Evenementenbeleid in Venlo - beleid en herijking - ZPF Venlo 2010 1
Inhoudsopgave Samenvatting 3 Het Evenementenbeleid Venlo 2008/ 2009 4 - Doelstelling beleid - Middelen: Evenementensubsidies, Evenementenstructuur en Monitoring - Ontwikkelingen 2009 en 2010 Herijking beleid vanaf 2011 9 Conclusie en evaluatie 11 Beslispunten voor het gemeentebestuur 12 2
Samenvatting Evenementenbeleid in Venlo is ontwikkeld via de raadsnota Evenementenbeleid voor Venlo en uitgewerkt in collegebesluiten van januari 2008 en mei 2009. Deze bestuurlijke besluiten gaven vorm aan een visie en een missie: versterking van het merk Venlo. Daarnaast kwamen er in de praktijk een geoormerkt evenementenbudget, een betere coördinatie en regulering van aanvragen, een lijst van geschikte evenementenlocaties en de inrichting van één extern aanspreekpunt voor organisatoren, c.q. de Evenementenmanager (bij stichting Venlo Partners). Evenementen en festivals kregen in het kader van de nieuwe citymarketing een boodschap mee om het (culturele, dynamische, veelzijdige en duurzame) profiel van de stad Venlo te versterken. In 2009 en 2010 is voor de uitvoering gebruik gemaakt van budgetten evenementensubsidies, budgetten evenementenstructuur, impulsgeld uit Eén Miljoen voor de Binnenstad en facilitering vanuit Openbare Werken. Terugkijkend op twee seizoenen evenementen in Venlo leert dat de externe advisering en ondersteuning plus de facilitering bij evenementen goed functioneert. In het jaar 2010 is met eenmalige impulssubsidies vanuit het Eén Miljoen voor de Binnenstad extra geïnvesteerd in goede evenementen in de stad (Venloop 2010) en nieuwe evenementen met groeipotentie (Lekker Venlo). Een voorgenomen bezuiniging ( Trap op trap af ) op Evenementensubsidies vanaf 2011, het wegvallen van de impulssubsidie en het wenkende perspectief van de Floriade 2012 geven aanleiding tot een herijking van het staande beleid. 3
Het evenementenbeleid Venlo 2008 en 2009 Digipanel Venlo 2010: Evenementen horen bij Venlo. Blijkens het resultaat van het onderzoek in augustus 2010 door het Digipanel van de gemeente onder burgers van Venlo zijn de bekendste en meest bezochte evenementen de Zomerparkfeesten en de Venloop. Ook bekend maar minder bezocht zijn de Passiespelen en de Boetegewone Boete Zitting. Ervaren overlast spitst zich vooral toe op rommel op straat na afloop van een evenement. Een groot deel van de ondervraagde groep geeft aan dat enige overlast er nu eenmaal bij hoort. Wat gemist wordt zijn muziekevenementen : klassiek, jazz of fanfare-evenementen. Aanleiding tot het komst van een evenementenbeleid In de gemeente Venlo (bestaande uit de stadsdelen Venlo, Blerick, Tegelen, Belfeld, Arcen en Velden) vinden jaarlijks vele festivals en evenementen plaats. Het overgrote deel hiervan betreft lokale festivals en evenementen. Een zeer beperkt deel van de festivals en evenementen heeft/had een (boven)-regionale uitstraling. Een deel van de festivals en evenementen krijgt financiële, organisatorische en/of logistieke ondersteuning van de gemeente Venlo. De gemeente had echter geen richtinggevend evenementenbeleid. Wel werd in verschillende nota s ingegaan op het belang ervan. Festivals en evenementen hadden in deze nota s verschillende doelen, zoals het realiseren van een (boven)regionale uitstraling, het opleveren van nieuwe dynamiek, de profilering van Venlo of elkaar kunnen ontmoeten. Vanwege het groeiende belang van festivals en evenementen ontwikkelde de gemeente Venlo destijds een evenementenbeleid. - Doelstelling beleid Vanuit het belang van evenementen formuleerde het gemeentebestuur in 2008 en 2009 de volgende doelstellingen voor het beleid: 1) betere coördinatie en één-loketfunctie voor alle evenementenorganisaties; 2) een aantal evenementen (20-tal) verder versterken in verband