Bankstate LPF Systems BK

Transcriptie

1 Bankstate

2 LPF AgriBusiness Gebruikershandleiding deur LPF Systems BK

3 Indeks 3 Inhoudsopgawe Deel I Elektroniese Bankstate 4 1 Inleiding... 4 Doel... 4 Werksm etode... 4 Menu Laai... 5 Intrek... 7 Transaksies... 9 Koppeling Vertoon Staat Gelaaide Staat Geskiedenis Druk Pos Opstel Opstel van Bank Alle koppelings Aflaai ABSA Standard Bank First National Bank NEDBANK

4 4 1 Bankstate Elektroniese Bankstate Let Wel Die intrek van u elektroniese bankstate kan net gebruik word indien u oor u bank se internet bankdienste beskik. 1.1 Inleiding Doel 1. Om u BAIE tyd te bespaar. 2. Om die moontlikheid van foutiewe invoere uit te skakel. 3. Om seker te wees dat u bankstaat altyd rekonsilieer met die bank se staat. 4. Om die program te leer om sekere transaksies outomaties na sekere rekeninge te allokeer Werksmetode 1. Koppel u rekenaar met die internet. 2. Gaan na u bank se internet bankdienste. Sien die Aanhangsels vir u spesifieke bank. 3. Doen n navraag vir n bankstaat vir n spesifieke periode. 4. Stoor die navraag in n TEXT FILE ( comma delimited of ASCII formaat). Die opsie is gewoonlik heel onder-aan die blad. Maak seker dat u weet waar u die lêer stoor. Vir u gerief het ons n sub-gids Statements onder die c: \LPFSystems\AgriBusiness\Data gids gemaak. 5. Gaan na die LPF AgriBusiness Verwerking menu en kies Bankstate Intrek. 6. Selekteer die bankrekening wat u wil intrek. 7. Kies die Bank en bankstaatformaat vanaf die Laai menu opsie. 8 Blaai na die lêer wat u met die internet sessie gestoor het. 9. Selekteer die lêer en kliek op die Open opsie. 10 Die bankstaat transaksies sal nou op die skerm verskyn. 11.U kan veranderinge aanbring aan die koppeling deur 1. Op die Koppel knoppie te druk 2. Te dubbel-kliek op die huidige lyn 12.Indien nodig, koppel nog lyne aan hul rekenkundige kodes. 13.Selekteer die Dokument Tipe wat u wil gebruik wanneer u die transaksies pos. 14.Selekteer die Bankrekening waarheen die transaksies gepos moet word. 15.Selekteer die Sentrum en Toewysing waarheen die transaksies gepos moet word. 16.Die program stoor u keuses en gebruik dit wanneer u volgende keer n bankstaat van n betrokke bank wil intrek. 17.Kies die opsie Pos om die data na die Werkblad oor te plaas.

5 Elektroniese Bankstate Menu Kies die Verwerking menu opsie vanaf LPF AgriBusiness se hoofmenu. Beweeg na die Bankstaat en kliek daarop om dit oop te maak. 1.2 Laai Die onderstaande skerm is 'n voorbeeld van hoe die skerm lyk voordat u die bankstaat ingetrek het.

6 6 Bankstate Die skerm wat u gaan sien. LPF AgriBusiness ondersteun slegs die banke en rekeninge wat onder die menu Laai verskyn. Indien u wil hê dat u bank of rekeningtipe ook ondersteun moet word, kan u ons gerus kontak. Ons benodig net n voorbeeld van n bankstaat om die uitleg te kan bepaal. Selekteer die Sentrumkode, Bankrekening, Toewysingkode en Dokumenttipe wat u wil gebruik. Onthou u kan altyd op die werkblad (invoerskerm) die kolomme vir sekere transaksies gaan verander.

