BESLISDOCUMENT P&C-CYCLUS

Transcriptie

1 BESLISDOCUMENT P&C-CYCLUS De bestuurlijke fusie van de drie herindelingsgemeenten Vianen, Zederik en Leerdam staat gepland voor 1 januari De ambtelijke fusie al een jaar eerder. Zowel bestuurlijk als ambtelijk is uitgesproken dat we vanaf het moment van de ambtelijke fusie zouden moeten functioneren als waren we één gemeente. Deze lijn doortrekkend betekent dit ook dat we zouden moeten functioneren als hadden we een begroting. Daarom wordt voorgesteld om met ingang van de begroting 2018 te gaan werken met één begrotingsboekwerk voor Vijfheerenlanden waarin de begrotingen van de drie gemeenten en de bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) zijn opgenomen. Dit begrotingstraject start met het opstellen van de kadernota. Dat proces start doorgaans vroeg in het jaar. Daarom willen we als werkgroep beginnen met het opstellen van een gezamenlijke Kadernota Omdat hierop een zekere tijdsdruk staat wordt het opstellen van de Kadernota op dit moment als hoogste prioriteit gezien (prio 1). Dit beslisdocument bevat een procesvoorstel voor de kadernota, benoemt de voorgestelde werkwijze (en hier uit volgende inhoudsopgave), de voor- en nadelen van deze werkwijze, de uitgangspunten van deze nota en de globale (ambtelijke en bestuurlijke) planning. Een gezamenlijke Kadernota betekent echter slechts de start van de gezamenlijke P&C-cyclus. Daarom wordt in het tweede deel van dit beslisdocument ingegaan op de wijze waarop de nieuw te vormen gemeente Vijfheerenlanden om kan gaan met de gehele P&C-cyclus in de komende jaren (prio 2). PRIO 1: PROCESVOORSTEL KADERNOTA Voorgestelde werkwijze Voorgesteld wordt om in de periode februari-april 2017 één gezamenlijke Kadernota op te stellen. Dit betekent één document met een gezamenlijk voorwoord, vier inhoudelijke hoofdstukken (één per gemeente en één voor de BVO) waarin de opgave voor het jaar 2018 wordt weergegeven, een hoofdstuk met de onontkoombare financiële ontwikkeling (zoals op het gebied van gewijzigde wetgeving, algemene uitkering, gemeenschappelijke regelingen enz.), een hoofdstuk met begrotingsuitgangspunten en nominale ontwikkelingen en ten slotte een financieel hoofdstuk waarin (geconsolideerd voor de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden) de ontwikkeling van het begrotingssaldo in is opgenomen (specificatie per gemeente en BVO in de bijlagen). Dit leidt tot de onderstaande voorgestelde inhoudsopgave: 1. Gezamenlijk voorwoord. 2. Beleidsmatige ontwikkelingen op basis van de opgave 2018: a. gemeente Vianen; b. gemeente Zederik; c. gemeente Leerdam; d. BVO. 3. Onontkoombare ontwikkelingen. 4. Begrotingsuitgangspunten en nominale ontwikkelingen. 5. Financieel beeld gemeente Vijfheerenlanden: a. Bijlage financieel beeld gemeente Vianen; b. Bijlage financieel beeld gemeente Zederik; c. Bijlage financieel beeld gemeente Leerdam; d. Bijlage financieel beeld BVO. Voor-/nadelen Voordelen van deze werkwijze zijn: Zowel ambtelijk als bestuurlijk krijgt het gevoel één gemeente te worden hiermee concreet uitvoering. De drie gemeenten één gezamenlijk vertrekpunt te geven voor de begroting Efficiëntie in de uitvoering. 1

