STORMSEE REGSPERSOON Notule van vergadering SS 63/1983

Transcriptie

1 Algemene Jaarvergadering STORMSEE REGSPERSOON Notule van vergadering SS 63/1983 DATUM: 27 Desember 2016 TYD: 09:00 PLEK: Kerksaal, 3 Cooperstraat, L Agulhas VERGADERING GEROEP DEUR VERGADERING TIPE Trustees Algemene Jaarvergadering NOTULEERDER Ms E Adendorff (EA) (MPA) Sien getekende presensielys. AANWESIGES OBSERVEERDER VERSKONINGS Mev N Smuts (NS) (MPA) Mnr W Coetzee (WC)(MPA) Geen Mnr de Roodman Mnr van der Westhuizen Mnr Versnel SAKELYS ITEMS 1. OPENING EN VERWELKOMING Mnr Steenkamp open die vergadering met gebed. Mnr Siebrits het almal verwelkom by die vergadering en stel die eienaars in kennis dat die Algemene Jaarvergadering volgens die regulasies van die nuwe wetgewing wat 7 Oktober 2016 in werking getree het, uitgevoer sal word. Die sakelys is aangepas soos per die nuwe wetgewing. 2. BEVESTIG VAN VOLMAGTE, GENOMINEERDES EN ANDER VERTEENWOORDIGENDE PERSONE WAT INSTAAN VIR LEDE Daar is die volgende volmagte is voor die vergadering ontvang : Me K le Roux vir Mnr D Versnel (Eenheid No 23) Mnr J du Toit vir Mnr J van der Westhuizen (Eenheid 19) Mnr J du Toit vir Mnr LA van Bellingan (Eenheid No 14) Mnr F Siebrits vir Me SS Siebrits (Eenhede 7 en 9) Daar is die volgende trustee nominasies voor die vergadering ontvang: Mnr F Siebrits Mnr D Dunn Mnr J du Toit Mnr C Kotze Mnr M Burger 3. VERSKONINGS Die volgende verskonings is voor die vergadering ontvang: Mnr de Roodman Mnr van der Westhuizen Mnr Versnel Geen Besluit

2 4. UITDEEL VAN STEM BRIEWE Daar is stem briewe aan elke eienaar verteenwoordig uitgedeel soos elke eienaar in teken, indien daar moontlik oor n item gestem moet word. 5. BEVESTIGING VAN KWORUM Daar word bevestig dat % van die deelnemingskwota teenwoordig is. Daar is n kworum teenwoordig en daar kan voort gegaan word met die vergadering. 6. NOMINEER N VOORSITTER, INDIEN NODIG Die voorsitter, Mnr Siebrits, tree op as voorsitter. Geen nominasie vir n voorsitter is nodig nie. 7. LEWER BEWYSE DAT KENNIS GEGEE IS OF KWYTSKELDINGS VAN KENNISGEWING VIR DIE VERGADERING Kennisgewings is 02 Desember 2016 aan die eienaars gestuur. Dokumentasie is voor die vergadering per pos en e-pos aan eienaars gestuur. Mnr Adams stel die eienaars in kennis dat hy nie die dokumentasie voor die vergadering ontvang het nie. Mnr Adams se e-pos adres is nie op rekord nie. Daar word voorgestel dat Mnr Adams se e-pos adres op die kontak besonderhede lys geplaas word vir toekomstige kommunikasie. Besluit Mnr Adams se kontak besonderhede moet opgedateer word en e- pos adres moet bygevoeg word. Me Smuts sal Mnr Adams se kontak besonderhede opdateer met die bevestigde e-pos adres. NS 04/01 8. GOEDKEURING VAN SAKELYS Daar word versoek of daar enige addisionele punte op die sakelys geplaas moet word. Die volgende punte word versoek om op die sakelys geplaas te word: Parkering Vulliskamer Gat onder trap by eenhede 23 Datum van die volgende Algemene Jaarvergadering Opsigter Nuwe deeltitel wetgewing Die punte sal as punt 20.1, 20.2, 20.3, 20.4, 20.5 en 20.6 op die sakelys in die vergadering hanteer word. Besluit Die bogenoemde punte word onder Punt 20.1 tot 20.6 op die sakelys geplaas vir hantering. Die bogenoemde goedgekeurde punte word op die sakelys geplaas. Die sakelys word as gesluit verklaar en daar word voortgegaan met die vergadering. - -

