Onderzoek Inkoop en aanbestedingen Onderzoeksopzet Rekenkamercommissie De Wolden September 2016 Status: definitief Versie: 1.0 Rekenkamercommissie De Wolden 1
A. Wat willen wij bereiken? 1. Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag De rekenkamercommissie houdt in de analyse om te komen tot onderwerpen voor de onderzoeken graag rekening met de toegevoegde waarde van dergelijke onderzoeken voor de gemeenteraad. De rekenkamercommissie heeft in haar analyse in het voorjaar van 2016 een aantal onderwerpen besproken. In relatie tot de sturing en verantwoording aan de gemeenteraad, volgend op eerdere onderzoeken, is de gedachte ontstaan om voor te bereiden op een onderzoek naar de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid bij de gemeente De Wolden. Binnen de gemeenten groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar zijn een aantal redenen voor te geven die verband houden met rechtmatig handelen versus ruimte geven aan lokale ondernemers. 2. Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is drieledig: 1) Het vergroten van inzicht in (de doelen van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de mogelijkheden voor de raad om het beleid inhoudelijk en financieel te sturen; 2) Het geven van inzicht in de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in het algemeen en de verschillende inkoopen aanbestedingsfuncties in het bijzonder; 3) Het doen van bruikbare aanbevelingen met betrekking tot het voeren van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en de informatievoorziening van het college naar de raad. De uitvoering van Europese wet- en regelgeving is buiten de scope van dit onderzoek. Dit onderzoek richt zich primair op de sturingsmogelijkheden, beleidsruimte, van de Raad in relatie tot de lokale ondernemers. B. Wat willen wij weten? 3. Centrale vraagstelling en deelvragen Met de geformuleerde onderzoeksvragen wil de Rekenkamercommissie de benodigde kennis vergaren om het beoogde doel van het onderzoek te bereiken. De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: In hoeverre voert de gemeente De Wolden de inkoop rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uit? De volgende deel onderzoeksvragen zijn hierbij geformuleerd? Beleid 1. Zijn de beleidsdoelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgelegd? Rekenkamercommissie De Wolden 2
2. Is dit inkoop- en aanbestedingsbeleid toetsbaar, bijvoorbeeld SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd? Regelgeving 3. Is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente ingericht en is de uitvoering voldoende georganiseerd? Worden de procedures gevolgd? 4. Wordt de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de inkoop en aanbesteding vastgesteld? 5. Is er inzicht in de risico's die betrekking hebben op de inkoop en aanbesteding en worden deze door beheersmaatregelen afgedekt? Uitvoering 6. Is het inkoop- en aanbestedingsbeleid in uitvoeringsvoorschriften vastgelegd? 7. Is er adequaat inzicht in de hoeveelheid Europese aanbestedingen die de gemeente op jaarbasis uitvoert? Om welke producten gaat het en zijn deze aanbestedingen over de diensten verdeeld? 8. Worden er afspraken gemaakt over interne en externe coördinatie van de inkoop en aanbesteding? Worden hulpmiddelen hiertoe beschikbaar gesteld? 9. Bevatten de dossiers die informatie die nodig is om een verificatie van de stappen in het inkoop- en aanbestedingsproces mogelijk te maken? 10. Worden het inkoop- en aanbestedingsproces en de resultaten van inkoop en aanbesteding geëvalueerd en, zo ja, vormen de conclusies vervolgens de basis voor wijziging van de beleidregels en/of de uitvoeringsvoorschriften? 11. Worden de betrokken ambtenaren op de hoogte gehouden van de wettelijke regels en voorschriften en het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid? De Woldense regelgeving. 12. Is er adequaat inzicht in het volume dat door de gemeente wordt ingekocht en hoe dat over de verschillende inkoopsegmenten is verdeeld? 13. Is er adequaat inzicht in de hoeveelheid aanbestedingen die de gemeente op jaarbasis uitvoert? Om welke producten gaat het en zijn deze aanbestedingen over de diensten verdeeld? 14. Is het beleid volgens (sub)budgethouders uitvoerbaar? Waar zitten knelpunten? 15. Leidt het inkoop- en aanbestedingsbeleid volgens (sub)budgethouders daadwerkelijk tot hogere bestuurslasten? 16. Op welke wijze wordt rekening gehouden met lokale ondernemers en op welke wijze is beleid vormgegeven om de lokale ondernemers te betrekken bij het inkoopbeleid? 4. Omschrijving van het normenkader Het normenkader is bedoeld om de bevindingen uit het onderzoek te kunnen beoordelen. In feite vormt het normenkader de meetlat waarlangs de resultaten van het onderzoek worden gelegd om conclusies te trekken en aanbevelingen te doen. De normen dienen aan te sluiten bij de vraagstelling en de vraagstelling dient geschikt te zijn voor het formuleren van toetsbare normen; De normen zijn een basis voor het oordeel, voldoet, nog nader uitwerken. Rekenkamercommissie De Wolden 3
