Handleiding WKR2015 Scan Inzicht in de consequenties van de nieuwe Werkkostenregeling voor uw klanten: gratis! In deze handleiding leggen we uit hoe de WKR2015 Scan u ondersteunt om het inzicht bij uw klant over de WKR te vergroten. Binnen 3 minuten maakt u in 6 stappen een eerste inventarisatie en zendt u deze direct per e-mail naar uw klant. Snel en efficiënt. De WKR2015 Scan is in co-creatie ontwikkeld door Auxilium Adviesgroep en Continuitas en wordt u gratis beschikbaar gesteld. Wat is de WKR2015 Scan? Met de WKR2015 Scan maakt u per klant een prognose van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling 2015 (WKR) en de eventuele WKR-heffing. Deze prognose helpt om het inzicht in de consequenties van de WKR bij uw klant te vergroten en is een eerste stap naar nieuwe adviesdiensten die u op dit gebied met uw klant kunt afspreken. De WKR2015 Scan werkt zeer eenvoudig en snel. U geeft een aantal gegevens in, aan de hand van de beschikbare gegevens over de jaarrekening 2013 of de actuele cijfers 2014, en de vrije ruimte c.q. de mogelijke WKR-heffing voor 2015 wordt in kaart gebracht. Vervolgens kunt u de rapportage direct per e-mail aan uw klant ter beschikking stellen. 1 van 25 Handleiding Deze handleiding geeft een instructie over het gebruik van de WKR2015 Scan. U vindt onderstaand stap voor stap uitgelegd hoe u de WKR2015 Scan invult. Hiernaast is ook een commerciële handleiding beschikbaar. Hierin vindt u tips over hoe de Werkkostenregeling kan worden ingezet om nieuwe dienstverlening aan uw klanten te bieden. U vindt de commerciële handleiding op www.auxiliumadviesgroep.nl/werkkostenregeling-2015 WKR Monitor 2015 Met de WKR Monitor 2015 kunt u snel en efficiënt uw klant informeren over de ontwikkeling van de vrije ruimte. In de WKR2015 Scan is de mogelijkheid opgenomen om de WKR Monitor 2015 te bestellen. De WKR Monitor 2015 leveren wij met invulling van uw kantoorgegevens en vermelding van uw logo, zodat voor uw klant zichtbaar is dat de rapportage door uw kantoor is gemaakt. Meer informatie hierover vindt u op www.auxiliumadviesgroep.nl/werkkostenregeling-2015
Starten met de WKR2015 Scan De WKR2015 Scan installeren De WKR2015 Scan is een Excel tool, die werkt met Excel 2010 en 2013. Indien u gebruik maakt van Excel 2007 zijn de WKR2015 Scan en WKR Monitor 2015 ook te gebruiken. Voor Excel 2007 zijn hiervoor aparte bestanden beschikbaar. U vindt op de website het bestand WKR2015 Scan 2007. Om vanuit WKR2015 Scan 2007 PDF bestanden te kunnen versturen, dient een invoegtoepassing te zijn geïnstalleerd en geactiveerd: Microsoft Office 2007: Microsoft Opslaan als PDF. Als u al eerder PDF s heeft gemaakt vanuit Excel is dit het geval. Mocht dit niet het geval zijn dan kunt de invoegtoepassing downloaden van de Microsoft site. http://www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=9943. Helaas werkt de WKR2015 Scan niet in een Apple omgeving. U dient de WKR2015 Scan als een.xlsm (excel bestand met macro`s) op uw computer of netwerk te plaatsen. U kunt de WKR2015 Scan downloaden vanuit de modellenbibliotheek van Auxilium Adviesgroep of op de website www.auxiliumadviesgroep.nl/werkkostenregeling-2015 2 van 25 Sla het gedownloade bestand op onder dezelfde naam in een directory. Dit bestand gaat u steeds opnieuw gebruiken voor uw klanten. Wij noemen dit bestand dan ook het `moederbestand`. WKR2015 Scan openen Het kan zijn dat u bij de eerste keer openen van de WKR2015 Scan de mededeling krijgt Inhoud accepteren. De WKR2015 Scan is een Excel bestand met macro`s, gebouwd in de programmeertaal Visual Basic. Door de inhoud te accepteren, zijn de macro`s beschikbaar en werkt de tool vlekkeloos. U kiest voor Inhoud accepteren. Bij het openen van de WKR2015 Scan krijgt u het volgende scherm:
U kiest voor Gezien en vervolgens kunt u via de knop Continuitas linksboven naar het navigatielint. 3 van 25 In het navigatielint vindt u 6 stappen, die wij in de volgende hoofdstukken met u doornemen. In dit beginscherm vindt u het dashboard. Gedurende het invullen van de verschillende stappen ziet u hier welke gegevens gebruikt gaan worden om de klant te informeren.
