Wijzigingen in het beheer van NEN Connect Handleiding beheer NEN Connect - Mei 2016 Inhoudsopgave Inleiding 2 Navigatie-menu 2 Homepage 2 Bedrijfsgegevens inzien en wijzigen 3 Licenties inzien en wijzigen 4 Licentiedetails 5 Gebruikers beheren 7 Gebruikers toevoegen 7 Website-instellingen beheren 10 Uw logo wijzigen 10 Link naar bedrijfswebsite instellen 10 Contactpagina van uw gebruikers wijzigen 11 Tekst bij aanvraag instellen 12 Collecties beheren 14 Normen toevoegen 14 Normen verwijderen 15 Rapportages van het gebruik van NEN Connect inzien 16 Contact 17 1
Inleiding In mei 2016 hebben we wijzigingen doorgevoerd in NEN Connect. De opvallendste wijziging voor uw als bedrijfsbeheerder is het samenvoegen van de beheeromgeving met de gebruikersomgeving. Hierdoor hoeft u niet meer te wisselen tussen beide omgevingen en kunt u uw taken sneller uitvoeren. Deze handleiding beschrijft de beheer-opties in de nieuwe NEN Connect voor u als bedrijfsbeheerder. Navigatie-menu U hoeft niet meer op uw accountnaam te klikken om te wisselen tussen de beheer- en gebruikersomgeving. Als bedrijfsbeheerder vind u de beheer-opties in de hoofdnavigatie onder Mijn bedrijf. Homepage Op de homepage van NEN Connect ziet u onder andere een overzicht van uw licenties. In het overzicht ziet u de licentienaam, het licentienummer (dat u kunt gebruiken in communicatie met NEN), status (actief of inactief) en indien van toepassing hoeveel normen of documenten u nog kunt toevoegen. Wanneer u op een licentie klikt, komt u bij de details van de licentie. Door de Collecties bij een licentie open te klikken kunt u doorklikken naar de normen in de betreffende collectie. In de rechterkolom ziet u direct of er aanvragen van uw gebruikers openstaan en of er recente wijzingen in de collecties zijn. 2
Bedrijfsgegevens inzien en wijzigen Uw bedrijfsgegevens (die bekend zijn bij NEN Connect) en bepaalde instellingen kunt u inzien door te klikken op Mijn bedrijf, of door te klikken op Mijn bedrijf Algemeen. - Bedrijfsnaam: De naam van uw organisatie. Neem contact op met NEN indien u de bedrijfsnaam wilt wijzigen - Klantnummer PDIS: Het klantnummer waaronder uw organisatie bij NEN geregistreerd staat. Het kan zijn dat een andere afdeling binnen uw organisatie met dezelfde bedrijfsnaam maar met een ander Klantnummer PDIS voorkomt. 3
- Mailadressen met deze domeinnamen kunnen toegevoegd worden: indien uw organisatie zelf NEN Connectgebruikers wilt toevoegen moet hier het domein van uw organisatie zijn ingevuld door NEN. Dit is het gedeelte achter de @ in het mailadres. Om de domeinnaam in te stellen neemt u contact op met NEN. - Contactpersoon*: Contactpersoon van uw organisatie - Telefoon contactpersoon*: Telefoonnummer van de contactpersoon van uw organisatie - E-mailadres*: E-mailadres van de contactpersoon van uw organisatie - Accountmanager NEN: Uw contactpersoon bij NEN - Vrije registratie toestaan: Wanneer u deze optie aanvinkt kunnen medewerkers zichzelf registeren. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer een domeinnaam is ingevoerd - Koppeling met privé-account toestaan: Wanneer u deze optie aanvinkt kunnen gebruikers een of meerdere mailadressen koppelen aan het account van hun bedrijfsaccount. Ze hebben dan toegang tot het bedrijfsaccount met meerdere e-mailadressen (gebruikersnamen). Licenties inzien en wijzigen Via de pagina Mijn bedrijf Licenties ziet u een overzicht van uw NEN Connect- licenties en eventueel andere online NEN producten. U ziet de licentienaam, met daaronder de licentiecode (deze kunt u gebruiken in communicatie met NEN), het aantal gebruikers per licentie, en per onderdeel van de licentie het verbruik: Het aantal toegevoegde normen of documenten van het totale aantal. In voorbeeld zijn in de downloadcollectie 29 normen toegevoegd en kunnen er maximaal 49 worden toegevoegd. Het aantal verwijderde normen van het totale aantal te verwijderen. In het voorbeeld zijn er 4 normen uit de downloadcollectie verwijderd en kunnen er maximaal 5 verwijderd worden. Door op een licentie te klikken ziet u de details van de licentie. 4