2 Er ligt straks een volledige afgestemde Kadernota die als basis dient bij het opstellen van de gezamenlijke begroting 2018; dit zorgt naar verwachting voor een soepeler verlopend proces. Nadelen van deze werkwijze zijn: Het zal bestaande (en eerder afgestemde) ambtelijke en bestuurlijke planningen binnen de drie gemeenten mogelijk doorkruisen. Wellicht dat de voorgestelde werkwijze bestuurlijk, met name voor sommige raadsleden, te snel gaat. Het is daarom belangrijk de raden hier zo vroeg als mogelijk bij te betrekken. Het vereist meer afstemming vooraf tussen de drie gemeenten. Gemeenten kunnen niet meer, zoals voorheen, volledig een eigen nota opstellen en deze na voltooiing pas afstemmen met de herindelingspartners in het kader van het ARHI-toezicht. Uitgangspunten van de gezamenlijke Kadernota 2018 De voorgestelde uitgangspunten voor de gezamenlijke kadernota zijn: 1. Beleidsarm. 2. Gericht op de opgaven in Begrotingsuitgangspunten in lijn met eerdere besluitvorming c.q. onafhankelijke data. Ad 1: Beleidsarm In alle drie de herindelingsgemeenten is in de voorliggende periode sprake geweest van het honoreren van behoorlijk wat nieuw beleid. In Vianen en Zederik door middel van een investeringsagenda, in Leerdam door het honoreren van een aantal beleidswensen voor begrotingsjaar In de praktijk zal het zo zijn dat het grootste deel van deze ambities in de jaren 2017 en 2018 tot uitvoering komt. Daarnaast is het jaar 2018 er naar alle waarschijnlijkheid op gericht om zoveel als mogelijk bestaand beleid te harmoniseren (eventueel na modernisering). Er zal dus niet of nauwelijks ruimte zijn voor het ontwikkelen van nieuw beleid. Sterker nog, waarschijnlijk hebben de ambtelijke organisaties hun handen vol aan het uitvoeren van het reeds gehonoreerde nieuwe beleid in combinatie met de (voorbereidingen op de) herindeling. Ad 2: Gericht op de opgaven in 2018: Hoewel de Kadernota (en dus ook de begroting 2018) beleidsarm wordt ingestoken moet er in de Kadernota ruimte zijn een beleidsinhoudelijke bijdrage. Deze zou er volgens ons gericht moeten zijn op de opgave die in 2018 op de drie gemeenten en de BVO afkomt. Op hoofdlijnen kan deze opgave, gerubriceerd per hoofdtaakveld, in de nota opgenomen worden. Ad 3: Begrotingsuitgangspunten in lijn met eerdere besluitvorming cq onafhankelijke data Onder de begrotingsuitgangspunten en nominale ontwikkelingen wordt verstaan de loon- en prijsontwikkeling (aan zowel de kostenkant als de opbrengstenkant), de renteontwikkeling. Hierbij wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij onafhankelijke data zoals de CPB-ramingen uit Gemeentefondscirculaires, cao-afspraken, BBVwetgeving en dergelijke. Daarnaast wordt voorgesteld de begroting 2018 op te stellen op basis van bestaand beleid, tenzij dit beleid reeds in VHL-verband geharmoniseerd wordt. Nieuw beleid dat in de begrotingen 2017 is verwerkt hoeft niet opnieuw benoemd te worden. Voor wat betreft lokale heffingen wordt een poging gedaan deze alvast naar elkaar toe te laten groeien. Bovengenoemde onderwerpen leiden tot een actueel financieel beeld voor de nieuwe gemeente. Hierbij moet worden getoetst of deze voldoen aan eerdere besluitvorming over de nieuwe gemeente dat de het totaal van de uitgaven van de drie gemeenten niet mogen stijgen en dat ook de lokale lasten voor de inwoners niet hoger zullen zijn. Hierbij wordt de lokale lastendruk 2017 als uitgangspunt genomen (zie silhouetbegroting 2018). Globale ambtelijke en bestuurlijke planning Samenstellen eerste concept Kadernota februari/maart 2017 Voorlichting aan gemeenteraden over werkwijze Kadernota maart 2017 Bespreking concept Kadernota in managementteams gemeenten eind maart

