MINOX Urenadministratie
2 Introductie Vanaf 1983 houdt MINOX Software zich bezig met het ontwikkelen van administratieve software voor accountants- en administratiekantoren en voor het Midden- en Kleinbedrijf. MINOX-Urenadministratie is dé oplossing voor accountants- en administratiekantoren en voor alle bedrijven die hun werkzaamheden in rekening brengen op basis van bestede uren of verleende diensten. Ook een projectenadministratie kunt u snel en efficiënt bijhouden. Naast het registreren van uren biedt MINOX-Urenadministratie ook de mogelijkheid om conceptdeclaraties vrijwel automatisch te vervaardigen. De definitieve declaratie en de verwerking vinden plaats in de financiële administratie van MINOX. MINOX is modulair van opbouw. Zowel MINOX-Financieel als MINOX-Uren bestaat uit vele aanvullende modules. Groeit uw organisatie en/of uw informatiebehoefte dan kunt u probleemloos uitbreiden. Inhoudsopgave Introductie 2 Inhoudsopgave Registreren 3 De basis De medewerker De cliënt De dimensie De werksoort Boeken uren 4 Doorbelastingen 5 Voorschotten Overzichten en statistieken 6 Declareren 7 De declaratie Kenmerken van MINOX-Urenadministratie 8
Registreren De basis Bij het registreren van uren kunt u zelf bepalen welke gegevens op welke manier vastgelegd dienen te worden. Wat is bijvoorbeeld de kleinste tijdseenheid (kwartier, half uur of uur)? Registreert u de uren per week, maar is de rapportage (en declaratie) per maand? Waarop worden de indirecte uren verantwoord? Met MINOX kunt u het zelf instellen. MINOX hanteert ook de binnen uw kantoor gebruikte terminologie. De medewerker De medewerker en de cliënt staan centraal bij het verantwoorden van uren. Naast de vaste gegevens van de medewerker kunt u normuren per week definiëren. Tijdens het boeken kan er dan een volledigheidscontrole plaatsvinden, zowel per dag als per periode (bijvoorbeeld per week). De inrichting van de stamgegevens is bijzonder flexibel. De vrije velden geeft u zelf een betekenis. De cliënt Per cliënt kunt u de wijze van declareren vastleggen. Specificeert u bijvoorbeeld elk uur of alleen de verrichte werkzaamheden van de periode? MINOX-Uren biedt u zelfs nog meer mogelijkheden. De cliënten (debiteuren) uit MINOX- Financieel kunnen automatisch in MINOX-Urenadministratie worden ingelezen. De dimensie MINOX biedt de mogelijkheid om, al dan niet verplicht, een extra dimensie toe te passen. Hiermee kunt u de uren ook bijvoorbeeld per boekjaar, per project of per dossier bijhouden en declareren. De werksoort Het verantwoorden van de uren per medewerker per cliënt gebeurt op werksoort- en, indien gewenst, op subwerksoortniveau. Hierdoor kunnen de overzichten sneller inzicht geven op hoofd- en subniveau. De werksoorten kunnen worden gesplitst in direct en indirect. Hiermee kan snel inzicht worden verkregen in de productiviteit van een medewerker.
Boeken uren De boekingsmethodiek van de urenadministratie vertoont grote gelijkenis met die van MINOX- Financieel. Hierbij doelen we op de snelheid van vastleggen, de opvraagmogelijkheden en uiteraard de flexibiliteit van wijzigen, tussenvoegen en verwijderen van boekingsregels. Uren worden per medewerker per mutatiefrequentie (bijvoorbeeld per week) op de cliënt verantwoord. De medewerker kan zelf zijn of haar uren intoetsen. Binnen de rechtenstructuur kan op een eenvoudige wijze worden bepaald waartoe de medewerker toegang heeft. Daarbij kan desgewenst worden bepaald dat de medewerker alleen de eigen uren kan opvragen en muteren. Tevens wordt aangegeven of het uurtarief of doorbelaste tarief wordt getoond aan de betreffende medewerker. Tijdens de urenregistratie controleert MINOX automatisch of de normuren van de medewerker per dag en per week zijn verantwoord. Door de kleurstelling wordt de gebruiker hierop gewezen. De werksoorten (en subwerksoorten) typeren de werkzaamheden. Ze zijn bepalend voor de managementoverzichten en de (concept)declaratie. Aan de hand van de medewerker en de werksoort wordt het tarief (automatisch) bepaald. Daarbij kent MINOX veel mogelijkheden ten aanzien van het definiëren en het automatisch hanteren van tarieven.
