functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een Communicatieadviseur Statutair Niveau: A Rang: A111 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 26505 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Kanselarij en Bestuur is het centre of government van de Vlaamse Overheid, en wil een verbindende rol opnemen zowel tussen de verschillende departementen en agentschappen van de Vlaamse Overheid op zich, als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen, en burgers. Het is een dynamische en lerende organisatie die oog heeft voor maatschappelijke evoluties en zich open en wendbaar opstelt. Als zelfsturende netwerkorganisatie zijn we dus steeds op zoek naar medewerkers die graag samenwerken op basis van vertrouwen. In onze zelfsturende teams komt het talent en de expertise van elke collega tot zijn recht, en werkt men betrokken en gefocust aan de teamdoelstellingen. Creativiteit, innovatie en initiatief worden geapprecieerd en gestimuleerd. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je staat interne klanten bij via ontwikkeling en uitbouwen van de communicatiedienstverlening van het departement en de afdelingen en diensten. Je draagt ertoe bij dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Je werkt verschillende communicatieprojecten uit. Je analyseert de noden van de klanten en gebruikers, brengt de juiste partijen samen en staat garant voor de voortgang en het behalen van resultaten.
2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Voorbeelden van activiteiten - Detecteren van communicatiebehoeften en opportuniteiten bij DKB en die bespreken met het team - Onverwachte situaties bij communicatieacties proberen inschatten en tijdig en adequaat reageren - Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen in het medialandschap en de communicatiesector - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van dienstverlening, communicatieacties en resultaten integreren - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Akkoord bereiken rond de dienstverlening - De continue werking van DKB meehelpen optimaliseren via de nodige interne communicatie: DKBnieuwsberichten op intranet, intranet-pagina s, DKBnieuwsbrieven, Yammer-berichten, sociale media - Bijdragen aan overheidsbrede communicatieprojecten en kanalen (bv. kort bestek, crisiscommunicatie, sociale media enz). - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen (bv. Yammer, mailchimp, ) - bijdragen aan de totstandkoming van beleidsnota en brieven overheidscommunicatie - meedenken over de evolutie van het communicatiebeleid van DKB en de Vlaamse overheid - projecten uitwerken en uitvoeren als projectmedewerker - nota s maken over communicatieprojecten - kwaliteitsbewaking en budgetbeheer - samenwerken met interne en externe partners - overleggen met communicatieverantwoordelijken van verschillende entiteiten(administratie of kabinet). pagina 2 van 10
Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen en de kwaliteit van de communicatie in en van de Vlaamse overheid verbeteren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten - Communicatiewerkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken, bvb. nieuwsbrieven, blog, communicatieplatformen - Innovatieve ideeën ontwikkelen en nieuwe communicatietechnieken of technologieën toepassen in communicatieprojecten - Uitwerken van procedures en richtlijnen voor het efficiënt uitvoeren van communicatie projecten - Ontwikkelen/organiseren van opleidingen, infosessies over relevantie en actuele onderwerpen uit de (overheids)communicatiesector - Antwoorden op vragen van DKB-klanten - Adviseren over het professioneel uitvoeren van overheidscommunicatie; strategisch communicatieadvies - Advies verlenen bij het gebruik van communicatiekanalen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving, bvb. normen overheidscommunicatie; huisstijl; handreiking sociale media - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren - Waken over de toepassing van de DKBcommunicatiestrategie, de visietekst van DKB en andere referentiekaders zoals visie radicaal digitaal. - Bewaken van correcte toepassingen van procedures, normen zoals de correcte naleving van de normen overheidscommunicatie, van de huisstijlregels... - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd, vb. bepalingen uit auteursrecht, mediarecht - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid aan de hand van bevraging - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, toezien op de productie en controle van communicatieproducten - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de DKB-klant pagina 3 van 10
Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen binnen overheidscommunicatie. Context: mbt het eigen functionele domein Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies i.v.m. overheidscommunicatieprojecten - Feedback vragen aan klanten over dienstverlening - Adviseren, controleren en bijsturen van communicatieprojecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten op het vlak van overheidscommunicatie en marketing voor communicatieprojecten - Communicatieprojecten plannen, coördineren (en leiden) - Deelnemen aan crossfunctionele projectgroepen - Het opvolgen van de realisatie van communicatieprojecten Bv. deelname aan DKB-communicatiewerkgroep, werkgroep sociale media, werkgroep brand news room, lerend netwerk PR - - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Volgen van nieuwe ontwikkelingen op het vlak van overheidscommunicatie en in het medialandschap via nieuwsbrieven, Frankwatching, Linkedincommunicatiegroepen, google alerts e.d. - Op de hoogte blijven van nieuwe communicatiemethoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied overheidscommunicatie, bv. van Kortom, Memori... Voorstellen doen voor verbetering van interne- en externe communicatieprocessen van DKB. pagina 4 van 10
3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Kanselarij en Bestuur. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement Kanselarij en Bestuur in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je hebt een diploma master in de meertalige communicatie Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be, 0492 15 18 05). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Schrijft vlot leesbare en aantrekkelijke teksten, aangepast aan de doelgroep Kan complexe materie op een begrijpelijke manier verwoorden en structureren Kent de principes van een journalistieke aanpak en kan die toepassen op een tekst Kent de principes van schrijven voor het web en kan die toepassen Kan een communicatieplan maken Kan een communicatiestrategie ontwikkelen voor een specifiek thema Volgt de trends op het vlak van communicatie Kan een communicatiebehoefte (doelgroep, probleemstelling) helder en synthetisch weergeven aan externe partners (bijvoorbeeld communicatiebureau) Kennis van en ervaring met digitale communicatie 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 3) Overtuigen: Je kan instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak (niveau2) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. pagina 6 van 10
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je wordt overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Kanselarij en Bestuur. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Departement Kanselarij en Bestuur in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende pagina 7 van 10
of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 3. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur en hebt een vrijstelling 4 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je hebt een diploma master in de meertalige communicatie Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10 april 2017. 6.2. EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 13 april 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de 3 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 4 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 8 van 10
selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 7 april 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 7 april 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas 02 553 01 08. 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Lieve De Brabandere T 02 553 55 60 lieve.debrabandere@dar.vlaanderen.be Boudewijnlaan 30 bus 20, 1000 Brussel pagina 9 van 10
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens selectieverantwoordelijke Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be tel 0492 15 18 05 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10