Categoriemanagement Uitzendkrachten Inhoud 1 Categoriemanager aan het woord: Een stevige basis is gelegd...p2 Klant aan het woord: Wij zijn er alleen maar beter van geworden... p4. 1 Teksten zijn tot stand gekomen met medewerking van:
Doel is ervoor te zorgen dat de onderdelen van het Rijk voldoende en goed tijdelijk personeel kunnen inhuren op een eenvoudige en efficiënte manier en voor een redelijke prijs. Dit volgens strategieën die passen binnen de rijksbrede beleidskaders op onder andere het gebied van HRM en Inkoop. Een stevige basis is gelegd Het categoriemanagement Uitzendkrachten is zich sinds maart 2011 dynamisch aan het ontwikkelen. Een stevige basis hiervoor werd gelegd met de aanbesteding IFAR 2010 (Inhuur Flexibele Arbeidskrachten Rijk) waarin de meeste departementen al verenigd zijn. Jolanda Molenaar, die de aanbesteding van IFAR als projectleider met succes had afgerond, is sindsdien druk bezig met strategisch contractmanagement van IFAR en met de simultane ontwikkeling van een meerjarenplan voor haar jonge inkoopcategorie. Constructief samenwerken en het waarmaken van vertrouwen zijn in deze processen de succesvoorwaarden, zegt de categoriemanager. Niet alleen met de contract- en inkoopmanagers op de departementen, maar ook met HRM en de eindgebruikers, de klanten. Op de toekomst voorbereid Het is niet gemakkelijk een coherent beeld te schetsen van de markt voor uitzendkrachten. Door economische ontwikkelingen en de taakstelling van het Rijk is er op dit moment een beperkte vraag naar de inhuur ervan. De voorspellingen zijn echter dat arbeid schaars wordt en dat de nieuwe generatie werknemers heel anders denkt over werk en carrière. In de uitzendbranche zelf zijn er onder meer rond de inhuurvorm payrollen, maar bijvoorbeeld ook door de toenemende margedruk in combinatie met dalende omzetten, ontwikkelingen gaande die van invloed zijn op de raamovereenkomsten met het Rijk. Verder moet het meerjarenplan voor de categorie Uitzendkrachten natuurlijk ook in lijn zijn met de beleidsdoelstellingen van het Rijk; onder meer op het gebied proportionaliteit, digitale inkoop (ofwel elektronisch bestellen en factureren) en social return, maar ook voor wat betreft besparingsdoelstellingen. Deze zaken zijn van belang voor de op termijn te realiseren doelstellingen van de categorie uitzendkrachten. Zo is een belangrijke vraag, zegt Jolanda Molenaar, hoe we toekomstige raamovereenkomsten zo kunnen inrichten, dat steeds flexibel kan worden ingespeeld op te verwachten arbeidsmarktontwikkelingen. Het is belangrijk om daar samen met HRM op te anticiperen, zodat ook in de toekomst de vraag naar uitzendkrachten vanuit de Rijksoverheid goed op het aanbod vanuit de marktpartijen aansluit. Daarvoor is een mix van instrumenten denkbaar, zoals een flexibele prijsstrategie, segmentatie of poolvorming. Daarover voer ik veel overleg met deskundigen en belanghebbenden, zowel binnen de overheid als ook binnen de uitzendbranche en de private sector. Klanten Tot de doelgroep van het categoriemanagement Uitzendkrachten behoren de departementen, de uitvoeringsorganisaties die daaronder vallen, de baten-lastendiensten en eventueel andere Rijksorganisaties. Al onder IFAR 2010 werkten de meeste departementen samen, naast diverse andere rijksorganisaties. Na afloop van bestaande raamovereenkomsten zullen ook de overige departementen zich bij het categoriemanagement aansluiten, waardoor in 2015 een rijksbrede dekkingsgraad van 100% wordt bereikt. In de vorm van een klantenraad (contactgroep) kunnen deze rijksorganisaties hun individuele belangen behartigen zonder uit balans te raken met rijksbreed beleid. Klanten zijn bovendien een belangrijke bron van ervaring en kennis, benadrukt Jolanda Molenaar. Dat blijkt iedere keer weer. Bij de ontwikkeling van het categorieplan maak ik daar graag gebruik van. Uiteindelijk gaat het erom dat de klanten binnen de Rijksoverheid tevreden zijn. Dat zij de uitzendkrachten krijgen die ze nodig hebben en tegelijk tijd, moeite en geld besparen. Dat is mogelijk met gestroomlijnde digitale processen en de meerwaarde die het categoriemanagement biedt door onder meer bundeling van kennis en ervaring.