met de sociale cohesie in de stad, het versterken van het culturele klimaat en het imago van de stad Venlo. Ad 1) Voor het verbeteren van de coördinatie en het invullen van de één-loketfunctie werd een evenementenmanager aangetrokken als dynamische spil tussen gemeente(bestuur), beleidsafdeling, evenementencoördinator en het evenementenveld. Ad 2) De doelstellingen sociale cohesie, versterken cultureel klimaat en imago van de stad worden nagestreefd door de drie volgende beleidslijnen: a - Houd het brede aanbod van lokale en regionale evenementen (low profile) in stand. Verbeter deze evenementen (in totaal ca. 170) kwalitatief waar mogelijk. Juist deze evenementen bevorderen de sociale cohesie in de stad en versterken de levendigheid en aantrekkelijkheid voor toeristen. Enkele evenementen in deze categorie zitten tegen het medium profile aan; b - Venlo subsidieert een tiental medium profile evenementen. Deze evenementen versterken de identiteit en het culturele profiel van de stad. Zij zijn aandachttrekkend voor nieuwe bezoekers en bewoners en moeten worden versterkt. De evenementen zijn benoemd in de door de raad in 2008 vastgestelde nota Evenementenbeleid voor Venlo. Nieuwe evenementen (ook upgrading vanuit het low profile segment) in deze categorie moeten worden gestimuleerd; c - Venlo heeft (nog) geen regelmatig terugkerend high profile evenement. High profile evenementen zijn van groot belang voor het imago van Venlo. De Floriade 2012 betekent voor Venlo het eerste echte high profile evenement. 4
In de nota Evenementenbeleid voor Venlo is geformuleerd dat gesubsidieerde low profile evenementen maximaal 3 edities gesubsidieerd kunnen worden. Daarna moeten zij zich kwalitatief bewezen hebben om door te gaan als een medium profile evenement. Voor alle huidige low profile evenementen is 2011 het derde jaar wat betreft mogelijke subsidiëring. - Middelen: Evenementensubsidies, Evenementenstructuur en Monitoring Voor het realiseren van deze doelstellingen werden de volgende middelen ingezet: - een budget Evenementensubsidies - een Evenementenmanager (bij stichting Venlo Partners) - een (te ontwikkelen) Evenementenmonitor. Evenementensubsidies: Voor de jaren 2009, 2010 en 2011 zijn de volgende evenementenbudgetten beschikbaar: 2009 2010 2011* Evenementensubsidies 193.715,-- 199.937,-- 193.440,-- Impuls Eén Miljoen Zie Evenementenstructuur 172.552,-- nvt voor de Binnenstad Evenementenstructuur 270.000,-- 120.000,-- 120.000,-- ** *Opm.: na bezuiniging Trap op trap af en na toevoeging van budget voorm. Arcen en Velden **Opm.: m.i.v. 2011 wordt het budget Evenementenstructuur overgeheveld naar st. Venlo Partners Het hierna volgende financieel kader geeft een beeld van de realisatie van de in Venlo in 2010 ondersteunde low en medium profile evenementen vanuit Evenementensubsidies. Opgemerkt kan worden dat met deze in de tabel genoemde evenementen vooral de doelstellingen sociale cohesie en versterken cultureel klimaat worden gerealiseerd. De extra impulsen bij evenementen (o.a. Venloop, Lekker Venlo) zijn in het jaar 2010 gefinancierd via de eenmalig beschikbaar gestelde middelen vanuit het budget Eén Miljoen voor de Binnenstad. Evenementensubsidies 2010 budget 199.937,-- * Realisaties: Profilering MCM Filmfestival 2.500,00 Low Benders Bizondere Boetezitting 250,00 Low Prinsheerlijk 1.000,00 Low Texfree 1.500,00 Low Arcen en Velden 5 events 15.141,00 Low Nach van `t Limburgs Leed 10.000,00 Low Maskerade Venlo 3.500,00 Low ZOKS Festival 10.500,00 Medium Klassiek op locatie 6.000,00 Medium BBZ 25.000,00 Medium ZomerParkFeest Venlo 20.000,00 Medium Ouverture Venlo 38.750,00 Medium Marcato Mondial 8.000,00 Medium Passiespelen (tweede tranche) 30.000,00 Medium Totaal uitgaven regulier 172.250,00 172.250,-- * Opm.: het restant bedrag vloeit terug naar alg. begroting 5
