Onderzoeksopzet Grijs en groen is best te doen!

Transcriptie

1 Onderzoeksopzet Grijs en groen is best te doen! Onderzoek naar het onderhoud van wegen en groenvoorzieningen in het Land van Cuijk 4 oktober 2016 Inleiding Het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zijn kerntaken van alle gemeenten in het Land van Cuijk. Gemeenten hebben een zorgplicht voor het handhaven en bevorderen van de veiligheid in de openbare ruimte. Bij gebrekkig onderhoud kan de gemeente aansprakelijk worden gesteld, bijvoorbeeld als wegbeheerder en als eigenaar van speelterreinen. Het maatschappelijk belang van voldoende beheer en onderhoud van de openbare ruimte is groot. Inwoners hebben direct profijt van een veilige, goed onderhouden en schone leefomgeving. Zij ondervinden direct nadeel wanneer dit niet het geval is. De waardering voor de gemeentelijke overheid wordt in hoge mate bepaald door het oordeel van de inwoners over de inrichting en het onderhoud van de openbare ruimte. Slechter onderhoud kan leiden tot meer klachten of schadeclaims. Het financiële belang van beheer en onderhoud van de openbare ruimte is aanzienlijk. Hieraan wordt veel geld besteed. Vooronderzoek Op basis van het bovenstaande heeft de Rekenkamercommissie Land van Cuijk (verder: RKC LvC) een vooronderzoek gedaan naar het beheer en onderhoud van de openbare ruimte om na te gaan of dit onderwerp geschikt en waardevol is voor een breed onderzoek in het Land van Cuijk. Tijdens de zomermaanden heeft de RKC LvC een aantal documenten bestudeerd en oriënterende gesprekken gevoerd met medewerkers van de gemeenten. Daarnaast heeft de voorzitter van de RKC LvC een informatiebijeenkomst in Boxmeer op 14 juli jl. bijgewoond over het Geografisch Informatie Systeem (GIS) en het Integraal Uitvoeringsprogramma Openbare Ruimte (IUP). Tijdens deze bijeenkomst hebben meerdere raadsleden en burgerraadsleden belangstelling getoond voor dit onderwerp. Uit het vooronderzoek is het volgende gebleken: - de meeste gemeenten in het Land van Cuijk hanteren een integrale benadering bij het onderhoud van de openbare ruimte; het wegenonderhoud is een relevant onderdeel hiervan; - hoewel het er naar uitziet, dat de gemeenten in het Land van Cuijk dit thema op gelijke wijze benaderen, kunnen de individuele gemeenten zich onderscheiden in organisatie, aanpak of uitvoering. Het is waardevol dit verder te onderzoeken en te delen, om zo van elkaar te leren. Op basis van het bovenstaande heeft de RKC LvC het thema Onderhoud van de openbare ruimte gekozen als onderzoeksonderwerp voor het Land van Cuijk in 2016/2017. Raadpleging raadsleden Om het onderzoek goed te laten aansluiten bij de informatiebehoefte van de gemeenteraden heeft de RKC LvC begin september alle raadsleden van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk via een vragenformulier geraadpleegd. De volgende vragen zijn gesteld: Welke onderdelen van de openbare ruimte in uw gemeente zou u willen laten onderzoeken? Welke aspecten van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte verdienen meer aandacht in uw gemeente? 1

