Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging van Eigenaren Barnsteenlaan 25 63-II 14 mei 2009 Locatie: Marcuscentrum, Wijdesteinlaan 2, Utrecht Tijdstip: 19.30 22.30 uur Voorzitter: Gerjan Kampman (39-I) Bestuursleden: Martijn Melein, Paul Beelen Segro administraties: Gerard de Groot Aanwezig: eigenaren van 31hs, 33hs, 41hs, 29-I, 33-I, 39-I, 41-I, 49-I, 51-I, 53-I, 61-I, 31-II, 33-II, 35-II, 39-II, 55-II en 61-II 1.0 Opening / mededelingen Welkomstwoord door de voorzitter. 2.0 Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 3.0 Ingekomen stukken Komen terug in 10.0 4.0 Vaststellen notulen ALV 29-05-08 Goedkeuring notulen. Actie punten zijn verwerkt. Het aanpassen van het huishoudelijke reglement wordt naar de volgende ALV verplaatst. Door de complexiteit wordt punt 9 het uitzoeken van het verschil in servicekosten tussen woningen met kunststof en houten kozijnen niet verder opgepakt. De boven de notulen vermeldde datum 29-05-07 moet 29-05-08 zijn. De initialen van de heer WJP Wieggers stonden niet goed vermeld en zullen aangepast worden. 5.0 Financieel verslag 2008 5.1 balans en staat van ontvangsten en uitgave De heer de Groot geeft de volgende toelichting: De schilder wordt in 10 weken betaald; 25.000,- per keer. Na de werkzaamheden zal nog een eindrekening komen. Deze zal betaald worden nadat een inspectie heeft plaatsgevonden. De rente is relatief hoog ( 7.000,-) dit zal afnemen door de uitgave van de werkzaamheden. Er is in 2007 en 2008 weinig tot geen onderhoud gepleegd. Op het totaal is er een gezonde balans met een goede reserve. Verschillen ten opzichte van vorig jaar: De reserve is vergroot doordat er geen groot onderhoud is gepleegd in 2008. 33 hs vraagt wat de bestuurskosten inhouden. Dit wordt verhelderd. 31 hs: administratiekosten staan voor 2009 hoger op de balans, dit wordt toegelicht. 5.2 Verslag kascontrole commissie De heer Oostendorp en de heer Houdijk zitten in de kascommissie. De heer Oostendorp licht de kascommissie controle toe. De kascommissie keurt de balans goed. Het verslag wordt op de website gezet. 1
De kascommissie doet een advies om de balans en reserve op een andere wijze te presenteren. Hier zal t.z.t. naar gekeken worden. 5.3(her) benoeming kas commissie Wordt nog even uitgesteld. Er wordt via het bord in de gang en via de mail nog naar mensen gezocht om dit op te pakken. Echter de huidige kas commissies heeft geen bezwaar om herbenoemd te worden. 5.4 Begroting Geen opmerkingen. 6.0 Professionaliseren VVE De heer Kampman ligt toe dat, ondermeer door veranderde wetgeving, een professionalisering gaande is in de VvE. Dit houdt onder meer in: Update huishoudelijk reglement Aansprakelijkheidsverzekering bestuur Versturen huishoudelijk reglement naar huurders Guldens worden naar euro s vertaald en er komt een inflatie correctie en bijhouden Het bestuur wil graag de bestuursvergoeding en administratiekosten naar hele euro s afronden net zoals dit gedaan is met de servicekosten. Het afronden van de servicekosten wordt besproken. Er kan namelijk na een afronding te veel of te weinig in rekening wordt gebracht. Er wordt een staat bijgehouden zodat dit in balans blijft. Stemming: Het goedkeuren van het afronden van de servicekosten Goedkeuring aanpassing bestuursvergoeding Goedkeuring aanpassing administrateurkosten Er is een vraag over de aansprakelijkheidsverzekering door 55-II. De vraag is of deze er niet eerder was. Deze was er eerst nog niet. Ook wordt toegelicht waarvoor de aansprakelijkheidsverzekering dient. Tevens wordt door de heer de Groot toegelicht hoe tot de keus is gekomen van deze verzekeringsmaatschappij. 2
7.0 Vervanging / onderhoud lift De heer Kampman vat de brief die bij het stembiljet zat samen; o.a. waarom er groot onderhoud/vervanging moet komen. De heer Kampman heeft navraag gedaan naar de kosten van renovatie of vervanging. Hiervoor heeft KONE een offerte gemaakt. Deze is realistisch en zelfs aan de hoge kant, omdat KONE een van de duurste liftbedrijven is. Als er gekozen wordt voor een nieuwe lift, worden er meerdere offertes aangevraagd met een onderhoudscontract (de kosten van het onderhoud worden hierbij ook meegenomen). Een nieuwe lift past in de nieuwe liftkoker. In de offerte zitten ook nieuwe liftdeuren (schuifdeuren). Het bestuur vraagt een mandaat om de lift te vervangen voor maximaal 70.000,- inclusief BTW. Hiervoor zullen diverse offertes worden aangevraagd. De vervanging heeft niet als gevolg dat er een extra bijdrage wordt gevraagd aan de leden. Opgemerkt wordt dat er een scheur zit tussen de liftschacht en de galerij. Hier zal door het bestuur naar gekeken worden. Stemming lift: Hierover wordt schriftelijk gestemd Voor: 202 aandelen Tegen: 0 aandelen Er komen 12 aandelen tekort om deze beslissing te bekrachtigen. Conform hetgeen over dit soort situaties in het Reglement van Splitsing is opgenomen, zal binnenkort een nieuwe vergadering worden gehouden. De eigenaren zullen hierover tijdig geïnformeerd worden. 