Raad van 27 november 2013 Aanwezig: De Meersman A., voorzitter; D Haese J., Debusschere M.-T., De Clercq A., Heirman K., Matthys R., Meuleman G., Van Cauteren H., leden; Vandermeersch P., secretaris. Verontschuldigd: Brugada Terradellas P., Henderickx S., Lemmens J. Gelet de meerderheid der zittinghebbende leden aanwezig is wordt overgegaan tot de dagorde; Gelet op artikel 38 van het OCMW-Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn wordt de vergadering gehouden met open deuren; Het verslag van de vergadering d.d. 30 oktober 2013 wordt eenparig goedgekeurd. Dagorde Openbare zitting 1. Kennisname beslissingen Vast Bureau d.d. 07/10/2013 en d.d. 14/10/2013. De Raad neemt kennis van de beslissingen van het Vast Bureau d.d. 07/10/2013 en d.d. 14/10/2013. 2. Goedkeuring meerjarenplan 2014 2019. Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de maatschappelijke centra voor maatschappelijk welzijn d.d. 24.12.2008; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering d.d. 25.06.2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het gunstig advies van het College van Burgemeester en Schepenen d.d. 05.11.2013; Gelet op het gunstig advies van het managementteam d.d. 18/09/2013; Overwegende dat het meerjarenplan 2014 2019 een positief resultaat op kasbasis en een gunstige autofinancieringsmarge vertoont en bij gevolg financieel in evenwicht is; Rekening houdende met de uitleg ter zitting; BESLUIT met 8 ja-stemmen, geen tegenstemmen: Enig artikel: De OCMW Raad keurt het meerjarenplan 2014-2019 goed. 3. Goedkeuring budget 2014. Gelet op het decreet betreffende de organisatie van de maatschappelijke centra voor maatschappelijk welzijn d.d. 24.12.2008; Gelet op het besluit van de Vlaamse regering d.d. 25.06.2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op het gunstig advies van het College van Burgemeester en Schepenen d.d. 05.11.2013; Overwegende dat het budget 2014 aansluit op het meerjarenplan 2014 2019; Rekening houdende met de uitleg ter zitting; BESLUIT met 8 ja-stemmen, geen tegenstemmen: Enig artikel: De OCMW Raad keurt het budget 2014 goed. 4. Verlenging collectieve verzekering verzorgingskosten bij hospitalisatie of ernstige ziekte van de RSZPPO. Gelet op de wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de K.B. s van 08.01.1996 en 26.09.1996 betreffende dezelfde onderwerpen, en latere wijzigingen; Gelet op de omzendbrief BA 2000/14 van 22.12.2000 van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden betreffende de verplichte toekenning van een hospitalisatieverzekering aan het personeel van de lokale besturen; Gelet op het sectoraal akkoord 1999-2001 voor het personeel van de lokale overheden van de Vlaamse Gemeenschap, meegedeeld bij omzendbrief nummer BA 2001-03 van 27.04.2001; Gelet op het feit dat de RSZPPO, in naam van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten, een offerteaanvraag conform de wet op de overheidsopdrachten heeft georganiseerd; Gelet op de ontwerpbeslissing van het Vast Bureau d.d. 04/11/2013 om toe te treden tot de collectieve verzekering van de RSZPPO; Gelet op het protocol van akkoord van het overlegcomité d.d. 18/10/2013; Na erover beraadslaagd te hebben; Artikel 1: Het OCMW Lede zal toetreden tot de collectieve verzekering verzorgingskosten bij hospitalisatie of ernstige ziekte die de RSZPPO heeft afgesloten met Ethias. De toetreding zal ingaan op 01/01/2014. Artikel 2: Het bestuur neemt de premie van deze verzekering volledig ten laste in de basisformule voor zijn statutaire en contractuele personeelsleden. Artikel 3: De vrijwillige toetreding tot de voornoemde verzekering houdt voor het aangesloten bestuur de verplichting in, te zullen voldoen aan de speciale en algemene voorwaarden van de collectieve verzekeringsovereenkomst als bijlage bij dit besluit. Een exemplaar van dit raadsbesluit wordt aan de RSZPPO (hospitalisatieverzekering) overgemaakt. 