Raadsvoorstel Bevoegdheid Raad Vergadering Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 26 april 2016 Registratienummer: 2016/21 Agendapunt nummer: 8 Onderwerp Gunning aanbesteding accountant Voorstel 1. De opdracht Accountantscontrole te gunnen aan Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV te Eindhoven en de overige inschrijvers af te wijzen. 2. Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV te benoemen als de accountant van de gemeente Oirschot voor de jaren 2016 tot en met 2018, met éénmaal een optie tot verlening van één jaar. 3. Het niet benodigde budget controlekosten accountancy ter waarde van 11.100,- structureel af te ramen. Inleiding/aanleiding In de zomer van 2015 is gestart met het inkooptraject Accountantscontrole voor de gemeenten Best, Oirschot en Veldhoven (afgekort: BOV-gemeenten). Het doel van de aanbesteding was om voor alle drie de organisaties één accountant te contracteren die de controlewerkzaamheden uitvoert vanaf het boekjaar 2016 voor minimaal drie jaar (met eenmaal een optionele verlenging van één jaar) conform het gestelde in de aanbestedingsstukken. Vooraf aan het opstellen van de inkoopstrategie heeft er een discussie plaatsgevonden over de voor- en nadelen van het in gezamenlijkheid aanbesteden van de accountancydiensten. De conclusie die hieruit getrokken is, is dat het voordeel niet zozeer in het financiële gezocht moet worden, maar in de samenwerking die de gemeenten steeds meer aan het opzoeken zijn. De inkoopstrategie is in januari 2016 door de auditcommissie van de gemeente Veldhoven vastgesteld. De gemeenten Best en Oirschot hebben de inkoopstrategie vast laten stellen in de raadsvergadering van januari 2016. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een Europese openbare aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). DSPDF_64C5_31323137323031393630.docx/blz. 1
Om te komen tot de gunning van de opdracht, zijn de volgende stappen gezet: 1. besluit tot het gezamenlijk inkopen van de accountancydienstverlening; 2. opstellen van de inkoopstrategie; 3. vaststellen van de inkoopstrategie door de auditcommissie of de raden van de verschillende gemeenten; 4. opstellen van het aanbestedingsdocument door het inkoopteam bestaande uit raadsleden van de verschillende gemeenten, ondersteund door de griffiers, controllers en de inkoper; 5. vaststellen van het aanbestedingsdocument door de auditcommissie of de raden van de verschillende gemeenten; 6. publicatie aanbestedingsdocument; 7. publicatie antwoorden gestelde vragen; 8. het openen van de inschrijvingen; 9. het beoordelen van de ingediende offertes. De uiteindelijke gunning vindt plaats op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving op het totaal van de drie percelen, conform het aanbestedingsdocument. Het aanbestedingsdocument is door de gemeenteraad in de vergadering van dinsdag 26 januari 2016 goedgekeurd. Wettelijk en/of beleidskader Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). Deze wet ziet toe op een hernieuwde implementatie van de Europese Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG alsmede de Rechtsbeschermingsrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. Argumenten 1.1 Iedere gemeente(raad) moet een accountant aanwijzen In artikel 213 lid 2 Gemeentewet is bepaald dat de raad één of meer accountants als bedoeld in artikel 393, eerste lid boek twee van het Burgerlijk Wetboek aanwijst. Die accountant is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. 1.2 Het inkoopteam adviseert te kiezen voor Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV Het beoordelingsteam bestaat uit vertegenwoordigers van zowel de raad (commissie van de rekening of auditcommissie en griffier) als de ambtelijke organisatie (concerncontroller) van de BOV-drie gemeenten. Het gehele proces is begeleid door een inkoper van Bizob. Op basis van de drie gunningscriteria presentatie (kwaliteit), plan van aanpak (kwaliteit) en prijs gaat de voorkeur van het team uit naar Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV. Een nadere onderbouwing treft u aan bij de ter inzage liggende stukken. DSPDF_64C5_31323137323031393630.docx/blz. 2