7 Elektroniese Bankstate Intrek 1. Selekteer die Bankrekening wat u wil intrek. Die rekeningnommer en laaste staat en saldo sal outomaties ingevul word. 2. Sentrum. Kies die sentrum wat gebruik moet word vir die bankrekening. 3. Toewysing. Kies die toewysing wat gebruik word vir die bankrekening. 4. Staatnommer. Verseker dat die staatnommer korrek is vir die staat wat ingetrek word. 5. Laai die staat. Gebruik hierdie opsie om die korrekte bank en staatformaat te kies. In hierdie voorbeeld word ABSA bank se staat ingetrek. LW! Die meeste banke ondersteun nou die Microsoft Money of OFC/OFX formaat. Ons beveel ook aan dat u hierdie standaard formaat gebruik waar moontlik.

8 8 Bankstate Kies die korrekte staat deur van die gidsblaaier gebruik te maak. Kies die "Statements" gids.

9 Elektroniese Bankstate Kies die Absa.txt lêer ek kliek op 'Open' om die data te laai Transaksies Die volgende skerm vertoon al die transaksies wat u vanaf 'n lêer ingetrek het. 9

10 10 Bankstate Transaksies. Wanneer u saldo negatief raak, sal die kleur van die bedrag na rooi verander. Alle inkomste bedrae sal in geel verskyn. Sodoende kan u onmiddellik die inkomste sien. Die skerm vertoon nou die transaksies. Indien die beskrywing suksesvol aan sy rekeningkundige kodes gekoppel is, sal die Rekening-kolom die ooreenstemmende kode bevat. Indien die Rekening-kolom leeg is, is die beskrywing nog nie gekoppel nie. Wanneer die beskrywing gekoppel is, sal die sentrum-, rekening- en toewysingskodes outomaties ingevul word en na die werkblad oorgedra word. Die ander been sal die keuses wees wat bo-aan die skerm verskyn Koppeling U kan `n nuwe koppeling skep of `n bestaande een verander deur of op die Koppel knoppie te kliek of op die lyn te dubbel-kliek.

11 Elektroniese Bankstate 11 Koppeling. 1. Vul n kort koppelingkode in. 2. Kies die Sentrum, Rekening, Toewysing en Register kodes deur of n kode of n beskrywing te selekteer. Indien u Rekeningkode aan 'n Register gekoppel is, kan u die Register 'dropdown' gebruik om die korrekte item te kies. 3. Die 'Unieke Beskrywing' laat u toe om `n deel van die lyn wat uniek is, te spesifiseer. Indien hierdie woord(e) in enige beskrywing gevind word, sal die koppeling inligting gebruik word. 4. Die `Eie Beskrywing` laat u toe om die beskrywing wat na die werkblad oorgedra word, te verander. In hierdie geval hou ek daarvan om Bankkoste en dan die tipe uitgawe te spesifiseer. Dit verhoog net die leesbaarheid van die data.verder kan u ook ontslae raak van die hoofletter-beskrywings en 'onnodige' data wat die banke gebruik 5. Onthou om die korrekte BTW kode te kies. 6. U kan die Bedrag ignoreer. Dis nog nie in gebruik nie. 7. Kliek op die Stoor knoppie om u keuses te stoor. Wenk Doen slegs een koppeling per unieke beskrywing en laai dan die lêer weer (F5) sodat die program self die ander transaksies kan koppel. 1.3 Vertoon Kies die Vertoon opsie van die Menu.

12 Bankstate Staat Kies die Vertoon opsie van die Menu. Kies hierna Staat. U kan dan die gidsblaaier gebruik om die lêer te vind en oop te maak. U sal nou die oorspronklike bankstaatlêer sien. 'n ABSA voorbeeld volg Gelaaide Staat Kies die Vertoon opsie van die Menu. Kies hierna Gelaaide Staat. Die lêer wat u gaan sien, is die oorspronklike datalêer. 'n Voorbeeld volg.

13 Elektroniese Bankstate Geskiedenis Kies die Vertoon opsie van die Menu. Kies hierna Geskiedenis. U sal die skerm soos hierna sien met inligting van al die bankstate wat alreeds ingetrek is. Ingetrekte Bankstate U kan selfs die lys uitvoer na 'n txt-lêer van u keuse deur op die Uitvoer ikoon te kliek en 'n lêernaam te spesifiseer. Maak die lêer met Microsoft Excel oop om dit verder te verwerk of te druk. 1.4 Druk Hierdie opsie laat u toe om die data wat op die skerm verskyn, na 'n tekslêer te skryf.