Eenmalig impuls Eén Miljoen v d Binnenstad 2010 172.552,-- * Lekker Venlo 15.000,00 Medium Eenmalig Special Olympics 750,00 Medium Eenmalig Venloop 40.000,00 Medium doorgroei tot high profile Vuelta 7.500,00 Medium Eenmalig ZPF extra subsidie 5.000,00 Medium Eenmalig BBZ extra subsidie 10.000,00 Medium Eenmalig Ride for the roses 5.000,00 Medium Eenmalig Totaal uitgaven impulsgeld 83.250,00 83.250,-- * Opm.: het restant bedrag wordt ingezet voor Grand Opening Maasboulevard 2011 Evenementenstructuur Naast een vastgesteld budget voor Evenementensubsidies kent het Evenementenbeleid een beleid en subsidiepost voor het onderdeel Evenementenstructuur. Vanuit deze post wordt de gemeentelijke Evenementenmanager ingezet als aanspreekpunt en spil tussen de gemeentelijke organisatie, Evenementencoördinator en de externe evenementenorganisaties. Tevens worden uit deze post de uitvoeringskosten van de evenementenmanager gefinancierd. Evenementenstructuur: de evenementenmanager De rol van de Evenementenmanager is wezenlijk als vraagbaak voor alle belanghebbende partijen. De evenementenmanager adviseert en ondersteunt nieuwe initiatieven, is actief in het veld, regelt en coördineert relevante zaken en leidt subsidie- en vergunningaanvragen door. Hierdoor ligt er een duidelijk en in het veld herkenbaar aanspreekpunt bij deze functie. Er is een duidelijk aanvraagformulier Subsidie en facilitaire ondersteuning evenementen beschikbaar. Besluitvorming blijft bij het gemeentebestuur van Venlo. De Evenementenmanager wordt extern ondergebracht bij de stichting Venlo Partners, waar ook het imagobeleid van de gemeente Venlo en het voormalig (binnen)stadsmanagement van de gemeente wordt uitgevoerd. Onlangs stelde het college van B&W Venlo hiertoe het strategische kader 2010-2015 van Venlo Partners vast. Middelen Evenementenstructuur 2010 Middelen uit KN 2008 (m.i.v. 2009 beschikbaar) 120.000,-- - kosten evenementenmanager 65.000,-- - monitoring 10.000,-- - collectieve promotie 20.000,-- - bureaukosten 15.000,-- - uitvoeringskosten 10.000,-- Evenementenstructuur: de Evenementencoördinator Sinds begin 2010 is er een nieuwe evenementencoördinator bij de gemeente. Hij is geplaatst bij de afdeling Veiligheid en Handhaving, vergunningen en handhaving. De Evenementencoördinator behandelt vergunningsverzoeken, coördineert de facilitering bij evenementen, onderhoudt contacten met evenementenorganisatie rond de huur van locaties, facilitering en ondersteuning. De Evenementencoördinator heeft geen eigen werkbudgetten. Evenementenstructuur: facilitering Openbare Werken Voor uitvoering en facilitaire zaken wordt gebruik gemaakt van materialen van Openbare Werken (dranghekken, diverse materialen) en de personeelsinzet van de medewerkers. 6
In het evenementenbeleid is vastgelegd dat de zogenoemde low profile evenementenorganisaties gebruik mogen maken van de materialen van de afdeling Openbare Werken gemeente Venlo mits deze zélf de materialen ophalen en terugbrengen. Bij de zogenoemde medium profile evenementen beslist de Evenementenmanager over de mate van facilitaire ondersteuning tot aan de grenzen van de financiële mogelijkheden bij de afdeling Openbare Werken. Door een toename aan evenementen komen de financiële en facilitaire mogelijkheden van Openbare Werken steeds meer onder druk te staan. De Evenementencoördinator is in afstemming met afdeling Bedrijfsvoering gestart met de inventarisatie van de uitvoeringskosten van het faciliteren van evenementen. Alleen bij de Venloop 2010 is dit jaar vanwege de grootte van het evenement externe facilitaire ondersteuning ingehuurd. Monitoring In 2009 zijn de Ouverture Venlo, het Freefunk Festival, het Venloverrast Straattheater gemonitord door Respons Research Services in opdracht van stichting Venlo