Hendriklaan 7 3481 VR Harmelen (0348) 44 30 65 info@boogh.nl Jongleren en de kunst van het loslaten www.boogh.nl Kvk 411 77 680 Titel: Publicatie: Maart 2015 Verantwoordelijk: Directeur-bestuurder
De missie en visie van Boogh Ons motto is Terug in je kracht. Boogh brengt mensen terug in hun kracht door participatie te bevorderen en mensen zoveel mogelijk eigen regie te laten voeren. Alles is erop gericht om mensen zo zelfstandig mogelijk te laten functioneren. Boogh werkt vanuit de visie dat elk mens, ongeacht zijn beperkingen, (meestal) in staat is eigen regie te voeren. Als mensen om welke reden dan ook niet meer kunnen doen wat ze altijd deden, kijken velen in eerste instantie naar de onmogelijkheden. Onze ervaring is dat mensen zich beter voelen wanneer juist de mogelijkheden de nadruk krijgen. Wanneer ze vanuit die mogelijkheden gewoon kunnen deelnemen aan het sociale en maatscha ppelijke leven, werk en hobby s hebben, het gevoel hebben dat ze ertoe toen. Persoonlijke aandacht en gelijkwaardigheid zijn bij ons sleutelbegrippen. Wij gaan uit van de wensen en mogelijkheden van mensen. Op die manier brengen wij onze cliënten terug in hun kracht. Niet wat je overkomt, maar hoe je ermee omgaat is bepalend! Zo luidt de missie en visie die we in meer dan 35 gemeenten, verspreid over 4 regio s Utrecht Stad, Utrecht West, Utrecht Zuid en Eemland & Gooi en Vechtstreek uitvoeren. Arbeidsre-integratie voert haar dienstverlening ook nog uit in Flevoland, Noord - en Zuid Holland. De begeleiding groep, behandeling groep, training en re-integratie die we aan een kleine 900 mensen met hersenletsel, lichamelijke beperking en /of chronische ziekte bieden, vormt een onmisbare schakel in effectieve zorg aan mensen met een ondersteuningsvraag. Invulling van ondersteuning aan cliënten is pure noodzaak om verdere overbelasting van het systeem van (mantel)zorgverleners te voorkomen. En de gebleken voordelen (zowel financieel, dus voor de maatschappij) als de afnemer (fors verhoogd welzijn en dus minder zorg nodig) zijn groot. Vanuit het strategisch meerjarenbeleidsplan 2012-2015 is het jaarplan 2015 voor de stichting opgesteld. Dit jaar zal Boogh een nieuw strategisch meerjarenplan 2016-2019 opstellen. We hebben in 2013 vier pijlers in de dienstverlening geïntroduceerd, te weten begeleiden, behandelen, trainen en re-integreren. Deze pijlers kunnen in trajecten worden uitgezet, dwars door de huidige locaties heen. In het kader van het dichter bij de burger organiseren, is meer diversiteit in dienstverlening op de locaties ontstaan en decentraliseren we waar het kan en centraliseren we waar het moet. In het kader van de vraag om participatie bieden we werkervaringplaatsen aan, wordt er meer en frequenter productmatig gewerkt voor derden en voor de webwinkel. Deze veranderingen vragen een andere manier van werken. Doelgerichter, gevarieerder en kortdurende en langdurende trajecten lopen langs en naast elkaar. Afhankelijk van de vraag van de cliënt. We bieden dienstverlening aan vanuit de kaders van de WMO (Wet maatschappelijke ondersteuning), de WLz (Wet langdurige zorg), ZvW (Zorgverzekeringswet) en de Participatiewet. 