3 Wat zijn uitzendkrachten? Categoriemanagement Uitzendkrachten omvat rijksbreed de inhuur van tijdelijk personeel. Binnen de Rijksoverheid verstaan we onder uitzendkrachten vooral medewerkers in de functiefamilies Bedrijfsvoering en Uitvoering. Voorbeelden zijn secretariële medewerkers, administratieve krachten, medewerkers voor de helpdesk IT en overige helpdeskmedewerkers, telefonistes, managementassistenten en medewerkers voor de boekhouding. Hun inzet wordt vooral bepaald door ziekteverzuim en piekbelastingen. Vaak wordt ook een begrenzing in loonschaal (BBRA) aangehouden; in IFAR 2010 bijvoorbeeld tot en met BBRA-schaal 10 (op basis van uitzenden en detacheren). In de praktijk blijkt dat vooral in de BBRA-schalen 5, 6, 7 en 8 wordt ingehuurd. Warme en koude match en shared serviceorganisaties Organisatie & Personeel In het kader van de Compacte Rijksdienst, waarbij onder meer kennis en expertise binnen het Rijk wordt gebundeld, besteden steeds meer rijksorganisaties de werkzaamheden rondom de inhuur van tijdelijk personeel uit aan een shared service-organisatie. Bijvoorbeeld aan het EC O&P/IDU (Expertisecentrum Organisatie & Personeel, In- Door- en Uitstroom, voorheen Flexchange, Mobiliteit en Arbeidsmarktcommunicatie) binnen de Werkmaatschappij van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Klanten binnen een rijksorganisatie dienen dan hun aanvraag in bij het EC O&P/IDU. Het cluster IDU zet na eerst te hebben geverifieerd of er vanuit interne mobiliteit kandidaten binnen het Rijk beschikbaar zijn de aanvraag uit in de uitzendbranche op basis van raamovereenkomsten of een marktplaats. Vervolgens maakt IDU dan de voorselectie ( koude match in vaktermen). Klanten hoeven dan alleen de warme match (de laatste selectie, vaak door een gesprek met de uitzendkracht) te doen en zijn dankzij de volledig geautomatiseerde systemen verlost van bijna alle administratie rondom de inhuur van externe medewerkers. Uitzenden, detacheren en payrollen Tijdelijk personeel kan binnen de raamovereenkomsten op drie manieren worden ingehuurd, met belangrijke arbeidsrechtelijke verschillen. Uitzenden (fase A conform ABU-cao of fase 1 en 2 conform NBBU-cao) Tussen de uitzendkracht en het uitzendbureau is een uitzendbeding van kracht. Dit betekent: - einde opdracht van inlener (het Rijk) = einde arbeidsovereenkomst; - ziekmelding uitzendkracht = einde arbeidsovereenkomst; - uitzendkracht kan elk moment opstappen. Detacheren (fase B of C conform ABU-cao of fase 1 en 2 conform NBBU-cao)) Tussen de uitzendkracht en het uitzendbureau is geen uitzendbeding van kracht. Dit betekent dat de uitzendkracht een arbeidsovereenkomst heeft die niet automatisch eindigt indien de inlener (i.c. het Rijk) de opdracht beëindigt of als de uitzendkracht zich ziek meldt. Ook heeft de uitzendkracht een opzegtermijn. Omdat het uitzendbureau meer risico loopt, geldt een hoger tarief. Payrollen Van payrollen is sprake als het uitzendbureau medewerkers flexibel ter beschikking stelt, maar de opdrachtgever (i.c. het Rijk) zelf de werving en selectie verricht. Het uitzendbureau is juridisch werkgever, terwijl de medewerker onder leiding en toezicht staat van de opdrachtgever (het Rijk). Meer weten? Wie vragen heeft of advies wil bij de inhuur van uitzendkrachten, kan contact opnemen met: Jolanda Molenaar, Categoriemanager Uitzendkrachten 06 507 385 07 jolanda.molenaar@his.wmrijk.nl