Licentiedetails 5
- Licentienaam: De naam van de licentie. Deze naam kan NEN eventueel voor u wijzigen. - Licentieproduct: Het type licentieproduct. - Licentienummer: De code van de licentie - Startdatum: De ingangsdatum van de licentie. - Bedrijfsbrede licentie: Deze optie kunt u als bedrijfsbeheerder zelf- aan of uitvinken. Indien dit is aangevinkt krijgen medewerkers van uw organisatie als ze zich registeren op NEN Connect direct toegang tot deze licentie. - Toon in licentie selectie: Deze optie kunt u als bedrijfsbeheerder zelf- aan of uitvinken. Indien dit is aangevinkt kunnen gebruikers deze licentie aanvragen bij de bedrijfsbeheerder. Hiermee hebben de gebruikers niet direct toegang tot de licentie: de optie Bedrijfsbrede licentie wordt hiermee overschreven. - Toevoegen gebruiker toegestaan door NEN: indien deze optie is aangevinkt kan de organisatie zelf gebruikers toevoegen. - Actief: indien dit is aangevinkt is de licentie is actief. - Proeflicentie: Indien dit is aangevinkt is een proeflicentie actief. - Redline beschikbaar: Indien dit is aangevinkt heeft uw organisatie toegang tot Redline-versies van normen waarmee u een nieuwe en oude versie van een norm eenvoudig met elkaar kunt vergelijken. Statistieken - Downloadnormen: Dit laat zien hoeveel normen u in uw downloadcollectie heeft en hoeveel u er maximaal in uw downloadcollectie kunt opnemen, en hoeveel u jaarlijks kunt verwisselen en heeft gewisseld. - Attenderingsnormen: Dit laat zien hoeveel normen u in uw attenderingscollectie heeft en hoeveel u er maximaal kunt opnemen, en hoeveel u jaarlijks kunt verwisselen en heeft gewisseld. - Bedrijfsnormen: Dit laat zien hoeveel bedrijfsdocumenten u kunt plaatsen en hoeveel u gebruikt heeft. - Gebruikers: Dit laat zien hoeveel gebruikers van deze licentie gebruik kunnen maken en hoeveel gebruikers tegelijkertijd ingelogd kunnen zijn. - Content types: Hier worden de verschillende mogelijkheden en beveiligingsopties getoond van het gebruik van PDF en HTML. - Zoekfilters: Hier worden de instellingen van de zoekfilters getoond. - Gekoppelde collecties: Hier ziet u welke collecties onder deze licentie vallen. Door te klikken op een collectie ziet u welke normen onderdeel zijn van de collectie en kunt u deze beheren. Lees meer hierover onder Collecties. - Gekoppelde gebruikers: Hier ziet u welke gebruikers toegang hebben tot de collecties in deze licentie en kunt u (reeds bestaande) gebruikers toevoegen aan of verwijderen van de licentie. Lees meer hierover onder Gebruikers beheren. 6
Gebruikers beheren Via Mijn bedrijf Gebruikers kunt u de NEN Connect-gebruikers binnen uw bedrijf beheren. In het overzicht van gebruikers kunt u zien: - de status van de gebruikers binnen uw organisatie: Registratie aangevraagd. De gebruiker moet de registratie afronden om toegang te krijgen tot NEN Connect. Geregistreerd. Deze gebruiker heeft toegang tot NEN Connect Geblokkeerd. Deze gebruiker is geblokkeerd en heeft geen toegang tot NEN Connect. U kunt het account deblokkeren door bij de gebruiker Geblokkeerd uit te vinken. Vergrendeld. Deze gebruiker is vergrendeld voor een periode van 30 minuten omdat meer dan 3 maal is geprobeerd met een verkeerde wachtwoord in te loggen. Deze gebruiker heeft geen toegang tot NEN Connect. Door het wachtwoord te resetten kunt u de gebruiker direct de mogelijkheid geven om een nieuw wachtwoord aan te maken. Geen actieve licentie. Wachtwoord verlopen. Wordt op dit moment niet gebruikt. - gebruikersnaam - de rol - tot welke licenties de gebruiker toegang heeft Ook heeft u hier de de optie om gebruikers te verwijderen. Door in de zoekbox te zoeken op (een deel van) de gebruikersnaam kunt u gebruikers vinden. Via Filterstatus kunt u filteren op de verschillende statussen. Gebruikers toevoegen Gebruikers kunnen zichzelf registreren via de inlogpagina, maar als bedrijfsbeheerder kunt u ook gebruikers toevoegen. Hiervoor is het nodig dat NEN de domeinnaam (of domeinnamen) van uw organisatie heeft ingesteld. Wanneer NEN de 7
