worden toegevoegd: A. Specificatie van de resultaatbestemming 2016 B. Over te hevelen restantkredieten per 31-12-2016 C. Overzicht incidentele baten en lasten D. Overzicht structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Controle De controlewerkzaamheden ten aanzien van de jaarstukken 2016 zullen aanvangen op 3 april 2017. Naar aanleiding van de verantwoordingsperikelen inzake het sociaal domein lopen we als gemeente het risico om geen goedkeurende verklaring te krijgen. Vanuit de organisatie zijn daarom alle inspanningen er op gericht dat de zorginstellingen tijdig een goedkeurende verklaring aanleveren. Projectenboek (fysieke domein) Het projectenboek speelt een belangrijke rol bij de sturing en beheersing van ruimtelijke projecten. Het projectenboek is, voortvloeiend uit de dynamiek t.a.v. grondexploitaties, in belangrijke mate gekoppeld aan het jaarrekeningproces. Immers, de actualisatie van de grondexploitaties is gekoppeld aan de jaarrekening, en eventuele financiële consequenties zijn onderdeel van de besluitvorming van de jaarrekening. Het projectenboek wordt dan ook gelijktijdig met de jaarrekening ter vaststelling aangeboden. De planning wordt afzonderlijk door de verantwoordelijke afdeling opgesteld en afgestemd met de planning van de Jaarstukken 2016. 6
Projectenboek sociaal domein In 2015 is voor het eerst het projectenboek sociaal domein opgesteld. Dit naar analogie van het projectenboek voor het fysieke domein. Hierin wordt een integrale verantwoording gegeven over de ontwikkeling binnen het sociaal domein. Het projectenboek sociaal domein wordt gelijktijdig met de jaarrekening ter vaststelling aangeboden. De planning wordt afzonderlijk door de verantwoordelijke afdeling opgesteld en afgestemd met de planning van de Jaarstukken 2016. Planning Onderwerp Week: AMBTELIJK Aanleveren concept beleidsteksten en toelichtingen restantkredieten 50 (16 december) Behandeling concept beleidsteksten directie 3 (16 januari) Aanleveren toelichtingen productrealisaties (cijfermatig) 4 (27 januari) Behandeling jaarstukken directie 11 (13 maart) Behandeling jaarstukken MO 11 (15 maart) BESTUURLIJK Behandeling concept beleidsteksten PO 4 (23 januari) Behandeling jaarstukken PO 12 (20 maart) Accountantscontrole 14/15 (3 apr 14 apr) 1 e behandeling jaarstukken college 14 (4 april) 2 e behandeling jaarstukken college 16 (18 april) Verzending jaarstukken 2016 en projectenboek naar Griffie 16 (20 april) Auditcommissie 18 (2 mei) Ontvangst technische vragen 18 (4 mei) Beantwoording technische vragen 19 (9 mei) Commissiebehandeling 19 (11 mei) Raadsbehandeling 20 (18 mei) 7
3. Verantwoordingsdag 2017 Motie verantwoordingsdag Tijdens de raadsvergadering t.a.v. de jaarstukken 2014 op 25 juni 2015 is unaniem de motie verantwoordingsdag aangenomen. De overwegingen bij deze motie hadden vooral betrekking op het toenemende gewicht van samenwerkingsverbanden en/of verbonden partijen bij het opstellen van de gemeentelijke jaarstukken. Op dit verantwoordingsmoment is er gelegenheid om over de totale breedte van de verantwoordingsdocumenten het debat te voeren. In augustus 2016 heeft de agendacommissie in overleg met de fractievoorzitters besloten om de behandeling van de jaarstukken en de overige verantwoordingsdocumenten los te koppelen. De behandeling van de jaarstukken vindt plaats op 18 mei 2017. De raadsvergadering over de overige verantwoordingsdocumenten (de verantwoordingsdag) zal plaats vinden op 29 juni 2017. Wat staat er op de agenda De agendacommissie stelt de agenda voor de raadscommissies en de raadsvergadering voor: - Jaarrekening ODRU; - Jaarstukken IW4; - Jaarrekening Welstand en monumenten Midden Nederland; - Jaarrekening VRU; - Jaarstukken recreatieschap; - Jaarstukken regio FoodValley; - Jaarrekening AVU; - Jaarstukken GGD. 8