De WKR2015 Scan werkt niet: Excel instellingen Het kan voorkomen dat de WKR2015 Scan niet naar behoren werkt, bijvoorbeeld het navigatielint wordt niet zichtbaar of u krijgt een beveiligingsmelding bovenin uw scherm. Dit heeft te maken met de instellingen van Excel op uw computer. Onderstaand een aantal tips die ervoor zorgen dat de instellingen zorgen voor een goede werking van de WKR Tool. We behandelen achtereenvolgens: - Inhoud inschakelen (Excel 2007/2010/2013) - Excel 2010/2013 - Excel 2007 Inhoud inschakelen (Excel 2007/2010/2013) Het kan zijn dat de macro`s in het document niet werken. Hiervan kunt u bovenin uw scherm een beveiligingswaarschuwing krijgen. U kunt dit oplossen door onder bestand te kiezen voor info en vervolgens voor de knop Inhoud inschakelen. Zie onderstaande afbeelding. 4 van 25 Excel 2010 en 2013 Belangrijkste item om te checken is het Vertrouwenscentrum. Het Vertrouwenscentrum in de instellingen bepaalt hoe Excel met een geopend document omgaat. U wijzigt de instellingen van het Vertrouwenscentrum als volgt. Klik op Bestand en dan op Opties
Het volgende scherm open. Kies hier voor Vertrouwenscentrum 5 van 25 Het volgende scherm opent. Kies nu voor Instellingen Vertrouwenscentrum
Het volgende scherm opent. Kies voor Vertrouwde documenten. Zorg ervoor dat de optie Toestaan is ingeschakeld. 6 van 25 Kies voor Invoegtoepassingen. Zorg ervoor dat er geen vinkjes zijn ingevuld.
Kies voor ActiveX-instellingen. Kies voor optie 3 Waarschuwen voordat alle besturingselementen met minimale beperkingen moeten worden ingeschakeld. 7 van 25 Kies voor Instellingen voor macro`s. Kies de optie Alle macro`s uitschakelen, met melding
Kies vervolgens voor Berichtenbalk. Kies optie 1 8 van 25 Kies vervolgens Externe inhoud. Binnen Externe inhoud voor Gebruiker vragen over gegevensverbindingen Gebruiker vragen over automatisch bijwerken voor werkmapkoppelingen
Kies voor OK. De WKR2015 Scan zou naar behoren moeten werken. 9 van 25 Excel 2007 Belangrijkste item op te checken is het Vertrouwenscentrum. Het Vertrouwenscentrum in de instellingen bepaalt hoe Excel met een geopend document omgaat. U wijzigt de instellingen van het Vertrouwenscentrum als volgt. Kies voor Bestand en dan voor Opties
In het volgende scherm kiest u voor Vertrouwenscentrum en daarna voor Instellingen Vertrouwenscentrum 10 van 25
11 van 25 Kies vervolgens voor ActiveX-instellingen. Kies optie 3. Zorg dat het vinkje aanstaat bij Veilige Modus.
12 van 25 Kies vervolgens voor Instellingen voor macro`s. Kies optie 2 Alle macro`s uitschakelen, met melding
13 van 25 Kies vervolgens voor Berichtenbalk. Kies optie 1
14 van 25 Kies vervolgens Externe inhoud. Binnen Externe inhoud voor - Gebruiker vragen over gegevensverbindingen - Gebruiker vragen over automatisch bijwerken voor werkmapkoppelingen
15 van 25 Kies nu voor OK. De WKR Tool zou nu goed moeten functioneren.