3 9. GOEDKEURING VAN VORIGE NOTULE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING Die notule is voor die vergadering gesirkuleer en word as gelese beskou. Die volgende verandering moet aangebring word: Punt 6: Goedkeuring van die begroting vir die inkomste en uitgawes vir die jaareindigend 31 Oktober 2016 moet verander word na Goedkeuring van die begroting vir die inkomste en uitgawes vir die jaar ge-eindig 30 September Besluit Die notule word eenparig goedgekeur met verandering. Mnr Siebrits om die notule te teken en Me Willmore om die notule op die Portal te laai met veranderinge. FS/MW 04/ HANTEER VAN ONVOLTOOIDE SAKE INDIEN ENIGE 10.1 Punt Gat in dak by woonstel 10 Mnr J du Toit Die herstelwerk is uitgevoer en die versekerings eis se uitbetaling was gemaak. Die item word as afgehandel beskou Punt 9.1 Geute en dakke Mnr Charles Kotze Die lekkasies op dakke is herstel. Die item word as afgehandel beskou Punt 9.2 Vensters en Jacques Maree verslag Mnr Steenkamp gaan nie voort gaan met die eis nie. Die item word as afgehandel beskou Punt 13.1 Opsigter Instruksies is aan die Opsigter gegee en deur die trustees gemoniteer. Die dienslewering is nie na wense nie. Die hernu van kontrak met die opsigter word onder punt 20.5 van die vergadering bespreek Punt 13.2 Ranch Build Mnr Siebrits stel die eienaars in kennis dat die saak afgehandel is en word as afgehandel beskou Punt 13.3 DSTV opvangs Die probleme met DSTV opvangs is herstel. Die item word as afgehandel beskou.

4 10.7 Punt 13.4 Aantal bewoners per eenheid Daar is n omsendbrief is aan alle eienaars gestuur aangaande die aantal volwassenes per slaapkamer wat toelaatbaar is. Die item word as afgehandel beskou Punt 13.5 Onderhouds-werkstye aan eenhede Die nodige waarskuwings is aan eienaars gestuur. Die item word as afgehandel beskou Punt 13.7 Sny van gras Instruksie op die sny van gras in Desember is aan die opsigter gegee en uitgevoer. Die item word as afgehandel beskou Punt 14 Datum van die volgende Jaarlikse vergadering Die Tennisklub/rolbalklub was nie beskikbaar met verskeie sport toernooie wat reeds die klub bespreek het vir 27 Desember Die plek van vergadering moes verander word na die kerksaal. Daar word voorgestel dat die tennisklub/rolbal klub reeds in Januarie 2017 bespreek moet word vir die volgende Algemene Jaarvergadering. Besluit Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Me Willmore om die tennisklub/rolbalklub in Januarie 2017 te bespreek en die bespreking aan die trustees te bevestig. MW 04/ MOSIES OF VERSOEKE DEUR LEDE OF VERBANDHOUERS IN TERME VAN SUB-REEL 5 Daar is geen mosies voor die vergadering ontvang nie. 12. TRUSTEEVERSLAG Die trusteeverslag is voor die vergadering aan die eienaars gesirkuleer en word as gelese beskou. Mnr Siebrits bespreek die volgende punte uit die verslag: 1. Trustees: Mnr Siebrits bedank die raad van trustees vir die jaar se bydraes en harde werk gedurende die jaar. 2. Nuwe deeltitel wet: Die nuwe deeltitel wet het op 7 Oktober 2016 in werking getree wat groot effek op die pligte en verantwoordelikhede van eienaars, trustees en bestuursagent. Die nuwe deeltitel wet word bespreek onder punt 15.1 van die vergadering. 3. Opsigter: Mnr Danie Viljoen se kontrak het einde Januarie 2016 verval en die kontrak is nie hernu nie. Mnr Jan Conradie is aangestel. Sy kontrak verval 31 Desember Die opsigter word verder onder punt 20.5 van die vergadering bespreek. Geen -