2015 is het eerste jaar waarin we de begeleiding groep vanuit de WMO aanbieden. Gemeenten zijn stakeholders geworden. Samenwerken aan een gedragen jaarplan 2015 In het afgelopen jaar is samen met de teams, de OR, de CCR, de managers en de staf vele malen met elkaar om tafel gezeten ter voorbereiding op het jaar 2015. Het geactualiseerde visiedocument, het reorganisatieplan, het participatiemodel, de adviezen van de OR en de CCR en de nieuwe regio-indeling zijn meegenomen en samengevat in het jaarplan 2015. Dit jaarplan vormt input voor de jaarplannen van de regiomanagers, arbeidsre-integratie en de ondersteunende diensten, die de beleidsvoornemens voor een geheel jaar bevatten. Alle jaarplannen zijn SMART geformuleerd. Met, als het enigszins kan, normen of prestatie-indicatoren. De directeur bestuurder stelt de jaarplannen vast. Vervolgens vormen de jaarplannen een mooie basis om integraal en transparante verantwoording af te leggen over de voortgang van de doelbereiking en gerealiseerde prestaties. 2
Boogh heeft vijf strategische positioneringen afgeleid vanuit het meerjarenbeleid. Te weten: 1. Boogh is dé specialist in het begeleiden, behandelen, trainen en re-integreren van mensen met hersenletsel, mensen met een lichamelijke beperking of chronische ziekte, om zo optimaal mogelijk te kunnen participeren in de maatschappij. 2. Stakeholders, verwijzers, professionals, collega-aanbieders, potentiële cliënten, medewerkers en vrijwilligers kennen Boogh en weten Boogh te vinden. 3. Boogh is een betrouwbare samenwerkingspartner in de keten van zorg- en dienstverlening voor alle betrokken partijen en stakeholders, lokaal en regionaal. 4. Boogh heeft een gezonde bedrijfsvoering en is gericht op continuïteit van de organisatie. 5. Boogh is een aantrekkelijke werkgever, die deskundige medewerkers en vrijwilligers bindt en betrokken houdt. Uitgangspunten bij beleidsvorming Boogh zijn: - Toekomstige zorgvraag is leidend - Nieuw concept van gezondheid is leidend: veerkracht en eigen regie van de burger - Functioneren van burger centraal In de voorbereiding van het jaarplan zijn 3 belangrijke thema s voortdurend aan de orde in het behalen van de strategische doelstellingen: organisatieontwikkeling, decentralisatie en procesvereenvoudiging. Ontwikkelen is hierin het centrale thema. Vanuit deze thema s hebben we met elkaar de volgende focuspunten voor 2015 vastgesteld: Balans vinden met nieuwe formatie in de teams Programma bepalen voor 2015 in de teams Samenwerking met gemeenten door ontwikkelen Doorontwikkeling behandeling: Hersenz Boogh Jongeren op diverse vestigingen Door ontwikkeling Afasiecentrum Doorontwikkeling webwinkel BooghGoed Vanuit organisatieontwikkeling zijn nieuwe, grotere regio s gemaakt waarin de regiomanagers meerdere locaties aansturen en meer op afstand managen. De overhead is verminderd. Dit vraagt meer zelforganisatie en eigenaarschap van medewerkers waarin de volgende accenten voor 2015 zijn gelegd: Willen leren, verbeteren en veranderen Direct feedback geven aan collega s en cliënten Vertrouwen in zelfredzaamheid en improvisatievermogen van de teams Vereenvoudigen van de uitvoering: wat doet er echt toe? 3
De medewerker die past bij die nieuwe omgeving is een jonglerende professional, die tegelijkertijd verschillende ballen in de lucht houdt. Hij of zij moet wikken en wegen tussen eigen kennis, de unieke situatie en de context van de zorgvrager, de meningen en de interventies van de collega s en de maatschappelijke druk van steeds meer met minder. Dit betekent voor de ondersteuning en voorwaarden, dat: De verantwoordelijkheid diep in organisatie in het primaire proces gelegd wordt Teams zoveel mogelijk vrijgesteld worden van commissies / werkgroepen / stichtingstaken Er een goed functionerend ICT systeem, ECD en Backoffice is Boogh scholing en coaching aanbiedt in een scholings- en coaching plan, zodat: Teams maximale handelingsvrijheid hebben Teams vrijwilligers, stagiaires, mantelzorgers, leerlingen kunnen begeleiden 4