Partners aan de hand van de (standaard) Respons Evenementen Monitor. In 2010 is daar nog het ZOKS festival te Blerick aan toegevoegd. Deze onderzoeken werden uitgevoerd met behulp van vrijwilligers die tijdens de festivals bezoekers om hun emailadressen vroegen waarna de respondenten later de vragenlijsten thuis invulden. Een kritische factor van dit type onderzoeken was de hoge kostenpost van Respons Research Services en de noodzakelijke inzet van vrijwilligers daarbij. Deze vrijwilligers moesten geworven worden door de Evenementenmanager wat steeds meer op uitvoeringproblemen stuitte. Het resultaat van de monitoring 2009 is besproken met de wethouder Evenementen. Daarbij kwam naar voren dat de uitkomsten van de standaard Respons Evenementen Monitor geen nieuwe inzichten in de ontwikkeling en de waardering van evenementen bood (zie bijlage 2). Op verzoek van stichting Venlo Partners ontwikkelde het Venlose bureau Co-Creations het Evenementen Dashboard Venlo. Dit Dashboard benadert evenementen niet alleen vanuit het perspectief van citymarketing en economie, maar toetst evenementen integraal aan de toegevoegde waarde vanuit sociale cohesie, welzijn, cultuur, imago én economie middels classificatie in zes groeicategorieën. Daartoe is een vragenlijst met puntensysteem ontwikkeld welke enerzijds door de gemeentelijke evenementenmanager wordt ingevuld en anderzijds door de evenementenorganisaties. Daardoor ontstaat een beeld van de toegevoegde waarde van een evenement vanuit bezoekersperspectief en stadsperspectief. Het Evenementen Dashboard Venlo wordt binnenkort officieel geïntroduceerd en gepresenteerd aan de afdeling ECCEA (zie bijlage 3). Bij inzet van deze monitor kan beter op doelstellingen per evenement worden gestuurd. Verbeteringen en upgrading kunnen zo doelgerichter worden aangepakt en subsidies worden helder uitgelegd aan de hand van doelstellingen. - Ontwikkelingen in 2009 en 2010 Relevant voor het beleid waren de volgende ontwikkelingen: Gemeente Arcen en Velden Per 1 januari 2010 is de gemeente Arcen en Velden in het kader van een gemeentelijke herindeling gefuseerd met de gemeente Venlo. In de voormalige gemeente Arcen en Velden kende men een aantal evenementen dat vanuit het budget lokale toeristische evenementen en cultuur werd gesubsidieerd. Arcen en Velden had geen geformuleerd evenementenbeleid. Voor 2010 golden de afspraken i.h.k.v. de gemeentelijke beleidsharmonisatie. Dat hield in dat de in het jaar 2009 gesubsidieerde evenementen in Arcen en Velden door zouden lopen in 2010 en in dat jaar getoetst zouden worden aan het Venlose evenementenbeleid. 7
De evenementen in Arcen en Velden zijn dit jaar ook alle bezocht en gewaardeerd door de gemeentelijke evenementenmanager. In Arcen en Velden werden in 2009 en 2010 de volgende evenementen gehouden: Evenement Toegekende subsidies 2009 / 2010 Aspergefietsvierdaagse 500,-- Dorpsfeesten Velden 972,-- Theater in het Groen 3.669,-- Aspergemarkten Arcen 4.000,-- Sfeermarkten Arcen 6.000,-- TOTAAL 15.141,-- Het advies voor de Aspergefietsvierdaagse, de Dorpsfeesten Velden en Theater in het Groen is positief: deze hebben toevoegde waarde voor sociale cohesie en het culturele profiel van Venlo. Voor 2011 staat het tweejaarlijkse Scroogefestival op de rol, wat in 2009 al werd gewaardeerd als een kwalitatief goed festival. Voor uitvoering van deze 4 evenementen wordt vanaf 2011 een budget van 5.500,-- vanuit Toerisme naar Evenementensubsidies overgeheveld. De evenementen Aspergemarkten Arcen en de Sfeermarkten Arcen voegen niets nieuws toe aan het gevoerde evenementenbeleid, maar spelen wel een rol in het toerisme in Arcen en Velden. Deze twee toeristische festivals zullen in de toekomst beoordeeld blijven vanuit de subsidierichtlijnen voor toerisme. Evenementenlocaties in Venlo