ONTWERP LIQUIDATIEPLAN RMD 2013 4 * RMD
Colofon Versie Status Datum Documentnr. voorlopig ontwerp, door het dagelijks bestuur vrijgegeven voor het geven van zienswijzen 3 september 2012 00.053.587
Liquidatieplan Regionale Milieudienst West-Brabant Inhoudsopgave 1. Aanleiding 5 2. Opheffing gemeenschappelijke regeling RMD 5 3. Betekenis van het liquidatieplan 5 4. Bestuurlijke verantwoordelijkheid 6 5. Verantwoordelijkheid voor de uitvoering 6 6. Belangen van het personeel 6 7. Financieel 6 7.1. Balansafwikkeling 6 Materiële en vaste activa 7 Vorderingen en overlopende activa 8 Liquide middelen 9 Eigen vermogen 10 Voorzieningen 11 Langlopende schulden 12 Kortlopende schulden en overlopende passiva 13 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen 14 7.2. Liquidatiebegroting 2013 15 7.3. Liquidatierekening 15 8. Verrekening van het liquidatiesaldo 16 9. Administratieve liquidatie 16 10. Stappenplan en tijdsplanning 16 Bijlage 1: Logboek met activiteiten voor de liquidatie van de RMD 17
Liquidatieplan Regionale Milieudienst West-Brabant 1. Aanleiding De 26 gemeenten in de (veiligheids)regio Midden- en West-Brabant en de provincie Noord- Brabant hebben besloten tot de oprichting van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. De taken van de Regionale Milieudienst West-Brabant (RMD) gaan in hun geheel over naar deze nieuwe omgevingsdienst en alle medewerkers volgen hun taak. Door deze ontwikkeling is het niet langer nodig om de gemeenschappelijke regeling RMD en het openbaar lichaam 'Regionale Milieudienst West-Brabant' in stand te houden. Als gevolg van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling RMD zal ook de rechtspersoon RMD moeten worden ontmanteld. Op 4 juli 2012 heeft het algemeen bestuur van de RMD in principe besloten tot liquidatie van de RMD, onder het voorbehoud dat tenminste 6 deelnemende gemeenten (drie/vierde) tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling besluiten. Het algemeen bestuur heeft het dagelijks bestuur gemachtigd een liquidatieplan op te stellen en volgens de regels in procedure te brengen. 2. Opheffing gemeenschappelijke regeling RMD De acht deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling RMD 1 hebben besloten tot opheffing van de regeling. De beëindiging van de gemeenschappelijke regeling kent een eigen bestuurlijk traject, dat buiten de scope van dit liquidatieplan valt. Omdat de ontmanteling van de rechtspersoon RMD (de liquidatie) een gevolg is van het besluit tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling, zijn er wel raakvlakken tussen beide processen. Het traject van beëindiging van de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd in de regeling zelf (artikel 13) en komt in het kort hierop neer: o de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling; o de gemeente Roosendaal stuurt de besluiten tot opheffing van de regeling naar Gedeputeerde Staten; o de gemeente Roosendaal zendt de gemeentelijke besluiten tot opheffing aan alle deelnemende gemeenten; o het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op en legt dat voor zienswijzen voor aan de raden van de deelnemende gemeenten; o na verwerking van eventuele zienswijzen stelt het algemeen bestuur het liquidatieplan o vast; de gemeente Roosendaal draagt zorg voor de inschrijving van het opheffingsbesluit in de registers zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. De formele beëindiging van de gemeenschappelijke regeling zal in de tijd samenvallen met de administratieve afwikkeling van de liquidatie van de rechtspersoon RMD. 3. Betekenis van het liquidatieplan Het liquidatieplan beschrijft de onderwerpen die geregeld moeten worden alvorens de rechtspersoon kan worden ontmanteld en het beschrijft de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden bij de liquidatie. Uitgangspunt van het liquidatieplan is, dat de liquidatie uiterlijk 31-12-2013 is afgerond. Zoals eerder gezegd valt de beëindiging van de gemeenschappelijke regeling buiten de scope van het liquidatieplan. 1 Aalburg, Bergen op Zoom, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Woensdrecht
4. Bestuurlijke verantwoordelijkheid De gemeenschappelijke regeling bepaalt (artikel 13, lid 6) dat de organen van het openbaar lichaam ook na het tijdstip van de opheffing in functie blijven, totdat de liquidatie is beëindigd. De hier bedoelde organen zijn: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen is het van belang dat de formele opheffing van de gemeenschappelijke regeling pas een feit wordt op het moment dat de liquidatie is afgerond. Het algemeen bestuur is uiteindelijk verantwoordelijk voor de liquidatie. 