LPF AgriBusiness - Opstelling LPF Systems BK

Transcriptie

1

2

3 Gebruikershandleiding deur LPF Systems BK Hierdie module wys u hoe om u LPF AgriBusiness op te stel.

4

5 Inhoud 5 Inhoudsopgawe Voorwoord Deel I Opstelling van LPF AgriBusiness Inleiding... 7 Doel... 7 Werksm etode... 8 Menu U Profiel... 8 Nuut... 8 Verander Inleiding Naam Eienaars Registrasienommers Kontak besonderhede Jaareinde Taal Kasboek Ouditeur Banke Handelsverw... ysings 23 Open Finansieel Rekeninge Opstel Sorteer Groepeer Druk Opdateer Vertoon Pastel Kontantvloei Koppelings Herhalende... Transaksies 33 BTW BTW Kodes Produksie... Bates 36 Diesel Brondokum... ente 38 Hoeveelheidstipes Rekeninge... Uitgesluit 40 Kategorieë Groepe Bestuur Sentrum s Toew ysings Plase Produkte... 47

6 6 Kultivars Varieteite Kategorieë Tipes Groepe Projekte Gebruikers Monitor... Rekeninge 54 8 Rugsteun Indeks 0

7 Opstelling van LPF AgriBusiness 1 Opstelling van LPF AgriBusiness 1.1 Inleiding Onder hierdie hofie gaan u die volgende opstellings doen: Doel Om u te help om die stelsel korrek op te stel. 7

8 Werksmetode 1. Stel die Finansiële gegwens. 2. Stel die Bestuurs gegewens op. 3. Ander Opstellings Menu Vanaf die LPF AgriBusiness hoofmenu, kies u Opstelling. Kies hierna die items wat u wil opstel. 1.2 U Profiel U Profiel is basies al u besigheid se informasie. U lisensie bepaal hoeveel profiele u kan gebruik. Indien u meer wil opstel, skakel LPF Systems vir 'n nuwe lisensienommer. Die ekstra lisensies sal ook ekstra kos. U kan 'n nuwe profiel skep, die huidige een verander of 'n nuwe een oopmaak Nuut Met hierdie opsie gaan u 'n nuwe Profiel skep. Dit is nou wanneer u 'n nuwe stel boeke wil opstel. Volg die skerms om 'n gids ("folder") vir die data te skep en om die basiese opstellings te doen. U kandan net u Profiel verander asook verseker dat die rekeninge korrek opgestel is.

9 Opstelling van LPF AgriBusiness 9 Die gids is gewoonlik u besigheid se kode by u ouditeur of kan enige naam wees. Moet asb NIE enkel aanhalingstekens (') en & gebruik in u naam nie.

10 10 Gee u volledige besigheid se naam hier. Kies ook die tipe besigheid wat u het. U kan ook die aard van u besigheid hier invul. Kliek dan op "Stoor" sodat die nodige opstellings vir u gedoen kan word. U sal hierdie nuwe gids nou sien wanneer u op die beginskerm die "Blaai Na" opsie kies.

11 Opstelling van LPF AgriBusiness Verander Hierdie opsie laat u toe om u profiel se inligting in te sleutel. Dis belangrik dat u soveel moontlik data insleutel. Die Taal, Jaareinde en Registrasienommers is die belangrikste hier.

12 Inleiding Die eerste skerm wat verduidelik wat u nou gaan doen.

13 Opstelling van LPF AgriBusiness Naam Hierdie skerm behoort alreeds ingevul te wees, want u het dit opgestel toe u die gids geskep het. U mag dit egter nou hier verander Eienaars Voltooi al die lede van die ondernemingstipe hier. Skep 'n lyntjie vir elkeen. U kan selfs u ID 'scan' en dan na daardie lêer verwys. Wanneer u dan u 'n afskrif van u ID benodig, kan u net die lêer oopmaak.

14 Registrasienommers Voltooi al die gewels in hierdie opsie. U het ook die fasiliteit om na 'n lêernaam te verwys. Dit stel u in staat om die oorspronklike dokumente te 'scan' en op u rekenaar te stoor. Die BTW afdeling is BAIE belangrik indien u vir BTW geregistreer is.

