Verslag uitvoering Taalscan Pina teamverantwoordelijken trajectbegeleiders en leerkrachten Maatschappelijke Oriëntatie Achtergrondinformatie Werkwijze Sandy Reinenbergh (projectmedewerker Taalbeleid - Huis van het Nederlands Antwerpen) neemt de Taalscan af bij 2 teamverantwoordelijken trajectbegeleiders en 1 teamverantwoordelijke leerkrachten Maatschappelijke Oriëntatie 16.02.09 Afname Taalscan van Ilse Schuurmans (teamverantwoordelijke trajectbegeleiders) - Checklisten Taalscan (inventaris) - Screening mondeling taalgebruik - Werkdocumenten bezorgen 17.02.09 Afname Taalscan van Dirk Eggermont (teamverantwoordelijke leerkrachten Maatschappelijke Oriëntatie) 26.02.09 Afname Taalscan van Nele Gijbels (teamverantwoordelijke - Checklisten Taalscan (inventaris) - Screening mondeling taalgebruik - Werkdocumenten bezorgen - Checklisten Taalscan (inventaris) - Screening mondeling taalgebruik - Werkdocumenten bezorgen trajectbegeleiders) 01.04.09 Afspraak Michèle en Tom - bespreking Taalscan - volgende stappen plannen
Inventaris taalgebruik voor de functie van trajectbegeleider Vanuit de Taalscan Opmerking: uit de 2 gesprekken blijkt dat er zich weinig taalproblemen stellen op de werkvloer. Schriftelijk taalgebruik: lezen en schrijven De volgende talige handelingen moeten de trajectbegeleiders dagelijks tot wekelijks kunnen stellen: 1. Instructies en procedures Lezen van werkinstructies en werkprocedures (Dit zijn doorgaans complexe teksten, maar ze worden individueel of op het team mondeling overlopen) - Briefingsdocumenten rond richtlijnen en wetgeving - E-mails met informatie over richtlijnen (van ondersteuningsteam of teamverantwoordelijke) - Draaiboek trajectbegeleiding (wordt bij de inwerking pagina per pagina overlopen) - Schema/samenvatting doelgroepbepaling (VMC) (indien nodig ook brochure) - Sociale kaarten op websites Schrijven van werkinstructies en werkprocedures - E-mails - Info cliënten in matrix aanklikken en noteren (talig niet moeilijk) - Rapport schrijven in matrix bij afsluiting dossier (teamverantwoordelijke geeft feedback op taalfouten). Opmerking: in de toekomst wordt er gewerkt met velden en worden standaardzinnen aangeboden. 2. Standaardformulieren, schema s, roosters, lijsten, tabellen Lezen: werkplanningen, takenlijsten - Beheer van eigen agenda - Sociale kaart up-to-date houden Schrijven: plannen en overzicht bewaren van de dossiers Lezen: facturen van cliënten Lezen en schrijven: talig eenvoudige gegevens in Matrix oproepen/ invoeren en takenbeheer voor dossieropvolging 3. Berichten: korte en lange berichten Lezen en schrijven: mails intern en extern (ondersteuningsteam, teamverantwoordelijke, collega s, leerkrachten Maatschappelijke Oriëntatie, coördinatoren scholen, hulpverleningsdiensten, dienst Maatschappelijke Participatie, personeelszaken, ) Lezen en schrijven: afspraken maken in een agenda Lezen en schrijven: brieven van cliënten, VDAB, Opmerking: Pina zal tegen 2010 standaardbrieven opstellen. 4. Uitgebreide teksten Lezen: informatie opzoeken op websites Lezen: vergaderverslagen Verslag toepassing Taalscan Pina 2
De volgende talige handelingen moeten de trajectbegeleiders maandelijks tot zelden kunnen stellen: 1. Berichten: korte en lange berichten Lezen en schrijven: dienst- en bedrijfsmededelingen van Ciso 2. Uitgebreide teksten (worden mondeling toegelicht) Lezen: arbeidscontract, arbeidsreglement, onthaalbrochure Lezen: presentaties op de teamvergadering (Schrijven: presentaties: enkel voor leden werkgroep sociale kaart) Mondeling taalgebruik De volgende talige handelingen moeten de trajectbegeleiders dagelijks tot wekelijks stellen 1. Korte