5. Verantwoordelijkheid voor de uitvoering Vanaf 1 januari 2013 beschikt de RMD niet langer over een directeur. Ambtenaren van de huidige RMD worden belast met de feitelijke uitvoering van de liquidatie. Het is daarom gewenst om een voorziening te treffen voor de bestuurlijke begeleiding van de uitvoering van het liquidatieproces. Ook al is formeel gezien het algemeen bestuur verantwoordelijk voor de liquidatie, het ligt voor de hand om de verantwoordelijkheid voor de uitvoering in handen te leggen van het dagelijks bestuur. Voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot de uitvoering geeft het dagelijks bestuur aan een lid van het DB, zijnde de vertegenwoordiger in het DB vanuit de gemeente Roosendaal, het mandaat om de vereiste uitvoeringsbesluiten te nemen. De bestuurlijke vertegenwoordiger uit Roosendaal oefent dan in feite de bevoegdheden uit die normaliter aan de directeur toekomen (zoals het plegen van rechtshandelingen en het fiatteren van betalingen). De feitelijke uitvoering van de liquidatie wordt ambtelijk in handen gesteld van de huidige controller en de huidige teamleider Juridische zaken van de RMD. 6. Belangen van het personeel De gemeenschappelijke regeling bepaalt in artikel 13, lid 5, dat het liquidatieplan een sociaal statuut bevat, met name gericht op herplaatsing van het personeel dat in dienst is van de RMD. Deze bepaling is destijds opgenomen om door middel van een sociaal statuut de personele gevolgen van een liquidatie van de RMD op te vangen als bij liquidatie geen nieuwe organisatie zou worden opgericht die de taken en de medewerkers overneemt. In de situatie van de omgevingsdienst ligt dat anders: alle taken van de RMD gaan over naar de omgevingsdienst en alle medewerkers volgen hun taak. Nu door dit besluit vaststaat dat het personeel in dienst van de RMD wordt herplaatst is het overbodig om voor dat doel een sociaal statuut onderdeel te laten uitmaken van het liquidatieplan. Er komt een sociaal plan voor de overgang van medewerkers van (o.a.) de RMD naar de omgevingsdienst. Het algemeen bestuur moet dit plan van toepassing verklaren voor de RMD. Voor zover er sprake mocht zijn van achterblijvende (in euro's gekwantificeerde) verplichtingen ten aanzien van het personeel als gevolg van de liquidatie van de RMD, zullen deze verplichtingen bij één van de hierna te bespreken elementen van de liquidatie aan de orde komen. Bij liquidatie zal blijken of zich een dergelijke situatie gaat voordoen. 7. Financieel 7.1. Balansafwikkeling In totaal worden acht elementen van de balansafwikkeling beschreven. Elk element bevat een omschrijving, aandachtspunten en vervolgacties. De elementen worden hier op hoofdlijnen beschreven../. Een meer gedetailleerde uitwerking in actiepunten is opgenomen in Bijlage 1. Ten behoeve van de bewaking van de voortgang van de actiepunten wordt een logboek bijgehouden.
Materiële en vaste activa Boekwaarde 31-12-2012 betreft met name kantoorpand, automatisering, meubilair, overige inventaris, technische apparatuur en tractie. Kantoorpand is eigendom van de RMD. Wat is overname dan wel verkoop- / executiewaarde pand? Met betrekking tot kantoorpand zijn verkoop en verhuur alternatieven. Als verkoop of verhuur niet (tijdig) kan plaatsvinden, moeten afspraken worden gemaakt over wijze en moment van afwikkeling kantoorpand. Overige activa (automatisering, meubilair, overige inventaris, technische apparatuur en tractie) worden overgenomen door de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant. Bepalen verkoop- / executiewaarde kantoorpand. Z.s.m. afspraken maken voor overdracht van de overgenomen materiële vaste activa aan de Omgevingsdienst. Kantoorpand aanbieden voor verkoop; aandachtspunten hierbij zijn in ieder geval de juridische mogelijkheden (o.a. leningvoorwaarden) en fiscale aspecten. Z.s.m. afspraak over overdracht van de overgenomen materiële vaste activa aan de Omgevingsdienst formaliseren. Afspraken maken met deelnemers RMD over afwikkeling kantoorpand wanneer verkoop (of verhuur) op korte termijn niet mogelijk is. Optie is dat één van de deelnemers het kantoorpand overneemt, afwikkelt en financieel afrekent met de deelnemers van de RMD. :
Vorderingen en overlopende activa De vorderingen per 31-12-2012 betreffen met name vorderingen op gemeenten uit hoofde van afgenomen diensten / uren resp. onderhanden werken. De overlopende activa per 31-12-2012 betreffen vooruitbetaalde posten, te factureren bedragen en overige posten. Het is essentieel dat bij de liquidatie juist en volledig rekening wordt gehouden met de vorderingen en overlopende activa. Immers het niet juist en/of onvolledig opnemen ervan kan leiden tot nakomende baten tijdens of zelfs na afwikkeling van de liquidatie. Vooreen efficiënte afwikkeling van de liquidatie is het belangrijk dat de kortlopende vorderingen tot een minimum worden beperkt en dus zoveel mogelijk eind 2012 zijn ontvangen / afgewikkeld. Zo spoedig mogelijk met afnemers afspraken maken over voorschotten en afrekeningen per maand, zodat begin 2013 alleen de 'productie' van december 2012 moet worden afgerekend. Vorderingen zoveel mogelijk vóór eind 2012 incasseren / afwikkelen. Het is belangrijk hiervoor tijdig afspraken te maken met de gemeenten. Bij het opmaken van de jaarrekening 2012 extra kritisch en alert zijn op de juist- en volledigheid van de vorderingen en overlopende activa / rechten per 31-12-2012 zodat nakomende baten tijdens of na de liquidatie tot een minimum worden beperkt. Het is aan te bevelen de afdelingshoofden hier nauw bij te betrekken.