14 14 Bankstate Selekteer die gids en lêernaam. U kan nou die gestoorde lêer met Microsoft Excel oopmaak. 1.5 Pos Nadat u al u transaksies gekoppel het, moet u die transaksies POS om dit in die werksblad te kry. Dit is altyd goeie praktyk om die F5 sleutel te druk om die staat weer te laai net voordat u die data na die werkblad pos. Dit verseker dat alle koppelings wel in berekening gebring is, want die koppeling word net gemaak wanneer die lêer gelees word. Kliek op Pos staat sodat die transaksies na die werkblad gepos kan word. Bevestiging. Voltooi. 1.6 Opstel U kan die volgende opstel: 1. Bankrekeninge. 2. Koppelings

15 Elektroniese Bankstate Opstel van Bank Die eerste taak wat u het, is om u bankbesonderhede vir die program te gee. Menu-opsies Kies Bankrekeninge. U kry dan n geleentheid om u bankbesonderhede in te vul. Bankbesonderhede Selekteer die bank, sentrum en toewysing wat aan die bankrekening gekoppel word. Voltooi ook die res van die besonderhede. Veral die bankrekeningnommer is belangrik, want die program vergelyk die bankrekeningnommer met die nommer in die lêer wat u aflaai om te verseker dat die korrekte data ingetrek word Alle koppelings Hierdie lys is dieselfde wat u ook by die werkblad kan opstel. Die inligting wat u dus hier opstel, kan ook by die werkblad gebruik word.

16 16 Bankstate Dubbelkliek op 'n lyn om die data te kan verander. U sal nou die koppelingskerm gebruik om die data te allokeer. 1.7 Aflaai U kan die state van die meeste banke intrek. Indien die bank die Microsoft Money of OPC/OFX formaat ondersteun, beveel ons aan dat u daardie formaat gebruik. Ons ondersteun: ABSA Standard Bank FNB NedBank

17 Elektroniese Bankstate ABSA 1. Gaan na die Bank se webwerf. 2. Verskaf u toegangskodes. 17

18 18 Bankstate

19 Elektroniese Bankstate 3. Doen navraag oor verlede maand se transaksies. 19

20 20 Bankstate Gaan na heel onder op blad

21 Elektroniese Bankstate Kies ASCII (* afgebaken) en kliek op Gaan> Die volgende skerm sal opkom om u te vra waar om die lêer te stoor. 21

22 Bankstate Standard Bank 1. Gaan na die bank se webwerf. 2. Skakel aan deur op Internet Banking te kliek. 3. Kies die opsie View statements en dan die opsie History.

23 Elektroniese Bankstate Kies 1st Month, want u wil die laaste maand se transaksies aftrek. 5. Kliek op Continue om voort te gaan. 6. Kliek op die CSV download formaat. Let op die naam van die lêer en waar dit gestoor word sodat u dit weer kan kry wanneer u dit by LPF AgriBusiness wil intrek First National Bank 1. Gaan na die bank se webwerf.

24 24 Bankstate 4. Kies die ASCII(* afgebaken) formaat soos in die voorbeeld. 5. Laai nou af. 6. Kies die Save to Disk opsie. Let wel! Die naam van die lêer is Stmt.txt. Dit word gewoonlik op die Desktop gestoor NEDBANK 1. Gaan na die se bank se webwerf. 2. Skakel aan en Trek n Staat vir die tydperk verlang.

25 Elektroniese Bankstate 3. Kies die ASCII(* afgebaken) formaat soos in die voorbeeld. 4. Laai nou af. 5. Kies die Save to Disk opsie. Let wel! Die naam van die lêer is Stmt.txt. Dit word gewoonlik op die Desktop gestoor. 25

26