Het betrekken van lokale partijen bij opdrachten
Kansen voor lokale partijen Kwaliteit en kunde staat voorop: kansen voor lokale partijen?! Als Synarchis gevraagd wordt een aanbestedingsprocedure te begeleiden voor een gemeentelijk project is vaak de eerste vraag die gesteld wordt: Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat het project aan een lokale partij gegund wordt? Het antwoord hierop is niet zomaar te geven, want de mogelijkheden hiervoor hangen af van aard en omvang van het project en het aanbod van lokale kennis en kunde. Wij kijken samen naar de mogelijkheden die u als aanbestedende dienst heeft om binnen de vigerende wetgeving de kansen voor lokale partijen te vergroten. De belangrijkste vragen die hierbij gesteld moeten worden, komen in dit E-book voorbij: 1. Waarom wil ik de kansen van lokale partijen vergroten? 2. Welke lokale partijen zijn er lokaal actief en op welke wijze wil ik deze betrekken bij opdrachten? 3. Met welke wet- en regelgeving moet ik rekening houden? 4. Welke (on)mogelijkheden biedt de wet- en regelgeving mij voor de inzet van lokale partijen? En om dit ook daadwerkelijk concreet te maken geven wij u voor de verschillende procedures de mogelijkheden die uw gemeente heeft om lokale partijen te betrekken: Europese aanbesteding Nationale aanbesteding Meervoudig onderhandse aanbesteding
Kansen voor lokale partijen Het betrekken van lokale partijen: een doel op zich? Wij merken dat veel gemeenten vragen hebben over de (on)mogelijkheden voor het betrekken van lokale partijen bij de uitvoering van projecten. De meest voorkomende reden is maatschappelijk/economisch van aard. Men ziet graag investeringen terugvloeien naar de lokale gemeenschap. Soms is het antwoord genuanceerder. Wij vragen u daarom na te denken over waarom u lokale partijen wilt betrekken? Wij adviseren hierover goed na te denken en per project de specifieke kansen en risico s van het betrekken van lokale ondernemers bij de uitvoering van het project te analyseren. Aspecten die daarbij van belang zijn: Inventarisatie van de lokale markt Welke kwaliteiten zijn er en hoe neem ik dit mee bij de inkoop? Mogelijkheden binnen het inkoopbeleid van de gemeente Waarom inzet lokale / regionale partijen? Goedkoper? Betrokkenheid? Betere kwaliteit? Werkgelegenheid? Maatschappelijk belang / draagvlak? Inventarisatie lokale markt Als u lokale partijen wilt betrekken bij opdrachten die u in de markt zet, is een goed beeld van de lokale markt van belang. Wat verstaat u onder lokaal? Zij dit alleen partijen binnen de gemeentegrenzen of kijkt u breder naar het regionale aanbod? Om een goed beeld te krijgen van het lokale aanbod raden wij aan een inventarisatie van de markt te maken. Hierdoor krijgt u inzicht in de kwaliteit en kunde van de partijen. Vervolgens kan bij het in de markt zetten van een vraag (werk, dienst of levering) gekeken worden hoe deze lokale partijen betrokken kunnen worden bij de inkoop.