Liquide middelen De RMD beschikt over een beperkte kas en een bankrekening bij ABN-AMRO. Bij de liquidatie worden de activa, passiva en niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen afgewikkeld en resteert een bedrag dat door de deelnemers van de RMD moet worden bijbetaald dan wel aan de deelnemers wordt uitbetaald. Het saldo liquide middelen zal toereikend moeten zijn om het liquidatiesaldo af te wikkelen. Liquidatiebegroting voor 2013 opstellen en financieringsoverschot dan wel -tekort bepalen. Afspraken maken met deelnemers RMD hoe het liquidatiesaldo wordt verrekend met de deelnemende gemeenten. Regelen dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bewaking van de liquidatiebegroting komt te liggen bij de gemeente Roosendaal. Regelen dat de feitelijke uitvoering van de liquidatie komt te liggen bij de huidige controller van de RMD en de huidige teamleider Juridische zaken van de RMD.
Voorzieningen Er is een voorziening voor de kosten van groot onderhoud aan het kantoorpand. De voorziening heeft ultimo 2012 een stand van... min. Tot het moment van verkoop (dan wel einde verhuur ) van het kantoorpand zal de RMD het noodzakelijke groot onderhoud blijven uitvoeren. Huidige onderhoudsplanning is gebaseerd op het in stand houden van het kantoorpand tot einde levensduur. De vraag is welke uitgaven voor groot onderhoud strikt noodzakelijk zijn tot het moment van verkoop (dan wel einde verhuur) van het kantoorpand. Vervolgacties Zie 'Materiële vaste activa' en 'Langlopende schulden'. De mogelijkheden van verkoop en (tijdelijke) verhuur moeten worden bezien. Op basis van verkoop (dan wel tijdelijke verhuur) moet worden bepaald welke uitgaven voor groot onderhoud strikt noodzakelijk zijn tot moment van verkoop (dan wel einde verhuur). De hoogte van de voorziening wordt aangepast naar de nog te verwachten uitgaven en het restant valt vrij ten gunste van de liquidatierekening. I 11
Langlopende schulden Betrefteen geldlening bij de BNG. Geldlening is afgesloten ter financiering van het kantoorpand. Bij verkoop van het kantoorpand wordt de geldlening afgelost met de verkoopopbrengst van het kantoorpand. Een aandachtspunt is de hoogte van de verkoopopbrengst: is deze toereikend om de geldlening geheel af te lossen? Wanneer het kantoorpand (tijdelijk) wordt verhuurd, kunnen de huurpenningen worden gebruikt voor de verschuldigde aflossingen en rente. Een aandachtspunt is de hoogte van de huurpenningen: zijn deze toereikend om de aflossing en rente te voldoen resp. de afschrijvingskosten en eventuele onderhoudskosten af te dekken? Zie 'Materiële vaste activa'. Nagaan mogelijkheden en (financiële) consequenties van vervroegde aflossing geldlening. Afhankelijk van verwachte hoogte verkoopopbrengst dan wel huurpenningen moeten afspraken worden gemaakt met de huidige deelnemers van de RMD (bij verkoop dan wel verhuur vanuit de RMD) over de financiering en de verdeling van de lasten uit hoofde van de geldlening en het eventuele tekort wanneer de verkoopopbrengst dan wel huurpenningen niet toereikend zijn om de aflossing en rente te voldoen. 12
Kortlopende schulden en overlopende passiva De kortlopende schulden per 31-12-2012 betreffen schulden uit hoofde van de reguliere bedrijfsuitoefening door de RMD, zoals schulden voor inkopen / inhuur personeel waarvoor de prestatie in 2012 is geleverd en verschuldigde bijdragen voor het pensioenfonds. De overlopende passiva per 31-12-2012 betreffen nog te betalen posten, vooruit ontvangen posten, van derden ontvangen specifiek te besteden middelen en overige posten. Het is essentieel dat bij de liquidatie van de RMDjuist en vooral volledig rekening wordt gehouden met de kortlopende schulden en overlopende passiva. Immers het niet juist en/of onvolledig opnemen ervan kan leiden tot nakomende lasten tijdens of zelfs na afwikkeling van de liquidatie. Vooreen efficiënte afwikkeling van de liquidatie is het belangrijk dat de kortlopende schulden tot een minimum worden beperkt en dus zoveel mogelijk eind 2012 zijn betaald. De van derden ontvangen specifiek te besteden middelen betreffen subsidies voor / bijdragen in door de RMD nog te maken (project)kosten. Wanneer de middelen niet (geheel) en/of (deels) onrechtmatig worden besteed, zal het niet (rechtmatig) bestede deel moeten worden terugbetaald. Bij het opmaken van de jaarrekening 2012 extra kritisch en alert zijn op de juist- en met name volledigheid van de overlopende passiva / verplichtingen per 31-12-2012 zodat nakomende lasten tijdens of na de liquidatie tot een minimum worden beperkt. Het is aan te bevelen de afdelingshoofden hier nauw bij te betrekken. Kortlopende schulden zoveel mogelijk vóór eind 2012 betalen. Bepalen nog te maken kosten ten laste van subsidies / bijdragen derden, vaststellen dat reeds gemaakte kosten terecht ten laste van de subsidies / bijdragen zijn verantwoord en bepalen eventuele terugbetalingsverplichting. i 13
Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen De RMD heeft diverse lopende contracten, overeenkomsten, verplichtingen, etc. die niet uit de balans c.q. boekhouding blijken omdat deze pas in het volgende jaar tot prestaties en dus tot baten of lasten leiden, dan wel op basis van de verslaggevingsvoorschriften niet in de balans c.q. boekhouding mogen worden verwerkt (zoals verplichting vakantiegeld en vakantiedagen). In het kader van de liquidatie van de RMD worden deze 'niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen' afgerekend met de deelnemers en/of de omgevingsdienst. Immers de deelnemers en/of de omgevingsdienst zullen op enig moment de baten en lasten voor hun rekening nemen en hiervoor dus geld van de RMD willen ontvangen, dan wel geld aan de RMD moeten betalen. Vooreen juiste en volledige liquidatie en financiële afrekening van de RMD dienen alle niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen (voor zover niet al bekend / in beeld) te worden geïnventariseerd en gekwantificeerd. Waar mogelijk en nodig worden contracten, overeenkomsten, etc. stopgezet voor zover deze na de liquidatie niet meer nodig zijn (zoals huur van de 2e etage van het kantoorpand Bovendonk 19, het milieuarchief van de gemeenten Bergen op Zoomen Roosendaal en diverse abonnementen en lidmaatschappen). Inventarisatie en tijdig opzeggen overige contracten en overeenkomsten, zoals huur van de 2e etagen van het kantoorpand Bovendonk 19, het milieuarchief van de gemeenten Bergen op Zoom en Roosendaal, abonnementen, lidmaatschappen (o.a. Kamer van Koophandel), bankrekening, etc. Tevens bepalen van eventuele afkoopkosten c.q. in 2013 doorlopende kosten. In 2012 'sturen op verlofuren' zodat tegoed verlofuren ultimo 2012 tot een minimum wordt beperkt. Bepalen verplichting vakantiegeld en verlofuren per 31-12-2012. Bepalen van eventuele personele verplichtingen bij niet (geheel) plaatsen binnen de Omgevingsdienst (bijv. een afvloeiingsregeling e.d.). 14
7.2. Liquidatiebegroting 2013 Het uitvoeren van de liquidatie kost geld, onder andere vanwege de medewerkers die met de feitelijke afwikkeling van de ontmanteling worden belast. De jaarrekening 2012 en de liquidatierekening zullen door de accountant moeten worden gecontroleerd. Mogelijk zijn er nog andere kosten van derden. Verder zijn er in 2013 nog doorlopende kosten. Alle kosten worden geraamd in een liquidatiebegroting 2013. Ter dekking van de kosten in 2013 zullen de deelnemende gemeenten eind 2012 hun aandeel aan de RMD moeten overmaken, zodat de RMD-in-liquidatie in 2013 overvoldoende liquiditeiten beschikt. De liquidatiebegroting wordt op 12 december 2012 door het algemeen bestuur vastgesteld. 7.3. Liquidatierekening Teneinde de liquidatierekening te kunnen opstellen moet de administratie van de RMD over 2012 worden afgewikkeld. Het opstellen van de liquidatierekening begint pas na het opstellen van de jaarrekening 2012. Met de omgevingsdienst Midden- en West-Brabant zullen afspraken gemaakt moeten worden over ondersteuning bij de afwikkeling van de financiële administratie van de RMD over 2012, onder verantwoordelijkheid van de huidige controller van de RMD. Deze ondersteuning komt neer op het in de lucht houden van het pakket met de financiële administratie 2012 en het uitvoeren van de mutaties in de administratie 2012. De jaarrekening 2012 wordt opgesteld door de huidige controller van de RMD. De voornaamste elementen in de liquidatierekening zijn: o het exploitatieresultaat 2012, waarin is opgenomen de uitbetaling van het vakantiegeld tot en met december 2012 o het saldo van de algemene reserve per 1 januari 2013 o het saldo van de bankrekening per 1 januari 2013 o de uitbetaling van niet gebruikt verlof o eventuele afkoop van arbeidsvoorwaardelijke