boodschappen begrijpen en geven Korte praktische en informatieve vragen begrijpen en erop reageren Werkinstructies begrijpen en geven Vakterminologie begrijpen en gebruiken: afkortingen en moeilijke termen uit richtlijnen 2. Interne en externe gesprekken voeren met collega s of leiding informatie begrijpen over het werk informatie, hulp, advies vragen en geven over het werk een telefoongesprek voeren (standaardgesprekken + complexere gesprekken met diverse gesprekpartners) iemand telefonisch correct doorverwijzen een afspraak maken kritiek geven en gepast reageren op kritiek een babbeltje slaan 3. Aan werkoverleg deelnemen verslag geven over een taak in functie van opvolging dossier actief aan teamvergaderingen deelnemen een werkbespreking voeren De volgende talige handelingen moeten de trajectbegeleiders zelden stellen: 1. Interne gesprekken voeren met collega s of leiding een gesprek voeren met teamverantwoordelijke over afgesloten dossiers 2. Aan werkoverleg deelnemen aan vergaderingen deelnemen met partners Verslag toepassing Taalscan Pina 3
Vaststellingen bevraging over storende niet-talige elementen De communicatie kan een beetje verstoord worden door: - lawaai op de werkplek - slechte afspraken - stress door vele veranderingen wetgeving - conflicten met elkaar en klanten - onduidelijke verwachtingen qua aflijning takenpakket (werd opgelost door stramien trajectbegeleiding) - persoonlijkheid: ongeduld, strengheid tegenover collega s - het hanteren van een andere contacttaal in de nabijheid van Nederlandstaligen Vaststellingen mondeling taalgebruik van teamverantwoordelijken trajectbegeleiders Vanuit de Screening mondeling taalgebruik Reeds genomen taalacties De teamverantwoordelijken - spreken geen dialect - spreken duidelijk (niet mompelen, ) - structureren de uitleg of instructie die ze geven - gebruiken geen complexe zinnen - gebruiken veel vakterminologie, maar die wordt tijdens de inwerking ingeslepen Verbeterpunten - In groepsgesprekken (vergaderingen, ) passen de teamverantwoordelijken het taalgebruik niet altijd aan laagtaalvaardige collega s, terwijl er wordt aangegeven dat het daar soms te snel gaat voor laagtaalvaardigen. - In groep geven de teamverantwoordelijken lange instructies of een uitleg. Er wordt niet op een actieve gecontroleerd of alles begrepen is (bv. laten samenvatten). - Een teamverantwoordelijke corrigeert de mondelinge taalfouten alleen als er tijd voor is. Verslag toepassing Taalscan Pina 4
Advies: mogelijke taalbeleidsacties voor de functie van trajectbegeleider 1. op het niveau van de context - Het team blijft bewaken dat de werkdocumenten die het ondersteuningsteam of teamverantwoordelijken opstellen in voldoende toegankelijk Nederlands zijn. Bv. briefingsdocumenten, mails, draaiboek, Een hulpmiddel hierbij is de Screening schriftelijk taalgebruik, dit is een onderdeel van de Taalscan die je kan downloaden via www.klaretaalrendeert.be of rechtstreeks via de digitale taalscan. - Het rapport dat de trajectbegeleiders opstellen bij afsluiting dossier is niet bij iedereen even duidelijk. Sommige trajectbegeleiders werken met opsommingen waardoor de betekenis vaak onduidelijk is. Onthaalbureau heeft reeds besloten om in de toekomst met velden en standaardzinnen te werken, hierdoor zal deze taak op talig vlak sterk vereenvoudigen. - Bekijken of de aanwervingsproef volledig in de lijn ligt van de taken die de trajectbegeleider in het begin van zijn loopbaan moet stellen. De proef is bij voorkeur voldoende functioneel, maar mag niet testen op vakterminologie of taken die tijdens de inwerking worden aangeleerd. 