5 13. OORWEGING VAN DIE JAARLIKSE FINANSIËLE STATE 30 SEPTEMBER 2016 Me Smuts noem dat die finansiële state opgestel is deur Pyper Turner. Die opgelope surplus totaal beloop R soos op 30 September 2016 en die finansiële state toon n verlies van R vir die jaar weens herstelwerk aangebring. Me Willmore om die getekende finansiële state aan Pyper Turner te voorsien. MW 04/ AANSTELLING VAN OUDITEURE VIR JAARLIKSE FINANSIËLE STATE Die aanstelling van die Ouditeure vir die volgende finansiële jaar word bespreek. Daar word voorgestel dat The Back Office aangestel word as ouditeur. Besluit Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Me Willmore om The Back Office in kennis te stel. MW 04/ GOEDKEURING VAN DIE BEGROTING VIR DIE ADMINISTRATIEWE FONDS VIR DIE VOLGENDE FINANSIELE JAAR Me Smuts bespreek die voorgestelde begroting. Daar was n interim heffing (8% verhoging) vanaf 1 Oktober 2016 geïmplementeer. Me Smuts stel die eienaars in kennis van die volgende aspekte wat met die implementering van die nuwe deeltitelwet tot stand gekom het. Die nuwe wetgewing sluit die implementering van CSOS (Community Scheme Ombuds Service) in waar ombudsdienste verskaf word om dispute op n meer bekostigbare manier op te los asook waar die skema se dokumente geliaseer word. Daar moet vanaf 1 Januarie 2017 n maandelikse heffing aan CSOS betaal word. Die formule wat gebruik word vir die bepaling van die heffing is soos volg: Heffings tot en met R per maand betaal nie n CSOS heffing nie aangesien eerste R vrygestel is Heffings hoër as R500.00, sal 2% van die oorblywende totaal bo R as heffing betaal. Die CSOS heffing kan n maksimum totaal van R per maand wees. Die CSOS heffing is in die begroting geplaas wat kwartaaliks aan CSOS oorbetaal sal word. Daar moet addisionele getrouheidsversekering deur die Regspersoon verkry word volgens die nuwe deeltitel wet. Die vereiste totaal word onder punt 18 bespreek. Die jaarlikse begroting word verdeel in n administrasie fonds asook n reserwe fonds. n Persoon mag nie meer as 2 volmagte op n Algemene Jaarvergadering hê nie. Die voorgestelde begroting word bespreek. Daar word n 8% verhoging in heffings voorgestel wat reeds geimplimenteer was. Daar word voorgestel dat die voorgestelde begroting vir die administratiewe fondse goedgekeur word sonder veranderinge. Besluit Die begroting vir die administratiewe fondse word eenparig goedgekeur die eienaars. Die aanvangsdatum van die heffings was reeds 1 Oktober 2016 dus geen verdere verhogings. Me Willmore sal kennisgewings uitstuur om eienaars hiervan in MW 04/01 kennis te stel.