5. In voorlopige vergunning plaatsen van 3 bedden. WZC Villa Letha was tot 01.07.2010 erkend voor 90 bedden. In de loop der jaren werden 9 bedden buiten gebruik gesteld om meer comfort te bieden aan de residenten (4 kleine kamers werden omgebouwd tot 2 kamers; 4-persoonskamers werden 3- persoonskamers ) zodat er uiteindelijk nog 81 residenten kunnen gehuisvest worden. Voor de optimalisatie van de RIZIV inkomsten werkt het WZC Villa Letha samen met het adviesbureau Probis via het zogenaamde Partnerplan. In een verslag van 13/11/2009 werd het OCMW geadviseerd om gefaseerd de 9 bedden die niet structureel bezet worden tijdelijk terug in voorafgaande vergunning te plaatsen en bij de ingebruikname van de nieuwbouw deze 9 bedden terug te exploiteren. Op die manier wordt voorkomen dat bij de uitbating van het nieuwe WZC de financiering
zou terugvallen op het partiële forfait omdat het quotum aan dagen vlug zou opgebruikt zijn. Zodoende werd op 1 juli 2010 en 1 januari 2012 de capaciteit van Villa Letha telkens met 3 woongelegenheden verminderd en zijn we op heden erkend voor 84 bedden. Thans wordt door Probis aangeraden de laatste 3 bedden in voorlopige vergunning te plaatsen vanaf 01.12.2013, zodat op die datum WZC Villa Letha erkend zal zijn voor 81 bedden. Bij de ingebruikname van het nieuwe WZC zullen de 9 bedden die in voorlopige vergunning staan terug worden aangevraagd en in gebruik genomen. Bedrag huidige forfaitaire tegemoetkoming 47,37 Bedrag partiële forfaitaire tegemoetkoming 1,27 6. Goedkeuring aankoop 5 geriatrische zetels. Gelet op de organieke wet van 08 juli 1976 op de openbare centra voor maatschappelijk welzijn gewijzigd bij de wet van 5 augustus 1992 en de decreten van 17 december 1997 en 14 juli 1998; Gelet op de wet van 24 december 1993 en het KB van 08 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Overwegende dat het noodzakelijk is over te gaan tot aankoop van 5 geriatrische zetels ten behoeve van het WZC "Villa Letha"; Overwegende dat wordt geopteerd voor onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat volgende firma s werden uitgenodigd tot het indienen van een offerte: Haelvoet, Moments Fourniture en Eurochair; Gelet op de prijsvergelijking; Overwegende dat wordt geopteerd voor aankoop van 5 geriatrische zetels (Care Relax Laguna Cosy) van Moments Fourniture, daar deze reeds aanwezig zijn in het rusthuis. De Relaxzetel Symfonie van Eurochair is momenteel op proef in het rusthuis. Opmerkingen: defecte rem, slechte rugleuning en moeilijk te onderhouden waardoor niet hygiënisch; Overwegende dat de nodige kredieten voorzien zijn; Gelet op het visum van de financieel beheerder; Gelet op het voorstel van het Vast Bureau; Gelet op het voorstel van de voorzitter; De levering van 5 geriatrische zetels (care relax laguna Cosy) (ten bedrage van 6.259 excl. btw) wordt, via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, toegewezen aan Moments Fourniture. 7. Goedkeuring schetsontwerp kunstwerk WZC Markizaat. Het schetsontwerp van het kunstwerk WZC Markizaat wordt voorgesteld. De Raad keurt het schetsontwerp van het kunstwerk WZC Markizaat goed.