15 Opstelling van LPF AgriBusiness 15 Stoor u BTW inligting hier. 1. Kies die Inset rekening. Dit is die rekening wat die BTW deel van u 'Aankope' hou. 2. Kies die Uitset rekening. Dit is die rekening wat die BTW deel van u 'Verkope' hou. 3. Stel die eerste maand van die jaar wanneer u BTW afgesluit moet wees, hier op. 4. Definieer ook hoe u siklus loop. Elke 2 maande of elke 6 maande. 5. U BTW nommer sal op die sertifikaat wees wat u gekry het. 6. 'Scan' die BTW registrasievorms en verwys na die lêer. 7. Indien u geregistreer is om 'n diesel rabat te ontvang, moet u die BTW kode

16 16 daarvoor hier opstel. Al u diesel transaksies moet dan hierdie kode gebruik. Onthou ook om die hoeveelheid liters op elke transaksie aan te dui. Hierdie hoeveelheid word dan bymekaargetel om u rabat te bereken. Sien ook die Diesel gewel by die opstelling van die BTW inligting. 8. U kan ook 'n verwysing na die Diesel rabat registrasievorm hier insit. Stoor u Werkloosheidsversekering inligting hier. Stoor u Lopende Betaalstelsel inligting hier. Stoor u "Skills Development Levy" inligting hier.

17 Opstelling van LPF AgriBusiness Stoor u Streekdiensteraad inligting hier. Stoor u Vergoedingskommissaris inligting hier. 17

18 Kontak besonderhede Voltooi u kontak besonderhede op hierdie skerm met 3 gewels. Daar is 'n gewel vir elke tipe besonderhede. Voorbeelde volg hierna. Pos adres. Telefoon en internet inligting.

19 Opstelling van LPF AgriBusiness Jaareinde In hierdie skerm voltooi u die Jaareinde inligting soos aangedui hieronder. Wanneer die Jaareinde gedoen word, sal die "Laaste Jaar Afgesluit" aangeskuif word. Bepaal ook watter rekening vir die Wins/Verlies gebruik moet word.

20 Taal U kan die Taal van u program hier opstel. Tans is net Afrikaans (A) en Engels (E) beskikbaar Kasboek Sommige ouditeure werk net van u bankstate af. Los hierdie opsie soos die opstelling aandui.

21 Opstelling van LPF AgriBusiness Ouditeur Voltooi u ouditeur/boekhouer se inligting hier. 21

22 Banke U kan u bankrekeninge en relevante inligting hier opstel. Dit is vir volledigheidshalwe hier. U kan ook die banke opstel onder die Intrek van Elektroniese Bankstate. Die bankrekeningnommers is dan belangrik om te verseker dat die regte finansiële rekening gebruik word. Soos u kan sien, kan u elke bank opstel om na verskillende rekening, sentrum of toewysing te gaan. Gewoonlik is die sentrum en toewysing dieselfde as die "Nietoedeelbaar"-rekening. U kan ook u oortrokke fasiliteit en rentekoerse hier invul.

23 Opstelling van LPF AgriBusiness Handelsverwysings Indien u enige handelsverwysings het, sit dit hier in. Dit maak dit maklik vir toekomstige gebruik Open Wanneer u 'n ander profiel wil kies, hoef u nie die program te verlaat om dit te doen nie. Gaan net na Lêer, U Profiel en kies open. Die profiel waarmee u besig was, se data word dan outomaties (sonder 'n opsie) eers gerugsteun en dan kan u eers die nuwe een kies. gebruik die "Blaai Na" opsie indien u dit wil soek. U mag ook die gids se naam intik - solank dit net korrek gespel is. Die stelsel sal in elk geval vir u sê indien dit nie korrek is nie. Voltooi u Aanteken-inligting en kliek op "Aanvaar" om die nuwe stel boeke oop te maak.