aanspraken van medewerkers o de af te lossen lening van de BNG o de opbrengst van het pand Bovendonk 27 in Roosendaal o de van de omgevingsdienst te ontvangen vergoeding voor leegstand van het pand o de opbrengst van de verkoop van activa aan de omgevingsdienst o afkoop van verplichtingen met betrekking tot het beheer van het RMD-archief o de tot oktober 2013 doorlopende huur van een verdieping in het pand Bovendonk 19 in Roosendaal o het saldo van bestemmingsreserve en voorziening o de kosten van het liquidatieproces en daaruit volgend het saldo van de liquidatiebegroting op het moment van liquidatie o het saldo van de bankrekening op het moment van liquidatie. Een bijzonder aspect, dat de beëindiging van de liquidatie in hoge mate kan bepalen, is het gegeven dat de RMD eigenaar is van het pand Bovendonk 27 in Roosendaal. Het pand zal worden verkocht, maar het is moeilijk te voorspellen op welk moment de verkoop zijn beslag krijgt en welke opbrengst er wordt gerealiseerd. Zo lang het pand niet is verkocht lopen de vaste kosten en een deel van de variabele kosten door. Van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant ontvangt de RMD drie jaar lang een bedrag van 80.000 per jaar ter compensatie van de eventuele kosten van leegstand. Een ander aspect dat het tijdstip van beëindiging van de liquidatie kan bepalen is de afwikkeling van evt. personeelsproblemen, die niet door de oprichting van de omgevingsdienst worden opgelost en waarvoor de RMD verantwoordelijk blijft. Door beide oorzaken kan het voorkomen dat de liquidatie niet per 31 december 2013 is afgerond. Dan staan de volgende opties open: a. de datum van liquidatie wordt verschoven, totdat alle resterende zaken zijn afgewikkeld; dat kan betekenen dat de liquidatie pas eindigt na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014, zodat er tijdelijk een nieuw bestuur moet worden gevormd; b. de liquidatie eindigt 31 december 2013; een van de deelnemende gemeenten neemt, namens de overige deelnemers, de verantwoordelijkheid voor de laatste nog openstaande zaken over, wikkelt deze af en verrekent het resultaat met de overige deelnemers. Het algemeen bestuur neemt in december 2013 een besluit over de te kiezen optie. 15
8. Verrekening van het liquidatiesaldo Het liquidatiesaldo kan uiteindelijk positief of negatief uitvallen. Er is daarom een verdeelsleutel nodig voor de verrekening van het saldo tussen de eigenaren van de RMD. Omdat het liquidatiesaldo geen relatie (meer) heeft met de omzet die de deelnemende gemeenten bij de RMD hebben gegenereerd, kan de gerealiseerde omzet geen sleutel zijn voor de verrekening. De verrekening zal daarom het aantal inwoners per gemeente op 1 januari 2013 als verdeelsleutel krijgen. 9. Administratieve liquidatie Als alle financiële verrekeningen zijn afgewikkeld kan de administratieve liquidatie starten. Deze houdt in: o het opzeggen van de bankrekening; o het uitschrijven bij de Kamer van Koophandel. 10. Stappenplan en tijdsplanning 1. De deelnemers dienen eind december 2012, op basis van de verdeelsleutel, het financieringstekort van de liquidatiebegroting 2013 over te maken aan de RMD. 2. Boekwaarde vaste activa (m.u.v. het pand Bovendonk 27) wordt overgenomen door de Omgevingsdienst. dec. 2012 eind 2012 3. 47 57 Pand Bovendonk 27 wordt te koop aangeboden. 2012 en 2013 Vaststellen van het exploitatieresultaat 2012. 2013 Vaststellen van het saldo van de algemene reserve na verrekening van het exploitatieresultaat 2012 per 1 januari 2013. 2013 6. Afwikkelen van de individuele balansposten (activa en passiva) van eind december 2012 bij de liquidatie in 2013. 7. Afwikkelen van de niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen van de jaarrekening 2012. 8. In beeld brengen welke overlopende rechten en verplichtingen (baten en kosten, verplichtingen aan personeel) er na 2012 zijn, die voortvloeien uit abonnementen, contracten, toezeggingen e.d. bij de liquidatie in 2013. 9. Indien nodig met de bank afspraak maken over het tijdelijk overschrijden van de toegestane kredietruimte van 350.000 door de RMD in 2013. 2013 2013 eind 2012 en 2013 jan.2013 10. ÏT Opstellen van de liquidatierekening RMD in 2013. 2013 Bestuurlijk vaststellen van de liquidatierekening RMD in 2013 plus liquidatiesaldó. 2013 12. 13. Overgaan tot vereffening van het liquidatiesaldo tussen de deelnemers. Overgaan tot opheffing van de bankrekening en uitschrijving uit het register van de Kamer van Koophandel. 2013 2013 16
