FAQ: 1. Algemeen basisprincipes. Hoeveel tijd neemt het in beslag om een bedrijfskwalificatie te vervolledigen? Hoeveel tijd neemt het in beslag om een persoonskwalificatie te vervolledigen? Met welke basisprincipes moet ik rekening houden? Voor welke bedrijven moet een bedrijfskwalificatie worden gedaan? In welk bedrijf moet een contractormedewerker worden aangemaakt? Mijn registratielink werkt niet meer, wat nu? Wat zijn de verantwoordelijkheden van de hoofdcontractor naar zijn subcontractor toe? Kan een subcontractor een aantal taken mbt de tool OO aan zijn hoofdcontractor delegeren? Kan een hoofdcontractor in naam van zijn subcontractor een aantal zaken in de tool OO uitvoeren? Kan je zien of je aan iemand reeds een herinnering hebt gestuurd? Wie krijgt de emailnotificaties wanneer een certificaat komt te vervallen van een PQ waarvoor je de administratie doet in de plaats van de contractor? Een contractormedewerker is in het bezit van een actieve badge via het proces van aanmeldingsformulier, kan hij dan nog binnen op de site van UPMR Hoboken? Kan een administratief bediende van een contractor (zonder VCA) die een administratieve opdracht heeft in een bureel de site betreden zonder badge? Ik ben de bedrijfskwalificatie (of persoonskwalificatie) aan het vervolledigen en heb een concrete vraag. Aan wie kan ik mij richten? 2. Bedrijfskwalificatie. Mijn bedrijf heeft ook een dochteronderneming, hoe moet dit worden opgezet in OO? Wat is een attest sociale zekerheid? Waar kan ik een attest sociale zekerheid opvragen? Wat verstaan we onder JAP, GPP en HSE-beleid voor zelfstandigen? Ik ben preventieadviseur niv. 1, 2 of 3, maar heb geen VCA. Wat moet ik dan doen? Hoe moet een zelfstandige worden opgezet in OO? 3. Persoonskwalificatie. Welke status PQ moet ik toekennen aan mijn medewerkers? Wanneer kan ik mijn medewerkers beginnen aanmaken in de tool? 4. Opdrachten. Welke types opdrachten zijn er en hoe lang zijn ze geldig? Ik heb geen opdracht. Wie contacteer ik hiervoor? 5. Aanmeldingen. Moet een transporteur ook worden aangemeld via OO? Moet iemand die een herstelling komt uitvoeren worden aangemeld via OO? Moet een bezoeker worden aangemeld? Moet een installateur worden aangemeld via OO? Wie moet ik voor een weekendopdracht aanmelden? Wanneer moet ik een contractormedewerker voor een weekendopdracht aanmelden?
Doorlooptijd o Indien alle documenten en informatie voorhanden zijn, kan u de bedrijfskwalificatie vervolledigen op een half uur tot een uur. o De vereiste documenten verzamelen vraagt wat meer tijd, afhankelijk of u deze nog dient op te vragen of al voorhanden hebt. o Een persoonskwalificatie vervolledigen zal 5 tot 10 minuten in beslag nemen als u de vereiste documenten bij de hand heeft. Basisprincipes: o Voor elke btw-plichtige is een bedrijfskwalificatie vereist (dus ook een zelfstandige) o Een contractormedewerker wordt aangemaakt bij het bedrijf waar hij op de loonlijst staat o De contractormedewerker wordt aangemeld op een opdracht opgemaakt voor zijn bedrijf o Een subcontractor kan maar tot op 1 niveau uitzondering: een subcontractor kan wel een zelfstandige uitnodigen Opzet in OO wanneer bedrijf een dochteronderneming heeft: o Wanneer een contractor bepaalde activiteiten in een dochteronderneming heeft afgesplitst, dient deze dochteronderneming eveneens de registratie en