Doelstellingen Strategische doelstellingen Op resultaatgebieden te weten, cliënten, medewerkers, interne organisatie en financieel, worden de strategische doelen van Boogh vastgesteld. De uitwerking bevat het te behalen resultaat en de manier waarop het resultaat gemeten wordt. A. Cliënten B. Medewerkers C. Interne organisatie/beleid/organisatie D. Financiële resultaten Onderwerp CLIËNTEN A1 Zelfredzaamheid van cliënten is bevorderd Doelrealisatie is 95% Hanteren: Passende methodiek ECD Evaluatie Coördinerend Begeleider Trajectbegeleider A2 Participatie van cliënten is bevorderd Doelrealisatie is 95% Hanteren: Passende methodiek ECD Evaluatie Coördinerend Begeleider Trajectbegeleider A3 Welzijn van cliënten is bevorderd Doelrealisatie is 95% Hanteren: Passende methodiek ECD Evaluatie Coördinerend Begeleider Trajectbegeleider A4 Boogh heeft tevreden cliënten Snelle feedback organiseren Aantal kwesties en klachten en afhandelingstermijn Feedback vragen Registratie en inventarisatie Managers en directie 5
CLIËNTEN A5 Medezeggenschap van cliënten is goed georganiseerd Aantal adviezen en vraagstellingen aan de CCR Afstemming Voorzitter CCR en directie A6 Cliënten ervaren een veilige omgeving bij Boogh Aantal MIC meldingen terugbrengen Registratie Inventarisatie Analyse Actie Management en directie A7 Boogh organiseert de dienstverlening zo dicht mogelijk bij de burger, daar waar het kan. Realisatie van dienstverlening in: Woerden Hilversum/Huizen Focusregio s: Gooi- en Vechtstreek Utrechtse Heuvelrug Rivierenland Realisatie nieuwe vestigingen in multifunctionele gebouwen in samenwerking met andere dienstverlenende organisaties Regiomanagers i.s.m. directeur Voortdurend A8 6
MEDEWERKERS B1 Het eigenaarschap en de handelingsruimte van de medewerkers is vergroot De medewerker ontwikkelt zich en is toegerust op nieuwe rol en aangepaste functiebeschrijving Monitoren door middel van ontwikkelings-/ functioneringsgesprekken en aanbieden van gerichte scholing en coaching Leidinggevende Coach Doorlopend gedurende 2015 B2 De teams zijn in een nieuwe balans qua: - Personele samenstelling (professionals, vrijwilligers, leerlingen) - Functiedifferentiatie - Het zelf organiserend vermogen van de teams is vergroot De teams: Zijn gebalanceerd samengesteld op basis van functies en richtlijnen en functioneren zelf organiserend als samenwerkingsverband binnen heldere kaders en systemen Coaching sessies in samenwerking met externe coach Leidinggevende Coach Voor- en najaar 2015 B3 Vitale medewerkers en behoud beperkte uitval van collega s. Gemiddeld 4,5% ziekteverzuim per jaar en een verzuimfrequentie van 1x per jaar Op het moment van afwijken van norm, plan van aanpak schrijven. Maandelijks SMT Managers i.s.m. manager HRM en bedrijfsarts Elke maand Snellere opvolging B4 Boogh is een opleidingsorganisatie voor niveau 3,4 en 5 en communiceert dat intern en extern Aantal leerlingen 5 en stagiaires is 30 per jaar. Opleidingsjaarplan is beschreven conform beleid en monitoring vindt plaats op basis van realisatie. PDCA Manager HR Q1 en Q3 7
MEDEWERKERS Contacten scholen via de managers Managers B5 Boogh heeft tevreden medewerkers Snelle feedback organiseren Aantal klachten vertrouwenspersoon Feedback vragen Registreren Inventariseren Analyse actie Manager HRM, managers en directeur Voortdurend B6 Tegengaan van stuwmeer van vakantie-uren aan het eind van het jaar. 94% van de vakantie-uren is opgenomen op 31-12-2015. Vakantie-uren zijn ingeroosterd en ingepland Uren registreren en monitoren. Directeur en managers B7 Vrijwilligers hebben een duidelijke ondersteunende functie in de organisatie. Toename van 10% vrijwilligers bij Boogh. Vrijwilligersbeleid wordt uitgevoerd conform afspraken Manager HRM, manager, medewerker e.a. Apr 2015 Sept 2015 8