In 6 snelle stappen naar een rapport Aan de slag met uw klanten U kunt nu aan de slag met uw klantdossiers. Voordat u de WKR2015 Scan gaat invullen, is het verstandig om de volgende gegevens van uw klant beschikbaar te hebben: Vaste klantgegevens (naam onderneming, naam klant, e-mailadres) Uit de financiële administratie: de beschikbare gegevens over 2013 of geactualiseerd over 2014 (minimaal tot en met het derde kwartaal) met betrekking tot de vergoedingen en verstrekkingen. Uit de salarisadministratie: de beschikbare gegevens over 2013 of geactualiseerd over 2014 (minimaal tot en met het derde kwartaal) met betrekking tot de fiscale loonsom en het bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die via de salarisadministratie lopen. Starten klantdossier U opent het moederbestand (gedownloade bestand) in de bibliotheek en via Opslaan als geeft u het bestand een andere naam en slaat u het bestand op in de directory van uw klant. Belangrijk is dat het bestand wordt opgeslagen als een xlsm-bestand (Excel met macro`s). U kunt nu het bestand de naam van uw klant geven of het relatienummer (afhankelijk van wat uw beleid). Stap 1 Klantgegevens Maak gebruik van de button Stap 1 Klantgegevens en het volgende formulier verschijnt. 16 van 25 Klantgegevens: U vult de klantgegevens in. Formeel of informeel rapport: Afhankelijk van de persoonlijke relatie die u met uw klant onderhoudt,
kunt u kiezen voor: - Een rapportage met een formele tekst - Een rapportage met een meer informele tekst. Deze laatste kunt u gebruiken als uw klant een meer informele toon waardeert. Kies voor Opslaan (Niet opslaan betekent dat er geen gegevens worden geregistreerd). Stap 2 Kantoorgegevens Kies voor de button Stap 2 Kantoorgegevens. U krijgt het volgende formulier: 17 van 25 Kantoorgegevens: U vult hier de gegevens in van uw kantoor en de relatiebeheerder. Kies voor Opslaan. Bij de WKR Monitor 2015 zorgen wij ervoor dat de kantoorgegevens zoveel mogelijk zijn ingevuld. Stap 3 Soort rapport Kies voor de button Stap 3 Soort rapport. U krijgt het volgende formulier:
Datum: U geeft hier de datum van het rapport in 18 van 25 Loonsom: U geeft de fiscale loonsom in waarmee u de prognose wilt maken (zie onderstaand bij uitgangspunt). Gegevens beschikbaar tot en met: In onderstaand schema vindt u de keuzemogelijkheden voor het uitgangspunt van de berekeningen. Bij stap 4 geeft u de bedragen van de vergoedingen en verstrekkingen en de verrekening hiervan via de salarisadministratie aan. Onderstaande uitgangspunten voor de berekening zijn van toepassing. Keuzemogelijkheid Berekeningswijze Boekjaar 2013 De ingegeven bedragen wordt geprognosticeerd voor 2015 (zonder aanpassingen) U geeft de cijfers uit het boekjaar 2013 op. Oktober 2014 Fiscale loonsom: U geeft een prognose van het te realiseren bedrag over 2014 Vergoedingen en verstrekkingen: U geeft de gerealiseerde cijfers t/m maandultimo oktober 2014. Deze worden gedeeld door het aantal maanden (10) en geëxtrapoleerd naar jaarbasis (12 maanden) voor 2015 November 2014 Fiscale loonsom: U geeft een prognose van het te realiseren bedrag over 2014 Vergoedingen en verstrekkingen: U geeft de gerealiseerde cijfers t/m maandultimo november 2014. Deze worden gedeeld door het aantal maanden (10) en geëxtrapoleerd naar jaarbasis (12 maanden) voor 2015 December 2014 De ingegeven bedragen worden geprognosticeerd voor 2015 (zonder aanpassingen). U geeft de gerealiseerde cijfers over 2014 aan.