Doorbelastingen Accountantskantoren bieden in toenemende mate een uitgebreider dienstenpakket aan. Met cliënten worden speciale tariefafspraken gemaakt voor bepaalde werkzaamheden. Voorbeelden van deze afspraken zijn verloningen, schattingsformulieren en telefonische consults. Maar ook voor het doen van de administratie of voor het maken van de balans, kunnen regelingen gelden. Ook hanteren kantoren verschotten. Verschotten zijn werkelijk gemaakte (additionele) kosten die een accountantskantoor moet maken voor de uitvoering van een opdracht. De verschotten worden meestal (zonder toeslag) rechtstreeks doorbelast aan de cliënt, bijvoorbeeld inschrijvingskosten voor de Kamer van Koophandel. Ook worden kilometervergoedingen vaak gezien als verschotten. Met de functie Doorbelastingen biedt MINOX een oplossing voor bovengenoemde vraagstukken. Afhankelijk van de werksoort, biedt MINOX de mogelijkheid om tijdens het vastleggen van de uren het aantal doorbelastingen op te geven. Niet alle medewerkers dienen geconfronteerd te worden met de ingave van de doorbelastingen. Bijvoorbeeld als met het verlonen meerdere medewerkers van het accountantskantoor bezig zijn. Slechts één geeft dan het aantal verloningen voor die cliënt in. MINOX biedt de mogelijkheid om dit in te stellen. Voorschotten MINOX biedt u diverse mogelijkheden voor het hanteren van voorschotten. Met de Periodieke voorschotten zal MINOX automatisch elke periode (bijvoorbeeld maand of kwartaal) een vast bedrag in rekening brengen. Tijdens het voorbereiden van de declaratie kunt u de reeds gefactureerde voorschotten opvragen. U heeft dan de optie om de in rekening gebrachte voorschotten (ook van het vorige boekjaar) te verrekenen.
Overzichten en statistieken Met MINOX-Urenadministratie heeft u de beschikking over een groot aantal snel te produceren managementoverzichten. Kenmerkend zijn de vele opties die u kunt hanteren, zoals het onderhanden werk, de gerealiseerde uren, de gedeclareerde werkzaamheden, de productiviteit en de uren per werksoort (activiteit) of medewerker. U kunt met de toegangsrechten bepalen welke overzichten een medewerker kan inzien. Daarbij kan ook nog worden gedefinieerd welke gegevens getoond mogen worden. Ook de mutaties van de vorige boekjaren kunt u in het overzicht betrekken. Hierbij heeft u de keuze om te sorteren op cliënt of op medewerker. Het overzicht Mutaties cliënten geeft u onder andere inzicht in de gedeclareerde uren en in het onderhanden werk. Met de vele opties bent u in staat om vrijwel alle varianten inzichtelijk te krijgen. De statistieken geven u inzicht in de kosten/baten van een cliënt en de productiviteit van een medewerker. De statistieken kunnen worden gespecificeerd per werksoort en dimensie (bijvoorbeeld boekjaar). Ook van de werksoorten en afdelingen kunnen statistieken worden vervaardigd. Rapporten kunt u afdrukken of op het beeldscherm bekijken. Exporteren naar bijvoorbeeld Microsoft Excel of Word of het opslaan en e-mailen als PDF-bestand behoren ook tot de mogelijkheden.