bedrijfskwalificatie te doorlopen in OO. o De Admin zal beide CQ s kunnen beheren. Hij/zij krijgt 2 afzonderlijke registratiemails om CQ te vervolledigen. Hij/zij dient wel zijn medewerkers op de juiste CQ aan te melden; dit doet men door bovenaan op uw naam te klikken en de juiste firma te selecteren. Verantwoordelijkheden hoofdcontractor: o Een hoofdcontractor is zelf verantwoordelijk voor het uitnodigen en opvolgen van zijn subcontractoren, alsook voor het delegeren van opdrachten naar zijn subcontractoren. Registratielink o Wanneer de initiële registratielink werd gebruikt om de account te registreren, kan deze nadien niet meer gebruikt worden om opnieuw in te loggen. Men logt dan steeds in door gebruik te maken van: (zie screenshots) o Emailadres of de zelfgekozen loginnaam en zelfgekozen paswoord
Dit is een officieel attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat bevestigd dat de bijdragen RSZ betaald zijn. o Voorbeeld België o Voorbeeld Nederland o Voorbeeld Polen Attest RSZ opvragen: o Voor de Belgische bedrijven aan te vragen op volgend adres: AD2-SECTIEATTESTEN@RSZ.FGOV.BE o Voor de Belgische zelfstandigen: op te vragen bij hun sociaal verzekeringsfonds (Partena, Securex, Zenito, ) o voor de Nederlandse zelfstandigen: bij de belastingsdienst JAP/GPP/HSE-beleid voor zelfstandigen: o Indien er een kort actieplan voorhanden is, is dit voldoende. o Er moet geen uitgebreid actieplan zijn aangezien er geen medewerkers zijn. o Voor een voorbeeld klik hier Ik ben preventieadviseur en heb geen VCA: o Uiteraard is een diploma preventieadviseur hoger dan VCA-certificaat. o U laadt uw diploma op, daar waar u normaal uw VCA dient op te laden. Een hoofdcontractor kan in de plaats van zijn subcontractor persoonskwalificaties in orde brengen en optreden als zijn administrator. Onderstaand dient dan wel in orde te worden gebracht: o Mail te sturen naar de helpdesk van Onyx = support@onyxone.com met de aanvraag o Aanvraag moet volgende zaken vermelden: Voor welke subcontractor(s) Welke persoon/personen vd hoofdaannemer dit moet kunnen doen Bevestiging van de goedkeuring van de subcontractor => subcontractor ofwel in cc houden van aanvraag ofwel zijn goedkeuring in bijlage van de mail voegen o Vervolgens doet Onyx het nodige => Onyx bevestigt aan hoofdaannemer dat het in orde werd gebracht en bevestigt ook hoe de hoofdaannemer persoonskwalificatie van de subcontractor kan beheren. o Hoofdaannemer kan dan in de plaats van de subcontractor Persoonskwalificaties in orde brengen Op een gedelegeerde opdracht personeel van de subcontractor aanmelden Herinnering op uitnodigingsmail: o Je kan niet zien of je reeds een herinnering hebt gestuurd. Emailnotificaties: alle admins en managers van een bedrijf krijgen e-mailnotificaties. o Als je ook manager bent gemaakt voor een subcontractor (zoals beschreven hierboven) zal je de e-mails ook ontvangen. Transporteurs die een levering of afhaling doen worden niet beschouwd als subcontractor, dus dienen niet aangemeld te worden via Onyx One. Onze vrachtwagenleverancier die een mekanieker ter plaatse stuurt om een herstelling aan een vrachtwagen uit te voeren die enkele uren in beslag neemt, wordt als uitvoering van een werk gezien => aan te melden Iemand die een herstelling komt uitvoeren op onze site dient wel aangemeld te worden via Onyx One = uitvoeren van werken.