1.3 De benoeming geldt voor drie jaar met eenmaal de mogelijkheid voor verlenging met één jaar Voor wat betreft de contractduur wordt er gekozen voor een maximale looptijd van 4 jaar. De contractduur bestaat uit een vast deel van drie jaar en eenmaal de optie tot verlengen met één jaar. Hiermee wordt de partij de kans gegeven een opdracht op te bouwen gedurende drie jaar en wordt tevens de prikkel tot goed (blijven) presteren gegeven. Daarnaast moet een (nieuwe) accountant de nodige tijd besteden om een beeld te krijgen van de gemeente Oirschot, de politieke actualiteit en de bedrijfsprocessen. Bovendien vergt het werken met een nieuwe accountant ook van het eigen ambtelijk apparaat extra tijd (omstelkosten). Een contractduur korter dan drie jaar wordt voor partijen als niet rendabel beschouwd. 2.1 Naast het nemen van een gunningsbesluit dient de accountant te worden aangewezen Vooruitlopend op de bekendmaking van de gunning, stemt u in met het benoemen van de accountant en het tekenen van de bijbehorende overeenkomst. 3.1 De gunning leidt tot een lagere inschrijving voor de Accountantscontrole De inschrijver met de hoogste totaalscore (economisch meest voordelige inschrijving) op het totaal van de drie percelen is Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV te Eindhoven. Zij heeft voor de gemeente Oirschot ingeschreven voor een bedrag van 21.000,- per jaar excl. btw, voor de uitvoering van de interimcontrole en jaarrekeningcontrole. Omgerekend is dit 1,16 per inwoner. De huidige werkelijke accountancykosten per inwoner zijn 2,23. In de inkoopstrategie hadden we opgenomen dat we op basis van signalen uit de accountancy verwachtten dat de accountancykosten circa 1,30 per inwoner zouden gaan bedragen met een minimale jaarfee van 30.000,-. Zie verder onder het kopje financieel. Alternatieven Het inkoopteam inkoopteam aanbesteding accountant BOV-gemeenten adviseert uw raad de opdracht te gunnen aan Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV te Eindhoven en de overige inschrijvers af te wijzen. Derhalve liggen nu geen alternatieven voor. Risico s Indien uw raad niet instemt met de gunning, betekent dit dat uw besluit met uw moverende redenen teruggelegd wordt bij het inkoopteam aanbesteding accountant BOV-gemeenten. We lopen dan het risico dat we voor het boekjaar 2016 geen rechtmatige aanbesteding voor de Accountantscontrole van de gemeente Oirschot kan plaatsvinden. DSPDF_64C5_31323137323031393630.docx/blz. 3
Financieel Het structurele budget voor controlekosten accountancy 2016 (post 6006031/434355) bedraagt 32.400,- (inclusief kostenverhogende BTW). Op basis van de inschrijving is een budget nodig van 21.300,- (excl. BTW) per jaar (inclusief kostenverhogende BTW). Aan u raad wordt nu voorgesteld om het resterende budget ad 11.100,- ( 32.400,- minus 21.300,-) structureel af te ramen. Communicatie/Participatie Dit advies is tot stand gekomen in samenwerking met het inkoopteam aanbesteding accountant BOVgemeenten, waarin vertegenwoordigers van zowel de raad (commissie van de rekening en griffier) als de ambtelijke organisatie (concerncontroller) van de BOV-gemeenten vertegenwoordigd waren. Het gehele proces is begeleid door een inkoper van Bizob. Relatie met Toekomstvisie De accountant is adviseur van uw gemeenteraad. Zij ondersteunen uw raad in uw zorg voor een adequaat financieel beheer van de gemeentelijke financiën: in een juiste balans Oirschot financieel gezond te maken en te houden en de vitaliteit van de gemeenschap te bevorderen. Planning In dit besluit wordt de voorlopige gunning vastgelegd en wordt de accountant definitief benoemd. Na uw gunningsbesluit en benoeming worden de eerste afspraken gemaakt met de accountant en de ambtelijke organisatie ter voorbereiding op de interimcontrole medio oktober 2016 over de periode januari tot en met augustus 2016. Bijlagen Bij de raadsgriffier ligt het volgende documenten vertrouwelijke ter inzage: - Gunningsadvies Accountantscontrole voor de gemeenten Best, Oirschot en Veldhoven, BIZOB- 2015-JZ-BOV-009. Oirschot, 5 april 2016 Het presidium, Han Struijs, Griffier Ruud Severijns, Voorzitter DSPDF_64C5_31323137323031393630.docx/blz. 4
Raadsbesluit Vergadering: Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 26 april 2016 Registratienummer: 2016/21 De raad der gemeente Oirschot; gezien het voorstel van het Presidium d.d. 5 april 2016; gegeven de agendering door het Presidium d.d. 5 april 2016; besluit: 1. De opdracht Accountantscontrole te gunnen aan Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV te Eindhoven en de overige inschrijvers af te wijzen. 2. Mazars Paardekooper Hoffman Accountants NV te benoemen als de accountant van de gemeente Oirschot voor de jaren 2016 tot en met 2018, met éénmaal een optie tot verlening van één jaar. 3. Het niet benodigde budget controlekosten accountancy ter waarde van 11.100,- structureel af te ramen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 26 april 2016, De gemeenteraad, Han Struijs, griffier Ruud Severijns, voorzitter DSPDF_64C5_31323137323031393630.docx/blz. 5