24 24 U kan meer as een keer die program oopmaak en sodoende meer as een stel boeke gelyktydig oop hê. U kan ongelukkig nie meer as 1 profiel in 'n program oopmaak nie. 1.3 Finansieel Onder hierdie hofie gaan u die volgende opstellings doen:

25 Opstelling van LPF AgriBusiness Rekeninge Die Finansiële rekeninge is die WAT in ons prentjie. Dit is ook belangrik om deur ons LPF Rekeningkunde 101 te werk om u net te vergewis hoe die finansiële state saamgestel word. Dit sal u geheue ook verfris oor wat Debiete en Krediete is. Die Debiete en Krediete is dan nou die Rekeninge wat u hier opstel. Die Rekeninge is maar net hopies (kampe) waar al dieselfde items saam gegooi word. Aan die einde van die finansiële jaar word dan getel hoeveel in elke kamp is en dit word aan die boekhouer/ouditeur deurgegee met behulp van 'n Proefbalans. So maklik soos dit! Elke Rekening kan uit 7 karakters bestaan en kan numeries of alfabeties of 'n mengsel wees. Die Grootboek (GB) status dui aan of die rekening 'n Inkomstestaatitem of Balansstaatitem is. Daar is geen logika in die rekeningkodes ingebou nie. Op 'n stadium het ons 'n spesifieke verdeling gehad, maar dit het nou verval. Vir verduidelikingshalwe toon ons hoe die verdeling was (dit is 'n goeie manier om bietjie sin uit alles te maak): INKOMSTESTAAT Al die Inkomste het met 'n 1 begin ZZZ was vir Uitgawes Was vir die Kapitaal Uitgawes wat in die huidige finansiële jaar aangegaan is Onbekende items (gebruik net in nood!) BALANSSTAAT A - Vaste Bates B - Beleggings en Bedryfsbates C - Laste D - Banke E - Eienaarsbelang/Kapitaal F - Wins/Verlies Z - Onbekendes (weer eens net in noodgevalle!)

26 Opstel Die Opstel van die Rekeninge lyk soos in die skerm hieronder: Kliek op die "Nuwe" ikoon om 'n rekening onderaan die lys by te sit. - Vul die kode kolom. Makimum 7 alfa-numeriese karakters - Gee die rekening 'n Beskrywings - Kies 'n I (Inkomstestaat) of B (Balansstaat) in die GB (Grootboek) Status kolom in - Kies die BTW kode wat u aan die Rekening wil koppel - Kies 'n Register indien die detail van die Rekenig in 'n register gehou word (bv. kliente, verskaffers, bateregister, ens) - Die bestuursgroep en finansiële groep word in die Groepeer seksie behandel. - U kan ook 'n pastelrekening aan u rekening koppel. Dit laat u toe om data na en van Pastel te gebruik. Die omskakeling sal vir u outomaties gedoen word. Indien u ouditeur dus Pastel gebruik, kan sy kodes hier ingesleutel word en die nodige verslae sal dan sy kodes wys ipv u eie kodes. - U kan ook 'n rekening 'blok' sodat dit nie in enige lys beskikbaar vir gebruik is nie. Gaan na Vertoon en kies watter rekening u wil sien - almal, aktiewe of onaktiewe rekeninge. - Kies ook 'n Kontantvloeitipe waaraan die rekening wil koppel. Die opstel van die Kontantvloei-tipes word later bespreek Sorteer Kliek op een van die kolomhofies en die data sal in daardie orde sorteer. Kleik die hofie weer en die data sorteer andersom. As dit voorheen van Groot->Klein was, sal dit nou Klein->Groot wees.

27 Opstelling van LPF AgriBusiness Groepeer Die opstel van die BestuursGroepe en Finansiële Groepe word onder hul eie onderskeie seksies hanteer. U gaan net die rekening aan een van die groepe koppel sodat dit daaronder kan veskyn wanneer 'n verslag getrek word. Gebruik die F4-sleutel of die 'dropdown'-menu om die relevante groep te kies Druk U het 'n paar verskillende verslae wat u kan gebruik om na u rekeninge te kyk. Gebruik die een volgens Beskrywing wanneer rekeninge vinnig wil opsoek of om te leer watter rekeninge in u stelsel beskikbaar is. Die beste is om te verstaan wat u doen en nie net om kodes te leer nie. Onthou die werkblad laat u toe om die rekeninge na te slaan wanneer u die Shift-F4 sleutels op die Rekeningkolomme druk (F4 slaan op kodes na). Die Groepe verslae gee u 'n beter prentjie van u besigheid is ook baie belangrik.

