Vakgroep Vaarwegen & Natte Waterbouw Rapport 'Kennisoverdracht 1999' Project: I&A/Vaarwegen & Natte Waterbouw Rapportnr: BSRAP-R-00018 Documentnr: 3707E-P-00.001 Versie: 2 Status: definitief Datum: 25 mei 2000 Auteurs: Leo de Vos (Bouwdienst) Henk Schaap Gezien projectleider Leo de Vos paraaf: Akkoord bevoegd gezag Frans van Dam paraaf: Akkoord opdrachtgever Jaap Kooiman paraaf: (Bouwdienst Rijkswaterstaat) (Bouwdienst Rijkswaterstaat) (Directie Oost-Nederland) datum: datum: Datum:
Inhoudsopgave 1 ACHTERGROND... 3 2 AANPAK... 4 3 HET BEDRIJFSPROCES IN KAART... 5 5 KNELPUNTEN EN PROJECTTHEMA'S... 8 6 BELEID VAKGROEP VAARWEGEN EN NATTE WATERBOUW... 9 7 WERKPLAN 2000... 11 BIJLAGE A: OVERZICHT REALISERINGSPROCES VNW-PROJECTEN13 BIJLAGE B: OVERZICHT THEMA'S EN PRIORITEITEN 1999... 14 BIJLAGE C: AANTEKENINGEN KENNISOVERDRACHTSESSIES... 15 Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 2
1 Achtergrond De Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw (VNW) is in 1999 opgericht door de RWS-brede Coördinatiegroep I&A/Ontwikkeling Infrastructuur (CoGo). De CoGo verzorgt namens de Regionale directies de aansturing van I&A activiteiten. De vakgroep geeft uitvoering aan activiteiten voor haar aandachtsgebied. Bij de start van haar werkzaamheden heeft de vakgroep een discussie gevoerd over aan te pakken onderwerpen. De vakgroep heeft geconcludeerd dat kennisoverdracht tussen de leden van de vakgroep en de achterban prioriteit diende te krijgen. Het onderwerp kennisoverdracht is ondergebracht in thema A van het jaarplan. Vervolgens is door de vakgroep een plan van aanpak gemaakt. Daarin is voor het onderwerp kennisoverdracht de volgende doelstelling geformuleerd: Kennisoverdracht inzake specifieke natte onderwerpen en natte uitvoeringsprojecten, inrichting bedrijfsprocessen en gebruikte hulpmiddelen. De kennisoverdracht heeft betrekking op ontwerp, voorbereiding, uitvoering en overdracht van productinformatie naar beheer en onderhoud. Tevens is het doel opbouwen van gemeenschappelijk beeld over knelpunten en behoeften in het aandachtsveld van de vakgroep. Uitwerken van beleid van de vakgroep en formuleren van het werkplan van de vakgroep voor het jaar 2000. Als beoogde resultaten van thema A zijn in het plan van aanpak genoemd: Gemeenschappelijk beeld van bedrijfsproces, knelpunten en behoeften Proceskaart met bedrijfsprocessen en hulpmiddelen Positionering van relevante projectthema's op de proceskaart. Dit document bevat de rapportage van de activiteiten in thema A "Kennisoverdracht 1999". Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 3
2 Aanpak In het kader van het thema zijn door de vakgroep voor de vakgroep een drietal kennisoverdrachtsessies georganiseerd, steeds bestaande uit een inleiding en een discussie. Achtereenvolgens zijn aan de orde geweest: Het ontwerp- en realiseringsproces van Vaarwegen en Natte Waterbouw - 12 mei 1999 Ontwerp en realisering door projectbureau Maaswerken - 18 juni 1999 Ontwerp en realisering door projectbureau Zeeweringen van de directie Zeeland - 8 oktober 1999 De aantekeningen van bovenstaande discussies zijn in de bijlage van dit rapport opgenomen. De bevindingen van de sessies zijn verwerkt in deze rapportage. Door de vakgroep zijn naast thema A ook twee inhoudelijke thema's aangepakt. Dat waren thema B (verbetering gebruik peilgegevens) en C (ontsluiting richtlijnen, handreikingen en handboeken). De relevante bevindingen uit de thema's B en C zijn verwerkt in deze rapportage. In het plan van aanpak was opgenomen om een tweetal themamiddagen te organiseren voor de achterban. Dat deel van het plan is niet gerealiseerd vanwege de uitloop in de tijd van de thema's B en C. Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 4