4. Eerste bestuursrapportage 2017 In 2017 zullen drie bestuursrapportages worden opgesteld, waarvan de eerste in juli aan de raad ter behandeling zal worden aangeboden. De bestuursrapportages zullen verschillen van karakter. De 1e bestuursrapportage is vooral inhoudelijk van aard en staat in het teken van de voortgang van de afspraken uit de begroting. De nadruk ligt op de volgende zaken. Actualisering exploitatie De 1e bestuursrapportage is vooral gericht op de actualisering van de exploitatie 2017 2020. Immers, de begroting 2017, die ambtelijk in augustus/september 2016 is opgesteld is op dat moment al weer ruim een half jaar oud. In de tussentijd kunnen zich ontwikkelingen (financieel en inhoudelijk) hebben voorgedaan die van invloed zijn op het financiële beeld en die mogelijk vragen om bijsturing. Structurele doorwerking jaarrekening 2016 Op het moment dat de 1e bestuursrapportage verschijnt, is ook de jaarrekening 2016 opgesteld. Onderdeel van de jaarrekening is een analyse van het resultaat. Op grond van deze analyse zullen wij u voorstellen voor budgetaanpassingen doen. Bij deze analyse gaat het om de verschillen die voortvloeien uit ramingen. Met andere woorden: indien er sprake is van een afwijking tussen begroting en realisatie in 2016, dan stellen wij ons de vraag of de begroting van het lopende jaar (2017; in de 1e bestuursrapportage) en de raming voor de meerjarenperiode (2018 2021; in de Kadernota) bijgesteld dienen te worden. Hierbij gaat het dus niet om beleidsaanpassingen, maar om een verdere verfijning van de raming op basis van ervaringscijfer van het afgesloten jaar. Relatie Kadernota Door in de bestuursrapportage de mutaties structureel te vertalen (en zichtbaar te maken) ontstaat een integraal financieel beeld van de exploitatie 2017-2020. Dit beeld wordt gebruikt als input voor de programmatische discussie bij de Kadernota 2018. De 1e bestuursrapportage wordt tegelijkertijd met de Kadernota door de raad behandeld. Planning 1e bestuursrapportage (peildatum 1 mei) AMBTELIJK Bevriezen cijfers Opstellen van de rapportage door de afdelingen Managementgesprekken Behandeling 1e bestuursrapportage 2017 directie Week 14 (7 april) 15/16 (10-21 april) 17 (24-28 april) 19 (11 mei) BESTUURLIJK Behandeling 1e bestuursrapportage 2017 PO 20 (15 mei) 1 e behandeling college 21 (23 mei) 2 e behandeling college 22 (30 mei) Verzending 1e bestuursrapportage naar Griffie 22 (1 juni) Ontvangst technische vragen 24 (13 juni) Beantwoording technische vragen 26 (27 juni) Commissiebehandeling 26 (29 juni) Raadsbehandeling 27 (3 juli) 9
Bovenstaande planning is, conform de wens van uw raad zoals die is geuit bij het opstellen van de 2e bestuursrapportage 2015, gebaseerd op een zo kort mogelijke doorlooptijd tussen peildatum en raadsbehandeling. 10
5. Kadernota 2018-2021 Opzet De Kadernota is het draaipunt van de planning en control cyclus. De structurele effecten worden vertaald in een integraal financieel beeld van de exploitatie van onze gemeente. Op basis van dit beeld kan de programmatische invulling voor het komende begrotingsjaar 2018 plaats vinden. De 1e bestuursrapportage 2017 is dus nadrukkelijk de input voor het financiële beeld dat in de Kadernota wordt afgezet tegen de bestuurlijke prioriteiten. Meerjarig investeringsprogramma Zoals gebruikelijk is het (herijkte) meerjareninvesteringsprogramma onderdeel van de Kadernota. In de Kadernota wordt dus het financiële perspectief voor de jaren 2018-2021 weergegeven. Planning Onderwerp Week AMBTELIJK Opstellen beleidsteksten door de afdelingen 13/14 Behandeling Kadernota 2018-2021 directie 18 (1 mei) Behandeling Kadernota 2018-2021 MO 18 (3 mei) BESTUURLIJK Behandeling Kadernota 2018-2021 PO 19 (8 mei) 1 e behandeling college 20 (16 mei) 2 e behandeling college 22 (30 mei) Verzending Kadernota 2018-2021 naar Griffie 22 (1 juni) Ontvangst technische vragen 24 (13 juni) Beantwoording technische vragen 26 (27 juni) Commissiebehandeling 26 (29 juni) Raadsbehandeling 27 (3 juli) 11
6. Programmabegroting 2018 Opzet De programmabegroting geeft een duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie en de baten en de lasten, conform de eisen die het BBV stelt. De Programmabegroting 2018 is de beleidsinhoudelijke uitwerking van de Kadernota 2018-2021. Planning Onderwerp Wanneer AMBTELIJK Aanleveren opgestelde beleidsteksten door de afdelingen (ivm vak) 27 (8 juli) Behandeling Programmabegroting 2018 directie 33 (14 augustus) Behandeling Programmabegroting 2018 MO 33 (16 augustus) BESTUURLIJK Behandeling Programmabegroting 2018 PO 34 (21 augustus) 1 e behandeling Programmabegroting 2018 college 35 (29 augustus) 2 e behandeling Programmabegroting 2018 college 37 (12 september) Verzending Programmabegroting 2018 naar Griffie 37 (14 september) Indiening technische vragen 39 (28 september) Beantwoording technische vragen 41 (10 oktober) Commissiebehandeling 41 (12 oktober) Raadsbehandeling 43 (26 oktober) 12