Kansen voor lokale partijen Kwaliteiten lokale partijen Bij iedere inkoop kunt u bekijken op welke wijze u gebruik kunt maken van de lokale markt. Hierbij zijn de kenmerken van de opdracht, zoals het type werkzaamheden, omvang, vereiste specialistische expertise en samenhang met andere werkzaamheden, en de kwaliteiten van de partijen van belang. Bekijk of alle werkzaamheden of een gedeelte van de werkzaamheden kan worden uitgevoerd door lokale partijen (afstemmen van vraag en aanbod). De mogelijkheden voor het betrekken van lokale partijen verschillen per project. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding kan direct gekozen worden voor lokale partijen, bij Nationale en Europese aanbestedingen gaat het om het vergroten van de kansen, direct kiezen in dan niet toegestaan. Wij vinden het belangrijk dat u goed kijkt naar de kwaliteiten van de markt en op welke onderdelen binnen de inkoop u hier van gebruik kunt maken. Bij een design & build contract voor een zwembad kan het heel goed zijn dat de infrastructurele werkzaamheden door een lokale aannemer worden uitgevoerd. Terwijl voor de technische installatie een specialistisch bedrijf op het gebied van zwembaden wordt ontworpen. Mogelijkheden creëren in gemeentelijk inkoopbeleid De meeste ruimte voor het betrekken van lokale partijen is te vinden bij projecten die meervoudig onderhands mogen worden aanbesteed. In het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is doorgaans vastgelegd op welke wijze deze aanbestedingen vormgegeven moeten worden. Is uw beleid nog niet aangepast op de nieuwe wetgeving, dan adviseren wij u uw inkoopbeleid hierop aan te passen. Omschrijf dan ook in uw inkoopbeleid op welke wijze u lokale partijen wilt betrekken bij opdrachten. Bij het opstellen van inkoopbeleid moet uiteraard worden voldaan aan de Aanbestedingswet en moet rekening worden gehouden met de Gids Proportionaliteit. Gemeenten hebben echter ook de ruimte om lokaal ondernemerschap te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld door de drempelbedragen waaronder meervoudig onderhands mag worden aanbesteed te verhogen en voor te schrijven dat, indien mogelijk een aantal lokale partijen wordt uitgenodigd. Bij Nationale en Europese aanbestedingen kunnen de geschiktheideisen en/of de hoogte van de eisen worden beperkt. Ten slotte is het van belang een hardheidsclausule op te nemen in het inkoopbeleid. Dit biedt u de mogelijkheid om gemotiveerd en met instemming van bijvoorbeeld College van het eigen beleid af te wijken.
Aanbestedingswet 2012 Wet- en regelgeving De beginselen van aanbesteden vloeien voort uit het Europees Verdrag en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Deze wet is van toepassing voor alle (semi-)publieke instellingen in Nederland en dus ook op gemeenten. De nationale wet geeft invulling aan de Europese richtlijn voor aanbesteden. In aanvulling daarop bevat de Aanbestedingswet ook regels voor aanbestedingen onder de Europese richtlijnen. Hiermee geeft de wetgever voor het eerst richting aan aanbestedingen waarop de Europese richtlijnen niet van toepassing zijn. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur (Aanbestedingsbesluit). Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken 2012, de Uniforme Eigen Verklaring en de Gids Proportionaliteit. Om het aantal rechtszaken over aanbestedingen te beperken is een klachtenregeling in het leven geroepen waar partijen een commissie van experts om advies kunnen vragen. Gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid Naast het genoemde wettelijk kader is voor gemeenten het eigen gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van belang. In het inkoopbeleid wordt veelal richting gegeven aan de wijze van inkopen onder de Europese drempelwaarde en geeft dus een nadere invulling van het aanbesteden van kleinere projecten. Internationale wetgeving Agreement on Government Procurement(GPA) EU Richtlijn voor overheidsopdrachten werken, diensten en leveringen (2004/18/EG) Gids Proportionaliteit Richtsnoeren Leveringen en Diensten Europese wetgeving Nationale wetgeving Aanbestedingswet 2012 EU Richtlijn voor speciale sectoren (2004/17/EG) Aanbestedingsbesluit (AMvB) Uniforme Eigen Verklaring Nadere uitwerking in reglementen Klachtenregeling ARW 2012 Inkoopbeleid