3 Informele afstemming met de diverse portefeuillehouders en afronding nota begin april 2017 Bespreking cq voorlopige vaststelling Kadernota in gezamenlijke colleges 25 april 2017 Bespreking cq voorlopige vaststelling Kadernota in Vijfheerenlanden-Beraad 7 juni 2017 Vaststelling Kadernota in de drie gemeenten medio juni 2017 Voorafstemming procesvoorstel Het voorgaande procesvoorstel is deels vooraf afgestemd. De griffiers hebben aangegeven geen bezwaren te zien in de voorgestelde werkwijze. Wel moet bekeken worden hoe een en ander in de raadsplanning past. Dat is op dit moment nog niet uitgekristalliseerd. Ook de portefeuillehouders Financiën van de drie gemeenten hebben kennis genomen van het procesvoorstel. Wethouder Mulckhuijse ondersteunt de voorgestelde werkwijze, maar vraagt aandacht voor de voorwaarde dat in het document 4 gesorteerde informatiebronnen moeten zijn opgenomen t.w. die van de in 2018 nog steeds zelfstandige gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik + van de bedrijfsvoeringsorganisatie die voor het jaar 2018 wordt opgericht. Het klopt dat voor begrotingsjaar 2018 geldt dat in de P&C-documenten de in de begroting opgenomen bedragen en beleidsvoornemens naar de individuele gemeenten moet zijn terug te herleiden. Hiermee wordt bij het opstellen van de documenten rekening gehouden. Wethouder Wijnmaalen geeft eveneens aan zich te kunnen vinden in de voorgestelde werkwijze. Hierbij vraagt hij aandacht voor het feit, dat bij punt 2, 3 en 4 afzonderlijke ontwikkelingen en uitgangspunten per gemeente zich kunnen voor doen. De werkgroep is het eens met wethouder Wijnmaalen dat met betrekking tot begrotingsjaar 2018, wanneer de drie gemeenten bestuurlijk nog geen eenheid vormen, er sprake kan zijn van gemeente-specifieke ontwikkelingen. Dit komt ook nog terug in de beantwoording van de vragen van wethouder Keppel. Wethouder Keppel geeft aan in de basis positief te staan in deze stap, maar heeft wel een aantal vragen. Deze zijn hieronder opgenomen, met cursief weergegeven, de reactie van de werkgroep P&C: - Impliciet, en een enkele keer, expliciet worden ook inhoudelijke 'gelijkschakelingen' genoemd, o.a. als het gaat over lokale lastendruk. In welke mate en concreet op welke onderdelen worden inhoudelijke gelijkschakelingen beoogd? De inhoudelijke gelijkschakeling ligt niet bij de werkgroep P&C en de opstellers van de kadernota maar bij de tekstverantwoordelijken. Als uit de verschillende sub-werkgroepen harmonisatie blijkt dat er gelijkgeschakeld moet worden, dan wordt dat onderdeel van de Kadernota c.q. begroting, maar natuurlijk pas na bestuurlijke afstemming. Zo ook met de lokale lastendruk. Naar verwachting zal met name in de paragrafen (kapitaalgoederen, financiering, lokale heffingen, bedrijfsvoering e.d.) zoveel als mogelijk gekeken worden naar mogelijkheden om samen op te trekken. De beleidsuitgangspunten per programma/taakveld zullen een meer gemeente-specifiek karakter hebben. - In de tweede plaats wordt gesproken over beleidsarm. In Leerdam is een motie aangenomen dat, behoudens op onderdeel sociaal domein, terughoudend wordt omgegaan met nieuw beleid. Vooral met het oog op de werkdruk. De inhoud van de motie heb ik niet op het netvlies. In hoeverre is dit gehonoreerd in deze aanpak? Als coördinerend wethouder sociaal domein heb ik in Leerdam mede deze ruimte bedongen omdat ontwikkelingen in het sociaal domein soms geen uitstel dulden. Ik kan dit nu niet concreet maken maar bij noodzakelijke ontwikkelingen wil ik het voorbehoud on deze inbrengen. Ik kan me ook voorstellen dat dit voor beide andere gemeenten geldt. Onder ad 2 (gericht op de opgaven in 2018) is ruimte voor het uitvoeren van deze motie; de toelichting op punt 2 luidt als volgt: Hoewel de Kadernota (en dus ook de begroting 2018) beleidsarm wordt ingestoken moet er in de Kadernota ruimte zijn een beleidsinhoudelijke bijdrage. Deze zou er volgens ons gericht moeten zijn op de opgave die in 2018 op de drie gemeenten en de BVO afkomt. Op hoofdlijnen kan deze opgave, gerubriceerd per hoofdtaakveld, in de nota opgenomen worden. Waarschijnlijk betreft een belangrijk onderdeel van de opgave in 2018 het sociaal domein. Hiervoor is ruimte onder taakveld 6, sociaal domein. Uiteraard is er de mogelijkheid meer nieuw beleid in de documenten op te 3

