Functie- en profielbeschrijving: Gemeentesecretaris 3 de oproep GRAAD: Gemeentesecretaris RANG: Decretale graad WEDDESCHAAL: Klasse 7 COMPETENTIES EN VEREISTE KENNIS In je job als gemeentesecretaris is het belangrijk dat je deze competenties optimaal ontwikkelt. Tijdens de uitvoering van je functie word je ook geëvalueerd op basis van dit profiel: Kerncompetenties Inzet - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - stelt zich positief op - staat open voor vragen en taken die op zich afkomen - gaat ervoor om de taken uit te voeren - durft verantwoordelijkheid te nemen Klantgerichtheid - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid Loyauteit - voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin - neemt de verantwoordelijkheden op, die bij de eigen functie horen - vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten - toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid - bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - is transparant over de invulling van zijn/haar takenpakket en geeft hierover gepast feedback - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - Je streeft naar een maximale effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening met betrekking tot de welvaarts- en welzijnsopdracht ten aanzien van de bevolking. - Je volgt de behoeften en verwachtingen op van de burgers op vlak van deze dienstverlening. - Je toont betrokkenheid ten aanzien van het beleid en draagt actief bij tot de verdere ontwikkeling ervan. - Je hebt inzicht in en houdt rekening met alle (formele en informele) invloeden en structuren binnen een organisatie. - Je vormt de brug tussen de administratie en de politiek. Je stemt de werking van de gemeentelijke administratie af met de beleidsvisie met als doel het nastreven van een effectief en efficiënt bestuur dat op één lijn staat met de beleidsvisie. - Je bevordert de samenwerking in de groep en pakt conflicten aan.
- helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Zelfontwikkeling - neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling - vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies - staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes - werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties - kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen - probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan - Je volgt relevante maatschappelijke ontwikkelingen en evoluties op het vlak van het gemeentelijk beleid op. Je woont studiedagen bij en blijft op de hoogte over relevante literatuur en wetgeving. Essentiële competenties Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen - Je formuleert in overleg met het managementteam een duidelijke visie op de werking van de organisatie en maakt samen met de leden van het managementteam lange en korte termijnplannen op. - Je staat in voor de opvolging, bijsturing en evaluatie van plannen en budgetten. - Je maakt samen met het managementteam het voorstel van een strategische nota en meerjarenplanning op. - Je ziet toe op een goede integratie van het financiële luik opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota. - Je bespreekt deze voorstellen van plannen en budgetten met het college en indien nodig geef je hierover toelichting op de gemeenteraad. Adviseren - verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, - vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen - houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier - onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten - betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier - Je adviseert de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. - Je begeleidt en adviseert in het strategisch afwegen en vastleggen van de grote lijnen, de lange termijndoelstellingen, de prioriteiten en de te betalen prestaties. - Je draagt bij tot de ontwikkeling van het professioneel niveau binnen de organisatie. Hiervoor is het belangrijk dat je alle documenten die in het managementteam, aan de gemeenteraad of het college worden voorgelegd,
voorbereidt, om zo een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bekomen. - Je maakt samen met het managementteam het voorstel voor de strategische nota en meerjarenplanning op samen met het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen om zo voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties. - Je ziet toe op besluit- en dossiervorming (redactioneel, inhoudelijk, opvolging) van het college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad. Situationeel leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - kan zijn leiderschapsstijl aanpassen naargelang de situatie en de medewerker (directief, begeleidend, ondersteunend of delegerend leidinggeven) - is zich bewust van zijn natuurlijke leiderschapsstijl en kan deze doorbreken indien de situatie dit vereist - zorgt ervoor dat de randvoorwaarden optimaal zijn (informatie, tijd, middelen, mandaat) - Je staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten inzake de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid om zo de korte en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Dat houdt onder meer in dat je: als voorzitter het managementteam aanstuurt; de leden van het managementteam correct, tijdig en volledig de nodige informatie doorgeeft die bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten (rapportering op maat) en erop toeziet dat deze entiteiten op hun beurt rapporteren aan het managementteam; de leden van het managementteam stimuleert om vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren in lijn met de bestuursakkoorden; de rol als hoofd van het personeel opneemt: je zorgt ervoor dat de randvoorwaarden vervuld zijn zodat de leidinggevenden op een correcte manier het personeelsbeleid kunnen uitvoeren binnen hun diensten; je houdt hierop toezicht; je hebt aandacht voor welzijn op het werk; je helpt conflicten tussen partijen op te lossen; actief deelneemt aan de managementvergaderingen.
