STORMSEE REGSPERSOON

Transcriptie

1 STORMSEE REGSPERSOON NOTULE VAN STORMSEE REGSPERSOON TRUSTEE VERGADERING GEHOU OP 2 NOVEMBER 2009 OM 17:30 TE MARITE BRACKENFELL Trustees Teenwoordig: Bestuursagent Teenwoordig: Mnr Francois Siebrits (Voorsitter) Mnr John Du Toit Mnr Wilhelm Heunis Mnr Charles Kotze Mnr Werner van Zyl Me Santie Pietersen 1. OPENING & VERWELKOMING Mnr Francois Siebrits heet almal welkom en versoek die vergadering om met sy bedrywighede voort te gaan. AKSIES 2. VERSKONINGS Geen 3. NOTULE VAN DIE VORIGE TRUSTEEVERGADERING GEHOU OP 2 JULIE 2009: 3.1. Goedkeuring Die notule van die vorige vergadering gehou op 2 Julie word as gelese beskou en word eenparing aanvaar Sake voortspruitend uit die notule gehou op 2 Julie 2009 Sal onder spesifieke agenda punt bespreek word. 4. KORRESPONDENSIE 4.1 Woonstel 3 Geraas van Huurders Die Trustees versoek dat aan die eienaar n brief skryf en die klagte brief vanaf mev Dalhouzie daarby aanheg. Geen terugvoering is ontvang vanaf die eienaar na vorige klagte skrywe. Verhuring van woonstelle en die nakoming van die Gedragsreëls sal tydens die AJV bespreek word. 4.2 Ongedekte brandrisiko - Nalatigheid van Trustees Des v d Spuy Mnr Van Der Spuy is van mening dat terwyl die binnebraai van woonstel 16 nog nie aan die regulasies voldoen nie, dit n ongedekte brandrisiko is en dat Trustees verantwoordelik gehou kan word sou skade ontstaan. In die lig van hierdie korrespondensie besluit die trustees om hierdie saak tydens die AJV te bespreek. Skriftelike bevestiging is nog nie vanaf die Heunis Trust ontvang dat die installering van die binne braai volgens voorskrif voltooi is en aan die reëls voldoen nie. Die Heunis Trust word versoek om hierdie saak af te handel en skrywe aan die trustee te stuur voor einde November Mnr F Siebrits Mnr W Heunis

2 4.3 Geldenhuys Korrespondensie Haan van Heunisse braai Mnr Geldenhuys beweer dat die haan van die Heunis Trust skoorsteen afgewaai het en nie van vlekvrye staal is nie aangesien dit roes. Mnr Heunis deel die vergadering mee dat daar n spesiale knippie aangesit is om te vehoed dat die haan afwaai. Hy onderneem om die saak te ondersoek en te verseker dat die haan nie weer afwaai nie. Mnr Heunis onderneem verder om aan n afksrif van die faktuur te stuur as bewys dat die haan van vlekvrye staal is. sal reageer op Mnr Geldenhuys se skrywe en aan hom die versekering gee dat die haan van vlekvrye staal gemaak is. 4.4 Des van der Spuy korrespondensie i.v.m die stoepe van woonstelle 16 & 17 Mnr Siebrits verwys na die notule van die Trusteevergadering gehou op 12 November 2005, parg 27.2 wat as volg lees; Uitsluitsel sal van n landmeter verkry word oor die satus quo van beide die stoepgedeeltes wat deur die eenhede van Heunis, Briers en Adams geïnkorporeer is asook die garages. Sodanige koste sal vir rekening van die regspersoon wees. Volgens die deelplanne is die twee stoepe wel gemeenskaplike areas en besluit die Trustees dat n Spesiale Besluit by die AJV voorgelê sal word om die stoepe as uitsluitlike gebruiksareas te laat registreer. onderneem om die resolusie te formuleer en saam met die AJV dokumente binne die nodige kennistydperk aan eienaars te stuur 4.5 Toebou van vensterrame van woonstel no 17. n Skrywe is aan Mnr Briers gestuur ten opsigte van die toebou van vensterrame om die nuwe rame te laat pas. Aangesien geen terugvoer nog ontvang is nie, sal dit opvolg met n verdere skrywe. Mnr W Heunis 5. FINANSIES 5.1. Finansiele State Bladsy 1 van die Finansiële State moet verander word om Mnr F Siebrits aan te dui as voorsitter. Mnr Van Zyl lê die Finansiële State aan die Trustees voor. Die Trustees bevraagteken sommige inskrywings en mnr Van Zyl onderneem om die volgende te ondersoek: - Bateregister; sal Mev Dalhouzie versoek om bateregister op te stel, - Munisipale ondervoorsiening wat behels hierdie inskrywing? Finansiële State word eenparig deur Trustees aanvaar. 5.2 Begroting Mnr Van Zyl lê die begroting aan die Trustees voor. onderneem om die volgende sake te ondersoek en terugvoer aan die Trustees te gee: - Sluit die toelaag wat aan mev Dalhouzie toegestaan word ook telefoon toelaag in? - Trustees besluit om mev Dalhouzie se salaris onveranderd te hou maar voorsiening te maak vir n bonus. Bonus sal bekragtig word tydens die AJV. onderneem om mev Dalhouzie se diensooreenkoms vir die volgende jaar gereed te hê tydens die AJV.