6 15.2 GOEDKEURING VAN DIE BEGROTING VIR DIE RESERWE FONDS VIR DIE VOLGENDE FINANSIËLE JAAR Die reserwe fonds moet opgebou word tot 100% van die vorige finansiële jaar se administrasie fonds. Daar is n formule om die minimum bedrag waar volgens die reserwe fonds opgebou moet word te bereken. Indien die vorige jaar se reserwe: minder as 25% van die vorige jaar se administratiewe begroting beloop, moet daar 15% van die administratiewe begroting as minimum begroot word. meer as 25%, maar minder as 100%, moet die minimum vereiste bedrag gelykstaande wees aan die huidige begrote bedrag vir algemene instandhouding gelykstaande (100%) of meer is as die vorige jaar se administratiewe begroting sal daar geen minimum vereiste bedrag wees nie. Die minimum vereiste reserwe fonds loop ook hand aan hand met die onderhouds-, herstel- en vervangingsplan. Die totaal van R wat voldoen aan die minimum vereistes van die nuwe deeltitel wet word voorgestel vir goedkeuring. Besluit Die begroting vir die reserwe fonds vir die volgende finansiële jaar word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Die trustees om die goedgekeurde begroting vir die reserwe TRUSTEES 04/01 fonds te implementeer A) TRUSTEES LEWER VERSLAG OOR DIE MATE WAARIN DIE GOEGEKEURDE ONDERHOUDS-, HERSTEL- EN VERVANGINGSPLAN GEIMPLIMENTEER WAS Die onderhouds-, herstel- en vervangingsplan sal nou opgestel word deur die trustees. Verslag sal op volgende algemene jaarvergadering bespreek word B) GOEDKEURING VAN DIE ONDERHOUDS-, HERSTEL- EN VERVANGINGSPLAN Die trustees sal die 10 jaar onderhoudsplan opstel om op die volgende Algemene Jaarvergadering goedgekeur te word. Daar was kwotasies ingewin van kontrakteurs om die onderhoudsplan op te stel. Die kwotasies is baie hoog en die trustees het besluit om die onderhoudsplan op te stel aangesien hulle oor die nodige kennis beskik. Die volgende punte sal in die onderhouds-, herstel- en vervangingsplan geplaas word: Motorhuisdeure Verf van die kompleks Vervang van geute Trappe Instandhouding van dak Riool instandhouding Stormwater instandhouding Daar word voorgestel dat die eienaars items aan die trustees voorsien wat in die onderhouds-, herstel- en vervangingsplan geplaas moet word. Die onderhoud op motorhuisdeure moet eerste uitgevoer word. Daar is reeds kwotasies ingewin. Daar word voorgestel dat die motorhuisdeure in twee fases gedoen gaan word. Die koste sal 50/50 verdeel word tussen eienaar en regspersoon. Daar moet meer opsies op motorhuisdeure verkry word om te

7 Besluit verseker dat die deure in toekoms beskikbaar sal wees vir toekomstige vervanging asook beste prys verkry word. 1. Die onderhouds-, herstel- en vervangingsplan sal deur die trustees opgestel word. 2. Trustees moet opsies vir motorhuisedeure verkry en die motorhuisdeure vanaf 15 tot 22 sal in die jaar vervang word aangesien hul meeste beskadig is. Die res dal die volgende jaar gedoen word of soos fondse beskikbaar is. Daar moet n skrywe aan die eienaars gestuur word om almal in kennis te stel. 1. Trustees om die onderhouds-, herstel- en vervangingsplan op te stel en te implementeer. 2. Trustees om opsies van motorhuisdeure te verkry en die eienaars in kennis te stel van die proses op die vervanging van motorhuisdeure. TRUSTEES TRUSTEES 04/01 04/ C) GEE VAN VOORWAARDES VIR DIE BETALING VAN GELD VANUIT DIE RESERWE FONDS Daar word geen voorwaardes gegee vir betalings van geld vanuit die reserwe fonds nie AANVANGSDATUM VAN HEFFINGS Daar was n interim heffing reeds vanaf 1 Oktober 2016 geïmplementeer. Geen verdere verhoging in heffing. Besluit Die aanvangsdatum word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Me Willmore om die kennisgewing en goedgekeurde begroting aan die eienaars te stuur. MW 04/ PROSEDURE VIR INVORDERING VAN HEFFING Die invorderingsprosedure is soos volg: Heffings is maandeliks vooruitbetaalbaar teen die 1ste van elke maand. Indien heffingsrekeninge nie op datum is en betaling teen die sluiting van besigheid op die 7de van die maand nie in die skema se bank rekening verskyn nie, sal rentes gehef word op die agterstallige bedrag teen 2%, maandeliks saamgestel. 'n Herinneringsbrief per geregistreerde pos, n sms en e-pos sal gestuur word aan 'n eienaar wat agterstallig is, en die koste sal wees vir die rekening van die Regspersoon. As die heffingsrekening nie op datum is teen die 7de van die volgende maand nie, sal 'n finale aanmaningsbrief per geregistreerde pos, n sms en e-pos weer aan die eienaar gestuur word met kostes soos deur die Raad op Skuldinvorderaars bepaal, waarvan Marite 'n lid is, vir die rekening van die Regspersoon. As die heffingsrekening steeds nie op datum is teen die 7de van die daarop volgende maand nie, sal die heffingsrekening oorhandig word aan die prokureurs vir invordering, met die voorgeskrewe koste vir die rekening van die Regspersoon. Dit is verder besluit dat enige koste verbonde aan die invordering van 'n eienaar se agterstallige heffingsrekening, sal weer teen die eienaars te heffingsrekening gehef word met die eienaar se toestemming en in terme van Reël 21(3) (c) van die Bestuursreëls,