Beleid 1. Zijn de beleidsdoelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgelegd? Norm: het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid is formeel vastgelegd en vastgesteld. 2. Is dit inkoop- en aanbestedingsbeleid toetsbaar, bijvoorbeeld SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd? Norm: De formulering van het inkoop en aanbestedingsbeleid is SMART geformuleerd. Regelgeving 3. Is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente ingericht en is de uitvoering voldoende georganiseerd? Worden de procedures gevolgd? Norm: De inkooporganisatie bij de gemeente is beschreven, inclusief normen, inclusief het functiehuis, taken en bevoegdheden. 4. Wordt de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de inkoop en aanbesteding vastgesteld? Norm: Er worden periodiek interne controles uitgevoerd op inkoop en aanbestedingen. Er wordt gewerkt conform wettelijke voorschriften en gemeentelijke verordeningen. Er wordt door de accountant specifiek aandacht besteed aan de inkoop en aanbestedingsprocedure. 5. Is er inzicht in de risico's die betrekking hebben op de inkoop en aanbesteding en worden deze door beheersmaatregelen afgedekt? Norm: Periodiek worden interne controles uitgevoerd op de inkoop en aanbestedingen. Uitvoering 6. Is het inkoop- en aanbestedingsbeleid in uitvoeringsvoorschriften vastgelegd? Norm: Zijn er regels zoals inkoophandboek, procesbeschrijvingen etc. 7. Is er adequaat inzicht in de hoeveelheid Europese aanbestedingen die de gemeente op jaarbasis uitvoert? Om welke producten gaat het en zijn deze aanbestedingen over de diensten verdeeld? Norm: Is er informatie over het aantal Europese aanbestedingen. 8. Worden er afspraken gemaakt over interne en externe coördinatie van de inkoop en aanbesteding? Worden hulpmiddelen hiertoe beschikbaar gesteld? Norm: Er zijn afspraken gemaakt over de interne en externe coordinatie van de inkoop en aanbestedingen, conform voorschriften. 9. Bevatten de dossiers die informatie die nodig is om een verificatie van de stappen in het inkoop- en aanbestedingsproces mogelijk te maken? Norm: Periodiek is er sprake van monitoring van de inkoop en aanbestedingsregels. Rekenkamercommissie De Wolden 4
10. Worden het inkoop- en aanbestedingsproces en de resultaten van inkoop en aanbesteding geëvalueerd en, zo ja, vormen de conclusies vervolgens de basis voor wijziging van de beleidregels en/of de uitvoeringsvoorschriften? Norm: Periodiek is sprake van evaluatie van de regels. Er zijn verslagen van deze evaluatie. 11. Worden de betrokken ambtenaren op de hoogte gehouden van de wettelijke regels en voorschriften en het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid? Norm: De relevante regels en voorwaarden zijn beschikbaar voor de betrokken ambtenaren. De Woldense regelgeving. 12. Is er adequaat inzicht in het volume dat door de gemeente wordt ingekocht en hoe dat over de verschillende inkoopsegmenten is verdeeld? Norm: Er is informatie beschikbaar over het aantal aanbestedingen in het jaar. 13. Is er adequaat inzicht in de hoeveelheid aanbestedingen die de gemeente op jaarbasis uitvoert? Om welke producten gaat het en zijn deze aanbestedingen over de diensten verdeeld? Norm: Er is informatie over het aantal aanbestedingen die de gemeente op jaarbasis uitvoert. 14. Is het beleid volgens (sub)budgethouders uitvoerbaar? Waar zitten knelpunten? Norm: Uitvoerbaarheid van beleid is inzichtelijk met redenen 15. Leidt het inkoop- en aanbestedingsbeleid volgens (sub)budgethouders daadwerkelijk tot hogere bestuurslasten? Norm: De mate van bestuurslasten zijn in beeld bij de bestuurders. Zij maken afwegingen in relatie tot de mate van bestuurslasten. 16. Op welke wijze wordt rekening gehouden met lokale ondernemers en op welke wijze is beleid vormgegeven om de lokale ondernemers te betrekken bij het inkoopbeleid? Norm: Informatie over inkoop en aanbestedingen is voor de Raad beschikbaar. C. Hoe komen wij dat te weten? 5. Globale onderzoeksopzet en keuze onderzoeksinstrumenten Globaal zal tijdens het onderzoek de volgende fasen doorlopen worden: Voorbereiding. Literatuurstudie zoals: Inkoophandboek Inkoopprotocol Inkoopvoorwaarden Aanbestedingprotocollen etc. Uitwerkingsfase: Dossier analyse Rekenkamercommissie De Wolden 5
Interviews Analyse van de bevindingen Rapportage: Opstellen concept rapportage Ambtelijk hoor- en wederhoor (technische reactie) Opstellen definitieve rapportage Bestuurlijk reactie Aanbieding van het rapport aan de raad 6. Organisatie: tijdpad, inhuur externe expertise en kosten De uitvoering van het onderzoek wordt door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd, waarbij wij voor onderdelen mogelijk gebruik maken van externe inhuur. Het streven is het onderzoek te starten op 1 september 2016; de onderzoeksperiode is gepland van september 2016 tot en met april 2017. De rapportage geschiedt in het tweede kwartaal van 2017, waarna de rapportage aan de raad zal plaatsvinden. De belasting voor de gemeentelijke organisatie zal zich beperken tot het ter beschikking stellen van dossiers, tijd beschikbaar stellen voor interviews en het ambtelijk verifiëren van de onderzoeksbevindingen. De kosten van het totale onderzoek ramen wij op een bedrag van 14.000 euro. Rekenkamercommissie De Wolden 6