Bezoeker: o Een bezoeker dient momenteel nog niet via de tool OO aangemeld te worden, dit verloopt nog via het oude proces, dwz. de contractor stuurt mail met gegevens naar Interne Bewaking o Bezoeker = persoon die geen werken komt uitvoeren o Wanneer de bezoeker zich aanmeldt aan onthaal dient hij/zij wel afgehaald worden door een contactpersoon. Installateurs: o Voor onderhoud of dingende interventie die niet gepland was, dient een installateur zich niet aan te melden via OO. Dit loopt via de bezoekersprocedure gezien hij/zij onder continue begeleiding zal staan. o Geplande of recurrente onderhoudswerken aan installaties => wel aanmelden via OO. Status PQ: o PQ1= voor medewerker die werken uitvoert op onze site o PQ2= voor medewerker die enkel in centrale administratie of IS werken komt uitvoeren, dus niet effectief op site komt o PQ3= voor de admins van C of voor bezoekers Welke type opdrachten zijn er juist? o Normale opdracht: kan aangemaakt worden voor periode van max. 12 maanden. Duur aanmelding persoon = max. 6 maanden. o Stilstandsopdracht: aangemaakt voor duur stilstand, max 3 maanden. Duur aanmelding persoon = max. 3 maanden. o Weekendopdracht: aangemaakt voor weekend, max 7 dagen. Duur aanmelding persoon = max.7 dagen. o Overwerk/Nachtwerk: aangemaakt voor werken tss. 22h en 07h tijdens weekdagen, max 7 dagen, duur aanmelding persoon = max. 7 dagen. Weekendopdracht: o Alle personen die het komende weekend komen werken, dienen aangemeld te worden op een weekendopdracht. o Contractoren die in het weekend komen werken, dienen elke week voor vrijdag 17u00 aangemeld te worden op de weekendopdracht. Ik heb geen opdracht: o Wanneer er nog geen opdracht werd aangemaakt in Onyx, contacteer hiervoor uw werkvoorbereider binnen Umicore. De werkvoorbereider zal de opdracht aanmaken zodat u uw personeel hierop kan aanmelden. CMW is in het bezit van actieve badge via oude procedure, kan hij nog binnen op de site? o Er wordt gewerkt met een transitieplan voor elke contractor. Dwz. dat er een deadline wordt opgesteld waartegen al de CMW s met actieve badges, verkregen via oude procedure, aangemeld moeten zijn in Onyx One. Na deze einddatum kan CMW niet meer op de site. Dus voor einddatum transitieplan badge inruilen bij IB.
Wat met een administratief bediende van een huiscontractor (zonder VCA) die een administratieve opdracht heeft voor een bepaalde duur in een bureel op de site? o Persoon wordt door contractor aangemaakt als PQ3 (bezoeker) o Contractor verzoekt preventiedienst of deze persoon onbegeleid tijdens de periode van haar/zijn opdracht de site mag betreden naar haar/zijn werkplek o Preventie keurt goed: PREV wijzigt de persoon in een PQ1 met intern commentaar voor goedkeuring uitzondering (PQ1' = persoonskwalificatie voor werken op de site zonder VCA) o Vervolgens kan contractor (als PQ1 volledig in orde is) de persoon aanmelden op de opdracht type normaal voor de duur van de opdracht. o Op de eerste werkdag, moet de persoon zich aan loket OO aanmelden. o Deze persoon moet slagen in VHF alvorens contractorsbadge te krijgen Medewerkers aanmaken in de tool: o Een contractor kan al gebruikers in het eigen bedrijf aanmaken nog voor de CQ is goedgekeurd door UPMR, maar die toewijzen aan Umicore en daardoor de PQ voor Umicore invullen is niet mogelijk. o Een contractor zijn CQ moet door ons zijn goedgekeurd, vooraleer men gebruikers kan aanmaken op onze portal. Zelfstandige: o Een contractor werkt met zelfstandige: Contractor heeft de mogelijkheid om subcontractor uit te nodigen (knopje "uitnodigen contractor" op dashboard), in dit geval dient de contractor de groep "zelfstandige" te kiezen De zelfstandige zal een uitnodiging ontvangen en dit laat hem toe een bedrijf (de zelfstandige activiteit) aan te maken. Hij is niet in staat om bijkomende mensen uit te nodigen voor Umicore. Via support OO kan de "zelfstandige persoon" onder de contractor worden gehangen zodat deze kan worden gepland en toegewezen op opdrachten van de contractor. o Een subcontractor werkt met zelfstandige: Een subcontractor is niet in staat om een subcontractor uit te nodigen, dus is hij ook niet in staat om de groep zelfstandige te selecteren Een zelfstandige die voor een subcontractor werkt, dient te worden uitgenodigd door de bovenliggende hoofdcontractor. Via de uitnodiging zal de zelfstandige zijn "zelfstandig bedrijf" (met speciale CQ) opzetten en invullen en via support OO zal de zelfstandige onder de subcontractor worden toegevoegd. Hulp nodig: o Indien u concrete vragen hebt bij het invullen van uw bedrijfskwalificatie of persoonskwalificatie kan u in de tool via een comment uw vragen richten aan Contractor Management Umicore of u kan de helpdesk van Onyx One contacteren via support@onyxone.com Link naar de uitgebreide handleiding deze leidt je door de verschillende stappen m.b.v. screenshots: http://www.umicore.com/storage/main/handleiding-onyxone.pdf
Voorbeeld RSZ België
Voorbeeld RSZ Nederland
Voorbeeld RSZ Polen.
Voorbeeld HSE-beleid