Bij het collegebesluit van 12 mei 2009 nadere uitvoering evenementenbeleid is een lijst van aangewezen en beoogde evenementenlocaties gemaakt. Daarbij werd besloten bij het actualiseren van bestemmingsplannen mede de mogelijkheden en beperkingen voor evenementen te bezien en vast te leggen. Dat was met name actueel bij het ZON Freshpark Venlo en Flora Holland Venlo. Afdeling Gebouwde Omgeving is met deze laatste aanvraag nog bezig. Afgesproken en opgenomen is dat bij het integrale wegingsoverleg van Gebouwde Omgeving in de gebruikte checklist ook bij (bouw)aanvragen het perspectief voor evenementen standaard wordt meegenomen. In verband met de Maasboulevard is het evenementenplein op de Oude Markt te Venlo aangepast en verhoogd en tevens beter bereikbaar gemaakt voor mensen met mobiliteitsproblemen. De Maasboulevard zelf zal (havenzijde) een nieuw evenementenplein opleveren wat geschikt zal zijn voor (kleinere) nieuwe initiatieven. a - Het Frederik Hendrik Kazerneterrein als evenemententerrein Door de druk op (en beperkte mogelijkheden van) het Julianapark Venlo voor grotere evenementen werd in 2008 een (tijdelijk) evenemententerrein op de Frederik Hendrik Kazerne te Blerick ontwikkeld. Daartoe werd de binnenplaats van de kazerne geasfalteerd met een investering van 220.000,--. Deze investering moet weer worden terugverdiend door inkomsten uit huur van het terrein aan evenementenorganisaties. De inning en verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de evenementencoördinator van de afdeling Veiligheid en Handhaving. De tot en met 2010 ontvangen inkomsten lopen volgens planning. Het evenemententerrein op de FH Kazerne voorziet in een behoefte en zal deze rol voor 2011 en 2012 nog zeker vervullen in afwachting van de verdere ontwikkelingen van het Kazernekwartier. b - Huurtarief voor evenementenlocaties Voor alle in Venlo beschikbare evenemententerreinen betalen commerciële partijen een huur van 250,-- per dag en voor het evenementterrein op de FH Kazerneterrein een huurprijs van 750,-- tot 2.000,-- per dag aan de hand van een staffelmethode (= verwachte bezoekersaantallen per dag). Niet-commerciële partijen betalen geen huur. Het huurtarief is tot stand gekomen na een vergelijking destijds met gelijksoortige terreinen in het land rekening houdend met aanwezige en/of toekomstige faciliteiten. 8
Niet alle faciliteiten (voldoende parkeerplaatsen, levering stroom) zijn op het FHK-terrein aanwezig. Hierop terugkijkend zijn deze tarieven niet meer in verhouding en ook niet houdbaar. De Evenementenmanager en de Evenementencoördinator signaleren daarnaast een groeiende tendens van commerciële organisaties om zich (juridisch) te presenteren als nietcommerciële organisaties om zo de gevraagde huurprijs te ontlopen. De formulering commercieel naast niet-commercieel blijkt in de praktijk niet sluitend. c - Toegankelijkheid van evenementen voor mensen met mobiliteitsproblemen In 2010 heeft het ZomerParkFeest een pilot gedraaid met extra voorzieningen voor mensen met mobiliteitsproblemen. Daarbij zijn verhogingen aangebracht bij de podia, betere bewegwijzering opgehangen, extra invalidentoiletten geplaatst en paden in het grasterrein verstevigd. Deze extra investeringen zijn voorbereid en geëvalueerd met de Gehandicaptenraad Venlo en als positief ervaren. In overleg met de Evenementenmanager zal bij toekomstige evenementen meer aandacht worden besteed aan de toegankelijkheid van een evenement. Daarmee wordt een link gelegd met het gemeentelijke toegankelijkheidsbeleid Agenda 22 en de daarbij behorende informatiecampagne Open. Geluid en geluidsoverlast In beginsel was de gedachte dat het Kazerneterrein geschikt was voor alle geluidsbelastende evenementen. Na twee jaar is gebleken dat de overlast voornamelijk in het geluid zit. De rivier de