2. op het niveau van de Nederlandstalige werknemer We hebben enkel het mondeling taalgebruik van de directe leidinggevenden gescreend. Zij passen hun taalgebruik voldoende aan. Werkpunten: - De teamverantwoordelijken kunnen ook in groep (vergaderingen, ) het taalgebruik aan laagtaalvaardigere collega s aanpassen. Het management kan andere collega s stimuleren om begrip te hebben voor collega s die nog werken aan hun mondelinge taalvaardigheid. - De teamverantwoordelijken kunnen bij het geven van lange instructies of een uitleg actief controleren of alles begrepen is. Bv. belangrijke info even laten samenvatten. Hiermee oefenen ze ook het geven van een uitleg. - In klassituaties worden taalleerders voortdurend gecorrigeerd, in een werksituatie valt deze ondersteuning vaak (grotendeels) weg. Oorzaken hiervan zijn: tijdsdruk, schroom, Toch is correctie in de werkomgeving de beste leerschool. Voorstel: de taalmeter/-peter en de teamverantwoordelijke corrigeren hardnekkige mondelinge taalfouten van de trajectbegeleiders. De beste en minst storende manier is de correcte zin of het juiste woord herhalen. Ex-cursisten zijn dit gewend van de leerkracht in de taalcursus. Er kan tijdens het functioneringsgesprek ook besproken worden of werknemers dit al dan niet zouden op prijs stellen. Ook in de andere richting kan er aan taalstimulering gewerkt worden. Bv. Nederlandstaligen die Frans voor hun functie gebruiken, worden ondersteund door Franstaligen. Indien nodig kan iemand intern (taalmeter/peter of taalcoach) of het HvN ook de Screening mondeling taalgebruik (onderdeel van Taalscan) van andere Nederlandstalige collega s afnemen. Daaruit zal blijken of een vorming toegankelijk mondeling noodzakelijk is of niet. 3. op het niveau van de anderstalige werknemer Volgens de 2 teamverantwoordelijken zijn er weinig of geen taalproblemen bij het uitvoeren van de taken. Het volgen van taaltrajecten blijkt niet echt nodig te zijn. Er zijn wel een paar talige taken waarbij soms miscommunicatie ontstaat. Het is niet altijd duidelijk of de oorzaak van talige aard is of met persoonlijkheid heeft te maken. Van talige aard : - e-mails: Mails worden niet altijd fatsoenlijk gelezen. Soms zijn er misverstanden met collega s als ze persoonlijke meningen verwoorden. Zich genuanceerd uitdrukken is voor sommigen niet zo eenvoudig, dit kan ook aan de persoonlijkheid liggen. Zich genuanceerd uitdrukken kan een werkpunt zijn. - rapport bij afsluiting van het dossier: Het is niet helemaal duidelijk in welke mate de trajectbegeleiders feedback op hun taalgebruik krijgen. Mogelijk werkpunt: individuele taalondersteuning door een taalcoach/-peter/-meter. Verslag toepassing Taalscan Pina 5
- brieven: Sommige brieven, zoals een dagvaarding, zijn moeilijk te begrijpen. Mogelijk werkpunt: tijdens vormingen/ ondersteuning door taalpeter/-meter i.v.m. terminologie, typische uitdrukkingen, Tegen 2010 worden de brieven gestandaardiseerd. Niet-standaardbrieven worden momenteel niet gecorrigeerd, er is dus geen controle. Mogelijk werkpunt: individuele taalondersteuning door een taalcoach/-peter/-meter. - vergaderingen: Het is soms moeilijk om zich genuanceerd uit te drukken, wat voor misverstanden kan zorgen. Sommige trajectbegeleiders kunnen zich niet zo snel of vlot uitdrukken. Hierdoor verdwijnt de aandacht van de anderen. Mogelijke werkpunten: 1) extra taallessen mondeling taalgebruik (vergaderen, ); 2) de andere collega s stimuleren om geduld te hebben met collega s die de taal nog verder aan het vervolmaken zijn. 4. op het niveau van het management Het management bekijkt of de inhoud van aanwervingsproef overeenkomt met de opgestelde inventaris met taalcompetenties. Oprichten