Aanbestedingswet 2012 Aanbestedingswet biedt kansen voor het MKB De nieuwe wetgeving moet onder andere het midden- en kleinbedrijf meer kansen bieden om mee te dingen naar grotere opdrachten. In de wet zijn een aantal bepalingen opgenomen die hier richting aan geven. Verbod op clusteren Het onnodig samenvoegen van opdrachten wordt tegengegaan. Samenvoegen mag alleen als de noodzaak daartoe wordt gemotiveerd. Dit betekent dat de omvang van de opdracht kleiner zal worden en er meer kansen zijn om lokale partijen te betrekken in een aanbesteding. Verbod op splitsen Een opdracht mag niet worden opgeknipt om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen. Dit splitsingsverbod staat in art. 2.14 van de Aanbestedingswet. In dit verband spreekt men vaak ten onrechte over percelen. Aanbesteden in percelen Bij aanbesteden wordt met percelen bedoeld het binnen de regels onderverdelen van een opdracht in meer stukken. Uitgangspunt van de Aanbestedingswet is dat opdrachten in beginsel in percelen verdeeld moeten worden. Er kan gekozen worden voor het opdelen van een opdracht omdat deze verschillende expertises vraagt die niet in één onderneming verenigd zijn. Een andere reden kan zijn om ook een wat kleinere onderneming in de gelegenheid te stellen om in te schrijven. Het opdelen in percelen verhoogt de marktwerking nu meer ondernemingen gelegenheid tot deelname krijgen. Belangrijk is wel dat bij het bepalen van de waarde van de opdracht de som van alle percelen moet worden gehanteerd. Percelenregeling Bij opdeling van de opdracht in percelen heeft u de mogelijkheid om één of meerdere percelen buiten de Europese aanbesteding te houden. Voor diensten mag worden afgezien van aanbesteding voor een perceel dat een waarde heeft van minder dan 80.000. Voor werken geldt hetzelfde bij een waarde van minder dan 1.000.000. Dit mag alleen voor zover het totale bedrag van deze uitgezonderde percelen niet meer bedraagt dan 20% van de waarde van de totale opdracht De uitgezonderde percelen mogen volgens het eigen inkoopbeleid worden gegund. Een essentiële voorwaarde voor het toepassen van de percelenregeling is dat de percelen gelijktijdig op de markt worden gezet.
Aanbestedingswet 2012 Rekening houden met proportionaliteit. Gids proportionaliteit In de gids proportionaliteit wordt richting gegeven aan aanbestedingen onder de drempel en welke procedure gehanteerd mag worden bij opdrachten van een bepaalde omvang. Gemeenten hebben bij opdrachten onder de Europese drempelwaarde meer vrijheid in het kiezen van de aanbestedingsprocedure. De grenswaarden uit de Gids Proportionaliteit zijn voor aanbestedende diensten richtinggevend bij het vaststellen van de grenswaarden voor enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden. Wij adviseren om in het inkoopbeleid ruimte te laten om hiervan - met motivatie - af te kunnen wijken. Dit biedt meer ruimte om voor elke aanbesteding de procedure te kiezen die het beste past bij de marktsituatie. Europees* Leveringen 207.000 Diensten 207.000 Werken 5.186.000 Nationaal** bij grensoverschrijdend belang bij grensoverschrijdend belang 1.500.000 tot drempelwaarde Meervoudig onderhandse aanbesteding** 50.000 tot drempelwaarde 50.000 tot drempelwaarde 150.000 tot 1.500.000 * drempelw aarde 1 januari 2014-31 december 2015 ** bedragen als opgenomen in beleid Rijksoverheid
Europese en Nationale aanbesteding Optimaal gebruik maken van de wettelijke mogelijkheden Bij een Europese of Nationale aanbesteding heeft een gemeente niet de vrijheid om lokale partijen rechtstreeks uit te nodigen voor deelname aan de procedure. Alle geïnteresseerde partijen (zowel nationaal als internationaal ingeval van een Europese aanbesteding) moeten de mogelijkheid krijgen om mee te dingen naar de opdracht. Bij de voorbereiding van een Europese of Nationale aanbesteding kunt u rekening houden met de wens om lokale partijen ten minste een kans op de opdracht te laten maken. Wij zien binnen de geldende wet- en regelgeving de volgende mogelijkheden: Geschiktheidseisen afstemmen op kwaliteiten lokale partijen Lokale partijen