7. De tweede bestuursrapportage 2017 Opzet De 2e bestuursrapportage geeft inzicht in de begrotingsuitvoering 2017 en in de bijbehorende financiële mutaties. De 2e bestuursrapportage is, net als de 1e bestuursrapportage, vooral inhoudelijk van aard en staat in het teken van de voortgang van de afspraken uit de begroting. De rapportage komt tegelijkertijd met de programmabegroting in de raad. Het accent ligt minder op de financiën (middel) en meer op de inhoud (doel). Planning Planning 2e bestuursrapportage (peildatum 1 september) Wanneer AMBTELIJK Bevriezen cijfers 31 (4 augustus) Opstellen van de rapportage door de afdelingen 32/33 (7-18 augustus) Managementgesprekken 34 (21-25 augustus) Behandeling 2e bestuursrapportage 2017 directie (aparte afspraak) 36 (7 september) BESTUURLIJK Behandeling 2e bestuursrapportage 2017 PO 37 (11 september) 1 e behandeling college 38 (19 september) 2 e behandeling college 39 (26 september) Verzending 2e bestuursrapportage naar Griffie 39 (28 september) Indiening technische vragen 40 (5 oktober) Beantwoording technische vragen 41 (10 oktober) Commissiebehandeling 41 (12 oktober) Raadsbehandeling 43 (26 oktober) Bovenstaande planning is, conform de wens van uw raad zoals die is geuit bij het opstellen van de 2e bestuursrapportage 2015, gebaseerd op een zo kort mogelijke doorlooptijd tussen peildatum en raadsbehandeling. 13
8. De derde bestuursrapportage 2017 Opzet De 3e bestuursrapportage is hoofdzakelijk financieel en staat in het teken van het geprognosticeerde rekeningresultaat, het overhevelen van budgetten naar het komende jaar en resultaatbestemming. Het voordeel daarvan is dat budgetten beschikbaar zijn per 1 januari in plaats van eind juni. Financiële mutaties worden structureel vertaald naar de meerjarenbegroting. Planning Planning 3e bestuursrapportage (peildatum 1 november) AMBTELIJK Bevriezen cijfers Opstellen van de rapportage door de afdelingen Managementgesprekken Behandeling 3e bestuursrapportage 2017 directie Wanneer 40 (6 oktober) 41/42 (9-20 oktober) 43 (23-27 oktober) 45 (8 november) BESTUURLIJK Behandeling 3e bestuursrapportage 2017 PO 46 (13 november) 1 e behandeling college 47 (21 november) 2 e behandeling college 48 (28 november) Verzending 3e bestuursrapportage naar Griffie 48 (30 november) Indiening technische vragen 49 (7 december) Beantwoording technische vragen 50 (12 december) Commissiebehandeling 50 (14 december) Raadsbehandeling 51 (21 december) Bovenstaande planning is, conform de wens van uw raad zoals die is geuit bij het opstellen van de 2e bestuursrapportage 2015, gebaseerd op een zo kort mogelijke doorlooptijd tussen peildatum en raadsbehandeling. Ontwikkelingen die zich aandienen tussen het bevriezen van de cijfers (6 oktober) en de peildatum (1 november), zullen nog in de 3e bestuursrapportage worden meegenomen. 14
9. Verwerking Circulaires in de P&C documenten Inleiding Gemeenten ontvangen geld van de Rijksoverheid uit het gemeentefonds. Hiermee betalen zij een deel van hun uitgaven. Gemeenten mogen zelf bepalen waar ze dit geld aan besteden. Verantwoording vindt plaats aan de gemeenteraad. De circulaires laten feitelijk de volgende soorten mutaties zien: - Algemene mutaties: deze hebben invloed op het begrotingssaldo van de gemeente (bijv. accres); - Taakmutaties: deze hebben geen invloed op het begrotingsaldo, omdat deze direct in relatie staan tot de kosten of opbrengsten; - Mutaties in het sociaal domein: deze zijn gekenmerkt als afzonderlijke groep en worden daarom apart inzichtelijk gehouden. De Rijksoverheid informeert de gemeenten via circulaires in mei, september en december over de omvang en de verdeling van het gemeentefonds. Verwerkingsmomenten De financiële effecten van de circulaires worden op de volgende momenten verwerkt in de P&C documenten: Circulaire Verwerkingsmoment Opmerking Meicirculaire 2017 2e bestuursrapportage 2017, Programmabegroting 2018 Zodra de financiële effecten van de betreffende circulaire bekend zijn, wordt de raad al eerder geïnformeerd. Conform de uitgangspunten van het Provinciaal Toezicht dient de meicirculaire 2017 in de Programmabegroting 2018 te worden verwerkt Septembercirculaire 2017 Decembercirculaire 2017 3e bestuursrapportage 2017, 1e bestuursrapportage 2018, Kadernota 2019-2022 Jaarstukken 2017, 1e bestuursrapportage 2018, Kadernota 2019-2022 Zodra de financiële effecten van de betreffende circulaire bekend zijn, wordt de raad al eerder geïnformeerd Zodra de financiële effecten van de betreffende circulaire bekend zijn, wordt de raad al eerder geïnformeerd 15