3 Mnr Kotze versoek dat afskrifte van die munisipale rekeninge vanaf September 2008 tot en met September 2009 aan hom verskaf moet word. Voorbeelde van 2 woonstelle se heffings moet as voorbeeld gebruik word ter stawing heffings tydens die AJV. 6. VERSEKERING Sodra uitstaande eise afgehandel is sal versekeraar verander word na Santam. onderneem om die volgende bevestiging vanaf Santam te kry: Bybetaling is betaalbaar vir dieselfde skade Bybetalings ten opsigte van 150 liter warmwatersilinders is R1000. Bybetalings vir kleiner warmwatersilinders beloop R500. Termostate en kleppe word nie deur die versekering gedek nie onderneem om te verseker dat eise teen AJV afgehandel is. 7. STOEPE WOONSTELLE 16 & 17 Ondersoek moet ingestel word na die lekkasie vanaf stoepe 16 en 17 na woonstel 7 om toekomstige lekkasie te verhoed. 8. STEMMING TEN OPSIGTE VAN BINNE BRAAIS EN STOEP BRAAIS Uitslag van stemming ten opsigte van die inbou van n binnebraai was as volg: Ja - 21 stemme Nee - 2 stemme Meningspeiling ten opsigte van die gebruik van stoepbraais wanneer omskep in bruikbare braai Ja - 17 stemme Nee - 6 stemme 8.1 Gids as addendum tot Gedragsreëls Trustees bekragtig die volgende: Dat die gids as addendum tot die gedragsreëls aanvaar is, Dat die addendum tot die gids aanvaar word as munisipale spesifikasies waarvolgens die braais installeer moet word. 9. REGSAANSPREEKLIKEHID VAN TRUSTEES Met verwysing na die regsopinie vanaf Rianna Willemse Prokureurs is bevestig dat indien die trustees goedkeuring verleen binne die raamwerk van die reëls kan hul nie aanspreeklik gehou word vir enige gebeure nie. Die Braais en kaggels moet by die versekering aangemeld word. Indien die premie verhoog sal dit vir die spesifieke eienaar se koste wees. onderneem om uitklaring van die versekering te kry ten opsigte van binne braais met spesifieke verwysing na periode vanaf installasie totdat goedkeuring verleen is. Premie verhogings of aanpassings moet bevestig word. n Kwitasie is van AJ Painters ontvang vir die herstel van stormskade ter bedrae van R Eis moet ingedien word by versekering. Trustees versoek om die volgende met Overberg Munisipaliteit te bevestig:

4 9.1. In die dakke is geen skeidingsmure tussen woonstelle nie. Wat is die reëls ten opsigte van n brand wat uitbreek en munisipale regulasies ten opsigte hiervan? 9.2. Moet brandslange en brandblussers buite geboue aangebring word? 10. INSTANDHOUDING Trustees het by n vorige geleentheid Mev Dalhouzie versoek om te let op pype wat lek. onderneem om dit met Mev Dalhouzie op te neem en weer onder haar aandag te bring. n Skrywe is ontvang van Mev Dalhouzie ten opsigte van instandhouding werk wat gedoen moet word. Mnr Kotze het kwotasie ontvang van J Oostendorp vir die herstel en verf van die muur. Kwotasie vir R word goedgekeur. sal met mnr Oostendorp reëlings tref ten opsigte van die herstelwerk. Mnr Oostendorp moet herinner word aan bespreking met mnr Kotze. Bring onder mnr Oostendorp se aandag dat inspeksie gedoen sal word voor betalings gemaak word. n Kwotasie sal van mnr Oostendorp aangevra word vir die herstelwerk genoem deur mev Dalhouzie. 11. ENIGE ANDER UITSTAANDE SAKE Inkorporering Mnr Van Zyl deel die vergadering mee dat die prokureurs slegs wag op die hereregte kwitansies. Sodra dit ontvang is kan ingedien word by die aktekantoor vir registrasie Webblad Na bespreking word die volgende beklemtoon: - daar n moet n password wees wat notules en finansiële state beskerm, - die webtuiste se taal moet gramatikaal korrek wees, 12. ALGEMEEN Eienaars sal die geleentheid hê om op die webtuiste te adverteer ten opsigte van akkommodasie Kunsmis n Versoek is vanaf mev Dalhouzie ontvang vir die aankoop van kunsmis vir die gras. Trustees besluit dat die nie nou nodig is nie en dat dit moet oorstaan tot einde Januarie of begin Februarie Heffingstate Mnr Kosie Steenkamp het versoek dat sy heffingstate in afrikaans gedruk moet word. Mnr Van Zyl onderneem om hom te kontak in verband hiermee. Mnr W van Zyl 12.3 Versekeringskedule Die versekeringskedule word by die begroting aangeheg en goedgekeur tydens die AJV. Hierdie versekeringwaardes is nie gebasseer op munisipale waardes nie. Die Trustees besluit om die versekeringwaarde te hou op R m². Hierdie bedrag sal aan die versekering gegee word vir hersiende kwotasie.

5 12.4 E-posse kommentaar Alle Trustees moet vir kommentaar of ter inligting in e-poste ingesluit word. 13. VOLGENDE VERGADERING onderneem om die veranderinge op die begroting aan te bring en na die Trustees te stuur; indien nodig sal n vergadering van Trustees gereël word voor die AJV. Vergadering verdaag om 20:20 VOORSITTER SEKRETARESSE DATUM