4 nemen; hierbij is het van belang dat er een goede afweging wordt gemaakt tussen de capaciteit die het honoreren van nieuw beleid gaat kosten ten opzichte van de beschikbare ambtelijke capaciteit in tijden van herindeling. - Tenslotte de passage in het stuk: 'Het vereist meer afstemming vooraf tussen de drie gemeenten. Gemeenten kunnen niet meer, zoals voorheen, volledig een eigen nota opstellen en deze na voltooiing pas afstemmen met de herindelingspartners in het kader van het ARHI-toezicht.'. Het laatste punt is eigenlijk zo bedoeld dat de drie gemeenten bij de keuze om samen één nota en één begroting op te stellen niet langer kunnen opereren alsof we drie volledig zelfstandige gemeenten zijn. Het heeft daarbij de voorkeur om zaken die de drie gemeenten willen meenemen in de kadernota cq begroting vooraf met elkaar te delen en af te stemmen. Op het moment dat het stuk gereed is hoeft er over de reeds uitgewisselde punten dan geen discussie meer plaats te vinden. Daarmee krijgt het partnerschap van de drie gemeenten concreet invulling. Overigens is hierin ook voorzien in de planning; door op 25 april de nota te bespreken in de gezamenlijke colleges wordt feitelijk invulling gegeven aan deze passage. PRIO 2: VOORGESTELDE ONTWIKKELRICHTING P&C-CYCLUS GEMEENTE VIJFHEERENLANDEN De gemeentelijke P&C-cyclus ziet er in de drie gemeenten ongeveer hetzelfde uit, al zijn er wel verschillen in de wijze van opstellen, uitvoeren, sturen en rapporteren. Daarnaast zijn er in Vianen en Leerdam documenten voor het management aanwezig die gebruikt worden voor de interne sturing door het MT op de met het bestuur afgesproken resultaten. In dit beslisdocument is alleen gekeken naar de bestuurlijke rapportages. Elke gemeente kent de volgende soorten rapportages: 1. Perspectiefnota/Kadernota. 2. Begroting. 3. Tussentijdse rapportages (combinatie beleidsinhoudelijk en financieel). 4. Jaarrekening. Voorgesteld wordt om ook in de gemeente Vijfheerenlanden gebruik te maken van deze vrij klassieke, maar breed aanvaarde, rapportages. Het is duidelijk naar het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe partijen. De innovatie c.q. gewenste ontwikkeling van de P&C-cyclus kan dan inhoudelijk in deze rapportages worden vormgegeven. Dit vraagt een nauwe afstemming tussen ambtelijke organisatie(s), de colleges en de gemeenteraden. Bovendien zal elke gemeente tot aan het moment van de bestuurlijke fusie over elk boekjaar apart moeten rapporteren. De bestuurlijke status in elk boekjaar bepaalt op welke wijze de drie gemeenten en de BVO moeten rapporteren. Begrotingsjaar 2017 De drie gemeenten hebben voor 2017 separate begrotingen opgesteld. Wel is door de werkgroep Financiën zoveel als mogelijk voorgesorteerd op de fusie door de drie begrotingen op dezelfde wijze in te delen (9 hoofdtaakvelden) en de wijze van administreren waar mogelijk alvast te harmoniseren. Daarnaast is de vernieuwing van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten) al volledig verwerkt in deze begrotingen; daarmee is de Vijfheerenlanden-begroting nu al optelbaar en voldoet het aan de meest recente eisen van provincie, Rijk en accountant. Begrotingsjaar 2017 is separaat gestart en wordt separaat afgerond. Elke gemeente heeft nog eigen tussentijdse rapportages en stelt een eigen jaarrekening op. Uiteraard wel met onderlinge informatie-uitwisseling. Begrotingsjaar 2018 Zoals in het voorgaande procesvoorstel over de Kadernota is beschreven, wordt voorgesteld om voor begrotingsjaar 2018 één gezamenlijke Kadernota op te stellen die leidt tot één gezamenlijk begrotingsboekwerk voor de meerjarenperiode Hierin worden niet alleen de financiële en beleidsmatige ontwikkelingen van de drie gemeenten opgenomen, maar ook de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Vanwege het feit dat de drie gemeenten in dit begrotingsjaar bestuurlijk nog niet gefuseerd zijn, is hierbij de voorwaarde dat in het boekwerk de beleidsinhoudelijke en financiële onderwerpen apart per gemeente 4

5 worden gepresenteerd. Dit is ook een vereiste vanuit externe toezichthouders zoals accountant en provincies. De tussentijdse rapportages en de jaarrekening kunnen op dezelfde wijze (één boekwerk met gemeentespecifieke informatie) worden vormgegeven. Begrotingsjaar 2019 en verder Op het moment dat de bestuurlijke fusie inderdaad per 1 januari 2019 plaatsvindt, is het begrotingsjaar 2019 het eerste begrotingsjaar waarover er één integraal begrotingsboekwerk kan verschijnen. Vanaf het opstellen van de Kadernota , via de gezamenlijke begroting 2019 Vijfheerenlanden en de integrale tussentijdse rapportages tot de Jaarrekening 2019 wordt er hierbij geen onderscheid meer aangebracht tussen de verschillende gemeenten en de BVO. Het bovenstaande voorstel per begrotingsjaar is schematisch weergegeven in bijlage 1 bij dit beslisdocument. Het betreft feitelijk meer een procesmatige benadering van de verschillende begrotingscycli. De praktische invulling hiervan moet nader worden uitgewerkt. We maken hierbij graag gebruik van input van de stuurgroep, de afzonderlijke colleges en de gemeenteraden via de reeds ingestelde raadswerkgroep Middelen. Met deze raadswerkgroep is reeds een afspraak gemaakt op 2 maart a.s. Meerkerk, 17 februari 2017, Werkgroep Planning & Control Vijfheerenlanden (Jetse Fluitman, Linda Mak, Marjan van Dam, Wouter Baars) 5

6 BIJLAGE 1: 6