8.0 Fietsenstalling De helling wordt te steil geacht. Bouwkundige aanpassingen zullen waarschijnlijk te duur uitvallen. Wel zal onderzocht worden of de helling ruwer gemaakt kan worden. Er zal een brief worden geplaatst op de fietswrakken die in de berging staan. In deze brief wordt de eigenaar verzocht contact op te nemen met het bestuur. Indien geen contact met het bestuur wordt opgenomen, zal het fietswrak na een maand uit de fietsenberging verwijderd worden. Het fietswrak zal vervolgens voor een periode van 6 maanden bewaard worden. Indien de eigenaar in deze periode geen contact heeft opgenomen met het bestuur, dan wordt het fietswrak afgevoerd. Dit wordt in stemming gebracht: Verdere communicatie hierover zal plaatsvinden via de website. Bij de gemeente zal een verzoek worden gedaan om de fietsenstallingen rondom de flat mee te nemen in de volgende wrakkenactie. 3
9.0 Stand van zaken werkzaamheden galerijen De heer Kampman geeft een toelichting op de huidige stand van zaken: Plafonds zijn schoongemaakt, hersteld en geschilderd. De bevestigingsplaten van het hekwerk zijn vervangen. Tevens zijn de slechte plekken van het hekwerk vervangen. Het hekwerk wordt niet volledig geverfd. Slechte delen worden vervangen of bijgewerkt. De dilatatievoegen zijn vervangen waar nodig en ten dele zijn de galerijvloeren al geschilderd. De werkzaamheden liggen op schema. Over twee weken wordt er aan de voorkant begonnen: het schilderen van de kozijnen en de vloer van de bovenste balkons en het bijwerken van het hekwerk. 61-II geeft aan de kleur van de vloer van het balkon niet mooi te vinden en vraagt of er een ander kleur aangebracht kan worden. In beginsel is dit niet mogelijk, zowel omwille van het uniforme uiterlijk van de buitenkant van de flat, evenals om verftechnische redenen. Het bestuur zal het verzoek echter doorgeven aan de schilder. Mocht er een mogelijkheid zijn om aan de wens van de eigenaar tegemoet te komen, dan zal dit gebeuren. Er wordt gevraagd of het hekwerk wordt geschilderd en de bovenkant dicht gemaakt kan worden, zodat dit niet meer in regent. Het bestuur zal dit bespreken met de schilder. Een volledige vervanging van het hekwerk valt buiten de periode die door het huidige MJOP wordt bestreken. Vervanging/onderhoud van het hekwerk zal bij de actualisatie van het MJOP worden meegenomen. 31 hs geeft aan dat het schilderwerk slecht is gedaan. Het bestuur neemt dit met de schilder op. Ook geeft 31hs dat de constructie van hekwerk beneden is aangepast en vraagt of dit nog wordt bij gewerkt. Dit wordt gedaan. Bij de woningen met een dicht geschilderd keukenraam is een brief in de bus gedaan om contact op te nemen met de schilders, zodat zij het kunnen afwerken. Aan de voorkant moeten de bloembakken leeggehaald worden, zodat die geschilderd kunnen worden. Vragen, opmerkingen en klachten kunnen altijd via e-mail gemeld worden aan het bestuur op het e- mailadres: barnsteenlaan@hotmail.com. 10.0 Rondvraag mededelingen Geluidsoverlast. De heer Kampman geeft aan dat het bestuur als een intermediair op kan treden, maar dat de mogelijkheden voor daadwerkelijk ingrijpen beperkt zijn. Het bestuur zal contact opnemen met de eigenaren die last hebben om nadere afspraken te maken. Tuin Er was een vraag naar de frequentie van het maaien van het gras en het snoeien van de begroeiing aan de voorzijde. Het bestuur geeft aan dat dit volgens een gebruikelijke frequentie wordt gedaan. De begroeiing aan de voorzijde wordt 2 keer per jaar bijgewerkt. Binnenkort wordt de begroeiing aan de voorkant gesnoeid i.v.m. met het plaatsen van de steigers. Het bestuur zal de overgroeiende takken uit tuinen van de benedenwoningen in de gaten houden en actie ondernemen als dit nodig is. 4
Het afval van de markt blijft vaak liggen. Het bestuur zal hierover contact opnemen met de gemeente. Muizen Het bestuur zal met de gemeente contact opnemen voor verdelgingsmogelijkheden en preventieve oplossingen. Overigens hebben niet alle huizen er last van. Ook zal naar de mogelijkheid van het aanschaffen van kleine kliko s gekeken worden. Tevens zal het bestuur een inventarisatie doen naar de omvang van de overlast. Schoorsteen vegen De schoorstenen zijn geveegd. Bij enkele woningen was dit niet mogelijk. Dit is aangegeven bij de betreffende personen. 11. Rondvraag 33 hs geeft aan dat de er een nare lucht uit de kelder merkbaar is in het toilet. 33 hs neemt contact hierover op met de huismeester. Er wordt aangegeven dat enkele kozijnen in de trappenhuizen niet geheel goed meer zijn. Hier wordt naar gekeken. 31 hs geeft aan dat het poortje naar de tuin veel wordt open gezet voor vrachtjes. Het bestuur gaat kijken naar betere afsluitmogelijkheden. Het bestuur stelt voor weer een flat BBQ te houden. Voorlopige datum: 27 juni. 33h geeft aan hiervoor de tuintafel uit te willen lenen. 11.0 Sluiting Sluiting 22.30. 5