Bijlage 1 Logboek met activiteiten voor de liquidatie van de RMD Nr. Activiteiten Planning Realisatie A. Bestuurlijke en organisatorische activiteiten in 2012-2013 ten behoeve van de liquidatie van de Ï7 RMD in 2013: In beeld brengen welke achterblijvende (in euro's gekwantificeerde) verplichtingen er zijn ten aanzien van personeel, aug-dec 2012 als gevolg van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling RMD en de liquidatie van de RMD Vaststellen van de liquidatiebegroting 2013 door het algemeen bestuur 12 dec 2012 3. Van toepassing verklaren door het AB van het sociaal plan voor de vorming van de omgevingsdienst op de overgang van medewerkers van de RMD naar de omgevingsdienst 12 dec 2012 4. Regelen wie binnen de gemeente Roosendaal bestuurlijk verantwoordelijk is voor de bewaking van de liquidatiebeqroting 2013 12 dec 2012 5^ Vaststellen van het nieuwe postadres van de RMD na 31 december 2012 ten behoeve van de liquidatie in 2013 5 sep 2012 7. Wijziging van het postadres RMD na 31 december 2012 doorgeven aan alle bij de RMD betrokken instanties nov 2012 Vaststellen van de liquidatierekening 2013 en de verrekeningswijze van het liquidatiesaldo met de deelnemers RMD door het DB nov 2013 8. Vaststellen van de definitieve liquidatierekening 2013 en de verrekening van het liquidatiesaldo met de deelnemers RMD door het AB dec 2013 B. Voorbereidende activiteiten in 2012 ten behoeve van de liquidatie van de RMD in 2013: 9^_ Opdracht geven aan makelaar voor verkoop van het pand Bovendonk 27 aug 2012 13-08-2012 10. Regelen met BNG: omzetten van annuïteitenlening in aflossingsvrije lening per 1 januari 2013 aug-okt 2012 11. Met ABNAMRO mogelijkheden regelen voor, indien nodig, een hogere kredietruimte dan 350.000 in 2013 aug-okt 2012 12. Bankpasjes regelen voor de bestuurder Roosendaal en de controller RMD voor het doen van betalingen in 2013 nov-dec 2012 13. Afsluiten onderhanden werk 2012 en informeren opdrachtgevers nov-dec 2012 14. Afspraken maken met de Omgevingsdienst voor/over: o Overdragen van doorlopende werkprogrammaopdrachten van 2012 naar 2013 aug-sep 2012 o Opstellen van diverse verantwoordingsrapportages o Klaar zetten factuurvoorstellen december 2012 o Uitvoeren van postverwerking RMD, archief RMD, secretariële en juridische ondersteuning aan RMD en de bodedienst voor RMD in 2013 o Afsluiten van het geautomatiseerde postverwerkingsysteem van de RMD en het archief RMD resp. ondersteunen van de overdracht van het wettelijk te bewaren archief RMD aan het gemeentearchief in Roosendaal na de definitieve liquidatie van de RMD eind 2013 o Gebruik van het geautomatiseerde boekhoudsysteem (Exact) voor de jaarrekening 2012 in 2013 o Technische support bij het 'in de lucht houden' van eventuele andere ICT-systemen o Gebruik van personele capaciteit OMWB voor het boeken van de financiële mutaties boekjaar 2012 en (eind-)facturatie 2012 in het boekhoudsysteem Exact Globe in 2013 o Afsluiten van het geautomatiseerde boekhoudsysteem boekjaar 2012 RMD in 2013 o Gebruik personele capaciteit OMWB om jaarlijkse wettelijke verplichting tot vernietiging RMD archiefbestanden te kunnen uitvoeren (jaarlijkse vernietigingslijst opstellen, accorderen en feitelijk vernietigen) 17
Bijlage 1 Nr. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Activiteiten Planning Realisatie Inventariseren van verplichtingen aan derden die al in 2012 of pas in 2013 kunnen worden beëindigd: o Abonnementen apr-okt 2012 o Lidmaatschappen o Contracten inhuur derden/detacheringen o Huurcontract ten behoeve van de verstrekking van mobiele telefoons aan medewerkers o Contracten postbezorging TNT post o Contracten voor inhuur bodediensten o Contracten voor beveiliging van het gebouw en terrein Bovendonk 27 in 2013 o Contracten voor het onderhoud van terreinen en tuin Bovendonk 27 in 2013 o Contracten voor energielevering aan Bovendonk 27 (gas, elektra en water) in 2013 o Contracten voor ophalen papier en afvalverwijdering o Huur van kantoorruimte Bovendonk 19 o Huur-/leasecontracten van kantoormiddelen (kopieerapparaten, printers, postapparaten) o Huur-/leasecontracten van pc en laptops o Huur-/leasecontracten van software (licenties) o Huur-/leasecontracten