kerngroep Taalbeleid: management, communicatieverantwoordelijke, anderstalige en Nederlandstalige medewerker, En/Of taalbeleid als vast agendapunt inbedden in ander overleg en 1 persoon aanstellen als trekker voor taalbeleid. Taalcoach of taalpeter- /meterschap invoeren: taalondersteuning van collega s. Indien nodig bijkomende taaltrajecten voorzien. Extra spreekkansen creëren op de werkvloer: iedereen schrijft vergaderverslagen, niet alleen de Nederlandstaligen; peter-/metersysteem of taalcoach, Indien gewenst kan een intern personeelslid (taalcoach, communicatieverantwoordelijke, ) of het HvN ook de Screening mondeling taalgebruik (onderdeel van Taalscan) van alle andere Nederlandstalige collega s afnemen. Nadien kan het management beslissen of een vorming toegankelijk mondeling voor hoogtaalvaardige collega s noodzakelijk is. Verslag toepassing Taalscan Pina 6
Inventaris taalgebruik voor de functie van leerkracht Maatschappelijke Oriëntatie Vanuit de Taalscan Schriftelijk taalgebruik: lezen en schrijven De volgende talige handelingen moeten de leerkrachten dagelijks tot wekelijks kunnen stellen: 1. Instructies en procedures Lezen van werkinstructies en werkprocedures - E-mails van teamverantwoordelijke of anderen - Huisreglement - Nieuwe handleiding voor leerkrachten MO - Draaiboek Lezen van symbolen, pictogrammen, labels 2. Standaardformulieren, schema s, roosters, lijsten, tabellen Lezen: Excel-lijsten werkplanning Lezen: facturen (als inhoud van cursus) Lezen en schrijven: onkostennota s invullen Lezen en schrijven: ziektemelding, vakantieplanning, (als inhoud van cursus) 3. Berichten: korte en lange berichten Lezen: mails Lezen en schrijven: voor zichzelf aantekeningen maken in de klas Lezen en schrijven: afspraken maken in een agenda Lezen en schrijven: logboek Lezen en schrijven: brieven (als inhoud van cursus) Lezen: intern arbeidsreglement Lezen: verslagen teamvergaderingen 4. Uitgebreide teksten Lezen: (in vrije tijd) krantenartikels lezen om op de hoogte te zijn van gebeurtenissen in de samenleving in functie van lessen De volgende talige handelingen moeten de leerkrachten af en toe (maandelijks tot zelden) kunnen stellen: 1. Instructies en procedures Lezen: veiligheidsinstructies en procedures 2. Standaardformulieren, schema s, roosters, lijsten, tabellen Schrijven : facturen opstellen en invullen Lezen en schrijven: telefoonbericht Lezen en schrijven: inventaris, voorraadlijst Schrijven: mails Lezen en schrijven: afspraken in elektronische agenda noteren 3. Berichten: korte en lange berichten Lezen en schrijven: dienst- en bedrijfsmededelingen Ciso en Atlas 4. Uitgebreide teksten Verslag toepassing Taalscan Pina 7
Lezen: artikels en nieuwsbrieven Lezen: cursussen, instructieboeken, Verslag toepassing Taalscan Pina 8
Mondeling taalgebruik Opmerking: de leerkrachten gebruiken tijdens de uitvoering van hun hoofdtaak (lesgeven) voornamelijk hun eigen moedertaal. Ze gebruiken het Nederlands in gesprekken met collega s, leidinggevenden, externen. De volgende talige handelingen moeten de leerkrachten dagelijks tot wekelijks stellen 1. Korte boodschappen begrijpen en geven Korte praktische en informatieve vragen begrijpen en erop reageren Werkinstructies begrijpen en geven Vakterminologie begrijpen en gebruiken: didactische termen en handelingen, terminologie i.v.m. wetgeving/richtlijnen 2. Interne gesprekken voeren met collega s (leerkrachten, trajectbegeleider, leidinggevenden, ) en externen (gidsen, vrijwilligers, gastsprekers,...) informatie begrijpen over het werk informatie, hulp, advies vragen en geven over het werk een telefoongesprek voeren iemand telefonisch