8. Kennisname schrijven Vlaamse overheid, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, inhoudende toelichting bij de erkenning van onbepaalde duur van uw instelling voor schuldbemiddeling. De Raad neemt kennis van het schrijven van de Vlaamse overheid, Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, inhoudende toelichting bij de erkenning van onbepaalde duur van onze instelling voor schuldbemiddeling: In uitvoering van het decreet van 21/06/2013 houdende diverse bepalingen betreffende het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (publicatie Belgisch Staatsblad 14/08/2013), krijgt uw instelling voor schuldbemiddeling een erkenning voor onbepaalde duur. Dit betekent zowel voor de administratie als voor uw instelling een belangrijke administratieve lastenverlaging. Uw instelling hoeft hiervoor geen stappen meer te zetten. Deze erkenning van onbepaalde duur wordt van rechtswege toegekend. 9. Aanpassing personeelsformatie - referentiepersoon dementie BV1-BV3 contractueel 0,5 FTE - technisch hoofdmedewerker C4-C5 contractueel 1FTE - vervanging ADV-dagen zorgkundige C1-C2 contractueel 0,5 FTE. - referentiepersoon dementie BV1-BV3 contractueel 0,5 FTE Sinds 1 juli 2010 is het mogelijk om een referentiepersoon voor dementie aan te stellen en om daarvoor een financiering van het RIZIV te krijgen. WZC Villa Letha heeft deze mogelijkheid aangegrepen om haar referentiewerking verder uit te bouwen. Dit geeft onze medewerkers de verantwoordelijkheid over één deelaspect van de zorg: bijvoorbeeld animatie, dementie, palliatieve zorg Medewerkers worden hierbij verantwoordelijk voor het overdragen van zijn/haar kennis en expertise over een bepaald referentiegebied naar zijn/haar collega s. Wat op zich bevorderlijk is voor de kwaliteit van de zorgverlening. Wat is nu precies een referentiepersoon dementie? Deze persoon engageert zich om in de eigen werksetting de kwaliteit van de begeleiding en van de zorg voor personen met dementie en hun omgeving te bevorderen. Voorbeelden van taken zijn: - zich opstellen als aanspreekpunt bij vragen omtrent begeleiding en zorg voor personen met dementie en hun omgeving - zorgverleners, directie en beleid, vrijwilligers en familieleden sensibiliseren om blijvend te zoeken naar mogelijkheden om de kwaliteit van leven van personen met dementie te bevorderen - bijdragen tot de invulling van het kwaliteitssysteem (visie, functieprofiel, procedures e.a.) voor wat betreft diagnostiek, begeleiding en zorg voor personen met dementie - een goede netwerking met relevante actoren in het werkveld: expertisecentrum dementie, CRA, andere referentiepersonen dementie binnen de regio, - technisch hoofdmedewerker C4-C5 contractueel 1FTE Eens het nieuwe woonzorgcentrum is opgeleverd wordt verwacht dat de huidige capaciteit van het onderhoudstechnisch personeel niet langer zal volstaan. De huidige equipe van technisch beambten (E1-E3) bestaat uit 2 ongeschoolde medewerkers, goed voor 1,8 VTE. Deze equipe wordt aangevuld door één art. 60 7 contract.