attenderen op publicatie en combinatievorming Inschrijvers informeren over lokale markt Opdracht opdelen in percelen en/of toepassen percelenregeling Geschiktheidseisen afstemmen op kwaliteiten lokale partijen Belangrijk is ervoor te zorgen dat lokale partijen toegang kunnen krijgen tot een aanbesteding. Geschiktheidseisen worden vaak onnodig hoog gesteld (bijvoorbeeld hoge eisen t.a.v. referentieprojecten). Lokale ondernemers kunnen hier niet altijd aan voldoen of hebben simpelweg minder referenties. Let daarom bij de geschiktheidseisen op dat deze passend zijn voor het project en voldoende ruimte bieden voor lokale partijen om deel te kunnen nemen aan de procedure en niet op voorhand geen kans kunnen maken. Attenderen op publicatie en combinatievorming Zorg ervoor dat partijen weten dat een opdracht in de markt gezet wordt en gepubliceerd is op bijvoorbeeld TenderNed. Attendeer partijen op de aankomen projecten en/of publicatie en laat weten dat als een partij niet aan de geschiktheidseisen kan voldoen zij een combinatie kunnen vormen met andere partijen waarmee zij gezamenlijk mogelijk wel aan het gestelde kunnen voldoen. Inschrijvers informeren over lokale markt Aanbestedende diensten kunnen tijdens een inschrijving of na aanbesteding inschrijvers ook actief informeren of welke kennis en kunde bij lokale ondernemingen te vinden is. Landelijk opererende bedrijven maken voor daadwerkelijke uitvoering van onderdelen van het werk vaak gebruik van onderaannemers. Verplichten gebruik te maken van lokale onderaannemers is niet toegestaan.
Meervoudig onderhandse aanbesteding Vrijheid in het kiezen van lokale partijen Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding heeft u veel vrijheid om lokale partijen te betrekken bij het uitvoeren van opdrachten. In geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding bepaald u als aanbestedende dienst zelf welke partijen u uitnodigt om deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure. In de Aanbestedingswet is wel omschreven dat u op verzoek van partijen moet kunnen motiveren hoe u tot de keuze voor partijen gekomen bent. Tips bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn: Stem uw inkoopbeleid af op uw behoefte om lokale ondernemingen te betrekken bij (grotere) opdrachten. De grenswaarden uit de Gids Proportionaliteit zijn voor aanbestedende diensten richtinggevend bij het vaststellen van de drempelwaarde voor enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden. Aanbevolen wordt om in het inkoopbeleid ruimte te laten om hiervan - met motivatie - af te kunnen wijken. Dit biedt meer ruimte om bij specifieke projecten de lokale betrokkenheid te vergroten. Inzet van lokale partijen is geen doel op zich: selecteer partijen op kwaliteit en kunde. Voor specialistische werkzaamheden beschikken lokale partijen niet altijd over de benodigde kennis en ervaring. Onderzoek dan of er mogelijkheden zijn om tot combinatievorming te komen van een ervaren onderneming met een lokale partij. Motiveer de keuze voor deelnemende partijen goed en leg dit vast in het aanbestedingsdossier. Mochten hier vragen over komen dan moet u op verzoek de motivatie kunnen overleggen.
Multidisciplinair en integraal De noodzaak van een multidisciplinaire werkwijze Niet toevallig is juist het belang van een integrale en realistische benadering van accommodaties met een publiek karakter de aanleiding geweest voor het ontstaan van Synarchis. De unieke multidisciplinaire werkwijze binnen ons bureau vindt z n oorsprong in het verbinden van de bestuurs-, bedrijfs- en bouwkundige achtergronden van de partners van Synarchis. Deze multidisciplinaire werkwijze passen we graag toe bij het ontwikkelen van integraal en realistisch accommodatiebeleid. Ongeacht het perspectief dat u hanteert beschikken wij over state of the art maar altijd realistische concepten voor het ontwikkelen van accommodatiebeleid. Wij zijn graag uw partner bij het ontwikkelen van accommodatiebeleid, renovaties, nieuwbouw, herbestemming of (duurzame) sloop van uw accommodaties.
Contactgegevens Synarchis Hakgriend 18 3371 KA Hardinxveld-Giessendam Tel: 0184-616544 Email: info@synarchis.nl Info: www.synarchis.nl