voor kunstwerken (schilderijen) o Huur-/leasecontracten van technisch apparatuur o Huur-/leasecontracten koffieautomaten o Huur-/leasecontracten tractie (bedrijfsauto's) o Dienstverleningsovereenkomst archiefinspectie gemeente Roosendaal o Bruikleenovereenkomst milieuarchieven Bergen op Zoom en Roosendaal o Afmelding als werkgever bij Belastingdienst, ABP, IZA, UWV, VNG Afspraken maken met de gemeenten Bergen op Zoom en Roosendaal voor teruggave van hun milieuarchieven sep 2012 Retour van bij de RMD in beheer zijnde milieuarchieven van gemeenten Bergen op Zoom en Roosendaal aan nov 2012 die gemeenten Overbrengen/overplaatsen RMD archief (op termijn vernietigbaar) naar een derde partij jan 2013 Inventariseren van de aanwezige materiële vaste activa tegen boekwaarde per 31 december 2012, ook de nov-dec 2012 vaste activa die economisch zijn afgeschreven maar technisch nog in gebruik zijn, voor overdracht aan de OMWB Overdracht van de overgenomen materiële vaste activa van de RMD aan de OMWB eind december 2012 dec 2012 Inventariseren van verplichtingen van personeel aan RMD, die eind 2012 moeten worden beëindigd: aug-okt 2012 o Mobiele telefoons o Toegangsbadges (Bovendonk 19 en 27), sleutels pand Bovendonk 27 en sleutels (lade-) kasten o Aan- en verkoop van verlofuren o Terugbetaling studiefaciliteiten o Tablets (IPads e.d.) o Laptops o Pc's o Fiets privé projecten 18
Bijlage 1 Nr. Activiteiten Planning Realisatie 22. Afspraken maken over beveiliging resp. bewaken van de informatiesystemen van de RMD: o Back-ups aug-sep 2012 o Kopiëren van data (bijv. usb) o Servers o Server-ruimte 23. Voor een efficiënte afwikkeling van de liquidatie is het belangrijk dat de kortlopende vorderingen over 2012 tot een minimum worden beperkt en dus zoveel mogelijk eind 2012 zijn ontvangen/afgewikkeld: sep 2012 o Met afnemers (deelnemers, gemeenten, provincie) afspraken maken over voorschotten en afrekeningen per maand, zodat begin 2013 alleen de productie van december 2012 hoeft te worden afgerekend o Vorderingen zoveel mogelijk eind 2012 incasseren/afwikkelen. Hiervoor tijdig met afnemers afspraken maken 24. Liquide middelen (cash) voor 2013 tijdig regelen in 2012: o Regelen met deelnemers, gemeenten en provincie dat zij de vorderingen over 2012 (januari t/m november) uiterlijk op 27 december 2012 overmaken aan de RMD nov-dec 2012 o Regelen met de acht deelnemers dat zij het op 12 december 2012 door het algemeen bestuur RMD vastgestelde financieringstekort van de liquidatiebegroting 2013 uiterlijk op 27 december 2012 overmaken aan de RMD dec 2012 25. Organiseren dat de aangegane inkoopverplichtingen door de RMD als ook de omzetrechten van de RMD tot en met december 2012 allemaal in beeld zijn. Dit betekent dat, als er geen registratie (bonnen en/of brieven) van verplichtingen en rechten is, er ook geen verplichtingen en rechten zijn sep 2012 26. Regelen met en ook aanschrijven van de leveranciers van de RMD dat zij de inkoopfacturen over 2012, ook die m.b.t. december 2012, vóór 15 januari 2013 aan de RMD toezenden okt-dec 2012 27? Sturen door de leidinggevenden op nul compensatie-uren voor alle medewerkers op 31 december 2012 of eerder; bij eventuele leegloop medewerkers, indien nodig, te verplichten compensatieverlof op te nemen. aug-dec 2012 Op indirecte uren mag alleen met toestemming van de leidinggevenden worden geschreven 28. Maandelijks sturen op resp. actualiseren van de aanwezige (inzetbare) en benodigde menscapaciteit door de aug-dec 2012 leidinggevenden 297 Sturen door de leidinggevenden op nul uur vakantieverlof voor alle medewerkers op 31 december 2012 of indien dit niet mogelijk is op maximaal 48 uur vakantieverlof op 31 december 2012, tenzij op basis van een capaciteit- en werkplanning afwijkende afspraken zijn gemaakt (die zijn dan leidend) aug-dec 2012 C. Activiteiten voor het opstellen van de jaarrekening 2012 RMD in 2012-2013: 30. Tussentijdse accountantscontrole i.v.m. het opstellen van het directieverslag over januari t/m oktober 2012 in november 2012 week 35 2012 3Ï7 Opstellen van de 2 e marap 2012 plus prognose tot en met 31 december 2012 en de maandelijkse productieen aug-dec 2012 financiële interne rapportages over 2012 op dienstniveau 32. Vaststellen van de 2 e marap 2012 plus prognose tot en met 31 december 2012 door het dagelijks bestuur 14 nov 2012 33. Instemmen met de 2 e marap 2012 plus prognose tot en met 31 december 2012 door het algemeen bestuur 12 dec 2012 19