Door ondermeer de schaalgrootte van het nieuwe woonzorgcentrum en van het bijhorende domein, door het gebruik van de nieuwste technieken inzake infrastructuur en accommodatie (o.a. WKK, airco en ventilatie), zal moeten uitgekeken worden naar een persoon met de nodige expertise om een nieuwbouw van zodanige omvang correct te onderhouden. De nood aan een dergelijk profiel wordt ook herhaaldelijk aangehaald tijdens de wekelijkse werfvergaderingen. Ter illustratie: Voor de opvolging en onderhoud van de technische installaties zal gebruik worden gemaakt van een gebouwenbeheerssysteem. Dit is een informaticasysteem waaraan alle onderdelen van ventilatie, verwarming, brandkleppen e.d.m. zullen gekoppeld worden. Dit systeem zal automatisch meldingen geven wanneer onderhoud of herstelling aan de installaties vereist is. Opvolging van dit systeem door een technisch onderlegde persoon is noodzakelijk. In het nieuwe woonzorgcentrum zal er gebruik worden gemaakt van geavanceerde hoog- laagbedden. De beddenproducenten bieden voor het onderhoud en de afstelling van deze bedden trainingen aan. Op die manier zouden we zelf kleine herstellingen en onderhoud kunnen uitvoeren op de bedden zodat er niet steeds beroep moet worden gedaan op de fabrikanten zelf. Echter binnen onze huidige technische ploeg beschikken we niet over de juiste kwalificaties om dergelijke trainingen te volgen. We kunnen vanzelfsprekend voor onderhoud en controle een beroep doen op bepaalde onderhoudscontracten, maar het kan niet de bedoeling zijn en het is bovendien niet haalbaar dat er voor de kleine mankementen en onderhoudswerken steeds beroep moet worden gedaan op een externe firma. Momenteel doet Villa Letha zeer frequent beroep op de diensten van Roger Uyttendaele. Maar er wordt verwacht dat Roger op korte termijn op pensioen zal gaan en hijzelf heeft al te kennen gegeven dat hij niet meer 100% op de hoogte is van de nieuwe technieken zoals bvb. de WKK. Bovendien moeten we ons de vraag stellen of het de bedoeling is dat we een groot deel van onze technische kennis laten afhangen van een extern persoon. Roger Uyttendaele verzorgt bovendien ook gedeeltelijk de contacten met SOLVA (voor wat betreft de technische aspecten onderdeel preventie en bescherming op het werk), dit gebeurt in de meeste besturen door een technisch geschoolde ploegbaas. In het woonzorgcentrum is een vrij grote groep technisch- en onderhoudspersoneel actief. Schoonmaak en technische dienst zijn goed voor een groep van een 10-tal (incl. art. 60 7) medewerkers. De schoonmaak en technische dienst worden sinds kort opgevolgd door de kwaliteitscoördinator. Echter dit is slechts een tussenoplossing aangezien het niet de taak is van de kwaliteitscoördinator om de technische planning op te volgen. Bijgevolg is er nood aan een functioneel leidinggevende op het niveau tussen directeur en ondersteunende diensten. - vervanging ADV-dagen zorgkundige C1-C2 contractueel 0,5 FTE. Het OCMW van Lede heeft een contract lopen met Probis (een consultancybedrijf) die de RIZIV wetgeving opvolgt en zorgt voor o.m. een optimalisatie van het RIZIV-forfait in het woonzorgcentrum. Problematiek: Oudere werknemers (vanaf 45 jaar) genieten in het woonzorgcentrum van een
vermindering van arbeidsprestaties in het kader van de eindeloopbaanregeling. De Financiering van deze vervangers verloopt via het RIZIV. Een halftijdse betrekking van zorgkundige is niet ingevuld. De voorwaarden voor een aanwerving zijn als volgt: - aanstelling zorgkundige halftijds - contract onbepaalde duur - het moet gaan om een nieuwe aanwerving Financieel: Het RIZIV financiert deze betrekking a rato van 23000 euro per jaar. Na invulling van deze betrekking vult het OCMW zijn optimalisatiemogelijkheden correct in. Gelet op de motivering van deze bijkomende betrekkingen; Gelet op de beslissing van het vast bureau d.d. 04 november 2013; Gelet op het gunstig advies van het Overlegcomité d.d. 14 november 2013; Gehoord de toelichting door de voorzitter; Artikel 1: De leden gaan akkoord met deze bijkomende tewerkstellingen in het contractuele kader. Artikel 2: De betrekking van referentiepersoon dementie mag vacant worden verklaard. Artikel 3: De betrekking van technisch hoofdmedewerker mag vacant worden verklaard. Artikel 4: De betrekking van zorgkundige mag vacant worden verklaard. Artikel 5: De Raad beslist om een wervingsreserve, voor de maximale duur van twee jaar, aan te leggen bij de vacant verklaring van de betrekkingen. 10. Nieuwe functiebeschrijvingen en evaluatiesysteem + vaststelling nieuw organogram. Overwegende dat de rechtspositieregeling bepaalt dat de personeelsleden tijdens hun loopbaan onderworpen zijn aan de evaluatie, conform art. 112 van het OCMW-decreet; Overwegende dat de opmaak van nieuwe functiebeschrijvingen de noodzakelijke basis is voor het evaluatiesysteem. De medewerkers zullen beoordeeld worden op basis van hun individuele functiebeschrijving. Daarna wordt het evaluatiesysteem bepaald. Gelet op de beslissing van het vast bureau d.d. 30 juli 2012 inhoudende gunning van de opdracht Begeleiding bij het uitwerken van competentie- en resultaatgerichte functiebeschrijvingen en van een evaluatiesysteem aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde CC consult BVBA; Gelet op de voorgelegde functiebeschrijvingen; Gelet op het voorgelegde evaluatiesysteem; Gelet op het voorgelegde nieuw organogram; Gehoord de toelichting door de voorzitter; Artikel 1: De Raad stelt de voorgelegde functiebeschrijvingen vast. Artikel 2: De Raad stelt hat voorgelegde evaluatiesysteem vast.