Belangrijke competenties Onafhankelijk denken - is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten - schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid - is in staat autonoom te denken - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - is weerbaar bij tegenstand - Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen en houdt hierbij steeds het belang van de burger voor ogen. Netwerken - legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus - zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun, medewerking - houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan - Je onderhoudt interne en externe contacten om zo een goede informatiedoorstroming te verzekeren en via netwerken bij te dragen tot een optimaal klimaat voor de realisatie van de project- en organisatiedoelstellingen. - Je voert verkennende en uitvoerende besprekingen met externe leveranciers van diensten binnen de beleidslijnen van de gemeenteraad. Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - neemt beslissingen onder tijdsdruk en in moeilijke omstandigheden - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing Integriteit - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Ondernemen - ziet en signaleert kansen of opportuniteiten - onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren - weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek - ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten - kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden - betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering - toetst voorstellen aan de realiteit - Je hebt een duidelijke visie op normen en waarden, voert ze in en past ze toe. - Je introduceert specifieke veranderingen in processen om de resultaten en de performantie te verbeteren. - Je stemt de dienstverlening in de verschillende departementen af op de visie en doelstellingen van de gemeente.
AANWERVINGSVOORWAARDEN - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie, dit moet blijken uit een uittreksel van het strafregister; - de burgerlijke en politieke rechten hebben; - Belg zijn, omdat de uit te oefenen functie een deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt en werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving over het welzijn van de werknemers op het werk; - minimaal 6 jaren relevante beroepservaring hebben; - masterdiploma of universitair diploma of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Dit diploma moet je behalen in het Nederlands. Anders is het vereist dat je geslaagd bent op een taalexamen op het niveau van de functie dat je afgelegd hebt bij Selor. De kandidaten die een buitenlands diploma behaalden moeten een gelijkwaardigheidserkenning met een Belgisch diploma voorleggen (meer informatie: http://naricvlaanderen.be/); - slagen in selectieproeven die bestaan uit een mondelinge proef (100 punten) met schriftelijke voorbereiding (100 punten) en een psychotechnische proef (100 punten). Enkel de kandidaten die slagen op een proef worden uitgenodigd voor de volgende proef. Om toegelaten te worden tot het volgende deel van de selectieprocedure, moeten de kandidaten in het voorafgaande deel minstens 50% van de punten behalen. Om als geslaagd te worden beschouwd in de selectieprocedure, moeten de kandidaten over het geheel van de proeven minimum 60% behalen. KANDIDATUURSTELLING Je sollicitatie moet ten laatste op 9 november 2017 toekomen bij GITP tav. Karen Breugelmans, Coremansstraat 34 2600 Berchem. Je kan je sollicitatie per post versturen naar bovengenoemd adres, afgeven of e-mailen naar hasselt@gitp.be. Je sollicitatie bestaat uit de volgende stukken: - een sollicitatiebrief; - een gedetailleerd curriculum vitae (met duidelijke vermelding van de relevante beroepservaring); - een afschrift van het vereiste studiebewijs. De Stad Hasselt is geïnteresseerd in je capaciteiten, ongeacht leeftijd, afkomst, kleur, religie of geaardheid! Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Karen Breugelmans (tel. 03 280 10 50).