Syllabus Huisvestingsmanagement Een inspirerende bundeling van theorie en praktijk, tips en ervaringen, kansen en bedreigingen. Inclusief best practices bij onder meer de Rijksgebouwendienst, KPN, de gemeente Hardenberg en het ministerie van Financiën.
Syllabus Huisvestingsmanagement Weka Uitgeverij B.V., Amsterdam 2011
Voorwoord Huisvesting speelt een elementaire rol in het dagelijks bestaan van een facility manager. De plek waar de werkprocessen zich afspelen is namelijk altijd aan verandering onderhevig en bepaalt mede het resultaat van een organisatie: zowel op kantoor, in een schoolgebouw, ziekenhuis of een industrie. Een gebouw is doorgaans van steen en wanneer de bouw wordt opgeleverd, lijkt het alsof daarmee alles klaar is. Niets is minder waar. Allereerst is het interieur van een gebouw belangrijk: het zegt iets over wat de mensen in dat gebouw nodig hebben. Ook zegt het gebouw iets over de processen die er plaatsvinden; zo kunnen er speciale ruimten voor telefoongesprekken of anders ook stilteplekken zijn. Een ander aspect weer betreft de invloed van de binnenkant van een gebouw op de gemoedstoestand en de beleving van de mensen die er werken; kleuren, materialen, geluid, temperatuur en geuren zijn van grote invloed op de productiviteit van de mensen. Trends als Het Nieuwe Werken en duurzaamheid hebben evenzeer een grote invloed op de staat van een gebouw. Onder invloed van nieuwe technologische communicatiemiddelen en mobiliteitsproblemen krijgen veel traditionele kantoren flexibele werkplekken. Met extra accenten van de gastvrijheidseconomie wordt een gebouw vaak ook een moderne ontmoetingsplek. De kosten voor huisvesting zijn na de personeelslasten vaak de grootste kostenpost voor organisaties. Gebouwen moeten worden onderhouden: van schoonmaak en reparaties tot kleine en/of grote verbouwingen. Beslissingen aangaande huisvesting hebben vaak consequenties voor een langere periode. Huisvesting is daarom voor een organisatie van strategisch belang. Een goed en uitgewerkt huisvestingsbeleid vormt dan de basis voor een inspirerende woon- en/of werkomgeving. Adequate huisvesting draagt uiteindelijk bij aan het goed functioneren van de organisatie en de beleving van medewerkers en bezoekers. In deze syllabus vindt u een selectie van belangwekkende artikelen over huisvesting. In combinatie met enkele best practice-verhalen verschaft deze selectie u een goed inzicht in van de laatste ontwikkelingen op het gebied van huisvesting. Wim Kooyman Hoofdredacteur Facility Management Magazine 2
Inhoud Voorwoord 2 Vastgoed meervoudig programmeren 4 Risicomanagement toegepast bij huisvestingsprojecten 13 Bedrijfsgebouw ondersteunt organisatie 19 Huisvesting benaderd vanuit kosten 25 Kansen voor huisvestingsmanagement 34 Ketenintegratie investerings- en facilitaire activiteiten 37 Het Nieuwe Werken 44 Vastgoedmanagement in het basisonderwijs 50 Kansen voor eindgebruikers 56 De impulsen van organisatiegericht huisvesten 59 Commercieel beheer van zorgvastgoed 64 Duurzame huisvesting vraagt om een integrale aanpak 69 Best practices Van de overheid mogen we veel verwachten 78 KPN introduceert Het Nieuwe Werken 82 Zuinige energie én een uitstekende akoestiek 88 ROC ID College kiest voor kleinschalig met kwaliteit 91 Duurzaamheid gemeentehuis Hardenberg 96 Huisvesting Logica: FM, HRM & ICT vormen de basis 102 Nieuwbouw ministerie van Financiën (PPS) 107 3