Let op: vaak vallen belangrijke vergoedingen en verstrekkingen in de maand december (kerstpakketten, personeelsuitje, etc.). Hierin wordt bij de opties oktober en november 2014 geen rekening gehouden. In de rapportage aan de klant wordt het gekozen uitgangspunt nadrukkelijk vermeld. Soort berekening: U kiest voor een uitgebreide berekening of voor een korte berekening Soort berekening Uitgebreid Kort Toelichting Uw klant heeft een omvangrijk pakket aan vergoedingen en verstrekkingen. U kiest ervoor om per vergoeding/verstrekking het bedrag in te vullen. Dit overzicht komt ook in de rapportage aan de klant naar voren Uw klant heeft voldoende informatie aan een totaalbedrag aan vergoedingen en verstrekkingen. Stap 4 Maken prognose Kies voor de button Stap 4 Maken Prognose en u krijgt afhankelijk van uw keuze bij stap 3 het volgende formulier Uitgebreid rapport 19 van 25
Kort rapport 20 van 25 Bij Stap 3 maakte u een keuze met betrekking tot de periode die u als uitgangspunt neemt. Vul de betreffende bedragen met betrekking tot de vergoedingen en verstrekkingen hier in. Stap 5 Tips en aanbevelingen Met de button Stap 5 Extra tips kunt u extra tips en aanbevelingen opnemen in het rapport. Mocht u geen extra tips of aanbevelingen willen opnemen, dan slaat u deze stap over. Vul de eventuele tips in en kies voor Opslaan.
Stap 6 Maak PDF aan en verstuur Voordat u deze button kiest, kunt u in het Dashboard de gegevens zien. Eventueel kunt u aan de hand hiervan bij Stap 5 nog de tips en aanbevelingen ingeven of aanpassen. 21 van 25 Kies voor button stap 6 Maak PDF en verstuur
Automatisch verschijnt er in uw werkbalk onderaan uw scherm een e-mail (dit is afhankelijk van uw e- mailsysteem). De e-mail heeft bovenstaande tekst, die vanuit uw eigen e-mail direct kan worden verstuurd aan uw klant. In de bijlagen is het rapport voor uw klant opgenomen. Druk op verzenden. Deze methode werkt voor Microsoft Outlook. Voor andere e-mailsystemen geldt dit mogelijk niet. Dit is een kwestie van testen. Mocht uw e-mailsysteem de mogelijkheid niet bieden, dan kunt u via Stap 6a een PDF maken en bewaren (zie hieronder). Vervolgens kunt u een e-mail maken en de PDF bij deze e-mail voegen. 22 van 25
Vastlegging van klantgegevens U legt de gebruikte gegevens en de verstuurde rapportage als volgt vast. Stap 6a Maak PDF en bewaar Kiest voor de button Stap 6a Maak PDF en bewaar. Automatisch opent zich een scherm, waarmee u het rapport kunt opslaan in uw directory. U navigeert naar de gewenste directory en slaat de PDF op. De PDF wordt opgeslagen onder de naam die u het document meegeeft, bijvoorbeeld de naam van de klant of het klantnummer. 23 van 25 Sla het Excel document op Als het goed is, hebt u in het begin van het proces al het bestand opgeslagen onder de naam of relatienummer van uw klant, in de directory van uw keuze. U kunt dit controleren door Bestand, Opslaan als: u ziet nu de naam van het huidige bestand. Kies voor Bestand, Opslaan en sla het document als Excel met macro`s (.xlsm) op.
Bestellen van de WKR Monitor 2015 U kunt uw klant `ontzorgen` door de ontwikkeling van de vrije ruimte in 2015 te monitoren en regelmatig uw klant op de hoogte te houden. Hiervoor ontwikkelden wij de WKR Monitor 2015. Bestellen kan heel eenvoudig. Kies voor de button WKR monitor bestellen. U krijgt het volgende scherm te zien: 24 van 25 U vindt hier een toelichting op de WKR Monitor 2015. Via de button Bestel WKR Monitor komt u in een volgende scherm. Kies hier voor de button Gegevens invoeren. U ziet het volgende scherm:
U voert uw gegevens in en kiest voor Opslaan. Via de button Bestel: Maak PDF en verstuur verstuurt u via een e-mail een PDF waarin het bestelformulier is opgenomen. De tekst van het bestelformulier ziet u links in het scherm. 25 van 25 Mocht er geen e-mail door uw e-mailsysteem worden aangemaakt, dan kunt u via de button Bestel: Maak PDF aan, Sla op en verstuur later, het bestelformulier opslaan. U kunt vervolgens het bestelformulier via een eigen e-mail als bijlage verzenden aan administratie@continuitas.nl Op de volgende pagina`s treft u een voorbeeldrapportage aan zoals deze in de WKR Monitor 2015 wordt gemaakt.