Bijlage 1 Nr. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 4 1. 42. 43. 44. 45. 46. 47. Activiteiten Planning Realisatie Juridische status nagaan van bestemmingsreserve project sanering verkeerslawaai en inventariseren en kwantificeren van nog te maken kosten in relatie tot eindverantwoording van de gevelisolatie projecten aan Ministerie; nagaan welk deel vrij besteedbaar is okt 2012 Opstellen van een ontwerp directieverslag 2012 over de periode januari 2012 tot en met oktober 2012 nov 2012 Vaststellen van het ontwerp directieverslag 2012 door het dagelijks bestuur 14 nov 2012 Vaststellen van het definitieve directieverslag 2012 door het algemeen bestuur 12 dec 2012 Afspraak maken met de accountant voor de controle van de jaarrekening 2012 in 2013 jan 2013 Factureren van alle nog niet gedeclareerde (deel) projecten jan 2013 Start van het proces voor het opstellen van de jaarrekening 2012 jan 2013 Afsluiten van alle mutaties in het boekjaar 2012 1 feb 2013 Indien nodig in de jaarrekening 2012 verwerken: achterblijvende (in euro's gekwantificeerde) verplichtingen dec 2012 aan personeel als gevolg van de liquidatie van de RMD Opleveren van een ontwerpjaarrekening 2012 aan de accountant voor controle 1 mrt 2013 Controleren van de ontwerpjaarrekening 2012 door de accountant mrt 2013 Vaststellen van de ontwerpjaarrekening 2012 door het dagelijks bestuur apr2013 Vaststellen van de definitieve jaarrekening 2012 door het algemeen bestuur mei 2013 Afsluiten van het geautomatiseerde boekhoudsysteem boekjaar 2012 RMD bij de OMWB juni 2013 D. Activiteiten bij het opstellen van de liquidatierekening RMD in 2013: (Bij het opstellen van de liquidatierekening in 2013 wordt er van uitgegaan dat de liquidatie per 31 december 2013 plaatsvindt) 48. Indien nodig verwerken van de achterblijvende (in euro's gekwantificeerde) verplichtingen aan personeel als gevolg van de liquidatie van de RMD, indien dit niet in de jaarrekening 2012 kan apr-juni 2013 20
Bijlage 1 Nr. a. Activiteiten Planning Realisatie Afwikkelen van de balanscomponenten van de jaarrekening 2012 eind 2013, zoals: Activa: o Materiële vaste activa Het kantoorpand Bovendonk 27 plus terreinen (bij vervreemding) De door de OMWB overgenomen materiële vaste activa jan-okt 2013 o Vorderingen en overlopende activa Vorderingen per 31 december 2012 Onderhanden werken over 2012 Overlopende activa per 31 december 2012 jan-okt 2013 o Liquide middelen Kleine kas jan-okt 2013 b. - Banksaldo (positief: uitbetalen aan de deelnemers/negatief: bijstorten door de deelnemers) Passiva: o Eigen vermogen Algemene reserve na verrekening resultaat 2012 (bepalen wat vrij beschikbaar/besteedbaar is) Bestemmingsreserve project sanering verkeerslawaai (bepalen wat vrij beschikbaar/besteedbaar is) o o o o Voorzieningen Voorziening groot onderhoud kantoorpand Bovendonk 27 Langlopende schulden Geldlening bij de BNG voor het financieren van het kantoorpand Bovendonk 27 Kortlopende schulden en overlopende passiva Kortlopende schulden per 31 december 2012 Overlopende passiva per 31 december 2012 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Contracten, overeenkomsten e.d. in 2013 Afkoopkosten en doorlopende kosten in 2013 - Huren in 2013 - Uitbetalen van verlofuren 2012 in 2013 jan-okt 2013 jan-okt 2013 jan-okt 2013 jan-okt 2013 jan-okt 2013 49. Uitvoeren van de exploitatie 2013 conform de liquidatiebegroting 2013 jan-dec 2013 50. Bepalen van eventuele kosten voor afkoopverplichtingen na de liquidatie 2013 ten laste van de acht deelnemers mei-okt 2013 als gevolg van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling RMD en de werkwijze daarbij 51. Factureren en incasseren van de bijdrage ad 80.000 van de OMWB voor de instandhouding bij leegstand in mei-okt 2013 2013 van het pand Bovendonk 27 te Roosendaal 52, Opstellen van de liquidatierekening 2013 mei-nov 2013 53. Verrekenen met de acht deelnemers van het liquidatiesaldo na vaststelling van de liquidatierekening door het dec 2013 algemeen bestuur RMD 54. Uitvoeren van de activiteiten na de financiële liquidatie en de verrekening van het liquidatiesaldo: dec 2013 o Opzeggen van de bankrekening bij ABNAMRO o Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel 21