Vastgoed meervoudig programmeren Rinus Vader De PROVADA staat de laatste twee jaren nadrukkelijk in het thema van duurzaamheid. Opvallend, omdat de vastgoedsector bekend staat om haar gerichtheid op het verdienen van geld en ook omdat grondbedrijven, projectontwikkelaars en beleggers gewend zijn te denken in grondwaarde en rekenen in grondexploitatie, projectwinst en (aanvangs)rendement. Tot voor kort was duurzaamheid daarbij niet het vertrekpunt. Het is niet toevallig dat deze sector zich oriënteert op (het ontbreken van) duurzaamheid in haar handelen. Immers, er is sprake van een sterk oplopende leegstand van kantoren en een toenemend maatschappelijk verzet tegen bouwen voor de leegstand en het ontginnen van groen voor bedrijfsterreinen die verrommelen. Evenals de bancaire sector kon utiliteitsbouw slechts rekenen op marginale politieke aandacht. Op bedrijventerreinen en in kantorenparken wonen immers geen kiezers, en het bouwen en gebruiken van terreinen en kantoren levert arbeidsplaatsen op. Bouwen voor leegstand Inmiddels weten we beter. In Nederland wacht één op de zeven kantoren op een huurder. 6,7 miljoen vierkante meter kantoorvloeroppervlak staat leeg. Naar verwachting wordt hiervan op termijn bijna de helft structureel onverhuurbaar: momenteel staat 28 procent van de leegstand langer dan drie jaar leeg, oplopend naar 44 procent. Toenmalig minister Tineke Huizinga van VROM zei daarover in mei 2010: Het is toch te gek voor woorden dat we onbekommerd blijven bouwen als er nog kantoorruimte met een oppervlakte van 960 voetbalvelden leeg staat. Figuur 1 laat zien hoe groot het verschil tussen vraag en aanbod is. Bij provincies en gemeenten liggen daarnaast plannen op de plank voor nog eens zo n 6 miljoen vierkante meter nieuwe kantoorruimte. Huizinga: Dat is onverantwoorde verspilling van de schaarse ruimte in ons land. De minister wilde de grote leegstand van kantoren aanpakken. Een eerste stap daarin was het tekenen van een slotverklaring op de kantorentop, die op 25 mei 2010 werd gehouden met ontwikkelaars, institutionele beleggers, huurders en overheden. 4
Figuur 1. Vraag naar en aanbod van kantoorruimte op de vrije markt. (bron: Bak) De daarin uitgesproken intenties zijn goed; de ruimte die de markt behoudt is echter te vrijblijvend. Een voorbeeld: het Rijk belooft ongewenste ontwikkeling van nieuwe kantoren tegen te gaan, bijvoorbeeld door te eisen dat nieuwe kantorenlocaties alleen onder voorwaarden mogen worden ontwikkeld, zonder dat dit ten koste gaat van de dynamiek van de kantorenmarkt, zodat marktpartijen door herontwikkeling en nieuwbouw hun rol kunnen blijven spelen op de markt. Dit klinkt als de nuance van de polder. Wouter de Jong, gedeputeerde van de provincie Utrecht, betwijfelde dan ook of Huizinga wel voldoende maatregelen nam. Hij pleitte voor de overname van de aanbevelingen van de Utrechtse Taskforce Transformatie, die in februari 2010 onder meer een pakket aan fiscale maatregelen presenteerde om de lege kantoren tegen te gaan. Zo pleit deze Taskforce voor afschaffing van de overdrachtsbelasting bij transformatie van bestaand vastgoed en voor het verlagen van het btw-tarief naar 6 procent bij (verbouw)activiteiten voor transformatie van bestaand vastgoed, zoals het geschikt maken van kantoren voor wonen of zorgfuncties. Veranderende behoefte Als nieuwbouw van kantoren op gunstige locaties nog loont, hoe zit het dan met de vraag naar kantoorhuisvesting als totaal? In tegenstelling tot de afgelopen decennia is een toename van de vraag naar kantoorhuisvesting niet te verwachten. Daarvoor zijn oorzaken aan te wijzen in de veranderende aard van de werkgelegenheid, die leidt tot een afname in het aantal kantoormedewerkers, en een veranderende behoefte aan huisvesting, die leidt tot afname van het ruimtegebruik per kantoorwerknemer. 5