Maas draagt afhankelijk van de weersomstandigheden het geluid naar de binnenstad en verder. Dit zorgt ervoor dat niet alle evenementen zonder discussie over geluid kunnen worden toegelaten. Belangrijk is dat het gemeentelijk geluidsbeleid en specifiek rond het Kazerneterrein als evenementenlocatie opnieuw tegen het licht wordt gehouden. Herijking beleid vanaf 2011 Het budget voor Evenementensubsidies vanaf 2011 en het Imagobeleid van Venlo In de Evenementennota voor Venlo van november 2007 werd als een doelstelling van het beleid het verbeteren van het imago van Venlo geformuleerd. Dit gaat hand in hand met het gemeentelijke Imagobeleid, zoals uitgevoerd door stichting Venlo Partners. Juist om het Imagobeleid te versterken is de Evenementenmanager verbonden aan de stichting Venlo Partners, vanwege de te verwachten synergie vanuit de samenwerking Evenementenbeleid met Imagobeleid (en Stadsmanagement). Om het imago van een stad te veranderen zijn langdurige investeringen nodig. Het kost dus tijd om dit werkelijk goed te doen. Het budget Evenementensubsidies voor 2011 geeft onvoldoende ruimte om te investeren in nieuwe (high profile) evenementen. Inzet van middelen Evenementensubsidies: van 2010 naar 2011: Investeringen evenementensubsidies: 2010 - regulier 199.937,-- - impuls Een Miljoen voor de Binnenstad, realisatie 83.250,-- TOTAAL regulier en impuls 283.187,-- 2011 - regulier (incl. Arcen en Velden) 195.866,-- Potentiële high profile evenementen in gevaar - De Venloop-organisatie gaf begin 2010 al aan jaarlijks zeker 100.000,-- nodig te hebben om een echte marathon te kunnen organiseren met een landelijke aantrekkingskracht. De Floriade Marathon is inmiddels door de organisatie afgeblazen wegens gebrek aan menskracht en middelen. 9
- Het in de zomer 2010 voor het eerst gelanceerde evenement Lekker Venlo in het Julianapark was zo succesvol dat snel duidelijk werd dat dit evenement een high profile evenement in aanleg is in de aanloop naar de Floriade 2012. Hiervoor zijn geen reguliere evenementenmiddelen meer beschikbaar met ingang van 2011. - Daarnaast vraagt de Stichting Passiespelen aandacht van een evenementensubsidie voor het jaar 2015. In totaal is namelijk 65.000,-- subsidie door de gemeente verstrekt voor dit evenement in twee jaartranches 2009 en 2010. De Passiespelen zijn in 2010 zeer succesvol verlopen en de organisatie wil gaan voor een nieuw evenement in 2015. - Er zijn plannen voor een nieuw Venlo on Ice editie 2011. Hiervoor ontbreken middelen. Spin-off Floriade Het enige echte high profile evenement voor Venlo en regio, de Floriade 2012, is in aantocht! Belangrijk is het voor (de regio) Venlo om in te zetten op de thema s voeding, innovatie, cultuur en branding (Greenportregio en agribusinessregio). Eerder is in 2010 vanuit het Toerisme en recreatie een plan van aanpak Spin-off Floriade gepresenteerd. Vanuit de projectinhoud hiervan is één van de thema s: Venloverbonden met de Floriade. Daarbij wordt ingezet op: toegankelijkheid, aankleding van belevenisroutes en het zoeken van aansluiting bij bestaande en nieuwe activiteiten en evenementen. 2010 2011 2012 VenLoverbonden met de Floriade 60.000,-- Incl. verplichtingen 80.000,-- Incl. verplichtingen 60.000,-- Incl. verplichtingen Het culturele evenement Menu 2010, het evenement Lekker Venlo gehouden in de zomer van 2010 leidden dit qua thema al in. Ook de geplande culturele manifestatie Eet Smakelijk gepland van juni tot september 2011 samen met het museum van Bommel van Dam zal hieraan bijdragen. Focus op synergie in de aanloop naar het evenement Floriade 2012 De Floriade 2012 als high profile evenement en de te verwachten spin-off hierbij geeft alle aanleiding om bestaande en begrote culturele en toeristische activiteiten en initiatieven voor 2011 en 2012 zoveel