correct doorverwijzen een afspraak maken kritiek geven en gepast reageren op kritiek een babbeltje slaan 3. Aan werkoverleg deelnemen werkplanning bespreken aan teamvergaderingen deelnemen 4. Op de hoogte blijven van de actualiteit Luisteren: (in vrije tijd) naar het nieuws luisteren of kijken in functie van lessen De volgende talige handelingen moeten de leerkrachten maandelijks tot zelden stellen: 1. Interne gesprekken voeren met teamverantwoordelijke vakantie of verlof aanvragen 2. Aan werkoverleg deelnemen verslag geven over een taak een functioneringsgesprek voeren 3. Opleiding en vorming volgen een cursus volgen Verslag toepassing Taalscan Pina 9
Vaststellingen bevraging over storende niet-talige elementen Er zijn weinig storende factoren. De communicatie kan een beetje verstoord worden door - stress - conflicten met elkaar (bv.: contacttaal) - onduidelijke verwachtingen tegenover elkaar - gebrek aan sociale vaardigheden Vaststellingen mondeling taalgebruik van teamverantwoordelijken leerkrachten Vanuit de Screening mondeling taalgebruik Reeds genomen taalacties. De teamverantwoordelijken - spreken geen dialect, behalve soms in de refter. - spreken duidelijk (niet mompelen, ). - geven een gestructureerde uitleg of instructie. - gebruiken geen complexe zinnen. - gebruiken veel vakterminologie gebruikt, maar die wordt tijdens de inwerking ingeslepen. Verbeterpunten - De teamverantwoordelijke past in groep het taalgebruik niet consequent aan laagtaalvaardigere collega s aan. - In groep worden er lange instructies of een uitleg gegeven. Er wordt niet op een actieve gecontroleerd of alles begrepen is (bv. laten samenvatten). Tegenover individuen wordt er wel op gelet. - De teamverantwoordelijke gebruikt complexe zinnen met moeilijke woorden. - De teamverantwoordelijke corrigeert de mondelinge taalfouten, als er voldoende tijd voor is. Verslag toepassing Taalscan Pina 10
Advies: mogelijke taalbeleidsacties voor de functie van leerkracht Maatschappelijke Oriëntatie 1. op het niveau van de context Nieuwsbrieven van het VMC en Vluchtelingenwerk, Belgopocket, het OCMW-zakboekje, zijn talig moeilijke werkdocumenten waarbij sommigen problemen ondervinden. Bij de ontwikkeling van de handleiding voor leerkrachten Maatschappelijke Oriëntatie werd onvoldoende rekening gehouden met het taalvaardigheidsniveau van de leerkrachten. Enerzijds is het de opdracht van de ontwikkelaars van deze documenten om zo transparant mogelijk te schrijven, anderzijds kan een taalmeter/-peter of taalcoach binnen de organisatie zelf bij onbegrip ondersteuning bieden. Momenteel worden vergaderverslagen nog niet consequent talig toegankelijk gemaakt. De teamverantwoordelijke geeft aan dat dit nodig is. Dit vraagt een grotere maar noodzakelijke tijdsinvestering. Mogelijke hulpmiddelen: een vorming toegankelijk schriftelijk taalgebruik en/of een vorming vergaderverslagen opstellen. Een bijkomend nuttig instrument: Screening schriftelijk taalgebruik. 2. op het niveau van de Nederlandstalige werknemer Enkele mogelijke aanpassingen i.v.m. het taalgebruik van de teamverantwoordelijke: - Ook in groep het taalgebruik aan het taalniveau van de taalleerkrachten aanpassen (tempo, zins- en woordniveau, ). - In groep op een actieve manier controleren of alles begrepen is. Bv. belangrijke informatie laten samenvatten. Dit is ook een goede spreekoefening tijdens het werk. 3. op het niveau van de laagtaalvaardige (anderstalige) werknemer Actief aan vergaderingen deelnemen blijft een werkpunt: sommige leerkrachten hebben moeite om 100% te volgen en/of om zich vlot uit te drukken. De suggestie om agenda s met de taalmeter/-peter