28 Opdateer 1. Vanaf Demo - Opdateer die Bestuurs- en Finansiële Groepe van die wat in die Demodatastel geskep is. U kan dan voort gaan en die verdeling meer noukeurig doen. Sien ook die Groepeer seksie. 2. Pastel - Laai 'n stel Pastel rekeningkodes sodat u dit kan gebruik wanneer u 'n rekening aan 'n Pastelkode wil koppel. 3. Balansstaat Status - Indien u stelsel u Balansstaat items nie aandui as 'n B nie, kan u al die rekeninge sommer op een slag opdateer. Hierdie opsie is veral gemik op AgriBusiness kliente wat nie die jongste opgraderings het nie. Verander dan al u rekeninge wat met 'n A begin en verder aan, dat die GB Status 'n B wys. 4. Kontantvloei - Opdateer die Kontantvloei tipes vanaf 'n txt-lêer. 5. Blok Ongebruikte Rekeninge - Hierdie opsie lees deur die werkblad en die Geskiedenis en bepaal watter Rekeninge nog nie gebruik is nie en sit die 'blok' aanduider daarvoor aan. Die voordeel van hierdie opsie is dat u lys van rekeninge meer anteer word en net die items bevat wat u gebruik. Maak altyd seker VOORDAT u 'n rekening wil skep, of dit nie alreeds onder die Onaktiewes lê nie Vertoon Kies watter Rekeninge u wil sien. Aanvanklik sal u almal sien, maar indien u byvoorbeeld net die onaktiewes wil sien, kliek op "Onaktiewe Rekeninge". U kan dan die 'blok' aanduiding afhaal en dan sal die rekening by die aktiewes wys. Wanneer u die skerm verlaat, word die uitleg gestoor. Indien u die oorspronklike formaat wil sien, verwyder die uitleg, gaan uit die skerm en kom weer in. U kan ook die items wat op die skerm is Druk of na 'n txt-lêer uitskryf.

29 Opstelling van LPF AgriBusiness 29 Hierdie vertoon-menu is ook beskikbaar wanneer u regs-kliek op die blad Pastel 'n Lys van al die Pastelkodes verskyn. U kan nou die lys opdateer met data wat u van Pastel gekry het. Gebruik die Intrek opsie daarvoor.

30 Kontantvloei Die items is soos dit algemeen aanvaar word Koppelings Hierdie opsie is een van die sterkpunte van die stelsel. Die idee is om 'n bepaalde transaksie klaar te kodifiseer en dit te stoor. Wanneer u dan weer 'n soortgelyke transaksie het, roep u die gestoorde een op en al die kodes wat u voorheen gestoor het, word outomaties vir u ingevul. U hoef dus net eenkeer te bepaal hoe 'n transaksie moet lyk en daarna gebruik u dieselfde opstelling oor-enoor. Die koppelingskode is die bewoording wat die transaksie gaan aandui, bv 'Edgars Koop' of 'Edgars Betaal'. U gaan die koppelingskode op die beskrywingskolom van u Werkblad insleutel en dan die F4-sleutel druk om 'n lys van die koppelings te kry. Kies die regte een en siedaar! Die kodes word self ingevul.