mogelijk te focussen op en te labellen aan dit grote evenement. Bij de gemeentelijke evenementenmanager en Venlo Partners kan hierin een stimulerende rol neergelegd worden om te bevorderen dat komende evenementen en (culturele) initiatieven aansluiten bij de Floriade en de Floriadethema s. Overzicht van nu bekende initiatieven en activiteiten richting Floriade: - evenement Lekker Venlo, Boomfeestdag 2011, Food Event Eet Smakelijk! in 2011; - (regionaal) festival Menu 2012 (voorloper was Menu 2010); - activiteiten plan van aanpak spin-off Floriade voor toerisme; - cultuureducatie programma s op scholen i.s.m. de Floriade Kids; - gemeentelijk imagobeleid en campagne voor Venlo (Venlover ); - openingsact Floriade 5 t/m 9 april 2012 met vrijwilligers uit amateurveld (C. Rullens); - cultureel programma Floriade 2012 Limburg in de wereld, de wereld in Limburg. Tot op heden ontbreekt regie op al deze activiteiten richting Floriade. Er is structureel overleg met de afdeling evenementen van de Floriade 2012 en de gemeentelijke Evenementenmanager. Hierbij worden evenementen, ideeën en projecten afgestemd. Genoemde activiteiten en initiatieven kunnen elkaar mogelijk versterken in de aanloop naar de Floriade 2012, het imago van Venlo en de regio verbeteren en de spin-off versterken. Het Evenementen Dashboard Venlo Het verdient aanbeveling de zogenoemde low profile evenementen opnieuw te waarderen. Een in 2010 nieuw ontwikkelde evenementenmonitor ( Evenementen Dashboard Venlo door Co-Creations) in opdracht van stichting Venlo Partners, kan een leidraad zijn om te beoordelen of een aantal low profile evenementen een langer bestaansrecht hebben dan de 10
eerder in het evenementenbeleid geformuleerde maximaal 3 edities. Ook kan bij inzet van deze monitor op doelstellingen per evenement worden gestuurd. Raming evenementen(-subsidies) voor 2011 Vanaf 2011 worden er geen impulsmiddelen meer beschikbaar gesteld voor evenementen en is een bezuiniging aangekondigd op het budget Evenementensubsidies van 6% conform de Trap op trap af methodiek. Dit betekent enerzijds dat bestaande evenementen in het segment low en medium profile nog wel in stand gehouden kunnen worden, maar anderzijds dat niet verder geïnvesteerd kan worden in nieuwe ( imagobepalende/ high profile ) evenementen en het versterken van goede medium profile evenementen: Raming evenementen 2011: Evenementenbudget 2011: (bezuiniging 6%) 190.366,-- Budget Arcen en Velden 5.500,-- Totaal 195.866,-- Nationale Boomfeestdag ( i.s.m. 10.000,-- Floriade 2012 - eenmalig ) Maskerade Venlo 3.500,-- Klassiek op locatie 12.000,-- MCM Filmfestival 1.500,-- BBZ 25.000,-- Venloop 2011 40.000,-- Stichting Wien Midzomerfestijn 250,-- Benders Bizondere Boetezitting 250,-- ZOKS Festival 10.500,-- ZomerParkFeest 25.000,-- Ouverture Venlo 38.750,-- Nach van `t Limburgse Leed 10.000,-- Texfree Festival 1.500,-- Marcato Mondial 8.000,-- Arcen en V. - 4 evenementen 5.500,-- Totaal 191.750,-- Conclusie en evaluatie Het vanaf 2008 ingezette gemeentelijke Evenementenbeleid is goed van de grond gekomen en verder uitgewerkt in 2009 en 2010. De oorspronkelijke doelstelling van het beleid was evenementen te laten bijdragen aan de profilering van de stad Venlo. Een Evenementenmanager werd aangesteld als spin in het web voor evenementenorganisaties en gemeente Venlo en ondergebracht bij stichting Venlo Partners waarmee de uitvoering Evenementenbeleid geborgd wordt bij het gemeentelijk Imagobeleid. Evaluatie: In 2010 werd extra geïnvesteerd in goede evenementen mede door impulsgeld vanuit het door de raad beschikbaar gestelde Eén Miljoen voor de Binnenstad. In dat jaar werd ook de evenementenmonitor het Evenementen Dashboard Venlo ontwikkeld. Gesignaleerd wordt dat het tariefstelsel voor huur evenementenlocaties geactualiseerd moet worden. In 2010 bleek dat er geluidsoverlast was bij grotere evenementen op het F.H.- Kazerneterrein. Daartoe zal het gemeentelijke geluidsbeleid geëvalueerd moeten worden. Voor 2011 is een bezuiniging op Evenementensubsidies (Trap op trap af) aangekondigd. Daarnaast is er geen impulsgeld meer voor nieuwe evenementen. Hierdoor kan er in 2011 niet in nieuwe en grote evenementen geïnvesteerd worden en wordt het oorspronkelijk doel van het evenementenbeleid losgelaten. In een goed imagobeleid moet namelijk langdurig geïnvesteerd worden. 11