2 In welke mate voelt u zich geïnformeerd over de (kwaliteit van de) uitvoering van het beheer en onderhoud aan de openbare ruimte om adequaat te kunnen reageren op signalen van de inwoners? Respons Tweeënveertig van de vijfentachtig raadsleden hebben de vragenlijst ingevuld, 50% dus en wel als volgt: dertien van de eenentwintig raadsleden uit Boxmeer, zeven van de negentien raadsleden uit Cuijk, acht van de vijftien raadsleden uit Grave, zeven van de vijftien raadsleden uit Mill en Sint Hubert èn uit Sint Anthonis. Onderdelen openbare ruimte: de top drie Een onderzoek naar wegen heeft de meeste voorkeurstemmen behaald. Achttien raadsleden hebben hieraan de topprioriteit toegekend. Negen raadsleden hebben dit onderdeel als tweede prioriteit aangegeven. Een onderzoek naar groen is door twaalf raadsleden als topprioriteit aangemerkt en door elf respondenten als tweede prioriteit. Een onderzoek naar riolering heeft de derde plaats behaald. Zes raadsleden hebben aan dit onderdeel de topprioriteit toegekend, tien raadsleden hebben dit als tweede prioriteit aangemerkt. Aandachtspunten Binnen de scope van doelmatigheid en doeltreffendheid hebben de raadsleden vooral de volgende aandachtspunten aangegeven: - beeld/ kwaliteit van de openbare ruimte; - onderhoudsniveau van de openbare ruimte; - transparantie van de prioritering van onderhoudswerkzaamheden. Informatievoorziening Over de kwaliteit en tijdigheid van de informatievoorziening aan de raad voelen veertien raadsleden zich onvoldoende geïnformeerd, tweeëntwintig in voldoende mate en zes in goede mate geïnformeerd. Aanvullende opmerkingen Tot slot, in de aanvullende opmerkingen heeft een aantal raadsleden de wens uitgesproken om inwoners en dorpsraden meer te betrekken bij de (her-)inrichting en het onderhoud van de openbare ruimte. Doelstelling Met dit onderzoek wil de RKC LvC primair inzicht geven in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het onderhoud van onderdelen van de openbare ruimte in de vijf gemeenten. Daarnaast wil ze ook inzicht geven in hoe inwoners en dorpsraden betrokken worden bij de (her-)inrichting en het onderhoud van deze onderdelen. Tot slot wil de RKC LvC gemeenten stimuleren hun successen met elkaar te delen en uit de beste ervaringen lessen te trekken om de doelmatigheid en doeltreffendheid van het onderhoud verder te verbeteren en de betrokkenheid van inwoners optimaal te benutten. Focus Het onderzoek is gericht op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het onderhoud van de openbare ruimte en de betrokkenheid van inwoners/dorpsraden op dit terrein. De openbare ruimte bestaat uit diverse onderdelen. Op basis van de inbreng van de raadsleden wordt gefocust op de onderdelen wegen en groenvoorzieningen (verder: groen). Binnen deze onderdelen zullen we aandacht geven aan zaken die gemeenten goed geregeld of handig aangepakt hebben zowel in de uitvoering als in het betrekken van inwoners en dorpsraden, zodat ze van elkaar kunnen leren. Dit onderzoek richt zich op het tijdvak 2014 tot en met

3 Centrale onderzoeksvraag Op basis van het bovenstaande heeft de RKC LvC de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: Hoe doelmatig en doeltreffend is het onderhoud van de openbare ruimte in de gemeenten in het Land van Cuijk en hoe worden inwoners/dorpsraden hierbij betrokken? Wat werkt en wat kunnen we hieruit leren om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitvoering verder te verbeteren en de betrokkenheid van inwoners/dorpsraden optimaal te benutten? Deelvragen De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in een aantal deelvragen. Deze zijn geordend in drie subcategorieën: Deelvragen over de doeltreffendheid Welke normen worden aan het onderhoud van wegen en groen gesteld? Waar zijn ze vastgelegd? Deelvragen over de doelmatigheid Wordt het onderhoud van wegen en groen planmatig uitgevoerd? Worden er prioriteiten gesteld op basis van het gewenste kwaliteitsniveau en mogelijke combinaties van onderhoudswerkzaamheden in de openbare ruimte? Blijkt uit de rapportages dat de geplande werkzaamheden ook conform de plannen zijn uitgevoerd? Deelvragen over de betrokkenheid van de inwoners Op welke wijze worden inwoners/dorpsraden betrokken bij de inrichting en het onderhoud van wegen en groen? Wordt de tevredenheid van de inwoners over de staat van het onderhoud (van wegen en groen) regelmatig gemeten? Normenkader Om vanuit de onderzoeksvragen over doelmatigheid en doeltreffendheid te kunnen komen tot oordeelsvorming is een normering nodig. Het normenkader is uitgewerkt in bijlage 1. Voor de deelvragen over de betrokkenheid van de inwoners/dorpsraden is een normenkader niet aan de orde; deze zijn open vragen. We zullen de praktijk beschrijven, zonder te oordelen of aan bepaalde normen is voldaan. Aanpak In het onderzoek wordt gebruik gemaakt van verschillende methoden, zoals documentstudie, interviews en casestudy/lijncontrole. Documentstudie Het onderzoek zal van start gaan met het verzamelen en bestuderen van relevante documenten, zoals beleidsdocumenten, beheerplannen, voortgangsrapportages, uitvoeringsprogramma s. Ook zullen we de resultaten van uitgevoerde onderzoeken naar de tevredenheid van inwoners/dorpsraden over inrichting en onderhoud van (onderdelen van) de openbare ruimte bestuderen. Interviews Na de documentstudie zullen we interviews houden met betrokken ambtelijk medewerkers. Mogelijkerwijze zullen ook vertegenwoordigers van raden en colleges (en dorpsraden?) geïnterviewd worden. Tijdens het onderzoek en in overleg met betrokkenen zal hierover worden besloten. Casestudy 3