Declareren De wijze van declareren verschilt per kantoor en is onder andere afhankelijk van de cliënt. MINOX- Koppeling met declaraties stelt u in staat om op een snelle en uiterst flexibele wijze uw werkzaamheden in conceptvorm te vervaardigen. Bij de cliënt legt u eenmalig een zogenaamde comprimeringscode vast. Hiermee wordt bepaald hoe gedetailleerd de declaratie bij de betreffende cliënt eruit moet zien. U blijft de volledige vrijheid houden om alle omschrijvingen en bedragen (inclusief op- en afboeken en voorschotten) aan te passen. Vervolgens worden, indien u akkoord gaat met het voorstel, de declaraties gekoppeld met MINOX-Financieel. Het voorstel kan worden ingelezen als proeffactuur of direct worden afgedrukt en verwerkt. U dient dan wel te beschikken over een MINOXuitvoering met facturering. De declaratie MINOX toont op het eerste niveau per cliënt de totalen van de te declareren bedragen. Vervolgens kunt u inzoomen op de gedetailleerdere niveaus (in totaal drie). Het meest gedetailleerde niveau toont alle mutaties. Afhankelijk van welke bedragen u gedetailleerd en minder gedetailleerd wilt vermelden op de declaratie, kunt u snel mutaties toewijzen van een hoger niveau aan een lager niveau en omgekeerd. U kunt zelfs inzoomen op de oorspronkelijke boeking, die u ook nog mag wijzigen. De periodieke voorschotten kunnen automatisch worden gedeclareerd. MINOX houdt per cliënt bij hoeveel aan voorschot in rekening is gebracht. Maakt u de eindafrekening dan kunnen de voorschotten automatisch worden verrekend. Hierbij kan ook gebruik gemaakt worden van het (op- en) afboeken van bedragen. U heeft dan onder meer een reëel inzicht in de productiviteit van de medewerker. U kunt een standaard openingstekst intoetsen, die op de declaraties wordt vermeld. Per declaratie kunnen deze teksten worden aangepast. Een declaratie kan vergezeld gaan van een gedetailleerde bijlage. U bepaalt zelf bij welke cliënt u de bijlage bij de declaratie wilt bijsluiten. MINOX, Microsoft, Windows, Excel, Word, Dataflex, Crystal Reports en Acrobat zijn geregistreerde handsmerken.
Kenmerken van MINOX-Urenadministratie Algemeen Meerdere administraties (99.999) Backup / Restore Periode blokkeren Aanmaken nieuw boekjaar Inlezen cliënten Contextgebonden help Ondersteuning op afstand Bestanden Cliënten Medewerkers Werksoorten en subwerksoorten Tarieven (medewerker / werksoort) Periodieke voorschotten Afdelingen Boekingsteksten Budgetten Dimensies Landen Boeken uren Zelf te bepalen boekingsperioden Zoekmogelijkheden Doorbelastingen Verschotten Diverse controles (bijv. normuren) Automatische tariefsbepaling Automatisch tonen van memo s Gebruik van boekingsteksten Vrije dimensies Urencalculator Multi-user Robuust en schaalbaar (2 999 medewerkers) Gebruikers- en groepsinstellingen Toegangsrechten Rapportage Stamgegevens Cliënt en medewerkers: Etiketten NAW-lijst Telefoonlijst Mutaties: Per boekingsblad Per cliënt Per medewerker Statistieken: Per cliënt Per medewerker Per afdeling Per werksoort Volledigheidscontrole per medewerker Voorstel te declareren bedragen Vrije overzichten MINOX-Koppeling met declaraties Meerdere selectiemogelijkheden Mogelijkheid tot het inzoomen op de urenmutaties, wijzigen van de opbouw en het boeken van bedragen (voorschotten, af- en opboeken) Automatisch verrekenen van (periodieke) voorschotten. Vervaardigen van de conceptdeclaraties Mogelijkheid van een gespecificeerde bijlage per cliënt (ook in PDF) Met behulp van de factureermodule worden de declaraties afgedrukt en verwerkt. Automatisch worden de financiële administratie en de verkoophistorie en statistieken bijgewerkt MINOX Software Vendelier 25-27 3905 PB VEENENDAAL Telefoon (0318) 55 41 41 Fax (0318) 55 51 15 E-mail info@minox.nl Internet www.minox.nl Wijzigingen en drukfouten voorbehouden.