Artikel 3: De Raad stelt het voorgelegde nieuw organogram vast. 11. Vacant verklaren halftijdse betrekking kinesist in statutair dienstverband. Gelet op onze beslissing d.d. 20 april 2011 om de conclusie van het kwartaalverslag van Probis d.d. 1 juli 2010 30 september 2010 te volgen en er derhalve voor te opteren om de contractuele betrekking van een halftijds kinesist-animator om te zetten in een statutaire betrekking; Overwegende dat deze betrekking voorzien in het statutair kader destijds wegens een gebrek aan kandidaten tijdelijk werd ingevuld door een contractuele invulling; Gelet op de beslissing van het vast bureau d.d. 04 november 2013 om de huidige functie van kinesitherapeut die thans contractueel wordt ingevuld toch statutair in te vullen; Overwegende dat de halftijdse betrekking van kinesist in statutair dienstverband derhalve dient vacant verklaard te worden; Overwegende dat de vacature dient ingevuld te worden via aanwerving; Overwegende dat wordt geopteerd voor de vacant verklaring en publicatie van bedoelde betrekking; Gelet op het voorstel van het vast bureau; Gehoord de toelichting door de voorzitter; De halftijdse betrekking van kinesist in statutair dienstverband wordt vacant verklaard. Gelet op onze beslissing van heden inhoudende vacant verklaring halftijdse betrekking kinesist (statutair); Overwegende dat de aanstellende overheid bij de vacantverklaring van een betrekking dient te beslissen of er een wervingsreserve wordt aangelegd en hoe lang die geldig is; Overwegende dat wordt geopteerd voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de maximale duur van twee jaar; Gehoord de toelichting door de voorzitter; De Raad beslist om een wervingsreserve, voor de maximale duur van twee jaar, aan te leggen bij de vacant verklaring van de halftijdse betrekking kinesist (statutair). 12. Opkuis wachtrekeningen NOB: toelichting door de financieel beheerder Gelet op de overstap naar de BBC moeten de wachtrekeningen van de oude OCMW boekhouding opgekuist worden. Op deze rekeningen staan gelden uit het verleden die geen bestemming gekregen hebben. Deze inkomsten dateren uit de periode 2003-2009. Het saldo op deze rekeningen bedraagt: Omschr. AR Omschr. AC Omschr. SA Creditsaldo Wachtrekening Algemeen bestuur 18.291,41 Wachtrekening Privaat Patrimonium 61,97
Wachtrekening Sociale dienst 163,00 Wachtrekening Sociale dienst Eetmalen 389,00 Wachtrekening Sociale dienst Poetshulp 136,05 Wachtrekening Sociale dienst Sociale dienst 10.423,80 Wachtrekening Rustoord 9.167,72 Aan de Raad wordt gevraagd toestemming te geven om deze gelden in de opbrengsten te boeken. De Raad geeft toestemming om deze gelden in de opbrengsten te boeken. Aldus gedaan en vastgesteld op datum en in zitting als ten hoofde vermeld. De vergadering wordt gesloten te 20.30 uur. De secretaris De voorzitter