31 Opstelling van LPF AgriBusiness 31 Hierdie opsie wys u al die items wat u alreeds gekoppel het. U kan dit hier verander of bysit of verwyder soos u wil. Voorbeeld van Koppeling:

32 32 1. Koppelingskode - kies 'n kort beskrywing waarmee u die transaksie maklik kan identifiseer. 2. Beskrywing is dit wat u op die Werkblad wil sien. 3. Die Unieke Beskrywing is net 'n verdere filter wat by die Bankstate gebruik word om presies seker te maak dat die regte koppeling gemaak word. 4. Eie Beskrywing word ook net by die Bankstate gebruik om die "Beskrywingsveld" meer vriendelik te maak. Indien hierdie veld ingevul is, sal dit in die plek van die Beskrywingsveld gebruik word. 5. Die Debiet en Krediet raampies laat u toe om die kodes te spesifiseer wat gebruik moet word. Indien u geen kodes spesifiseer nie, moet u dit dan self op die werkblad invul. u kan of die kodes of die beskrywings gebruik om u kode vinnig te vind. 6. U kan ook die BTW kode stel wat op hierdie transaksie van toepassing is. Indien u dit nie stel nie, moet u dit in die werkblad doen. Hierdie opstelling is net 'n hulpmiddel om die invoer van data te bespoedig. gebruik dit soos dit vir u die beste werk.

33 Opstelling van LPF AgriBusiness Herhalende Transaksies Hierdie is 'n lys van transaksies wat elke maand gebeur. U wil nie noodwendig die transaksies elke maand weer insleutel nie. Stel dit hier op en genereer die transaksies van hierdie lys. Voordat u die transaksies pos, moet u eers kies watter periode se transaksies u verlang. Dit sal dan outomaties in die Werkblad ingeskry word. U moet dan net die korrekte datums invul en die nodige veranderinge aanbring (miskien die dokumentnommer, ens) indien nodig. Skep 'n Nuwe transaksie.

34 34 1. Die Beskrywing wat u op die Werkblad wil sien. 2. Die Bedrag indien dit elke maand dieselfde is. 3. Die BTW kode indien toepaslik. 4. Die Frekwensie - meestal maandeliks, maar u kan ook ander kies. 5. Die Dokumenttipe en nommer wat u wil gebruik. 6. Die Hoeveelheidstipe en hoeveelheid indien van toepassing. 7. Die Debiet-been se kodes. 8. Die Krediet-been se kodes BTW Belasting op Toegevoegde Waarde (BTW) is 'n belasting wat die staat hef op die 'wins' deel wat u by u verkoopprys voeg. BTW word nie outomaties op alle verkope gehef nie. U moet by SARS aansoek doen om vir BTW doeleindes geregistreer te wees. U sal dan 'n sertifikaat en BTWnommer kry as bewys dat u BTW mag hef. Onthou om die BTWnommer op u fakture duidelik aan te dui anders kan die ander persoon nie weer die BTW terugeis nie!

35 Opstelling van LPF AgriBusiness 35 U moet BTW op die volle Verkoopprys bereken en dit aan die Ontvanger oorbetaal. U is dan ook geregtig om die BTW wat u op u aankope betaal het, af te trek. Dit laat u dan met die BTW op die deel wat u as 'wins' beskou. BTW moet tans elke 2 maande aan SARS oorbetaal word of in sommige gevalle elke 6 maande. Die stelsel maak ook voorsiening om vir u 'n BTW verslag te trek asook om 'n BTW opgawe te druk. Sien meer onder die Verslae - Finansieel seksie. Onthou ook om u BTW opstellings in u Profiel onder RegistrasieNommers te doen. Die BTW nommer, siklus en rekeningnommers word daar gedefinieer BTW Kodes Op hierdie gewel (Afr vir 'TAB') definieer u u BTWkodes. Ons het alreeds vir u 'n tabel opgestel. U kan dit net aanpas waar nommer of indien die staat die koerse verander.

