KONTANT BESTUUR BELEID RAADSBELEID
ONDERWERP: KONTANT BESTUUR BELEID DOELWITTE VAN BELEID: Om die kontant bronne van die Raad te beveilig en die effektiewe, doeltreffende, ekonomiese gebruik daarvan te verseker. Beklemtoon n kultuur van verantwoordelikheid tov. die Raad se kontant. BELEID FILOSOFIE Die Raad is verbind tot die handhawing en beveiliging van sy kontantvloei ten einde effektiewe dienslewering te maksimeer. RIGLYNE 1. Kontantbestuur is die verantwoordelikheid van die Munisipale Bestuurder en die Hoof: Finansies. 2. Die werkverrigting van hierdie funksie kan opgedra word aan ondergeskiktes; dit vrywaar egter nie die Munisipale Bestuurder en Hoof: Finansies van hul verantwoordelikhede nie. 3. Die Munisipale Bestuurder moet n bankrekening open ingevolge die Statutêre Regulasie Seksie 7, van die Munisipale Finansiële Bestuur 2003, Wet (MFBW 2003). 4. Bank rekonsiliasie moet daagliks geskied om enige ongemagtigde inskrywings te bespeur en sodanige rekonsiliasies moet maandeliks deur die Hoof: Finansies nagesien word. 5. Die kontantvloei raming moet daagliks gedoen word en veranderinge in skuldinvordering verhoudings en besteding patrone moet aangepas word by die kontantvloei raming en die begroting. 6. Die surplus kontantvloei moet belê word in ooreenstemming met die Investering Beleid soos deur die Raad van tyd tot tyd goedgekeur. 7. Invordering van inkomste wanneer betaalbaar en dit stiptelik bank. 8. Doen betalings, oordragte na ander vlakke van regering- en nie-regering instellings, met verskuldigde aandag vir effektiewe en ekonomiese
programmering en die normale terme van die regering vir die betaling van rekeninge. 9. Geen vooruitbetaling vir goedere of dienste (d.i. betalings vóór ontvangs van goedere of dienste), tensy vereis in die kontraktuele reëlings met die verskaffers. 10. Aanvaarding van korting om vroeë betaling te bewerkstellig slegs as betaling ingesluit is in die maandelikse kontantvloei beraming, verskaf aan die toepaslike tesourie. 11. Oorreed debiteure met toepaslike sensitiwiteit en stiptheid om te verseker dat bedrae verskuldig aan die Munisipaliteit word gevorder en stiptelik gebank. 12. Akkurate beraming van die instelling se kontantvloei behoeftes. 13. Reguleer die kontant in- en uitvloei. 14. Erken die tyd waarde van geld, d.i. ekonomiese, doeltreffende en effektiewe bestuur van kontant. 15. Handelend optree om die onnodige en ondoeltreffende uitsluiting van geld te vermy, soos die bestuur van inventarisse tot die minimum vlak benodig vir doeltreffende en effektiewe programmering en die verkoop van surplus of onderbenutte voorraad. 16. Verseker dat dishonoreerde waarborge en tjeks onmiddellik opgevolg word. PROSEDURES 1. BESTUUR VAN KONTANT ONTVANGSTE 1.1 Alle direkte deposito s en kontant ontvangste van kliënte moet geboekstaaf en n kwitansie uitgereik word vir elke kontant transaksie aangegaan. 1.2 Alle afskrifte van gekanselleerde kwitansies moet bewaar word. 1.3 Daaglikse ontvangste moet gerekonsilieer word met kasregister strokies, debiteure en ontvangste rekeninge en werklike kontant. 1.4 Voldoende fisieke beheer moet toegepas word met kontant en die vervoer daarvan. 1.5 Voldoende sekuriteit kontrole moet toegepas word om diefstal en bedrog op die terrein van die Munisipaliteit te verhoed.
1.6 Kontant moet daagliks gebank word, met gebruik van die nodige veiligheidsmaatreëls. 1.7 Sodra die kontant gebank is moet die deposito strokie gerekonsilieër word met die daaglikse ontvangste opsomming en as korrek aangeteken word. 1.8 Hierdie prosedures is toepaslik op alle agente van die Raad. 2. KONTROLE VIR BANK REKONSILIASIE 2.1 Rekeninge moet onmiddellik gedebiteer word met die tjek bedrag en bankkoste. 2.2 Die normale krediet kontrole is van toepassing. 2.3 Verwys na Trekker (VT) tjeks moet opgeteken word in n register om die terugbetaling daarvan, met kontant per departement, op te volg. 2.4 Verwys na Trekker (VT) tjeks, nie terugbetaal met kontant, moet opgeteken word in die stelsel van die kassier om die aanvaarding van ander tjeks van dieselfde persoon of instelling te minimaliseer. 2.5 Tjeks ontvang moet behoorlik geboekstaaf word. 3. MINIMALISEER ANDER DEPOSITO AFWYKINGS 3.1 Maak seker dat die kassier deposito en deposito inskrywings dieselfde is per bank transaksie. 3.2 Elektroniese betalings aan die Raad moet nie kommissie of administrasiefooie insluit nie. Dit moet apart bereken word. 3.3 Reëlings moet met diensverskaffers getref word om altyd rekeningnommers te verskaf vir elektroniese inbetalings. 3.4 Deposito s ingeskryf in die kasboek, maar nie gebank nie, kan n bedrog risiko veroorsaak en moet onmiddellik en deeglik ondersoek word. 4. AFSKRIFTE EN DOKUMENTE
Die Hoof: Finansies moet verseker dat die volgende dokumente geliasseer word: 1. Gekanselleerde tjeks in tjek nommer volgorde. 2. Tjek rekwisisies in tjek nommer volgorde. 3. Deposito strokies in datum volgorde. 4. Bank State in datum volgorde. 5. Teruggestuurde tjeks, met stawende dokumentasie, in tjeknommer volgorde. 6. Kasboek in datum volgorde. 7. Bank rekonsiliasie in datum volgorde. 8. Sekuriteite in datum volgorde. 9. Direkte deposito bedrae, met stawende dokumentasie, in datum volgorde. FUNKSIES Munisipale Bestuurder Hoof: Finansies Burgemeesters Komitee Raad VERWANTE WETTE Munisipale Finansiële Bestuur, 2003 (Wet 56 van 2003) Munisipale Stelsels Wet 2000 Goedgekeur deur Raad: 12 Maart 2010