DEBITEURE REKONSILIASIES

Transcriptie

1 57 DEBITEURE REKONSILIASIES Krediet verkope in n entiteit word in sy rekeningkundige stelsel in die debiteuregrootboek aangeteken. Die entiteit wat koop teken weer dieselfde transaksie in sy krediteuregrootboek aan. Indien beide partye die transaksie korrek aanteken moet die een se debiteurerekening ooreenstem met die ander een se krediteurerekening. Dit is goeie besigheidspraktyk om maandeliks hierdie vergelyking te doen en verskille tussen die twee stelle rekords op te volg. Hierdie proses word rekonsiliasie genoem. Debiteurestate word maandeliks aan debiteure gestuur en die transaksies wat op die debiteurestaat voorkom behoort deur die debiteur met die transaksies op sy krediteurestelsel vergelyk te word. Debiteure stuur saam met die betaling n betalingsadvies om aan te toon watter verkoopsfakture betaal word. Deur die betalingsadvies te gebruik om die betaling na verkoopsfakture te allokeer kan bepaal word watter fakture betaal is en watter fakture nog uitstaande is. Verskille tussen die twee stelle rekords kan as gevolg van die volgende wees: - Duplisering van fakture - Berekeningsfoute op fakture - Ontvangste van gelde verkeerdelik geallokeer - Tydberekeningsverskille ( Verskillende datums van maand afsluitings) - Fakture wat verlore raak en nie in een van die stelsels aangeteken is nie 57

2 58 KREDITEURE REKONSILIASIES Krediet aankope in n entiteit word in sy rekeningkundige stelsel in die krediteuregrootboek aangeteken. Die entiteit wat verkoop teken weer dieselfde transaksie in sy debiteuregrootboek aan. Indien beide partye die transaksie korrek aanteken moet die een se krediteurerekening ooreenstem met die ander een se debiteurerekening. Dit is goeie besigheidspraktyk om maandeliks hierdie vergelyking te doen en verskille tussen die twee stelle rekords op te volg. Hierdie proses word rekonsiliasie genoem. Die entiteit ontvang maandeliks state wat deur sy krediteure aan hom gestuur word en die transaksies wat op die staat voorkom behoort met die transaksies op sy krediteurestelsel vergelyk te word. Die entiteit stuur saam met die betaling n betalingsadvies om aan te toon watter aankoopsfakture betaal word. Deur die betalingsadvies te gebruik om die betaling na verkoopsfakture te allokeer kan bepaal word watter fakture betaal is en watter fakture nog uitstaande is. Verskille tussen die twee stelle rekords kan as gevolg van die volgende wees: - Duplisering van fakture - Fakture wat nie aangeteken is nie - Betalings wat verkeerd geallokeer is. - Kredietnotas wat nie deur die krediteur uitgereik is nie. - Tydberekeningsverskille (Maandeind afsluiting verskil) 58

3 59 ALGEMENE GROOTBOEK Die algemene grootboek is die rekord van elke rekening se transaksies. Die totale van die kasboek, verkopejoernaal, aankopejoernaal, kleinkasjoernaal en alle ander joernale word na die algemene grootboek oorgedra. In die algemene grootboek word die dubbel inskrywing duidelik waargeneem. Die proefbalans word vanaf die algemene grootboek opgestel. Alle inkomste en uitgawe rekeninge in die algemene grootboek word op jaareinde na die opgelope wins/(verlies) oorgedra en begin die finansiële jaar met nul. Alle bates, laste en eienaarsbelang word op jaareinde oorgedra en die eindsaldo van die jaar vorm die openingsaldo van die volgende finansiële jaar. 59

4 60 JOERNAALINSKRYWINGS. Joernaalinskrywing kan gebruik word vir korreksies of voorsienings bv: - Debiteure en krediteure korreksies - Afskryf van slegte skulde - Voorsiening vir depresiasie - Transaksies in die grootboek te herallokeer. Joernaalinskrywings word aangeteken in of die debiteurejoernaal (transaksies wat te doen het met debiteure), of die krediteurejoernaal (transaksies wat te doen het met krediteure) of die algemene joernaal (transaksies wat te doen het met alle ander rekeninge). n Debiteure ontvangste van MAN ten bedrae van R is verkeerdelik na AJC se rekening geallokeer. Debiteurejoernaal DT KT MAN AJC Herallokasie van MAN se ontvangste MAN AJC001 1/1/200X Debiteure Jnl 5, AJC 1/1/200X Debiteure Jnl 5, /1/200X KOJ 5, n Krediteure betaling aan KVB ten bedrae van R is verkeerdelik na GHJ geallokeer. Krediteurejoernaal DT KT KVB GHJ Herallokeer KVB se betalings KVB 1/1/200X Krediteure Jnl 7, AJC001 GHJ 1/1/200X KBJ 7, /1/200X Krediteure Jnl 7,