36 36 1. Kode - Die BTWkode wat u in u werkblad gaan gebruik om 'n koers en tipe BTW aan te dui. 2. Beskrywing - net 'n verduideliking van die BTW tipe. 3. Koers - die huidige koers op die BTW item. 4. Datum Vanaf - wanneer dit ingestel is. 5. Datum Tot - gewoonlik maak ons dit 2999 sodat alle transaksies in die toekoms gedek sal word. Indien die koers of item verander, pas dan hierdie kolom aan sodat die spesifieke kode nie na die datum gebruik word nie. 6. Inset No - Insette is die 'Aankope' deel wat u kan terugeis. Hierdie kolom dui aan waar die BTW op die Aanslag moet verskyn. 7. Uitset No - Uitsette is die 'Verkope' deel wat u hef. Hierdie kolom dui aan waar die BTW op die Aanslag moet verskyn. 8. Pastel BTW Tipe - Hierdie item word gebruik wanneer u u data in 'n Pastel formaat wil uitvoer ('Export'). U sal die kodes by die persoon wat Pastel het, moet kry en daarmee ooreenstem. Dit is gewoonlik u boekhouer/ouditeur Produksie Bates Op hierdie gewel definieer u die Balansstaatitems waarop ook BTW bereken moet word. Lees ook die beskrywing in die voorbeeld hieronder.

37 Opstelling van LPF AgriBusiness Diesel In hierdie gewel definieer u u Diesel Rabat. U kan net die rabat eis indien u by die Ontvanger geregistreer is en 'n BTW103 sertifikaat het. Hierdie koerse word jaarliks hersien. Onthou om dit hier te kom bysit. 37

38 Brondokumente 'n Brondokument is die dokument wat die oorsprong van 'n transaksie aandui. 'n Tjek, faktuur, kontantstrokie, ens. is voorbeelde van brondokumente. In die Werkblad moet u aandui wat die brondokument was wat die transaksie tot gevolg gehad het. Elke brondokument behoort 'n datum en nommer te hê wat dan ook te boek gestel moet word. U kan die lys van brondokumente hier opstel sodat u data eenvormig ingesleutel word.

39 Opstelling van LPF AgriBusiness 39

40 Hoeveelheidstipes U kan die afkortings en beskrywing van u hoeveelheidstipes hier opstel Rekeninge Uitgesluit Hierdie opsie laat u toe om sekere rekeninge te ignoreer wanneer u 'n rekenkundige verslag trek. Soms wil 'n mens nie die bankstaat en kooperasiestaat ook sien nie, want dit 'dupliseer' die informasie (want dit is die ander been).

41 Opstelling van LPF AgriBusiness Kategorieë Die Kategorieë gee 'n oorhoofse prentjie van u besigheid. Verkieslik moet u nie dit verander nie, want sekere finansiële verhoudinge gebruik dit in die berekeninge. Voorbeeld van die gedrukte lys.

42 Groepe Die Groep verdeel basies die Kategorie verder sodat u 2 vlakke het waarop u die onderneming kan evalueer. U gaan dan u rekeninge aan 'n Groep koppel wat dit weer binne 'n kategorie gaan saamgroepeer. Onder die verslae sal u dan u data per Groep of per Kategorie kan sien.

43 Opstelling van LPF AgriBusiness 43

44 Bestuur Onder hierdie hofie gaan u die volgende opstellings doen:

45 Opstelling van LPF AgriBusiness Sentrums Die Sentrums is die WAAR in ons prentjie. Dit is dan hoofsaaklik plase, kampe, blokke, ens wat hier getoon word. Onthou om 'n versuimwaarde te kies (ZZ in die voorbeeld). Dit is die waarde wat outomaties ingevul word wanneer u 'n transaksie op die werkblad teboek stel. Maak dan die nodige veranderinge waar nodig Toewysings Die Toewysings of Bedryfstakke is die WAAROP in ons prentjie. Hierdie opsie behoort al die produkte en/of dienste wat u onderneming aanbied, aan te dui. Dit is uiters noodsaaklik sodat u kan bepaal wat 'werk' en wat 'werk nie'. Hier kan u weer 'n versuimkode identifiseer wat outomaties op die werkblad ingevul word. U sal sien ons gebruik die ZZ kodes (nie-toegedeel). U moet self dan bepaal na watter Toewysing u die uitgawe/inkomste wil allokeer. Onthou u kan verslae trek wat dan elke Toewysing se transaksies wys om sodoende die winsgewendheid van 'n produk te bepaal.