8 Besluit en dus betaalbaar wees en deel vorm van sy heffings betaalbaar aan die Regspersoon. 1. Die eienaars keur die prosedure goed vir die bestuur van agterstallige heffings en rente. 2. Eienaars moet aan die prosedure herinner word. 1. MPA om die prosedure toe te pas. 2. MPA om eienaars in kennis te stel met toepassing van prosedure. MPA MPA 17. GOEDKEURING VAN DIE SKEDULE VIR DIE VERSEKERDE VERVANGINGSWAARDE MET OF SONDER WYSIGING INGEVOLGE REEL 23 (3) Die voorgestelde versekerde vervangingswaarde beloop R Die versekerde vervangingswaarde is hersien deur Mnr P Botha. Daar was met die hersien van versekerde vervangingswaarde 3 kwotasies verkry van die makelaar. Santam is aangestel as versekeraar. Daar word voorgestel dat die trustees verdere kwotasies verkry vir die versekering van Stormsee vir oorweging. Besluit Die waarde word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Me Willmore om die waarde deur te gee aan die makelaar asook om verdere kwotasie verkry vanaf King Price vir die versekering van Stormsee aan die Trustees te stuur vir oorweging. MW 04/ BEPAAL DIE OMVANG VAN DIE VERSEKERINGSDEKKING DEUR DIE REGSPERSOON INGEVOLGE REEL 23 (6/7/8) Die nuwe deeltitel wet vereis dat die Regspersoon se versekeringsdekking die volgende items insluit: Gemeenskaplike aanspreeklikheidsversekering moet n minimum van R wees. Die Regspersoon is verseker vir R by Santam. Getrouheidsversekering moet n minimum van R wees. King Price se kwotasie is deur die trustees goedgekeur en in plek. Enige addisionele versekerbare belange deur middel van n spesiale resolusie. Daar is geen verdere items wat deur die Regspersoon verseker moet word nie. Daar word voorgestel dat die versekeringsdekking soos hier bo bevestig is en deur die eienaars goedgekeur word. Besluit Die voorstelle word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Trustees om die versekeringsdekking te implementeer. TRUSTEES 04/ LEWER VERSLAG OP INDIENING VAN ENIGE GEWYSIGDE REELS VAN DIE REGSPERSOON SOOS PER ARKTIKEL 10 VAN DIE WET, INDIEN VAN TOEPASSING, UITEENSETTING VAN GEKONSOLIDEERDE STEL REELS VAN DIE REGSPERSOON. Daar was geen gewysigde Gedragsreëls ingedien vir goedkeuring op die vergadering nie. 20. ANDER OF VERDERE SAKE 20.1 Parkering Daar word tans parkeer probleme ondervind by sekere motorhuise waar daar voor die motorhuis parkeer word. Daar word voorgestel dat die trustees ondersoek op parkering moet doen en voorstelle opstel om die probleem aan te spreek.