3 Het bedrijfsproces in kaart De vakgroep heeft na een drietal discussies over het bedrijfsproces van het vakgebied Vaarwegen en Natte Waterbouw een indeling van het proces gemaakt. De indeling sluit aan bij de fasering die in het MIT (Meerjarenprogramma Infrastructuur en Transport) gehanteerd wordt en sluit ook aan bij gangbare indelingen van het ontwerpen en realiseren in de GWW-sector. De onderstaande tabel laat de hoofdindeling zien. In bijlage A is dezelfde tabel opgenomen maar dan uitgebreid met proceskenmerken, de relatie met de tracéwet en met een indicatie van de bandbreedte van het ontwerp in iedere fase. MIT FASERING PROCESSEN Realisatie-fase Planstudie fase Verekenningsfase Initiatief fase Programma fase Ontwerpfase Uitvoeringsfase Initiatief Onderzoek / Verkenning Definitie Programma van eisen Voorontwerp/ V.O. Ontwerp / D.O. Uitwerking & Bestek Werkvoorbereiding Uitvoering Overdracht Beheer-fase Beheer en onderhoudsfase Onderhoud Het hierboven afgebeelde schema biedt niet veel inzicht als het gaat om de positie van knelpunten. Meer inzicht wordt geboden als het VNW realiseringsproces afgebeeld wordt als een verzameling rollen en transacties Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 5
tussen rollen. Het onderstaande schema geeft een globaal beeld 1. Een dergelijk schema wordt een interactiediagram genoemd. De notatie is als volgt. Een rechthoek stelt een rol of cluster van rollen weer; een ruit met cirkel stelt een transactie voor. Een transactie is een zakelijke afspraak tussen twee rollen. Bijvoorbeeld: lever mij een vergunning of maak voor mij een ontwerp. De pijl in een transactie wijst van de initiatiefnemer naar de uitvoerder van de transactie. Aan de linkerkant van het schema zijn een aantal ruiten getekend. Dat zijn externe feitenbanken die de uitvoering van het bedrijfsproces beïnvloeden; zo n externe feitenbank wordt bijvoorbeeld gevormd door de scheepvaartrichtlijnen. Bodem gegevens Kabels leidingen S3 Uitvoeringsbesluit Explosieven Archeologie Peil gegevens Ontwerp S14 Initiatief uitvoeren S15 Onderzoek verkenning S16 Definitie / PvE T13 T14 T15 S5 Verkennings fase Initiatief fase leveren T4 Opdrachtgeven T1 T2 T3 S1 Intake besluit S2 Opdracht planstudie Bestuurlijke besluiten Richtlijnen S17 Voorontwerp S18 Ontwerp/D.O. T16 T17 S6 Planstudie leveren T5 T7 S8 Verwerven grond Verkrijgen S19 Uitwerking & bestek T18 S4 Opdrachtgeven T8 S9 Verlenen vergunning Reguleren Uitvoering S20 Werk voorbereiden T19 T6 T9 T10 S10 Financieren bouw S11 Financieren ontwerp Financieren S21 Uitvoering T20 S7 Werk realiseren T11 S12 inspecteren Controleren S22 Overdracht T21 T12 S13 Onderhouden Beheren 1 Het schema is gebaseerd op de methodiek DEMO (Dynamic Essential Modelling of Organizations); geestelijk vader is prof. J. Dietz (TU Delft) Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 6
Het voorgaande schema is nog steeds erg globaal. Meer inzicht ontstaat als we een niveau dieper kijken. Het nu volgende schema komt naar voren als de cluster van rollen, aangeduid met S15 (Onderzoek/verkenning), opengemaakt wordt. Het resultaat is hieronder afgebeeld. A15.3 Planning inw.& verw. T23 T22 K1 K2 K3 T14 RWS-LOD PDS1000 QINSy HYDROMAP RWS-LOD AMOR DONAR PDS1000 QINSy HYDROMAP AUTOCAD A15.4 Primaire inwinning A15.5 Bewerken presenteren A15.6 Rapportage & evaluatie K5 K6 T24 T25 T26 A15.2 Peilgegevens leveren ARC INFO MX AUTOCAD ARC INFO MX AUTOCAD K11 A15.7 bewerking presentatie A15.8 interpretatie analyse A15.9 Vergelijken concluderen K4 K10 K6 K8 T27 K7 T28 K9 T29 A15.1 Onderzoek verkenning Richtlijnen In het schema is de rol te zien die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het onderzoek/verkenning (A15.1). Die rol zal doorgaans ingevuld worden door de afdeling Planstudie of Nieuwe Werken. Door A15.1 wordt een afspraak gemaakt met rol A15.2 (meestal de meetdienst) om peilgegevens te leveren; deze rol verzorgt de coördinatie van taken die door andere rollen verricht moeten worden. Die rollen zijn vervolgens: planning van inwinnen en verwerken (A15.3), het inwinnen (A15.4), het bewerken en presenteren (A15.5) en tenslotte de rapportage en evaluatie (A15.6). De peilgegevens worden opgeleverd aan rol A15.1. Die zal op zijn beurt nu zorgen dat de overige taken die behoren tot het onderzoek/verkenning uitgevoerd gaan worden; daartoe worden afspraken gemaakt met de rollen: bewerken en presenteren (A15.7), interpretatie en analyse (A15.8) en uiteindelijk de vergelijking en conclusies trekken (A15.9). In de praktijk kunnen verschillende rollen door dezelfde persoon ingevuld worden. Dat is bijvoorbeeld waarschijnlijk bij de rollen A15.7, A15.8 en A15.9 omdat de taken van die rollen van natuur sterk bij elkaar horen. In het schema is verder tot uiting gebracht dat de uitvoering van interpretatie en analyse (rol A15.8) beïnvloed kan worden door externe richtlijnen Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 7
(bijvoorbeeld scheepvaartrichtlijnen). Voor dat doel loopt een stippellijn van de rol naar de ruit met de tekst "richtlijnen". Voorts zijn in het schema een aantal geconstateerde knelpunten afgebeeld. Die zijn weergegeven door de letter K met een cijfer in een cirkel. K4 Tenslotte is in het schema aangegeven welke programmatuur gebruikt wordt door een rol. Dat is aangeven door een grijze lijn met daaronder de namen van de gebruikte programma's. 5 Knelpunten en projectthema's De knelpunten K1 tot en met K10 hebben te maken met het gebruik van peilgegevens. Ze worden hieronder beknopt weergegeven. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het rapport definitiestudie "Verbetering van gebruik van peilgegevens" (ref. 3707-P-00.001, d.d. januari 2000). 1. Bij een verzoek of opdracht voor het leveren van peilgegevens wordt vaak de afgesproken levertijd niet nagekomen. Dit leidt tot knelpunten in de werkzaamheden van afdeling Planstudie of Nieuwe Werken. 2. Bij de levering van peilgegevens zijn de afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vaak onvolledig hetgeen er regelmatig toe leidt dat de rapportage met peilgegevens ongeschikt is voor het gewenste doel. 3. De opdrachtgevers zijn niet bekend met de mogelijkheden en onmogelijkheden in het proces van inwinnen, bewerken en vervolgens interpreteren en presenteren van peilgegevens. Dit leidt weer tot verkeerde afspraken (zie 2). 4. Het resultaat van het deelproces Bewerken of Rapportage (nummers 4 en 5 in het onderstaande schema) is onvoldoende flexibel. Veelal worden peilgegevens op papier aangeleverd. De gebruiker kan geen bewerkingen uitvoeren en de gegevens niet makkelijk interpreteren en analyseren. Isolijnen, doorsneden en grensvlakken kunnen niet eenvoudig geleverd worden. Dit vertraagt de werkzaamheden van de gebruiker. 5. Software hulpmiddelen voor verwerking en presentatie zijn onvoldoende operationeel en zijn onvolledig; dit geldt ook voor de gegevensconversie. Hierdoor kan de meetdienst onvoldoende inspelen op wensen van de gebruiker. 6. We zijn niet in staat om kwaliteitsinformatie toe te voegen aan een data collectie. Na verloop van tijd weet niemand meer wat de herkomst en betrouwbaarheid van de desbetreffende peilgegevens is. Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 8