domeinnaam heeft toegevoegd kunt u dat zien op de pagina Mijn bedrijf Algemeen onder het kopje Toegestane domeinen. Indien u als bedrijfsbeheerder een nieuwe gebruiker wilt aanmaken gaat u naar de pagina Mijn bedrijf - Gebruikers en klikt u op Gebruiker toevoegen. - Rol: kies Gebruiker - Gebruikersnaam: dit moet een e-mailadres zijn met de domeinnaam van uw organisatie - Naam: naam van de gebruiker - Telefoonnummer: telefoonnummer van de gebruiker. Dit veld is niet verplicht - Land: Vul hier het land in waar de gebruiker werkt. Dit veld is van belang voor gebruikers met een SAI-licentie. - Geblokkeerd: indien Geblokkeerd is aangevinkt kan de gebruiker niet inloggen - Stuur e-mails naar de bedrijfsbeheerder: Indien deze is aangevinkt, ontvangt de gebruiker geen e-mails vanuit NEN Connect, maar ontvangt de bedrijfsbeheerder deze mails (bijvoorbeeld mails over aangevraagde normen en wachtwoord vergeten). - Voeg licentie toe: hier selecteert u de licentie waartoe de gebruiker toegang krijgt. Nadat u heeft geklikt op Gebruiker opslaan heeft u de mogelijkheid om meer licenties toe te voegen indien van toepassing. 8
Nadat u de gebruiker heeft opgeslagen, ontvangt de gebruiker een e-mail waarmee hij/zij registratie kan afronden. Indien u Stuur e-mails naar de bedrijfsbeheerder heeft aangevinkt ontvangt u deze mail zelf. In het scherm van de gebruiker ziet u de status van de registratie, en voor welke datum de gebruiker de registratie moet afronden. Indien deze datum verlopen is klikt u op Registratiemail opnieuw versturen. De gebruiker heeft dan opnieuw een maand de tijd om de registratie af te ronden. 9
Website-instellingen beheren Via Mijn bedrijf Instellingen kunt u als bedrijfsbeheerder een aantal instellingen aan NEN Connect doen, zoals het aanpassen van het logo en de contactpagina voor gebruikers Uw logo wijzigen Als bedrijfsbeheerder kunt u het logo van uw organisatie plaatsen in de bovenbalk. Standaard is het Uw logo te zien. Om deze te vervangen gaat u naar Mijn bedrijf Instellingen en klik Pas het logo aan. U kiest nu een logo van uw eigen PC of netwerk en klikt op Open om het te uploaden naar NEN Connect. Het logo moet een jpg- of gif-bestand zijn. Nadat het bestand is ge-upload, ziet u een selectie. Deze kunt u aanpassen en door met uw cursor in de selectie te klikken, linkermuisknop ingedrukt te houden en de cursor te verplaatsen. Door op de hoekjes te klikken kunt u de selectie groter of kleiner slepen. Als u tevreden bent met de uitsnede klikt u op Opslaan. U ziet uw logo dan direct in de bovenbalk staan. Indien u het originele bestand wilt aanpassen klikt u op Annuleren en Verwijder het logo. Daarna kunt opnieuw een logo uploaden. Link naar bedrijfswebsite instellen Uw bedrijfslogo kunt u laten linken naar de website van uw organisatie. Om de link in te stellen gaat u naar gaat u naar Mijn bedrijf Instellingen. Bij Website URL vult u de URL in van de website waarheen u wilt linken. Klik onderaan de pagina op Opslaan om de URL vast te leggen. U kunt ook de ENTER-toets op uw toetsenbord gebruiken om op te slaan. Als u en uw bedrijfsgebruikers nu op het logo klikken, wordt de gekozen webpagina in een nieuw tabblad geopend. 10
Contactpagina van uw gebruikers wijzigen De gebruikers van uw organisatie zien een andere contactpagina dan u als beheerder. Als beheerder kunt u de tekst op deze pagina zelf bepalen. Om de tekst te wijzigen gaat u naar Mijn bedrijf Instellingen en klikt u op Nederlands of Engels om de Nederlandstalige of Engelstalige contactpagina voor gebruikers in te stellen. 11