4 Per gemeente zullen we een groot recent afgerond onderhoudsproject selecteren waarbij twee of meer onderdelen van de openbare ruimte gezamenlijk zijn aangepakt. Op basis van de eerder genoemde prioritering door de raadsleden zullen we in eerste instantie een project (combinatie van) wegen en groen selecteren. Daar waar dat niet mogelijk is, zullen we afwijken naar een project wegen en riolering of groen en riolering. Nagegaan zal worden of in de praktijk is gewerkt volgens de vastgestelde werkwijzen, protocollen en normen (zie bijlage 2). Planning De planning van dit onderzoek treft u in bijlage 3 aan. Rapportage Het onderzoek zal uitmonden in een rapport voor het Land van Cuijk. Hierin zal de RKC LvC ingaan op de onderzoeksbevindingen in de vijf gemeenten. Ook zullen we aandacht geven aan zaken die elke gemeente goed geregeld of handig aangepakt heeft zowel in de uitvoering als in het betrekken van inwoners en dorpsraden, op het terrein van wegen en groen. Elke beste ervaring wordt afgesloten met een tip aan andere gemeenten. 4

5 Bijlage 1 Normenkader Om te komen tot oordeelsvorming hanteren we normen. Hieronder zijn per onderzoeksvraag de gehanteerde normen weergegeven. Deelvragen over de doeltreffendheid en gehanteerde normen 1. Welke normen worden aan het onderhoud van de openbare ruimte gesteld? Het gewenste kwaliteitsniveau voor wegen en groenvoorzieningen is vastgesteld. 2. Waar zijn ze vastgelegd? Gemeenten beschikken over een meerjarenplanning/beheerplannen voor het uitvoeren van het onderhoud van wegen en groen. Deze zijn bestuurlijk vastgelegd en verwerkt in de begroting. Deelvragen over de doelmatigheid en gehanteerde normen 3. Wordt het onderhoud van wegen en groen planmatig uitgevoerd? De meerjaren beheerplannen zijn uitgewerkt in jaarlijkse uitvoeringsplannen. De plannen zijn gebaseerd op het vastgestelde kwaliteitsniveau en een actueel beeld van de openbare ruimte. Er is een actueel en volledig beeld van de wegen en het groen op basis van periodieke inspecties en registratie van meldingen hierover. 4. Worden er prioriteiten gesteld op basis van het gewenste kwaliteitsniveau en combinaties van onderhoudswerkzaamheden in de openbare ruimte? Planning van onderhoudsprojecten van wegen en groen wordt zoveel mogelijk integraal opgezet. Prioritering van onderhoudsprojecten vindt plaats op basis van kwaliteitsafweging/ resultaten inspecties en combinatie van onderhoudswerken. 5. Blijkt uit de rapportages dat de werkzaamheden ook conform de plannen zijn uitgevoerd? Er worden rapportages opgesteld van de belangrijkste onderhoudsprojecten. Uit de rapportages blijkt dat de organisatie de geplande projecten tijdig en binnen het budget heeft uitgevoerd. De uitgevoerde werkzaamheden zijn in overeenstemming met meerjarenplanning en bestekken. 5

