GRIFFIEPLAN 2011-2014 GEMEENTE MIDDEN-DRENTHE Inhoud 1. Inleiding 2. Doelstelling en kerntaken Griffie 3. Taakopvatting 4. Ambities van de gemeenteraad 5. Bedrijfsvoering Griffie Januari 2011, Cor Onderwater, griffier
1. Inleiding Voor u ligt het nieuwe griffieplan. Het plan is beknopt van aard en geeft inzicht in de taken van de griffie en de wensen van de raad. Aan het plan wordt elk jaar een nieuw jaarprogramma toegevoegd. Dit programma vormt, naast de reguliere taken, de rode draad voor de bedrijfsvoering van de griffie. 2. Doelstelling en kerntaken griffie De griffie ondersteunt het werk van de gemeenteraad en zijn commissies bij de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Naast de voorbereiding en afhandeling van raads- en commissievergaderingen, geeft de griffie informatie en adviezen aan raadsleden, voorzitters, raadswerkgroepen en het seniorenconvent. Binnen de griffie worden de volgende taken onderscheiden: 1. Reguliere administratieve werkzaamheden: o.a. het verzorgen van de vergaderstukken voor de agendacommissie, seniorenconvent, werkgroep financieel overleg, raadscommissies en de gemeenteraad. 2. Facilitaire zaken: o.a. het regelen van de (onkosten) vergoedingen en vergaderfaciliteiten. 3. Raads- en commissiegriffierschap: ondersteunen van het proces en de besluitvorming van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. 4. Adviesrol: het geven van adviezen, waarbij de gemeentewet, de kaderstellende rol, volksvertegenwoordigende rol, en de controlerende rol van de raad de leidraad vormen. 5. Ambities raad: concretiseren van de wensen van de raad. De taken genoemd onder 1 t/m 4 zijn reguliere taken. Los van de ambities die een gemeenteraad heeft, zal de griffie deze taken moeten uitvoeren en opnemen in de bedrijfsvoering (zie bijlage 1). Dit ligt anders bij de taken onder punt 5: het concretiseren van de specifieke wensen van de raad. Deze wensen zijn opgenomen in het jaarprogramma (zie bijlage 2). Tevens bevat het jaarprogramma een overzicht van speciale projecten en de activiteiten die zijn gericht op deskundigheidsbevordering. In het jaarprogramma zijn niet de reguliere vergaderingen van de raad opgenomen. Hiervoor verwijs ik u naar het vergaderschema 2011. 3. Taakopvatting en visie Taakopvatting De griffie ondersteunt en adviseert service- en vraaggericht en anticipeert op nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen. De griffie is er op de eerste plaats voor de leden van de raad en de raadscommissies. Geen adviezen worden gegeven in de te maken politiek inhoudelijke keuzes. Dit is een verantwoordelijkheid van de politieke partijen zelf. De griffie is tevens het voorportaal van de raad voor het dagelijks bestuur, ambtelijke en maatschappelijke organisaties, bedrijven en inwoners. De griffier is zich er van bewust dat de gemeente onderdeel uitmaakt van een samenleving die continu in beweging is en dat met het gemeentelijke beleid invloed wordt uitgeoefend op 2
de Midden-Drentse samenleving. De griffier streeft daarbij expliciet naar een goede werkrelatie tussen raad en college en met de voorzitter van de raad/burgemeester, gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie, vanuit het besef dat raad en college elkaar over en weer nodig hebben en idealiter elkaars rol versterken. Visie De griffie(r) is een betrouwbare en toegankelijke partner. De taken worden zodanig uitgevoerd dat de objectiviteit en integriteit van de dienstverlening door de griffie is gewaarborgd. De dienstverlening is transparant met respect voor de te onderscheiden bestuurlijke verantwoordelijkheden en zowel direct als indirect gericht op het algemeen belang van de Midden-Drentse samenleving. In 2012 maakt de raad bewust gebruik van de (nieuwe) sociale media en zijn de vergaderingen van de raad ook visueel toegankelijk via internet 4. Ambities van de gemeenteraad a. Algemeen Kaderstellende rol Van raadsleden wordt steeds meer gevraagd. Gemeenten zijn groter geworden en hebben meer en complexere taken gekregen. De toenemende decentralisatie van rijkstaken en andere politieke en maatschappelijke ontwikkelingen doen een steeds groter appél op het gemeentebestuur. De raad wordt meer geconfronteerd met de democratische sturing en controle van grote projecten, waar vaak meerdere overheden, maatschappelijke instellingen en marktpartijen bij betrokken zijn. Ook wordt de uitvoering van taken, waarvoor