functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Toerisme Vlaanderen zoekt een Convention sales en marketing consultant Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Met standplaats: Brussel (Grasmarkt 61) Vacaturenummer: 26302 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wil jij meewerken aan de actieve promotie van Brussel en Vlaanderen als congresbestemming, met een focus op partners uit de economische groeisectoren? Spreekt het dagelijks samenwerken met internationale partners en potentiële klanten te werven in het binnen- en buitenland je aan? Heb je ervaring in projectmatig werken en kan je een project trekken van A tot Z? Dan is deze functie waarschijnlijk echt iets voor jou. Toerisme Vlaanderen is op zoek naar een medewerker om hun team van het congresbureau te versterken. 2 FUNCTIECONTEXT Toerisme Vlaanderen wil zich als een strategie- en kennisgedreven overheidsdienst inzetten om de duurzame ontwikkeling van het toerisme en van de toeristische sector in Vlaanderen en Brussel te bevorderen met het oog op meer economisch rendement, tewerkstelling en sociaal welzijn.toerisme Vlaanderen wil zoveel mogelijk mensen de kans bieden om met vakantie te gaan, ook jongeren, personen met een beperking en kansarmen.
De missie van Toerisme Vlaanderen omvat de volgende vier pijlers: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. De bestemming Vlaanderen actief promoten als kwaliteitsvolle toeristische bestemming in het buitenland om meer internationale bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. Toerisme Vlaanderen beschikt over verschillende instrumenten om het toeristisch aanbod kwaliteitsvol, toegankelijk en duurzaam te helpen uitbouwen en vernieuwen: subsidies en premies, erkenningen en labels, sensibilisering en informatie. Je komt terecht bij het Team van het congresbureau. Dit team is verantwoordelijk voor de promotie en ontwikkeling van Vlaanderen en Brussel als een echte MICE (Meeting, Incentives, Conferences Exhibitions) bestemming. Het is het eerste aanspreekpunt voor meeting planners die congressen en meetings willen organiseren in Vlaanderen of Brussel. Het team geeft gratis advies en begeleiding aan de meetingsindustrie Via gerichte sales missions & actieve bewerking van de associatiemarkt brengen ze meeting planners in contact met de troeven van Vlaanderen als congresbestemming. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De Convention Sales & Marketing consulent bouwt mee aan de MICE-strategie om tegen 2021 meer dan 300 congressen in Vlaanderen te laten plaatsvinden. Hij verzorgt daarvoor de communicatie naar de internationale meeting planners zowel off- als online en bouwt de marketingactiviteiten met focus op associaties professioneel uit. Hij voedt en verrijkt het team content en conversatiemanagement opdat zij b2b communicatie zouden kunnen verzorgen of aan copywriting kunnen doen. Hij werkt aan een nieuw netwerk van economische internationale perscontacten en creëert eductour-opportuniteiten die door het trips team worden uitgewerkt. Hij coördineert deze initiatieven, alsook allerhande salesactiviteiten en werkt die succesvol uit met de ondersteuning van de buitenlandrepresentaties en partners in Vlaanderen. Hij stemt voldoende af met alle stakeholders om de doelstellingen te halen en consulteert de toeristische sector bij de opvolging en monitoring van de activiteiten. Tevens focust hij op het in de markt zetten van belevingen in special meeting venues met de toeristische actoren in Vlaanderen. Daartoe zal hij voldoende afstemmen met de convention services consulent die helpt een kwalitatief aanbod te ontwikkelen. Eens de troeven of cross-overs tussen MICE en bv. gastronomie of Vlaamse meesters op niveau zijn zal hij MICEacties opzetten en de marketing afstemmen om zo de meeting planner te inspireren. Hij zet de troeven pagina 2 van 9
ook in om de reputatie van Vlaanderen als congresbestemming te verhogen. Ten slotte zal hij als MICEexpert aanwezig zijn op internationale events om MICE-business voor Vlaanderen te genereren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Probleemanalyse: Vervolledigen, verhelderen en analyseren van de vraag/problematiek om over de nodige gegevens en inzichten te beschikken om een gepaste dienstverlening of doorverwijzing te kunnen uitwerken. o Creëert nieuwe opportuniteiten in de vorm van eductours en content voor associaties, werkt nieuwe bouwstenen uit o Bereidt en analyseert de omslagbeweging m.b.t. overheveling MICE-fam trips. Tekent hiervoor de flow uit. o Analyseert de opvolging van MICE-activiteiten door BK s/rep s en doet suggesties ter verbetering van de opvolging. Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. o Bouwt actieplan MICE mee uit met focus op associatiewerking teneinde de MICEdoelstellingen te halen. Informatie en advies: Verstrekken van informatie, formuleren van een advies en/of opstellen van een begeleidingsplan om de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn/haar situatie. o Beantwoordt professioneel vragen en verstrekt advies aan klanten (bv. aan associaties, vakpers, stakeholders, ) o Draagt de focus van de MICE-troeven en het MICE-plan mee uit in de marketing (bv. bij uitscrhijven opdrachten voor communicatiebureau) en salesactiviteiten o Maakt duidelijke briefings op van de verwachtingen van activiteiten voor buitenlandrepresentaties en en partners en informeert hen tijdig over het verder verloop Begeleiding en opvolging: Samen met de betrokkenen het advies of het begeleidingsplan uitvoeren en/of opvolgen om de vooropgezette doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. o Stimuleert content creatie (over economische groeisectoren in Vlaanderen en toeristische troeven/thema s) voor verschillende activiteiten en volgt op o Begeleidt waar relevant sales acties m.b.t. associatiewerking via buitenlandkantoren of representatiebureaus en volgt op o Speelt associatie-leads naar de collega-experts, marktcoördinatoren door of helpt waar nuttig bij de opvolging met de klant pagina 3 van 9