7. Gebruikers willen inzicht in het verloop van de ligging van een waterbodem in de tijd. Deze historische gegevens zijn onvoldoende toegankelijk. 8. Eenvoudige gereedschappen voor de gebruiker ontbreken (bijv. voor oppervlaktebepaling, hoeveelhedenbepaling, etc.). Dit beperkt de flexibiliteit van de gebruiker, hetgeen leidt tot vertragingen in projecten. 9. De kwaliteitsborging van lodingen is onvoldoende. Veelal zijn de condities waaronder de peilgegevens zijn ontstaan onduidelijk; hierdoor is het niet mogelijk om de betrouwbaarheid van de peilgegevens in te schatten. 10. Het is moeilijk om peilgegevens te combineren met andere coördinaat gebonden gegevens. Hierdoor worden kansen gemist om informatie op een krachtige manier samen te brengen in één plaatje (Bijvoorbeeld het combineren van lodingen met bodemkwaliteitsgegevens of het combineren van lodingen met vaargeulgegevens, leefgebieden diersoorten, etc..) Het laatste knelpunt, K11, heeft te maken met het gebruik van richtlijnen en handboeken. 11. Richtlijnen en handboeken die van belang zijn voor natte waterbouw en vaarwegen zijn onvoldoende toegankelijk. Bovendien is vaak niet duidelijk welke richtlijnen van toepassing zijn en wat de status is van de richtlijnen. Dit knelpunt leidt tot vertragingen in het ontwerp en realiseringsproces en leidt tot risico's van fouten. 6 Beleid vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw In 1999 heeft de vakgroep prioriteit gegeven aan de thema's A (Kennisoverdracht), B (Verbetering gebruik peilgegevens) en C (Ontsluiting richtlijnen en handboeken). In bijlage B is de lijst van thema's met prioriteiten opgenomen. Ten aanzien van thema A is de vakgroep van mening dat op het terrein van kennisoverdracht in 1999 een waardevol begin is gemaakt en dat deze activiteit in 2000 voortgezet dient te worden. Voor de thema's B en C zijn in 1999 definitiestudies uitgevoerd. Die studies hebben zicht gegeven op de gestelde problemen en de wijze waarop die aangepakt kunnen worden. De vakgroep is van mening dat de thema's B en C in het programma 2000 voortgezet moeten worden met de concrete aanpak van enkele deelproblemen. De vakgroep is van mening dat met de activiteiten rond thema's A, B en C het jaarprogramma voor 2000 voldoende gevuld is en zal daarom geen andere thema's/activiteiten toevoegen. Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 9
De vakgroep handhaaft de volgende uitgangspunten voor haar werkzaamheden: Criteria 1. Korte doorlooptijd (1/2-3/4 jaar resultaat) 2. Dient belangen van meer dan 1 directie 3. Geen dubbelingen (open naar omgeving kijken) 4. Probleem moet herkenbaar met vakgroep verbonden zijn 5. Commitment voor capaciteit van belanghebbende directie 6. Moet leiden tot baten? 7. Moet leiden tot middelen/kennis die op korte termijn inzetbaar is 8. Planstudie t/m realisatie (plus overdracht naar beheer en onderhoud). Voordelen van samenwerking in vakgroepverband 1. Overdracht van kennis en ervaring 2. Beter weten wie wat doet en kan 3. Haalbaar om ontwikkelingen te doen die anders niet van de grond komen 4. Draagvlak vinden om te motiveren dat bepaalde ontwikkelingen moeten gebeuren 5. Plek krijgen waar je problemen kan neerleggen (projectoverstijgend) 6. Efficiënt gebruik van middelen 7. Beter in staat om PR over ontwikkelingen te verzorgen Bedreigingen A. Weer een forum B. Inefficiënt (richt je op resultaten) C. Vertragend D. Belangen onvoldoende behartigd (bestaansrecht vakgroep steeds bewijzen) E. Vrijblijvendheid (capaciteit) Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 10
7 Werkplan 2000 Voor de vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw zal voor het jaar 2000 het volgende werkplan gehanteerd worden. Nr. : V-9903 Naam : Werkwijze 2000 Vakgroep VNW Omschrijving / aanpak : Voorbereiding/nadere uitwerking beleid voor het taakgebied VNW met als resultaat: beleidsparagraaf 2000 VNW, uitwerking jaarprogramma 2000 VNW, opstellen werkplan 2001; bijstelling communicatieplan tot plan 2000 VNW; PR en informatieoverdracht realiseren voor RWS-achterban, resulterend in producten als flyers, artikelen en aanbod van informatie op website VNW. Raming BD-capaciteit : p.m. Raming RD-capaciteit : p.m. Inschatting budget : f 30.000,- (incl. BTW) Doorlooptijd : januari 2000 - december 2000 Nr. : V-9904 Naam : Thema A "Kennisoverdracht" Omschrijving / aanpak : Kennisoverdracht inzake vaarwegen, specifieke natte ontwerpen en natte uitvoeringsprocessen, inrichting bedrijfsprocessen en gebruikte hulpmiddelen. Voorbereiding en uitvoering van enkele themamiddagen. Resultaten: gemeenschappelijk beeld van bedrijfsproces, knelpunten en behoeften. Uitwerking van proceskaart met bedrijfsprocessen en hulpmiddelen. Positionering van relevante projectthema's op de proceskaart. Raming BD-capaciteit : 120 uur Raming RD-capaciteit : p.m. Inschatting budget : f 60.000,- (incl. BTW) Doorlooptijd : januari 2000 - december 2000 Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 11
Nr. : V-9905 Naam : Thema B "Peilgegevens": digitale checklist en voorbeeldproject Tools Omschrijving / aanpak : In vervolg op de definitiestudie die in 1999 is uitgevoerd, worden in 2000 twee deelproblemen aangepakt. Ten eerste wordt een digitale checklist ontwikkeld ter ondersteuning van het formuleren van opdrachten voor peilgegevens. Ten tweede wordt een voorbeeldproject uitgevoerd voor de verwerving van tools voor planstudie en ontwerp. De checklist moet leiden tot een betere opdrachtformulering waardoor een beter resultaat (first time right) en minder verstoring in projecten. Het voorbeeldproject voor tools moet op termijn leiden tot betere gereedschappen in planstudie en ontwerp en daarmee tot kortere looptijden van projecten. Raming BD-capaciteit : 135 uur Raming RD-capaciteit : p.m. Inschatting budget : f 145.000,- (incl. BTW) Doorlooptijd : januari 2000 - december 2000 Nr. : V-9906 Naam : Thema C "Ontsluiting richtlijnen": eerste stap Omschrijving / aanpak : In vervolg op de definitiestudie die in 1999 is uitgevoerd, wordt in 2000 een eerste stap gedaan met de digitale ontsluiting van een beperkte en geschikte selectie van de relevante richtlijnen. Activiteiten betreffen: ordenen van gegevens, digitaal ontsluiten, evalueren van aanpak, evalueren van gebruik en onderzoek doen naar benodigde organisatie. Resultaat: voor de VNW praktijk toegankelijke richtlijnen. Raming BD-capaciteit : 120 uur Raming RD-capaciteit : p.m. Inschatting budget : f 120.000,- (incl. BTW) Doorlooptijd : januari 2000 - december 2000 Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 12
Bijlage A: Overzicht realiseringsproces VNW-projecten Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 13
Bijlage B: Overzicht thema's en prioriteiten 1999 Thema Prioriteit 1. Vereenvoudigen (uniformering) van de gegevensoverdracht 4 (Ontwerp - inclusief basisgegevens) 2. Verbeteren peilgegevens 1 Verbeteren en flexibeler maken van verwerking van peilgegevens en digitale ondergronden 3. 3D vormgeven en wijzigen 4 Vereenvoudigen van de handelingen om te komen tot 3D vormgeven en wijzigen 4. Metagegevens 5 Overdracht van metagegevens (b.v. nauwkeurigheid) van bestanden verbeteren 5. Richtlijnen en handboeken 3 In kaart brengen van richtlijnen en handboeken (ontsluiten ontwerpkennis) 6. Kabels en leidingen 6 Eenvoudiger maken van het verkrijgen van actuele gegevens van kabels en leidingen 7. Ontsluiting van gegevens 6 Betere ontsluiting van gegevens van objecten (kunstwerken) 8. GIS 7 Ontdekken van de mogelijkheden van GIS 9. Visualisatie 4 Beter in staat zijn om ontwerpen te presenteren (visualisatie), ook voor breed publiek (model continuïteit) 10. Integraal behandelen van gegevens 7 Integraal behandelen van gegevens (i.h.b. planstudie) 11. Kennisoverdracht 2 Proces, tools, wie gebruikt wat, baggertechnologie, survey, etc. Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 14
Bijlage C: Aantekeningen kennisoverdrachtsessies Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw blad 15