of de taalcoach op voorhand te overlopen, is qua werkplanning niet haalbaar. Misschien kan hiervoor toch extra tijd voorzien worden. Opmerking: de overlegstructuur wordt aangepast waardoor meer interactie in vergaderingen mogelijk wordt. De leerkrachten hebben geen bijzonder grote problemen om zich mondeling uit te drukken. Een werkpunt blijft kritiek geven. Het is soms moeilijk om dit op een beleefde manier te doen. Dit is een werkpunt. Opmerking Tom en Michèle: toch is spreken over abstracte thema s moeilijk voor een aantal leerkrachten. Meestal is dit te wijten aan een beperkte woordenschat. Dit vormt een probleem tijdens vergaderingen en infomomenten. In klassituaties worden taalleerders voortdurend gecorrigeerd, in een werksituatie valt deze ondersteuning vaak (grotendeels) weg. Oorzaken hiervan zijn: tijdsdruk, schroom, Toch is correctie in de werkomgeving de beste leerschool. Voorstel: de taalmeter/-peter en de teamverantwoordelijke corrigeren hardnekkige mondelinge taalfouten van de leerkrachten. De beste en minst storende manier is de correcte zin of het juiste woord herhalen. Ex-cursisten zijn dit gewend van de taaldocent in de taalcursus. Er kan tijdens het functioneringsgesprek ook besproken worden of werknemers dit al dan niet zouden op prijs stellen. Ook in de andere richting kan er aan taalstimulering gewerkt worden. Bv. Nederlandstaligen die Frans spreken binnen hun functie, krijgen ondersteuning van Franstaligen. 4. op het niveau van het management Het management kan bekijken of de aanwervingsproef overeenkomt met de taalcompetenties die opgelijst zijn in de inventaris. De leerkrachten schrijven momenteel weinig, toch werd dit als een werkpunt tijdens vorige taalopleidingen naar voren geschoven. Als er tijdens het werk niet geschreven hoeft te worden, hebben deze opleidingen weinig rendement. Als de organisatie wil dat de schrijfvaardigheid van de leerkrachten vooruitgaat, is het noodzakelijk om hen voldoende schrijfkansen te geven. Vbn.:
- Sommige leerkrachten durven geen mails te schrijven omdat ze bang zijn om fouten te maken. Hierdoor heeft de teamverantwoordelijke ook geen goed beeld van hun schrijfvaardigheid. Leerkrachten kunnen gestimuleerd worden om mails te schrijven. Het zou goed zijn als ze binnen de organisatie zelf terecht kunnen bij een persoon met taalvragen: taalmeter/-peter of een taalcoach. - Een aantal documenten worden alleen door Nederlandstaligen geschreven. Bv.: draaiboekje i.v.m. werkinstructies en procedures. Hierdoor krijgen anderstaligen geen schrijfkansen. Een mogelijke oplossing is dat er in duo s gewerkt wordt: hoog- en laagtaalvaardige collega. De hoogtaalvaardige en de taalmeter/-peter of taalcoach zouden de laagtaalvaardige collega kunnen ondersteunen. - Vorig jaar werd het schrijven van lesvoorbereidingen in het Nederlands afgeschaft, omdat de tijdsinvestering voor anderstaligen te groot is. Ook hier kan meer tijd uitgetrokken worden voor de nodige taalondersteuning. Er kan ook met een sjabloon/velden/ standaardzinnen gewerkt worden. Opmerking Tom en Michèle: binnenkort zal het met het oog op de inspectie waarschijnlijk wel nodig zijn. Maar ze kunnen misschien ook in de moedertaal of een andere contacttaal geschreven worden. Er is nood aan een taalpeter/-meter of taalcoach die de laagtaalvaardige collega s ondersteunt bij taalvragen, het schrijven van mails/brieven, lesvoorbereidingen/presentaties, mondeling taalgebruik, Bijlage Taalscan: checklists + screening mondeling taalgebruik Uitvoering en verslag: Sandy Reinenbergh (projectmedewerker Taalbeleid - Huis van het Nederlands Antwerpen) Verslag toepassing Taalscan Pina 12