Rapportering: Registreren en analyseren van gegevens om enerzijds officieel verslag uit te brengen en anderzijds input te geven aan het beleid. o Rapporteert en analyseert sales activiteiten o Brengt verslag uit aan betrokken opdrachtgever over verloop van de activiteiten o Verspreidt persartikels in de sector en naar betrokken stakeholders ter opvolging o Volgt MICE-acties consequent op bij klant en partner m.b.t. te behalen KPI s o Brengt verslag uit van activiteiten, werkgroepen, intern/extern en maakt vertaalslag voor de eigen werking Kennismaking m.b.t. het vakgebied en uitbouw van de MICE: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. o Volgt trends en ontwikkelingen in de meetingindustrie in Vlaanderen en daarbuiten op o Deelt kennis en toetst af met binnen- en buitenlandse partners o Kent en volgt ontwikkelingen binnen de meetingindustrie en bouwt meetingindustrie in Vlaanderen mee uit o Is actief via netwerkplatforms Realiseren van teamdoelstellingen: Engageert zich om de vooropgestelde teamdoelstellingen mee te realiseren. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar binnen Toerisme Vlaanderen in de graad van deskundige ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd binnen de Toerisme Vlaanderen en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal van de graad van deskundige. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9
Je beschikt op datum van de bevordering over minimaal 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot marketing & sales, waarvan minstens 4 jaar in het aantrekken van internationale klanten (meeting planners) Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jonas De Keersmaecker, jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be, 0472 27 61 21). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt uitstekende kennis van het Nederlands en Engels en een basiskennis van het Frans Je kan goed werken met de programma s van Microsoft Office (onder andere Word, Excel, Powerpoint, Outlook, ) Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 2) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 2) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) pagina 5 van 9
Flexibiliteit: Je past je gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen betr (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken (niveau 2) Overtuigen: Je overtuigt door inhoud én aanpak (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je hebt kennis over marketing, toerisme en de meetingindustrie in theorie en praktijk Je beschikt over een netwerk in de meetingindustrie in Vlaanderen en internationaal Je hebt ervaring in het samenwerken met verschillende partners en stakeholders Je bent flexibel en bereid om te reizen in kader van MICE-acties 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. - Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar binnen Toerisme Vlaanderen in de graad van deskundige ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd binnen de Toerisme Vlaanderen en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2 en je wordt betaald in een salarisschaal van de graad van deskundige. Je beschikt op datum van de bevordering over minimaal 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot marketing & sales, waarvan minstens 4 jaar in het aantrekken van internationale klanten (meeting planners) Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 maart 2017 (datum onder voorbehoud). 6.2. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Indien je weerhouden bent na de CV-screening wordt je uitgenodigd een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Deze wordt u toegestuurd en kunt u online invullen en indienen. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 7 van 9
Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 20 maart 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 1 maart 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26302. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 1 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op pagina 8 van 9
8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Evelyne Bardyn Senior meeting manager evelyne.bardyn@toerismevlaanderen.be 0476 55 53 63 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jonas De Keersmaekcer selectieverantwoordelijke jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be 0472 27 61 21 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 mei 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt in het kader van deze procedure geen wervingsreserve aangelegd. pagina 9 van 9