U kunt in de tekst opmaak gebruiken, zoals vet, cursief, onderstrepen, ongenummerde opsommingen en genummerde opsommingen. U kunt ook links invoeren. Om een e-mailadres te linken gebruikt u mailto: voor het mailadres in het veld Link URL in de insert/edit link-pop-up. Target en Title kunt u leeg laten. Tekst bij aanvraag instellen Als beheerder kunt u een extra tekst plaatsen die uw gebruikers te zien krijgen als ze een norm bij u aanvragen, bijvoorbeeld dat ze een projectnummer moeten invullen. 12
Om de tekst toe te voegen gaat u naar Mijn bedrijf Instellingen en klikt u op Nederlands of Engels om de Nederlandstalige of Engelstalige tekst voor gebruikers in te stellen. 13
Collecties beheren Via Mijn bedrijf - Collecties of direct via Collecties in het hoofdmenu kunt u uw maatwerkcollecties beheren. Klik op een collectie om de collectie aan te passen. Normen toevoegen Via Documenten of via de zoekfunctie in het hoofdmenu kunt u normen zoeken om toe te voegen aan uw collectie. Zorg dat uw collecties zijn uitgevinkt om in het volledige aanbod te zoeken. De norm of normen die u wilt toevoegen voegt u toe aan uw selectielijst door op het mand-icoontje te klikken. In de bovenbalk kunt u zien dat de norm(en) aan de selectielijst zijn toegevoegd. 14
Als u de selectielijst opent kunt u alle normen in een keer toevoegen aan een collectie door te klikken op Normen toevoegen aan collectie. U kunt de lijst hier ook leegmaken door te klikken op Verwijderen gehele lijst. Vervolgens selecteert aan welke collectie u de normen wilt toevoegen. U ziet direct staan hoeveel ruimte u nog heeft in elke collectie. Alle documenten van de normen, zoals aanvullingen en nieuwe versies zijn ook toegevoegd aan uw collectie. Normen verwijderen Via Mijn bedrijf Collecties of via Collecties in het hoofdmenu kunt u documenten verwijderen. Klik op het vuilnisbak-icoontje om een norm te verwijderen uit uw collectie. U kunt meerdere documenten in 1 keer verwijderen door de vinkboxjes aan te vinken en onderaan de pagina te klikken op. Dit kan alleen indien één collectie is geselecteerd. 15
Jaarlijks kunt u 10% van de normen binnen uw collectie wisselen. Zodra u de 10% overschrijdt krijgt u een melding. Via het overzicht op de pagina Mijn bedrijf Licenties kunt u zien hoeveel normen u al verwijderd heeft en hoeveel u nog kunt verwijderen. Rapportages van het gebruik van NEN Connect inzien Via Mijn bedrijf - Rapportage kunt u het gebruik van NEN Connect zien binnen uw organisatie. U kunt zich hier ook inschrijven om de rapportages per mail te ontvangen. U kunt kiezen voor een mail per week, maand of kwartaal. Door te klikken op een rapport, kunt u een rapportage bekijken. Wanneer er veel data is kan het even duren voordat de rapportage geladen is. 16
U kunt de rapportageperiode wijzigen door in de velden Start date en End date de gewenste periode in te typen volgens het formaat jaar-maand-dag, bijvoorbeeld 2016-05-28. Als u vervolgens op View report klikt wordt een nieuwe rapportage gegenereerd. Via de blauwe pijltjes kunt u naar de volgende pagina in het rapport gaan. Via het zoekveld kunt u zoeken op woorden/nummers in het rapport. Via de exportknop kunt u de rapportage downloaden als PDF-, Excel- of Word-bestand. Door te klikken op een pijltje in een kolom sorteert u op die kolom. - Downloads per document: deze rapportage geeft aan hoeveel keer normen binnen uw organisatie zijn geopend in PDF of HTML. Een X bij licentie geeft aan dat de norm meetelt in het aantal normen in uw licentie. - Downloads per gebruiker: deze rapportage geeft het aantal downloads (in PDF) per gebruiker binnen uw organisatie aan. Een X bij licentie geeft aan dat de norm meetelt in het aantal normen in uw licentie. - Aanvragen per gebruiker: deze rapportage geeft inzicht in de normaanvragen binnen uw organisatie. - Inlog per gebruiker: deze rapportage geeft inzicht in het aantal inlogs per gebruiker binnen uw organisatie. Contact Heeft u vragen over NEN Connect? Neem contact op met NEN Klantenservice. Telefoon: (015) 2 690 391 E-mail: klantenservice@nen.nl 17