46 Plase U kan meer detail rakende u plase hier opstel. Hierdie is tans net inligtingsdoeleindes in die stelsel.

47 Opstelling van LPF AgriBusiness Produkte Definieer die produkte wat u tans produseer Kultivars Verdeel u Produkte in die verskeie Kultivars wat u produseer. 47

48 Varieteite Verdeel u Cultivars in die verskeie Varieteite wat u bemark Kategorieë Die Bestuurskategorieë is saamgestel om die Kontantvloei behoeftes van die banke te kan huisves. DIt volg baie die riglyne van die finansiële kontantvloei, maar u kan heelwat meer verdelings hier maak. Dit is ook belangrik om u besigheid in funksionele departmente of areas te verdeel en dit te monitor met behulp van hierdie verslae. Die idee met hierdie opsie is om onmiddellik te sien hoe al die areas van u besigheid vaar. Stel dit dan dienooreenkomstig op.

49 Opstelling van LPF AgriBusiness Tipes Die bestuurstipes is net 'n volgende vlak m die Kategorie te verdeel en meer sinvol te kan aantoon. Koppel u Tipes aan 'n relevante Kategorie.

50 50 Voorbeeld:

51 Opstelling van LPF AgriBusiness Groepe Die Groep is die 3de vlak en verdeel die Tipe weer verder. U moet dan u rekeninge aan die Groep koppel sodat die struktuur mooi ingevul kan word. U sal die Verslae onder die Bestuurverslae vind.

52 52 Voorbeeld:

53 Opstelling van LPF AgriBusiness 1.5 Projekte Enter topic text here. 1.6 Gebruikers 53

54 Monitor Rekeninge Kies die rekeninge wat u graag wil sien wanneer u die stelsel oopmaak. Die rekenine(e) wat u gekies het, sal nou in die area links op u skerm verskyn. U kan dan sien wat die Saldo is, asook wanneer laas die rekennig opgedateer is. Regs bo (soos aangedui deur die rooi pyl hieronder) is 'n opsie waar u die rekening se detail informasie kan 'afsit'. U kan dit dan oopmaak wanneer u die detail wil sien. Indien u die data nie meer wil sien nie, gaan terug na die Opstelling, kies die lyn en druk die 'Del'-sleutel en verwyder die rekening van die lys.

55 Opstelling van LPF AgriBusiness Rugsteun Dit BAIE BELANGRIK om u data gereeld te rugsteun ("Backup")! Ons het probeer om dit so maklik moontlik te maak. Opstelling: 1. Verseker dat die "Rugsteun Data?" opsie gekies is. 2. Die "Zip Data?" sal u data in 'n Zip-formaat stoor wanneer 'n rugsteun gemaak word. 3. Indien u die "Een lêer per dag?" opsie kies, sal SLEGS EEN lêer per dag gestoor word. Elke keer wanneer u op daardie dag 'n rugsteun maak, sal die vorige weergawe oorskryf word. - Indien u nie hierdie opsie kies nie, word 'n gids met die datum en dan een met die tyd geskep en u data word daar gestoor. U mag nou baie kopiee hê, maar dis vir veiligheidshalwe. U mag na 'n jaar of so van die ouer gidse verwyder om meer spasie op u stoormedium te maak. 4. Definieer die Gids waar die Rugsteun gemaak moet word. Ons gebruik gewoonlik die gids soos hier aangedui. 5. U kan ook 'n Netwerk Rugsteun Gids opstel. In hierdie geval sal u Gids na daardie

56 56 Gids gekopieer word (NIE gezip nie). Dit help om die data sentraal te stoor waar ander persone dit weer kan lees vir verslae, ens. ONTHOU! U moet nog altyd u rugsteun-gids ook rugsteun na 'n cd/dvd/'flash drive'. Dit is om te verseker dat u data ook elders is indien iets met die rekenaar gebeur. U mag ook die data na ons stuur (in gezipte formaat asb) en ons sal 'n kopie by ons stoor. U ouditeur behoort ook 'n kopie te ontvang elke keer wanneer u BTW doen.

57 57