de raad verantwoordelijk is, om uiteenlopende reden uitbesteed. In deze context is de vraag hoe voorkomen kan worden dat deze ontwikkelingen een eigen dynamiek krijgen, waarvan het verloop en de uitkomsten lastig te beheersen zijn, een actueel thema. In de strategische agenda is vastgelegd welke onderwerpen en thema s de raad deze bestuursperiode aan wil pakken. De raad kiest er voor om vanuit de beleidsbepalende rol pro-actief betrokken te zijn bij de aanpak van de beleidsthema s. Volksvertegenwoordigende rol Voor een raadslid zijn contacten met kiezers, inwoners en de achterban van groot belang. Als volksvertegenwoordiger moet een raadslid kunnen schakelen tussen twee werelden: aan de ene kant het bestuur en aan de andere kant de burgers die het onderling wel of niet met elkaar eens zijn. Belangen, eisen, verlangens en emoties van inwoners bevatten signalen voor het algemeen belang van Midden-Drenthe, terwijl raadsleden tegelijk niet de rol moeten nemen van belangenbehartiger van individuen. Van raadsleden wordt verwacht dat zij midden in de maatschappij staan en integer handelen. Belangrijk is dat de raad toegankelijk is voor alle doelgroepen en beschikt over een systeem voor optimale informatievoorziening. In dit proces spelen de nieuwe sociale media een steeds belangrijkere rol. Communicatie met en informatie aan de inwoners heeft prioriteit. In 2011 oriënteert de raad zich verder op mogelijkheden voor een vernieuwende werkwijze en het verkleinen van de afstand tussen de inwoners en de politiek. Om alle doelgroepen van de samenleving te bereiken gaat de raad in 2011 de digitale communicatie en dienstverlening uitbreiden. 3
Controlerende rol De gemeenteraad wordt bij zijn controlerende taak ondersteund door de accountant en de Rekenkamercommissie Midden-Drenthe. In de gemeentewet is bepaald dat iedere gemeente een rekenkamer of rekenkamerfunctie moet hebben. Bij raadsbesluit van 26 mei 2005 is gekozen voor een zelfstandige rekenkamer. De leden van de rekenkamercommissie zijn in 2006 benoemd voor een periode van zes jaar. Deze termijn loopt af in 2012. Dit is een natuurlijk moment om de gewenste vormgeving van de rekenkamerfunctie te heroverwegen. Hierbij wordt o.a. aandacht besteed aan de mogelijkheden van samenwerking. Ook zal worden ingegaan op de vraag of het budget voor de rekenkamer betrokken moet worden bij de bezuinigingstaakstelling. Mede op basis van een evaluatie oriënteert de raad zich in 2011 op de mogelijkheden voor de gewenste vormgeving van de rekenkamerfunctie vanaf 2012. b. Specifiek In de vergadering van het seniorenconvent van 11 november 2010 zijn de volgende accententen geformuleerd als ambities voor deze raadsperiode: Zichtbaarheid van de raad vergroten Verkleinen afstand tussen inwoner en politiek Inzicht in de gebruiksmogelijkheden van sociale media Deskundigheidsbevordering De concrete activiteiten die hieruit voortkomen zijn opgenomen in de jaarprogramma s. 5. Bedrijfsvoering griffie De bedrijfsvoering is gebaseerd op ontwikkelingsgericht leidinggeven. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de talenten en ambities van de griffiemedewerkers. De cyclus van personeelsbegeleiding die in de ambtelijke organisatie wordt toegepast, is ook van toepassing op de medewerkers van de griffie. Het functioneren van de griffier wordt beoordeeld in het seniorenconvent. De beschikbare formatie Functie Griffier Secretaresse A en commissiegriffier Ruimte & groen en Welzijn Uren per week 36 uur 28 uur Plv. griffier 4 uur Secretarieel en logistiek 24,8 uur medewerker Secretarieel 16 medewerker B Secretaris M.i.v. 2010 rekenkamercommissie oproepbasis Secretaris M.i.v. 2010 ombudscommissie oproepbasis Raadsadviseur 36 uur / m.i.v. 2010 vervallen 4
Ziekteverzuim Resultaat 2008 Resultaat 2009 Resultaat 2010 0,68% 2,47% 1,88% Het ziekteverzuim van de griffie is lager dan het organisatiebrede ziekteverzuim. Het gemiddelde hiervan bedraagt 4,18%. Het opleidingsbudget van 2.000,- zal in 2011, naast activiteiten voor de persoonlijke ontwikkeling en deskundigheidsbevordering, naar verwachting voor 50% worden ingezet voor het bevorderen van de vaardigheden van het digitale werken. De begroting 2011 De kosten van de griffie, raad, adviescommissies, rekenkamer en ombudscommissie zijn opgenomen in de Begroting Griffie 2011. Bijlagen: 1. Overzicht werkzaamheden griffie. 2. Jaarprogramma griffie 2011. 5