6 Bijlage 2 Casestudy Voor de beoordeling van de geselecteerde onderhoudsprojecten hanteren we de onderstaande algemene richtlijnen voor projectmatig werken en algemeen aanvaarde normen op het terrein van inkoop. Eventuele gemeentespecifieke richtlijnen op het terrein van projectmatig werken en inkoop zullen we, daar waar van toepassing, ook hanteren. Voorbereiding Het geselecteerde onderhoudsproject is in de gemeentelijke planning opgenomen Het project is gepland op basis van actuele resultaten van inspecties/meldingen en integrale aanpak/combinatie werk met werk Definitiefase De omvang van het project is bepaald Ramingen voor de bepaling van de omvang van het benodigde krediet zijn adequaat Uitvoering Inkoop en aanbestedingen zijn transparant en conform inkoopbeleid De kredietbewaking is transparant Er is goed toezicht op uitvoering werk en meer- en minderwerk De kosten van voorbereiding en toezicht zijn goed vastgesteld en bewaakt Dossiervorming is op orde Oplevering Er is verantwoording afgelegd over het project in de P&C cyclus Uit de verantwoording blijkt dat de onderhoudswerkzaamheden in overeenstemming met planning en geraamde budget zijn opgeleverd 6

7 Bijlage 3 Planning Bij de uitvoering van het onderzoek wordt de volgende fasering voorzien: 1. Opstellen en vaststellen onderzoeksplan (oktober 2016) Het onderzoeksplan wordt vastgesteld in de Rekenkamercommissie en ter kennisname aangeboden aan de raden en colleges. 2. Verzamelen documenten (november/december 2016) Aan de contactambtenaren voor dit onderzoek wordt gevraagd relevante documenten, dossiers, resultaten van tevredenheidsonderzoeken en een lijst van recent afgeronde grote onderhoudsprojecten te verzamelen. 3. Documentenanalyse (januari/februari 2017) Bestuderen van relevante documenten met het oog op de onderzoeksvragen. Selectie van vijf grote onderhoudsprojecten (één per gemeente). De desbetreffende dossiers worden ook verzameld. 4. Casestudy en interviews (februari/juni 2017) Per gemeente nemen we het geselecteerde onderhoudsproject onder de loep. Er wordt een selectie gemaakt voor het houden van de interviews. We denken aan beleidsambtenaren, collegeleden, raadsleden en leden van dorpsraden. 5. Conceptnota van bevindingen: juli 2017 In de conceptnota beschrijven we de feiten die tijdens het onderzoek naar voren zijn komen. We verbinden daaraan geen conclusies. 6. Ambtelijk hoor en wederhoor: eind augustus 2017 De betrokken medewerkers en de overige geïnterviewde controleren of de informatie in de conceptnota van bevindingen klopt. Bij voorkeur wordt één gemeenschappelijke ambtelijke reactie op het feitenonderzoek uitgebracht. 7. Definitieve nota van bevindingen: september 2017 De eventuele feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd. De nota wordt aangevuld met conclusies en aanbevelingen. 8. Bestuurlijk hoor en wederhoor: september 2017 De definitieve nota, voorzien van conclusies en aanbevelingen, wordt aan de colleges aangeboden en een bestuurlijke reactie wordt gevraagd. Een bestuurlijke reactie op een Land van Cuijk-onderwerp wordt bij voorkeur door de vijf gemeentebesturen gezamenlijk gegeven. Vervolgens wordt het definitieve rapport voorgelegd aan de gemeenteraden. 9. Aanbieding aan de raden De uiteindelijke behandeling van het rapport zal in beginsel plaatsvinden in vijf gemeenteraden c.q. in de daarbij behorende raadscommissies. 7