INTERNE ORGANISATIE C1 ECD is ingevoerd en ondersteunt het primaire proces optimaal. Primaire proces is ontwikkeld en beschreven en wordt maximaal ondersteund door ECD Invoeren Q 1 Stuurgroep volgt proces en initieert verbeteringen en borging Directeur i.s.m. controller en regiomanagers Apr 2015 Q2 Q3 Q4 Maandelijks C2 De administratieve processen in de backoffice zijn goed ingeregeld op basis van de verschillende financieringsstromen en declaratiesystemen. Declaraties zijn succesvol en met resultaat afgerond 100% Facturen zijn binnen de vastgestelde termijn betaald 100% Vaststellen taken centraal/decentraal Op basis van efficiëntie en effectiviteit Maximaal digitaliseren Controller C3 Invoeren kwaliteitskader gehandicaptenzorg 2015 Boogh voldoet aan de normen vastgesteld in kwaliteitskader VGN, de 3 pijlers. Uitvoering geven aan het uitzetten van de 3 pijlers in de organisatie. Adviseur kwaliteit i.s.m. VGN en directie. C4 Het kwaliteitsmanagement systeem met geplande tussenpozen beoordelen, om te bewerkstelligen dat dit bij voortduring geschikt, passend en doeltreffend is. Incl. risicomanagement. In 2015 blijft Boogh in het bezit van een gecertificeerd kwaliteitssysteem. Plan van aanpak uit te voeren acties. Adviseur kwaliteit en beleid i.s.m. directeur, managers en alle andere medewerkers Externe audit 1 mei 2015. 9
INTERNE ORGANISATIE C5 Realisatie integrale managementrapportage Vaststellen 4 prestatieindicatoren op de 4 deelgebieden In beleidsoverleg voorleggen en vaststellen Leden beleidsoverleg BO 2 x per jaar rapportage Managers/directie voor- en najaar: mrt en sept 2015 Jaarrapportage Directeur Mei 2015 C6 Het dashboard met maximaal 16 KPI s is beschikbaar in BI Managementinformatie is maandelijks op alle 4 de deelgebieden beschikbaar en te raadplegen I.s.m. experts Carante Groep dashboard in BI opstellen Controller, manager HRM, managers en directie C7 Maximale digitale ondersteuning in de planning van medewerkers en vakantie uren registratie Roosterprogramma OWS is ingevoerd 100% afstemming planning cliënten en medewerkers en vakantieregistratie Invoeren Manager HRM i.s.m. managers April 2015 C8 Digitale Verzuimmanager is ingevoerd en werkt optimaal ondersteunend voor management 100% doelrealisatie en efficiënte en effectieve opvolging medewerkers conform WP Invoeren Manager HRM i.s.m. managers en directie Q4 10
FINANCIEEL RESULTAAT D1 Snelle en adequate toegang van cliënt tot passende dienstverlening bij Boogh Kostendekkende dienstverlening realiseren Exploitatie Monitoren Controller i.s.m. managers en directie Maandelijks D2 Realisatie productie o.b.v. productieafspraken en declaratie 100% realisatie 100% declaratie Registreren Administratie i.s.m. controller/ management Maandelijks D3 Vervoersbewegingen reduceren en vervoer zo efficiënt mogelijk laten verlopen Vervoersbewegingen terug brengen en efficiënt rijden. Geen overschrijding van tarieven Exploitatie monitoren Regiomanagers i.s.m. vervoersbedrijven Directie i.s.m. CCR Maandelijks D4 Planning cliënten is optimaal afgestemd op aanwezigheid medewerkers Geen overschrijding van de exploitatie Exploitatie Monitoren Regiomanagers Controller Maandelijks D5 Financiële informatie uit BI is maandelijks beschikbaar Prestatie-indicatoren wordt op gerapporteerd Kwartaal rapportage BBSC Controller D6 Ontwikkelen van interne kostprijsberekeningen voor de productportfolio Voor alle producten zijn interne kostprijsberekeningen gemaakt Controller Controller 11