Onderwerp ICT samenwerking gemeenten Landerd, Oss en Uden Datum 17 maart 2015 Naam en telefoon F. van de Leur Afdeling BICT Portefeuillehouder W. Buijs-Glaudemans Wat adviseer je te besluiten? (=concept-besluit) 1. Het besluit d.d. 10 februari 2015 over de ICT-samenwerking Bernheze, Landerd, Oss en Uden in te trekken; 2. In te stemmen met het principebesluit tot realisering van één gezamenlijke ICT-organisatie voor de gemeenten Landerd, Oss en Uden 3. In te stemmen met de voorgestelde aanpak en opdracht te verlenen om; a. Van start te gaan met Fase 1 b. Vooruitlopend op definitieve besluitvorming aan het einde van Fase 1, de genoemde praktische veranderingen voor de periode van één jaar alvast door te voeren; 4. Burgemeester Buijs aan te wijzen als afgevaardigde in een bestuurlijke overleggroep; 5. Binnen de deelnemende gemeenten gelijktijdig dit voorgenomen besluit ter advisering te verstrekken aan de OR. Bij positieve advisering dit voorgenomen besluit als definitief besluit te beschouwen; 6. Het voorgenomen besluit ter informatie te zenden aan de commissie GO en de gemeenteraad. Wat is de aanleiding voor dit advies? De managementteams van Bernheze, Landerd, Oss en Uden hebben in april en juni van 2014 verkennende gesprekken gevoerd over een mogelijke uitbreiding van de onderlinge samenwerking. Centrale vraag was: waar kan het slimmer? Slimmer voor onze burgers, onze ondernemers, onze bestuurders en onze medewerkers. Uit de verkennende gesprekken is een aantal thema s gekomen, waarop samenwerking voor alle individuele gemeenten van waarde kan zijn. Eén van die thema s is samenwerking op het gebied van ICT. Voor de ICT-samenwerking is een werkgroep aan de slag geweest in de tweede helft van 2014. Deze werkgroep heeft voorgesteld een ICT-samenwerking aan te gaan tussen de vier gemeenten. Op 10 februari 2015 hebben de afzonderlijke colleges over dit voorstel besloten. De gemeente Bernheze heeft besloten nu niet mee te doen in de samenwerking. De timing van deze samenwerking past niet binnen het proces dat Bernheze loopt inzake haar positionering in de regio. Bernheze gaat in grote lijnen inhoudelijk wel mee met het voorstel en acht het niet uitgesloten dat zij later alsnog instappen. De drie andere gemeenten gaan verder met het oorspronkelijke voorstel. Dit besluit is derhalve eenzelfde besluit als dat van 10 februari 2010, alleen voor de drie gemeenten. Naast de wijziging van de deelnemers aan de samenwerking is er één zin toegevoegd, namelijk: in het bedrijfsplan worden de toetredingsvoorwaarden voor nieuwe deelnemers opgenomen. Advies aan B&W Pagina 1 van 5
Advies aan B&W Pagina 2 van 5
Welk resultaat willen we bereiken? Het streven is om per 1 januari 2019 een toekomstvaste gezamenlijke ICT organisatie te realiseren, met één technische infrastructuur en één applicatielandschap. Deze organisatie wordt ondergebracht bij de gemeente Oss (als centrumgemeente) en werkt in ieder geval voor de gemeenten Landerd, Oss en Uden. ICT wordt in dit kader ruim opgevat. Het gaat om alle activiteiten en middelen op het brede terrein van automatisering en informatievoorziening. Welke argumenten zijn er voor dit advies? (=want) Door het samenbrengen van mensen en middelen zijn we minder kwetsbaar en kunnen we een betere continuïteit en kwaliteit garanderen. Op die manier kunnen wij de ontwikkelingen op het gebied van ICT bijhouden, zodat wij kwaliteit en efficiency van onze dienstverlening aan burgers en ondernemers, ook in de toekomst kunnen waarborgen. Bovendien kunnen we de benodigde specifieke en specialistische deskundigheden ontwikkelen om aan de eisen van steeds complexere vraagstukken en groeiende verantwoordelijkheid te voldoen. Wat zijn tegenargumenten of risico s? (=maar) Standaardisatie en uniformering van werkprocessen is noodzakelijk Om een optimale meerwaarde uit de samenwerking te halen is het onderling gelijktrekken en standaardiseren van processen gaandeweg noodzakelijk. Hierdoor raakt de ICT samenwerking de gehele organisatie van de deelnemende gemeenten. Kosten zullen als gevolg van de samenwerking niet stijgen Schaalvergroting leidt naar verwachting tot een effectievere inzet van ICT middelen. Het uitgangspunt is dat de ICT kosten in ieder geval als gevolg van de samenwerking niet mogen stijgen. Advies aan B&W Pagina 3 van 5
Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën Eventuele kosten die in het eerste jaar gemaakt worden, bijvoorbeeld voor de inhuur van externe expertise, zullen gelijkelijk onder de betrokken gemeenten verdeeld worden. Hiervoor is vooraf expliciete toestemming nodig van alle 3 de gemeentesecretarissen. Uitgangspunt hierbij is dat deze kosten uit bestaande budgetten betaald worden b. Communicatie - Het collegevoorstel is met de gemeentesecretarissen van de afzonderlijke gemeenten gezamenlijk besproken en akkoord bevonden; - Dit collegeadvies wordt gelijktijdig aan de Colleges van Landerd en Oss aangeboden; - Dit voorstel is in het MT besproken en akkoord bevonden; - Na akkoord in het College wordt het voorgenomen besluit gelijktijdig in de afzonderlijke gemeenten ter advisering voorgelegd aan de OR; - Na akkoord in het College wordt het voorgenomen besluit ter informatie gezonden aan de commissie GO en de gemeenteraad c. Uitvoering Fase 1: april 2015 tot april 2016 Fase 1 kan starten zodra de gezamenlijke colleges definitief hebben ingestemd met dit voorstel. In de eerste fase van het proces werken we dit voorstel uit tot een bedrijfsplan en worden nadere afspraken gemaakt over sturing en bestuurlijke aanhaking in deze fase. In het bedrijfsplan stellen we een gezamenlijke informatievisie op en wordt een voorstel gedaan voor de definitieve rechtsvorm en de bijbehorende afspraken op gebied van de regie op de ICT, de besluitvorming en de financiële verantwoording. In het bedrijfsplan worden toetredingsvoorwaarden geformuleerd voor mogelijke aanhaking van andere gemeenten. In deze fase wordt het stappenplan van fase 2 gemaakt. In de eerste fase wordt deels gewerkt alsof het besluit al genomen is. Concreet betekent dit, dat in deze fase: - de ICT beleidsmedewerkers en projectleiders al gaan werken onder aansturing van de gemeente Oss. Zij zullen gezamenlijk projecten uitvoeren en stellen gezamenlijk het bedrijfsplan op. Formeel blijven zij onder hun eigen afdelingshoofd ICT vallen. Het hoofd BICT van de gemeente Oss zorgt voor afstemming met de overige 2 gemeenten over de uit te voeren werkzaamheden en de planning. - Openvallende en nieuwe vacatures worden gedeeld - Nieuwe projecten en investeringen worden op elkaar afgestemd. Advies aan B&W Pagina 4 van 5
Fase 2 en verder: april 2016 - januari 2019 In fase 2 ligt de focus op de techniek en de beheersorganisatie. In deze fase zullen de ICT middelen (inclusief medewerkers) gefaseerd worden overgedragen aan de gemeente Oss. Ook wordt in deze fase gestart met het standaardiseren en gelijk trekken van bedrijfsprocessen. Vanaf het moment van overdracht zal de gemeente Oss de verantwoordelijkheid dragen voor de ICT van de deelnemende gemeenten conform nader af te spreken criteria. d. Overlegd met De drie gemeentesecretarissen van Landerd, Oss en Uden Simon Franssen, directeur Gemeentebedrijven Bijlagen Collegevoorstel: Samenwerking op het gebied van ICT, gemeenten Landerd, Oss en Uden. Samenvatting (=korte inhoud) We streven er naar om per 1 januari 2019 een toekomstvaste gezamenlijke ICT-organisatie te realiseren, met één technische infrastructuur en één applicatielandschap. Deze organisatie wordt ondergebracht bij de gemeente Oss (als centrumgemeente) en werkt in ieder geval voor de gemeenten Landerd, Oss en Uden. Advies aan B&W Pagina 5 van 5