4 Klant aan het woord Het cluster In-, Door- en Uitstroom (kortweg IDU) van het Expertisecentrum Organisatie en Personeel maakt deel uit van De Werkmaatschappij, een van de shared service centers van het Rijk. In de jonge IDUorganisatie zijn de taken gebundeld van het voormalige Flexchange, dat in opdracht van een twaalftal rijksdiensten de inhuur van uitzendkrachten verzorgt en de desbetreffende mantelovereenkomsten beheert (waaronder IFAR 2010). De klanten waarom het gaat, zijn op dit moment het ministerie van Binnenlandse Zaken, Rijkswaterstaat en een tiental andere organisaties, waaronder Hoge Colleges van Staat zoals de Nationale Ombudsman. Om die reden is IDU op zijn beurt een belangrijke klant voor de categoriemanager Uitzendkrachten. Johan Tameris weet als klant- en leveranciersmanager - eerst bij Flexchange en nu IDU - uitstekend wat het categoriemanagement voor zijn dagelijkse werk betekent. We zijn er alleen maar beter van geworden Sinds begin 2012 zijn de werkzaamheden van bureau Flexchange geïntegreerd in IDU. Voor Johan Tameris is dat een belangrijke stap voorwaarts. We werken nu vanuit een breder perspectief, zegt hij, doordat we ook rekening houden met het interne aanbod. Voordat we een aanvraag bij de uitzendbureaus uitzetten, kijken we voortaan eerst welke herplaatsingskandidaten er in het Rijk zelf in aanmerking komen. En dat is natuurlijk wel zo logisch. Maar als de tijdelijke vacature op die manier niet vervuld kan worden, is IDU toch aangewezen op het aanbod van de uitzendorganisaties. Hoe gaat dat in de praktijk in z n werk? Gestroomlijnd proces Johan Tameris: Het inhuren van uitzendkrachten is een volledig gestroomlijnd en geautomatiseerd proces. Tenminste, voor de rijksdiensten die wij als klant hebben. Als een HRM-functionaris bij een van onze klanten bijvoorbeeld tijdelijk een secretaresse nodig heeft, hoeft hij of zij alleen een aanvraag in het systeem zetten, waarna een IDU-adviseur vervolgens alles afhandelt. Om te beginnen zorgen we ervoor dat de drie uitzendbureaus waarmee we een contract hebben, elk twee cv s voorstellen, dus in totaal zes. Daaruit maken wij een eerste selectie op harde criteria; dat noemen we de koude match. Vervolgens kunnen we onze klant, die HRMfunctionaris dus, ook begeleiden bij het maken van de warme match: de gesprekken met de resterende kandidaten. Die laatste selectie kunnen we ook helemaal overnemen, hoewel de klant er meestal bij betrokken wil blijven. Voor het geld hoeft dat niet: het zit allemaal in het tarief opgesloten. We leveren een totaalproduct en zoeken door totdat er een geschikte kandidaat is gevonden. En dat totaalproduct omvat ook de administratieve afhandeling en de facturering. Het resultaat is dat onze klanten veel tijd en moeite besparen en altijd een oplossing krijgen tegen een vast en transparant tarief. Krachtenbundeling En besparen de klanten ook geld? Johan Tameris: Uiteindelijk zeker wel. Als Rijk profiteren we immers van belangrijke prijstechnische voordelen, die vooral te danken zijn aan de gebundelde inkoop via de categoriemanager Uitzendkrachten. Dat is trouwens lang niet het enige voordeel dat je hebt van categoriemanagement. Net zo belangrijk is de gecoördineerde en gestandaardiseerde manier van aanbesteden, zodat je niet decentraal telkens het wiel hoeft uit te vinden. Maar ook de gezamenlijke marktverkenning en onderhandelingen, de juridische kennis waarop je kunt terugvallen, noem maar op een krachtenbundeling dus in vele opzichten. Contractmanagement: daar zijn we alleen maar beter van geworden. Uitbesteden van contractbeheer Waarom er nog steeds rijksdiensten zijn die zelf hun contracten met uitzendorganisaties beheren, is een terechte vraag. Voor departementale HRprofessionials is het een lastige neventaak, die je er in de praktijk niet eventjes bij doet. In plaats daarvan is het een specialisme dat naast tijd ook vakkennis vergt. Voor de adviseurs van IDU is het hun dagelijkse werk. Zij hebben die ervaring en expertise wel in huis, ook als het bijvoorbeeld gaat om aanvragen voor schaarse IT-functies. Steeds meer organisaties in het Rijk profiteren daarom van de complete dienstverlening van IDU, die wordt aangeboden in een efficiënt en gestroomlijnd systeem dat tijd, moeite en geld bespaart.
5