9 Besluit Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Die trustees om die parkeer probleem te ondersoek en voorstelle op te stel. TRUSTEES 04/ Vulliskamer Besluit Daar is waargeneem dat vullissakke nie in die dromme geplaas word nie asook huishoudelike items en meubels word by die vulliskamer gestort wat ontoelaatbaar is. Daar word n versoek aan die eienaars gemaak om die vulliskamer netjies te hou en nie ontoelaatbare items in die vulliskamer te stort wat nie deur die munisipaliteit verwyder sal word nie. Daar word voorgestel dat n omsendbrief aan alle eienaars gestuur word van die versoek. Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Me Willmore om n omsendbrief op te stel vir goedkeuring om aan alle eienaars te stuur. MW 04/ Opening onder trap by eenhede 22 en 23 Daar is n opening onder trap by eenhede 23 wat onooglik is. Daar word voorgestel dat die trustees ondersoek moet doen op moontlike opsies om die opening toe te maak met n hek. Besluit Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Die trustees om ondersoek te doen op die moontlike opsies om die opening onder trap toe te maak. TRUSTEES 04/ Datum van die volgende Algemene Jaarvergadering Daar word versoek of die datum van die Algemene Jaarvergadering verskuif kan word vroeër in Desember of aan die begin van Januarie. Daar word voorgestel dat die volgende Algemene jaarvergadering, Maandag, 18 Desember 2017 moet plaasvind. Besluit Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Me Willmore om die datum op die kalender te plaas. MW 04/ Opsigter Besluit Die opsigter, Mnr J Conradie se kontrak verval 31 Desember Die dienste en werke gelewer deur Mnr Conradie is nie altyd van hoë kwaliteit. Mnr Conradie bly in Struisbaai en het gedurende die jaar vervoer probleme gehad om by Stormsee uit te kom om take te verrig. Daar word voorgestel dat die kontrak met Mnr Conradie gekanselleer moet word. Daar een maand kennis gegee word. Daar sal geen bonus aan Mnr Conradie betaal word nie. Daar moet na n nuwe opsigter gesoek word wat in L Agulhas woon. Mnr Burger word bedank vir hul moeite om Stormsee gedurende die jaar te verfraai/versier deur potplante in die gemeenskaplike areas te plaas. Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. 1. Mnr J du Toit om die kontrak te kanselleer met Mnr Conradie. 2. Die trustees om n nuwe opsigter aan te stel. JDT TRUSTEES 31/12 04/ Nuwe deeltitel wetgewing Die punt is onder punt 15.1 van die vergadering bespreek.

10 21. GEE VAN OPDRAGTE OF DIE OPLÊ VAN BEPERKINGS BEDOEL TEN OPSIGTE VAN ARTIKEL 7(1) VAN DIE WET Geen 22. BEVESTIGING DIE AANTAL TRUSTEES Daar word voorgestel dat daar 5 trustees verkies moet word. Besluit Die voorstel word eenparig deur die eienaars goedgekeur. Geen 23. VERKIESING VAN TRUSTEES Die volgende eienaars word genomineer en verkies as Trustees: Mnr M Burger Mnr C Kotze Mnr D Dunn Mnr F Siebrits Mnr J du Toit 24. BEDANKINGS Besluit Mnr Siebrits bedank Marite Property Administrators vir die jaar se dienste en bystand wat aan die raad van trustees voorsien is. Mnr Steenkamp bedank die raad van trustees vir die jaar se dienste en bydraes wat gemaak is aan die Regspersoon. Geen Geen 25. SLUIT VAN VERGADERING Die vergadering word gesluit verklaar om 10:45 VOORSITTER DATUM BESTUURSAGENT