Het nieuwe Evenementen Dashboard Venlo (monitor) kan ingezet worden om bestaande low profile en medium profile opnieuw te waarderen en (langer) te behouden voor de stad. Kans De komst van de Floriade 2012 biedt een kans om bestaande culturele activiteiten en evenementen te focussen op dit belangrijke high profile evenementen voor de regio Venlo in verband met de te verwachten spin-off van de Floriade. Voor 2011 is een raming gemaakt van de evenementen die dat jaar verwacht worden en het daartoe beschikbare budget. Beslispunten voor het gemeentebestuur Als gevolg van de voorafgaand beschreven ontwikkelingen in 2009 en 2010 en de conclusie wordt het college van burgemeester en wethouders Venlo geadviseerd het volgende te besluiten: Beslispunt 1 Beleid en subsidies: - Door de nieuw ingezette koers voor Evenementensubsidies 2011 wordt er vanuit de optiek van Evenementenbeleid niet meer geïnvesteerd in het beleidsdoel Imago van de stad Venlo en nieuwe evenementen. Het oorspronkelijke beleidsdoel evenementenbeleid wordt hiermee losgelaten; - Het college van burgemeester en wethouders neemt kennis van de geraamde en met subsidie ondersteunde evenementen voor 2011. De geraamde evenementen met subsidies voor het jaar 2011 worden als kader vastgesteld; Beslispunt 2 Monitor: Vanaf 2011 worden evenementen gemonitord met behulp van de 6 meetcategorieën uit het nieuwe Evenementen Dashboard Venlo als een nadere uitwerking op de in de Evenementennota voor Venlo bepaalde 3 meetcategorieën low, medium en high profile ; Beslispunt 3 Floriade als kans: bestaande en nieuwe evenementen worden gestimuleerd aan te sluiten bij de Floriade 2012 of een Floriadethema. Dit gebeurt in goed overleg met de Floriade-organisatie. De evenementenmanager van Venlo Partners speelt hierbij een actieve en verbindende rol; Beslispunt 4 Borging op termijn bij Venlo Partners: vanaf 2011 zijn de middelen Evenementenstructuur ad 55.000,-- (nog exclusief salariskosten Evenementenmanager) structureel overgeheveld naar stichting Venlo Partners en gekoppeld aan de uitvoering Evenementenmanagement. Deze ontwikkeling sluit goed aan bij het Strategisch Kader van Venlo Partners 2010-2015 waarover ons college inmiddels besloten heeft. Beslispunt 5 Arcen en Velden: de evenementen vanuit de voormalige gemeente Arcen en Velden, te weten de Asperge Fiets Vierdaagse, Dorpsfeest Velden, Theater in het Groen en het Scrooge Festival blijven vanaf 2011 ondersteund als evenement. - Daartoe wordt vanuit het budget Lokale toeristische evenementen 5.500,-- geoormerkt en overgeheveld naar het budget Evenementensubsidies 2011; Beslispunt 6 Huurtarief: A) Afdeling Juridische Zaken (in afstemming met de Evenementenmanager en Evenementencoördinator) raadplegen te komen tot een werkbare definitie van (niet)-commerciële evenementenorganisaties voor een passend tarief voor evenementenlocaties in Venlo; B) In afstemming op evenementenmanager en evenementencoördinator komen tot een passend huurtarief voor het FH-Kazerneterrein gezien ontwikkelingen bij verhuur van het terrein; Beslispunt 7 Geluidsbeleid: afdeling Gebouwde Omgeving opdragen het gemeentelijk geluidsbeleid opnieuw te evalueren specifiek gericht op het Kazerneterrein Blerick in verband met de evenementen. 12
13
14