5 61 KLJ n debiteur se rekening ten bedrae van R is oninvorderbaar en moet afgeskryf word Debiteurejoernaal DT KT KLJ Slegte skuld KLJ se rekening afgeskryf KLJ AJC001 Slegte skuld 1/1/200X Debiteure Jnl 6, /1/200X Debiteure Jnl 6, Waardevermindering op n voertuig voorsien ten bedrae van R Algemene Joernaal DT KT Waardevermindering Opgelope waarde. Voertuie Waardevermindering voorsien op voertuie Waardevermindering 1/1/200X Alg Jnl 15, AJC001 Opgelope waardevermindering - Voertuie 1/1/200X Alg Jnl 15,

6 62 n Betaling aan WWW vir skryfbehoeftes ten bedrae van R is verkeerdelik uit die KBJ na skoonmaakmiddels geallokeer. Algemene Joernaal DT KT Skryfbehoeftes Skoonmaakmiddels Herallokeer betaling van WWW Skoonmaakmiddels AJC001 1/1/200X KBJ 1, /1/200X Alg Jnl 1, Skryfbehoeftes 1/1/200X Alg Jnl 1,

7 63 SPESIFIEKE TRANSAKSIES AANGAAN VAN LENINGS n Lening is n ooreenkoms wat later oor tyd betaal word vir n item wat op skuld aangekoop is. Die lener sal n bedrag kapitaal leen en as vergoeding rente betaal aan die persoon van wie die lening bekom is. Daar kan ooreengekom word dat rente op verskillende maniere bereken word maandeliks, kwartaliks of jaarliks. Wanneer die lening teboek gestel word, word die rente wat ooreengekom is vooruit bereken (uitgestelde finansieringskoste) en saam met die bedrag geleen (kapitaal) in die boeke aangeteken. Die twee items moet dan saam in berekening gebring word om die verpligting wat ontstaan het te erken. (Sien amortisasie tabel). Soos die rente betaal word, verander dit van n uitgestelde uitgawe na n werklike uitgawe en word dit as n uitgawe erken en verreken teen die uitgestelde finansieringskoste. Sou die lening voor die tydperk waarop terugbetaling ooreen gekom is terugbetaal word, sal die oorblywende uitgestelde finansieringskoste teen die lening se saldo verreken word om die kapitale saldo (aflosbedrag) te bepaal. Sou die rentekoerse gedurende die tydperk van die lening gewysig word deur die bank sal die uitgestelde finansieringskoste dienooreenkomstig verander en teen die lening se saldo reggestel word. 63

8 64 LENINGS 1 Leen R by die bank en betaal die lening terug in maandelikse paaiemente teen 'n rentekoers van 10%. 2 Die geld van die lening word in die bankrekening inbetaal 3 Die paaiemente is R per maand en word uit die bank betaal PERIODE PAAIEMENT KAPITAAL RENTE KAPITAAL SALDO UITSTAANDE UITSTAANDE 0 150, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

9 65 JOERNAAL DT KT LENING 150, BANK 150, BANK 10, LENING 10, BANK 10, LENING 10, UIT. FINANSIERINGSKOSTE 10, LENING 10, UFK TE BOEKGESTEL 2 RENTE 1, UFK 1, RENTE BEREKEN OP PAAIEMENT 3 RENTE 1, UFK 1, RENTE BEREKEN OP PAAIEMENT 65

10 66 ALGEMENE GROOTBOEK 31/12/2002 DATUM OMSKRYWING TOTAAL DATUM OMSKRYWING TOTAAL RENTE BETAAL 1 KBJ 1, KBJ 1, LENING 1 KBJ 10, BANK 150, KBJ 10, JNL - UFK 10, UITGESTELDE FINANSIERINGSKOSTE 1 JNL 10, JNL - RENTE 1, JNL - RENTE 1, BANK 1 KOJ 150, KBJ 10, KBJ 10,